Понятие, критерии и организация рационального делопроизводства
Главным правилом документооборота является оперативное движение документов по самому короткому пути с малыми затратами времени и труда. Для рационализации документооборота, стоит четким образом регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, сформировать лучшие организационные и технические условия для более производительной рабочей деятельности сотрудников службы делопроизводства.1
Критериями рациональности организации работы с документами являются критерии в виде:
- максимального сокращения инстанций прохождения документации;
- наличия принятых в организации правил по осуществлению главных делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
- уменьшения времени на исполнение делопроизводственных процедур и "технологических шагов";
- исключения или максимального ограничения возвратных движений документации (в процессе подготовки, регистрации, согласования);
- уменьшения числа сотрудников, которые заняты в делопроизводстве.
Общая схема организации работы с документами должна быть настроена на особенности определенного предприятия, учитывать его организационную и управленческую структуры.
Информационные потоки обязаны соответствовать организационной структуре, формам и методам управления, принятым в компании.
Централизованная форма предполагает процесс концентрации всех делопроизводственных процедур в одной специализированной службе. Применяется в условиях линейной и функциональной организационной структуре.
Децентрализованная (дифференцированная) форма предусматривает создание в каждом производственном подразделении своей собственной группы документационного обслуживания. Может использоваться при дивизиональном типе структуры.
При смешанной форме часть работы с документами выполняет центральная служба, а часть делопроизводственных процедур осуществляется в структурных подразделениях.
______________
1 Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления. / Под ред. Т.В. Кузнецовой: - М., 2001. ? С. 223.
Выбор той или иной формы зависит как от особенностей самого предприятия (его масштабов, производственного профиля, подчиненности), так и от позиции руководителей, их приверженности к определенной управленческой философии.
Для того чтобы упорядочить всю работу с документами, повысить согласованность действий сотрудников, исполнителей и руководителей разрабатывают «Положение о службе делопроизводства».
В нем закрепляют функции службы, права и ответственность ее руководителя и работников. Именно в «Положении о службе делопроизводства» фиксируют организационную схему работы с документацией, принимаемой для конкретного предприятия.
Если учесть выросшую самостоятельность предприятий в новых условиях, оно обретает особенную значимость: благодаря ему руководство организации пишет в нем свод видения, описывая проблемы делопроизводства.
Основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документацией - сформированная в организации «Инструкция по делопроизводству». Она учитывает специфику этого предприятия.
В Инструкции отражается весь процесс рабочей деятельности с документами, все общепринятые процедуры. В приложении вставляют схемы документопотоков, которые сложились на предприятии, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры заполнения отдельных видов документов.
С Инструкцией ознакомляются все управленцы, менеджеры, специалисты структурных подразделений. Она служит своего рода методическим пособием для сотрудников организации, причастных к работе с документированной информацией.1
_________________
1По учебнику «Делопроизводство» Л. А. Румынина