IХ.Унифицированная система внешнеторговой документации.
· оперативно-коммерческая документация;
· товаросопроводительная документация;
· расчетная внешнеторговая документация;
· документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;
· транспортная внешнеторговая документация;
· экспедиторская внешнеторговая документация.
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Внедрение и введение унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов регулируются специальным межведомственным нормативом "Общие методические указания по внедрению унифицированных систем документации и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации, используемых в автоматизированных системах управления" РД 50-61 - 82. Этот документ устанавливает, в частности, при использовании унифицированных форм документов в условия традиционного управления простановку кодов по классификаторам лишь в случаях, когда документная информация подлежит последующей обработке средствами вычислительной техники.
Ведение учреждениями УСД и классификаторов осуществляется в тех объемах информации, которая необходима данному учреждению для выполнения задач планирования, учета, материально-технического обеспечения управления.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация - это способ унификации текстов документов, который состоит в том, что вся информация, характерна для документов, условно подразделяется на трафаретную (постоянную) и индивидуальную (переменную). Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией.
Классификаторы – это нормативные документы , которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде.
Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов .
Все классификаторы , а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов
По области действия классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы :
• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
ОКУД.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
1) регистрации форм документов;
2) упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;
3) сокращения количества применяемых форм;
4) исключения из обращения неунифицированных форм документов;
5) обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
6) контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
7) рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа в ОКУД состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями. Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
· блока идентификации;
· блока наименований объекта классификации.
ОКПО
Все юридические лица, которые направлены на работу в РФ, не могут выполнять свою деятельность без наличия ОКПО. Другие коды формируются на основе кода ОКПО.
Код ОКПО присваивается:
а) юридическим лицам;
б) индивидуальным предпринимателям (ИП);
в) организациям, деятельность которых осуществляется без создания юридического лица.
Код у ИП отличается от других субъектов тем, что имеет десять цифр вместо восьми.
ОКПО — регистрационный код, применяемый для ведения статистики, обмена информацией между ведомствами, автоматизированной обработки статистической информации в пределах государства.
Юридические лица и начинающие бизнесмены начинают свою деятельность после присвоения кода ОКПО.
Регистрационный код ОКПО организации приводится на всех документах фирмы:
· юридических (в договорах, лицензиях, соглашениях);
· бухгалтерских (в отчетах, счетах);
· в отчетах (акты выполненных работ).
Также акты проверяющих органов обязательно должны указывать код ОКПО проверяемой организации.
При необходимости узнать информацию о предприятии или фирме-партнере, чтобы проверить его платежеспособность и добросовестность, можно воспользоваться несколькими способами:
1) По ИНН. Зная ИНН организации, на сайте Федеральной налоговой службы можно найти точный адрес интересующей организации. Затем в районном отделении узнать ОКПО. С его помощью удается проверить, не открыта ли в отношении предполагаемого партнера процедура банкротства, не применялись ли другие штрафные санкции, указывающие на его непорядочность в ведении дел.
2) Узнать код ОКПО можно на специальном сайте, но есть нюанс, нужно знать полное название организации и, дату регистрации, ЕГРИП (ЕГРЮЛ), ОГРН.
3) Код своей фирмы выдает районная налоговая инспекция в течение пяти дней после подачи запроса, предоставляя выписку из ЕГРИП (ЕГРЮЛ). Районная администрация также занимается выдачей подобных документов. Запрос подается в письменном виде, необходимо предъявить основополагающие документы фирмы, в том числе ИНН.