Тема 1. Понятие делопроизводства. Нормативно-методическая база делопроизводства.
1. Понятие делопроизводства. Место делопроизводства в системе управления.
2. Состав нормативно-методической базы делопроизводства.
1. Понятие делопроизводства. Место делопроизводства в системе управления.
Содержание понятия «делопроизводство» менялось. Считается, что термин появился в устной речи предположительно в XVII в. и означал процесс решения (производства) дела:«дело производить» - решать вопрос. Отсюда выражения в нашей современной речи: «решить дело», «рассмотреть дело».
В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Отсюда слово «дело» стало употребляться в значении «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
В настоящее время слово «дело»в понятии «делопроизводство» означает документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения").Отсюда выражения: «подшить в дело», «внести в дело», «сформировать дело».
Развитие новых информационных технологий привело к появлению понятия «электронное дело» - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения").
Современное значение слова «делопроизводство» и связанных с ним понятий закреплено в ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения".
Делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
Первый ключевой термин в этой дефиниции –документирование. Это запись информации на носителе по установленным правилам. Средствами документирования являются средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
Результатом документирования является документ- зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Официальный документ - документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке. Архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства. Электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме
Второй ключевой термин в определении делопроизводства – документооборот. Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В последние десятилетия получил распространение термин электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
Стадии делопроизводства:
- документирование;
- документооборот;
- хранение документов.
Последняя стадия говорит о тесной связи делопроизводства с еще одной отраслью деятельности - архивным делом. Архивное дело- это деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.
За организацию делопроизводства в государственных и муниципальных органах власти отвечают специальные службы, в которых работают профессионально обученные люди.
Служба делопроизводства -структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Однако основами делопроизводства должен владеть менеджер любого уровня, чтобы уметь четко организовать работу такой службы и ставить перед нею правильные задачи. Хорошо налаженное делопроизводство обеспечивает стабильность работы организации. Иначе говоря, уровень делопроизводства определяет уровень качества управленияв организации. Поэтому вместе с термином «делопроизводство» используется термин «документационное обеспечение управления».
Документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
Основная цель ДОУ- обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия.