Приложение 2: Экономия места из-за разности интервалов
ОТДЕЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, РЕКОМЕНДАЦИИ И ОБРАЗЦЫ
ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Основным нормативным документом, регламентирующим порядок оформления деловых документов, является Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (в редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 27.01.2012 № 18).
Стр 4 2. Документы должны оформляться на бланках, разработанных в организации, и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Отдельные документы могут печататься не на бланках, но с обязательным соблюдением требований к воспроизведению и расположению реквизитов и порядку оформления. При оформлении писем, справок и других информационно-справочных документов допускается использовать угловой штамп организации.
3. Во всех официальных деловых документах каждый лист должен иметь одинаковые поля (устанавливаются автоматически через «Файл» - «Параметры страницы»):
левое поле – 30 мм (3 см);
правое поле – не менее 8 мм; в нашей гимназии принято – 10 мм (1 см);
верхнее и нижнее поля – не менее 20 мм; в нашей гимназии принято - 20 мм (3 см)).
4. Если документ состоит из нескольких страниц, они нумеруются (через «Вставку» - «Номера страниц»). Номера страниц проставляются посередине верхнего поля арабскими цифрами. Первая страница документа не нумеруется.
5. Документы печатаются на стандартных листах формата А-4 (210 на 297 мм). Допускается использовать листы формата А-5, (148 на 210 мм), если текст документа занимает не более пяти-семи строк.
6. Документы со сроком хранения до 3 лет включительно допускается печатать на двух сторонах листа.
7. Новую страницу документа не допускается начинать последней неполной строкой абзаца. Это регулируется через «Формат» - «Абзац» - «Положение на странице» - «Запрет висячих строк».
8. Если часть документа нужно продолжать печатать с новой страницы, не нужно пользоваться клавишей «Enter». Через «Вставку» выбирается «Разрыв» - «Начать с новой страницы».
9. При наборе текста применяется во всех частях документа (заглавии, тексте, подписи и т.п.) шрифт только гарнитуры «Times New Roman» черного цвета обычного начертания (не курсив, не полужирный). Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.
10. Нельзя использовать маркированный список, тем более – изощряться в разнообразии значков для него. Если нужно сделать перечисление, перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится, первое слово пишется с маленькой буквы. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.
Приложение 1: Оформление перечисления
11. Размер шрифта используется не менее 13 пунктов (пт). В отдельных случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами Республики Беларусь, например, для наградных документов, используется шрифт 15 пт.
В гимназии принят размер 15 пт для всех официальных документов: приказов, протоколов, актов, характеристик, справок, положений, планов, писем и т.д.
12. При подготовке таблиц размер самого шрифта в таблицах должен быть тоже не менее 13 пт, но допускается уменьшать межстрочный интервал до 11 пт (через «Формат» – «Абзац» – «междустрочный: точно» – «значение: 11 пт).
Приложение 2: Экономия места из-за разности интервалов
13. Отступ на новой строке (абзацный отступ) устанавливается автоматически, он стандартный – 0,5 дюйма, т.е. – 12,5 мм (1,25 см). Не нужно оформлять его пробелами или табулятором.
14. Интервал между строками устанавливается одинарный (через «Формат», «Абзац»). Полуторный интервал или интервал конкретного количества пунктов может применяться только в специальных целях (например, для отделения друг от друга реквизитов документа).
15. Через панель инструментов задается нужный параметр выравнивания строки. В основном текст нужно располагать «по ширине». Функции для расположения текста «по правому краю», «по левому краю» в официальных документах не применяются.
В нормативном документе – инструкции по делопроизводству – не оговаривается вопрос о разрешении или запрещении использования переносов слов. Однако для того, чтобы слова не были «редкими», через «Сервис» - «Язык» - «Расстановка переносов» можно установить автоматический перенос слов. Нельзя регулировать «густоту» слов лишними пробелами, между словами должен быть только один пробел.
Для лучшего качества форматирования текста желательно включать функцию «Непечатаемые знаки», благодаря чему видны «ухищрения» по выравниваю строк по ширине за счет пробелов, переноса слов на новую строчку через нажатие клавиши «Еnter» и т.п.
Отражение непечатаемых символов помогает форматировать документ, особенно если вырезаются и вставляются части текста.
16. При печатании документов на компьютере нужно соблюдать требования к длине и началу расположения различных его реквизитов (в данном документе обращается внимание лишь на некоторые из них).