Унифицированные системы документации.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.
УСД — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Целью создания УСД является определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей в них.
Основными задачами создания УСД являются:
1) установление единых требований к порядку разработки, утверждения и регистрации унифицированных форм документов;
2) упорядочение информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечение взаимодействия автоматизированных систем обработки данных на основе широкого применения современных средств связи, вычислительной и организационной техники;
3)исключение форм документов, дающих возможность сбора, передачи и обработки информации, не вызываемой действительными потребностями управления, сокращение количества документов.
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299) в настоящее время действует девять унифицированных систем документации:
I. унифицированная система организационно-распорядительной документации;
II. унифицированная система первичной учетной документации;
III. унифицированная система банковской документации;
IV. унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
V. унифицированная система отчетно-статистической документации;
VI. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
VII. унифицированная система документации по труду;
VIII. унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
IX. унифицированная система внешнеторговой документации.
(I-II) Под движением кадров специалисты понимают:
· прием на работу;
· перевод на другую работу;
· увольнение;
· предоставление отпусков;
· командирование.
В состав кадровой документации входят следующие документы:
1) трудовой договор (контракт);
2) приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1, Т-1а);
3) личная карточка (форма № Т-2, Т-2ГС);
4) штатное расписание (форма № Т-3);
5) учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
6) приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5, Т-5а);
7) приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6, Т-6а);
8) графики отпусков (форма № Т-7);
9) приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Т-8а);
10) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9, Т-9а);
11) командировочное удостоверение (форма №Т-10);
12) служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а);
13) табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12);
14) табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
15) личные заявления работников предприятия;
16) докладные записки и акты.
Унификация -сокращение неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единообразию форм, структуры, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учету, хранению. Унификация - это установление максимально единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
III. Унифицированная система банковской документации:
· платежная документация по безналичным расчетам через банки;
· документация по кредитным операциям банков;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых ресурсов;
· документация по операциям банков, связанная с международными расчетами;
· выходная документация банков;
· документация по депозитарным операциям банков;
· платежная документация по безналичным расчетам через банки - внутрибанковские формы документов;
· документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям банков - внутрибанковские формы документов;
· документация по контролю за расходованием средств на оплату труда и выплаты социально-трудовых льгот - внутрибанковские формы документов;
· документация по денежному обращению;
· документация по кредитным операциям банков;
· бухгалтерская документация.
IV. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
· финансовая документация;
· отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций.
V. Унифицированная система отчетно-статистической документации:
· документация по статистике национальных счетов и экономических балансов;
· документация по статистике научно-технического потенциала и инновационного прогресса;
· документация по статистике труда;
· документация по статистике материальных ресурсов;
· документация по статистике финансов;
· документация по социальной статистике;
· документация по статистике промышленности;
· документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;
· документация по статистике капитального строительства;
· документация по статистике внешнеэкономических связей;
· документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;
· документация по статистике транспорта и связи;
· документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.
Лекция от 24.11.2016
VI. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
· отчетная бухгалтерская документация;
· регистры бухгалтерского учета;
· первичная учетная документация.
VII. Унифицированная система документации по труду:
· документация по состоянию рынка труда;
· документация по трудовым отношениям;
· документация по повышению квалификации работников органов по труду;
· документация по охране труда;
· документация по минимальным потребительским бюджетам;
· документация по обращениям в органы по труду.
VIII.Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
· документация по учету и распределению средств;
· документация по планово-экономической деятельности;
· документация по контрольно-проверочной деятельности.