Организация хранения документов. Номенклатура дел.
Тема 9. Оперативное хранение документов
1. Организация хранения документов. Номенклатура дел.
2. Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел.
3. Формирование дел. Оформление обложки дел.
4. Оформление дел
5. Экспертиза ценности документов. Экспертная комиссия.
6. Составление и оформление архивных описей дел. Порядок передачи дел в архив организации.
Организация хранения документов. Номенклатура дел.
Хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия называют оперативным (или текущим).
Оперативное хранение - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения»).
Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол.
Исполненные документы должны формироваться в дела. Дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения»). Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения»).
В последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации в связи с применением СЭД стали применять и электронные хранилища. Они позволяют производить работу с документом несколькими сотрудниками одновременно, а доступ к документу получать в течение нескольких секунд. Электронное дело - электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения»).
Быстро найти нужный документ возможно лишь при их четкой классификации . Классификация документов имеет большое значение и для их последующего хранения и использования в архивах. Порядок распределения документов в дела происходит в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения»).
Номенклатура дел должна быть в каждой организации и должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности этой организации. Она:
- содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него;
- является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
- используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Существуют три вида номенклатур дел:
• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, и носит рекомендательный характер.
Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.
Однако в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. В индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации и утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Она должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, представленной на рис. 1.
| Индекс дела | Заголовок дела (тома, части) | Кол-во ед. хр. | Срок хранения и № статей по перечню | Примечание |
| Название раздела |
Рис. 1. Форма номенклатуры.
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
В графе 1 «Индекс дела» проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения. Рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений, например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.);
В графу 2 «Заголовок дела» включаются заголовки дел. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
В графе 3 «Кол-во ед. хр.» указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, срок хранения устанавливается экспертной комиссией;
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного хранения.
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.