Составление заголовков дел. Установление сроков хранения дел
Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения»).
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.).
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
- название организации или структурного подразделения;
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- дата (период), к которой относятся документы дела.
Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.
Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Пример: "Личное дело Кузнецова Алексея Васильевича" или "Дело о признании недействительным собрания акционеров ООО "Тритон"".
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:
- в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями";
- в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";
- в заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Федеральным архивным агентством".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указывается их общее видовое название, например: "Переписка с главами администраций областей";
- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы, ее название указывается в заголовке дела, например: "Переписка с филиалом РГАНТД (г. Самара)".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период, за который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты Административно-хозяйственного управления о работе автотранспорта".
В заголовке дела, содержащего статистические формы, должны быть указаны названия форм, их номер или условное обозначение (шифр), например: "Ведомости № … ".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных типовых или ведомственных перечней документов.
Перечень документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения»).
Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при этом сроки хранения не разрешается сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией.
К основным типовым перечням относятся следующие:
1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558;
2. Примерный перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций (новых экономических хозяйственных структур), которые могут подлежать отбору на постоянное хранение в государственные архивы; 3
3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31 июля 2007 г. № 1182.
В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, то данный срок устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.
Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.