Класифікація бухгалтерських документів
Численність і різноманітність документів, які використовуються в бухгалтерському обліку, потребує їх класифікації. В економічній літературі є чимало класифікацій, що мають деякі відмінності. Узагальнюючи ці класифікації, можна запропонувати їхнє групування за певними ознаками: призначенням, місцем написання, масштабом охоплення кількості операцій, ступенем узагальнення господарських фактів, характером оформлення, технікою написання й опрацювання.
За призначенням документи поділяються на розпорядчі й виправдовувальні.
Розпорядчими називають документи, які містять розпорядження (наказ, інструкцію і т. ін.) на здійснення господарського факту-операції. Вони ще не підтверджують господарський факт, а є підставою для його здійснення. Тому їх не можна брати для запису в реєстри бухгалтерського обліку. Документом, який підтверджує факт здійснення операції, є виконавчий документ.
До розпорядчих документів належать накази, розпорядження про надання відпустки, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей тощо.
Виправдовувальними є бухгалтерські документи, які підтверджують факт здійснення господарської операції. Вони містять дані про її виконання. До таких документів належать акти, накладні на передачу матеріальних цінностей, касовий видатковий ордер тощо.
За місцем написання документи поділяються на внутрішні та зовнішні.
Внутрішні — документи, які складаються в господарствах відповідно до проведених ними операцій. До цих документів належать вимоги, накладні, касові ордери, різні акти тощо.
Зовнішні — це такі документи, які надходять у господарство від інших підприємств, установ і організацій. До цієї групи належать також документи, які пишуть в одному господарстві, але вони обертаються між різними господарствами. Сюди належать усі банківські документи — платіжні вимоги, доручення, квитанції про заготівлю сільськогосподарської сировини тощо
За масштабом охоплення кількості операційдокументи поділяються на одноразові й нагромаджувальні.
Одноразові — це документи, якими оформляють господарські факти (операції) у момент їх здійснення. Характерною особливістю цих документів є їх одноразове використання для початкової реєстрації господарських операцій.
Нагромаджувальні документи — це такі, які дають змогу протягом дня, декади, тижня, місяця фіксувати однорідні господарські операції в міру їх здійснення (наприклад, лімітно-забірні картки, дорожні листи, багатоденні наряди на виконання робіт, відомість витрат кормів тощо).
Нагромаджувальні документи остаточно оформляються лише після закінчення терміну їх дії. Вони значно скорочують кількість документів і є одним із засобів зменшення рутинної облікової роботи. Але не в усіх господарських операціях можливе їх використання.
За ступенем узагальнення господарських фактів бухгалтерські документи поділяються на первинні й зведені.
До первинних документів належать такі, в яких фіксують господарські операції в момент їх здійснення. Це перший формальний доказ того, що господарський факт — явище або процес, тобто операція, відбувся. Усі господарські операції оформляються первинними документами. Вони можуть бути одноразовими й нагромаджувальними.
Зведеними є такі документи, які написані на підставі первинних документів за ознакою груп та інших ознак узагальнення. Зведення первинних даних у документах значно скорочує облікову роботу.
За характером оформлення бухгалтерські документи поділяються на документи бухгалтерського, небухгалтерського й комбінованого оформлення.
Документи бухгалтерського оформлення повністю пишуть працівники бухгалтерії. До цих документів належать меморіальні ордери, бухгалтерські довідники, групувальні відомості, різні розрахунки розподілу узагальнених даних тощо. Основне призначення цих документів — технічна підготовка записів для бухгалтерського обліку.
Документи небухгалтерського оформлення пишуть працівники виробничих підрозділів: комірники, майстри, виконроби. Головною ознакою таких документів є те, що в них працівники бухгалтерії записують лише бухгалтерське проведення.
Документи комбінованого оформлення — це такі документи, в яких частина даних заповнюється не бухгалтерами, а частина — працівниками бухгалтерії. Наприклад, акти на введення в експлуатацію основних засобів заповнює комісія, а вартісні дані записують у бухгалтерії.
За технікою написання й опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які пишуть вручну, на клавішних, перфораційних машинах або на ЕОМ.
Незважаючи на те, що нині застосовується велика кількість обчислювальної та організаційної техніки, чимало бухгалтерських документів пишуть вручну.
Ці документи являють собою традиційні паперові аркуші. Їх заповнюють чорнилом, хімічним олівцем або друкарською машинкою.
Частина бухгалтерських документів може бути написана з допомогою фактурних машин або інших клавішних машин, які мають алфавітний пристрій.
До документів, які пишуть на перфораційних машинах, належать перфокартки, дуаль-карти тощо. Цей прийом іноді називають напівмеханізованим способом.
При використанні ЕОМ документи пишуть автоматично за певними програмами. До цієї групи належать також документи, які отримують за допомогою датчиків і терміналів.
Форми документів
Форми документів — це їхній вигляд, устрій. Вони визначаються змістом відомостей, які розміщуються на документах, та способом їх опрацювання: ручним, механізованим, автоматизованим тощо.
У бухгалтерському обліку використовується велика кількість документів. Зауважимо, що за своєю економічною природою та характером багато господарських фактів — явищ і процесів — однотипні й однорідні. Це дає змогу оформити такі операції однаковими документами, чого досягають типізацією форм.
За розробку типових форм бухгалтерських документів відповідає Міністерство статистики. Ним розроблені типові форми бухгалтерських документів. Типові форми бухгалтерських документів застосовуються в усіх галузях народного господарства.
Крім типових форм, розробляються галузеві уніфіковані форми бухгалтерських документів. Вони розробляються як для окремих галузей (промисловість, будівництво, сільське господарство), так і для сукупностей галузей, наприклад, для переробної промисловості АПК, машинобудівельного комплексу тощо.
Типізація та уніфікація документів сприяє скороченню кількості форм первинних документів.
Функції бухгалтерських документів. Бухгалтерські документи виконують різні функції. Першою функцією є доказовість. Вона має бути юридичною (бухгалтерські документи підтверджують факт здійснення господарської операції — процесу); інформаційною (дає змогу використати дані, які містить документ для отримання інформації, формування показників, здійснення різних облікових процедур); контрольною. Бухгалтерські документи дають змогу контролювати господарські й технологічні процеси, роботу окремих осіб, фінансові операції тощо.
Остання функція — це зберігання даних. Завдяки бухгалтерським документам є можливість дістати відомості в майбутньому, а це дає змогу порівнювати, аналізувати тощо.