Контроль над змінами цілей
Управління цілями в частині контролю над змінами тісно пов'язане з іншими процесами керування і призначене для:
- впливу на чинники, що породжують зміни, для того, щоб забезпечити сприятливість змін цілей;
- вироблення впливів, пов’язаних зі змінами цілей, що відбулися.
Контроль над змінами цілей
Вхідна інформація контролю над змінами цілей
Оцінка виконання. Оцінка виконання визначає поточний статус проекту, відповідаючи на питання, які цілі досягнуті, які відхилення від базового плану відбулися.
Запити на зміни. Більшість прямих запитів на зміни цілей пов’язані з наступними причинами:
- зовнішні події, наприклад, зміни державних стандартів;
- помилки у визначенні цілей проекту;
- поява нових технологій, здатних скоротити витрати часу або засобів на реалізацію проекту.
Однак до необхідності зміни цілей можуть приводити й запити на зміни, прямо з цілями не зв’язані. Так, зміна вимог до якості продукту або незадовільне виконання якості може вимагати проведення ряду додаткових робіт, зміни застосовуваних технологій і цілей проекту.
Використовувані методи і засоби
Система управління змінами цілей. Система управління змінами цілей визначає процедури, за якими можуть бути змінені цілі проекту. Вона повинна бути пов’язана із системами управління цілями продукту(ів) проекту.
Перепланування. Перепланування здійснюється з урахуванням необхідності виконання додаткових робіт.
Вихідна інформація контролю над змінами цілей
Зміни цілей проекту - це будь-які модифікації погодженої WBS. Зміни цілей, як правило, означають необхідність перепланування проекту й впливають на інші планові показники: строки, вартість, якість і т. д.
Коригувальні впливи - зміни з метою привести подальше виконання проекту у відповідність з планом. Розроблені коригувальні впливи далі розглядаються згідно з процедурами загального управління змінами.
Контроль і регулювання при реалізації проекту
Контроль - процес обробки інформації, що протікає систематично, призначений для виявлення розходжень між плановими величинами й величинами, взятими для порівняння, а також аналізу виявлених відхилень.
Контроль повинен забезпечувати:
- моніторинг (систематичне й планомірне спостереження за всіма процесами реалізації проекту);
- виявлення відхилень від цілей реалізації проекту;
- прогнозування наслідків сформованої ситуації;
- обґрунтування необхідності прийняття коригувального впливу.
Розрізняють три види контролю: попередній, поточний і заключний.
Попередній контроль здійснюють до фактичного початку робіт з
реалізації проекту, він спрямований на дотримання певних правил і процедур, містить у собі контроль трудових, матеріальних і фінансових ресурсів з погляду встановлення вимог до них і граничних величин.
Поточний контроль здійснюється безпосередньо при реалізації проекту. Він заснований на порівнянні досягнутих результатів із установленими в проекті вартісними, ресурсними та характеристиками у часі. Розрізняють такі види поточного контролю:
- часу - досягнення проміжних цілей і обсягів робіт;
- бюджету - рівень витрати фінансових засобів;
- ресурсів - фактичні витрати матеріально-технічних ресурсів;
- якості - рівень якості робіт.
Заключний контроль проводиться на стадії завершення проекту для інтегральної оцінки реалізації проекту в цілому.
Система контролю повинна забезпечувати оперативну оцінку стану реалізації проекту для обґрунтування і прийняття рішень з управління часом, вартістю, ресурсами і якістю виконуваних робіт. На етапі побудови системи контролю треба визначити:
- склад і рівень деталізації робіт, що підлягають контролю;
- склад показників і форми подання первинної інформації;
- строки подання первинної інформації і зведено-аналітичних звітів;
- осіб, відповідальних за повноту, вірогідність і своєчасність надання даних;
- склад, методи й технологію аналітичних і графічних звітів;
- комплекс використовуваних програмно-аналітичних засобів.
Залежно від необхідної точності розрізняють такі технології контролю:
- контроль у моменти закінчення робіт (метод «0-100»);
- контроль у моменти 50-% готовності робіт (метод «50-50»);
- контроль у заздалегідь визначених моментах проекту (метод контролю за віхами);
- регулярний оперативний контроль (через рівні проміжки часу);
- експертна оцінка ступеня виконання робіт і готовності проекту.
До основних завдань регулювання ходу реалізації проекту входять: контроль за фактичним виконанням робіт, виявлення і аналіз виникаючих відхилень від планових завдань, коригування і здійснення організаційно - технологічних, економічних і технічних рішень, що забезпечують своєчасне й ефективне досягнення заданої цілі проекту. Процес регулювання полягає в циклічному повторенні із прийнятою періодичністю таких процедур:
■ збір і підготовка оперативної інформації про стан комплексу робіт і подання її в проектну команду;
■ відновлення моделей і підготовка даних для їх розрахунку;
■ розрахунок (перерахування) сітьових моделей і актуалізація календарних планів;
■ аналіз фактичного стану комплексу робіт і підготовка рішень з його подальшої реалізації;
■ розробка оперативно-календарних планів і доведення їх до відповідальних виконавців і керівників відповідних рівнів.
Моніторинг проекту - механізм здійснення постійного спостереження за найважливішими поточними результатами реалізації проекту з метою своєчасного виявлення відхилень від календарного плану й бюджету.