Тема 4. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ В ЧИТАЛЬНОМ ЗАЛЕ АРХИВА
1. Доступ к документам Архивного фонда РФ. Международные этические нормы поведения архивистов и пользователей.
2. Основы архивной эвристики.
3. Варианты использования документов архива.
1.Доступ к документам Архивного фонда РФ определяется конституционным правом гражданина РФ на свободу поиска, получения, передачу и распространение информации, которое заключено в ст. 29 Конституции РФ 1993 г.[1]. Оно конкретизировано рядом федеральных законная и законах субъектов федерации, нормативными подзаконными актами архивной службы РФ[2].
Положения конституции развиты в следующих нормативных актах:
законодательстве федерального уровня –
Конституция Российской Федерации 1993 г.,
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Принят Государственной думой 1 октября 2004 г. Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г. Подписан Президентом РФ 22 октября 2004 г. // Отечественные архивы. – 2005. - № 1. – С. 3 – 19.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.95 № 24-ФЗ (ред. от 10.01.2003), Законе РФ «О государственной тайне» от 21.07.93 № 5485-1 (ред. от 30,06.2003),
Закон РФ «Об авторском праве и смежных правах» от 09.07.93 № 5351-1 (ред. от 19.07.95),
Положение об Архивном фонде РФ, утверждено Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552 (ред. от 01.12.98),
Положение о Федеральной архивной службе России, утверждено Указом Президента РФ от 28.12.98 № 1562 (ред. от 22.07.2003),
? Закон ФР «Об охране права потребителей»
законах уровня субъектов федерации, например, Законе «Об Архивном фонде Кемеровской области и архивах» Принят Законодательным Собранием Кемеровской области 24 октября 1997 г. // Кузбасс. – 1997. – 12 нояб. Или: Архивы Кузбасса: Информационно-методический и историко-краеведческий бюллетень / Редкол.: В.А. Сергиенко (отв. ред.) и др. – 1997. – № 2. – С. 4 – 21. подзаконных актах –
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных до-
кументов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиоте-
ках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Минис-
терства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18
января 2007 г. № 19;
Временное положение «О порядке доступа к архивным документам и правилам их использования», утвержденным решением Коллегией комитета
по делам архивов при Правительстве РФ от 29.05.92,
(Уточнить самостоятельно)
В них закрепляются важнейшие принципы функционирования архивов в РФ. Это –
- принцип публичности государственных архивов[3],
- принцип взаимной ответственности архива и пользователя за использование и сохранность архивного материала[4],
- право на консультацию по вопросам состояния и содержания фондов, а также научно-справочного аппарата архивов,
- возможность жаловаться (вплоть до суда) на отказ допуска к архивным документам, не содержащим государственную тайну и гриф секретности,
- возможность копирования отдельных документов,
- удаление из читального зала архива и лишение права пользования его материалами за хищение или порчу документа возможно только по суду,
- единый механизм допуска во все государственные архивы. Единства Анкеты пользователя для всех архивов[5].
Остановимся на некоторых из них подробнее.
Принцип публичности предусматривает возможность свободного доступа к его материалам любого физического и юридического лица. Правда, законодательство исключает случаи, когда документы отнесены к категории секретных, т.е. содержащих государственную тайну на срок 30 лет со времени их создания.
К ним относятся
сведения в военной области,
в области экономики, науки, техники, имеющие приоритетные военное значение
в области внешней политики и экономики, обеспечивающие суверенитет и безопасность государства,
в области разведывательной, контрразведывательной, оперативно-разыскной деятельности[6].
Кроме того, ограничен доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной жизни граждан. Их рассекречивание возможно через 75 лет после их создания, если до этого доступ не был разрешен самим гражданином или его наследниками[7].
Не могут засекречиваться данные:
о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающие безопасности и здоровью граждан, и их последствиях;
о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях;
о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;
о привилегиях, компенсациях и льготах, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;
о фактах нарушениях прав и свобод человека и гражданина;
о размерах злотого запаса и государственных валютных резервах РФ;
о фактах нарушениях законности органами государственной власти и их должностными лицами[8].
В связи с указанными ограничениями архивы делятся
на публичные – все государственные архивы РФ с единым правилом свободного доступа потребителей и использования ими архивных документов;
на ограниченно-публичные – ряда министерств и ведомств с выборочным допуском потребителей и использованием архивным документов;
доверительного типа – ряда министерств и ведомств с ограниченным допуском потребителей к служебным документам:
на закрытые – ряда министерств и ведомств, полностью закрытые для потребителей и использования ими архивных документов.
По мере истечения сроков секретного хранения документов, они рассекречиваются и поступают в открытый доступ. Это определяет межведомственная комиссия по охранен государственной тайны и ее структурные подразделения каждые 5 лет[9].
Поэтому нормативные документы трактуют публичность не как абсолютное явление, а как относительное. Реализуется этот принцип в строгой процедуре допуска для работы в читальный зал архива.
Для реализации принципа публичности архивов в СССР, а теперь и в РФ выработан единый механизм допуска во все государственные архивы. Единства Анкеты пользователя для всех архивов.
Принцип взаимной ответственности за сохранение документа распространяется и на архив, и пользователя. Этот принцип реализуется через выполнение основных требований к работе, как архива, так и при использовании архивных документов пользователем.
Каковы полномочия архивов в организации процесса использования документов, хранящихся в их фондах? На архиве лежит ответственность
- за полный доступ к незасекреченным и готовым к использованию документам,
- за обеспечение физической сохранности документов во время хранения (до передачи его в пользование внешнему лицу и с момента возвращения документа). Поэтому для временного хранения дел используются специальные сейфы, которые опечатываются. Дела из них выдаются лично работником читального зала. Пользование делами других пользователей категорически запрещено или допускается с разрешения заведующего читальным залом;
- за составление и обеспечение пользования всего положенного по норме научно-справочного аппарата;
- за то, чтобы используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены (в листе использования и журнале посещений читального зала);
- за организацию документооборота (своевременную выдачу – прием дел) в рамках архива. Поэтому использование документов должно производиться только с разрешения руководства архива. В противном случае заведующий читальным залом не имеет право выдавать дела, а пользователь – требовать их.
Каковы права, обязанности и ответственность пользователей читальных залов архивов? На пользователя возлагается ответственность
за сохранность документа во время его использования (соответственно от времени получения по требованию и до его возвращения работнику читального зала). В процессе использования архивного документа категорически запрещается причинять ему физическое (механическое) повреждение. Поэтому не допускается при работе с документами курить, принимать пищу, под копирку или через кальку снимать копии[10]. Еще раз подчеркнем: личная ответственность пользователя за дела, с которыми он работал, фиксируется в подписи за получение дел, в подписи работника читального зала за принятие дел и в листах использования дел;
за публикуемую архивную информацию, ее достоверность (как минимум, моральная ответственность, а в случае клеветы – возможна и уголовная). Кроме того, за пользователем архива есть
право на консультацию по вопросам состояния и содержания фондов, а также научно-справочного аппарата архивов.
возможность жаловаться (вплоть до суда) на отказ допуска к архивным документам, не содержащим государственную тайну и гриф секретности.
возможность копирования отдельных документов.
Удаление из читального зала архива и лишение права пользования его материалами за хищение или порчу документа возможно только по суду.
Взаимная вежливость в отношениях работников архивов и пользователей – одна из основ успешности работы архивов и творческого развития пользователей.
Допуск пользователей в читальные залы архивов осуществляется
либо по отношению в архив от имени учреждения, предприятия, организации через направление письма на имя первого руководителя архива, подписанного первым руководителем или лицом, замещающим его,
либо по личному заявлению граждан в письменной форме[11].
В отношении (письме, запросе), личном заявлении должны быть указаны:
Организация или фамилия, имя, отчество лица, которое запрашивает информацию, его служебный статус, адрес (организации, учреждения, предприятия), тема и цель запроса (с указанием хронологических рамок). Одна из позиций этих документов – точная формулировка цели посещения архива.
Цели использования документов архива могут быть: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительские, учебные, социально-правовые (обеспечение прав граждан)[12].
Примерная форма отношения
Директору ГАКО
Сапуриной Л. И.
Кафедра новейшей отечественной истории ФИиМО ГОУ ВПО «КемГУ» просит допустить к работе с материалами Вашего архива студенту 2 курса ФИиМО специальности «История» с целью написания курсовой работы по теме «…».
В личном заявлении должны быть указаны:
фамилия, имя, отчество лица, которое запрашивает информацию, его служебный (научный) статус, адрес, тема и цель запроса (с указанием хронологических рамок). Одна из позиций этих документов – точная формулировка цели посещения архива. Цели использования документов архива могут быть: политические, организационно-управленческие, научные, экономические, культурно-просветительские, учебные, социально-правовые (обеспечение прав граждан)[13].
Примерная форма заявления
На основании рассмотрения письма (заявления) руководство архива принимает решение о допуске лица для работы в архиве. Лицо обретает статус пользователя читального зала.
Что понимается под термином «пользователь читального зала архива»?
Перед началом работы заведующий читальным залом архива знакомит пользователя с правилом работы читального зала. Затем заполняется «Анкета пользователя»[14].
Что собой представляет «Анкета пользователя»?
Заводится карточка исследователя и личное дело на него, в котором находятся заявление, (отношение), анкета исследователя, требования на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов[15].
2. Основы архивной эвристики.Эвристика – с греч. «отыскиваю», «открываю» – область научного знания, изучающая методы получения нового знания, процесс продуктивного творческого мышления. Она имеет сложную внутреннюю структуру, которая соответствует всякому строению науки вообще. Основа ее составляет общая эвристика, которая изучает общие основы поиска непознанного. В связи с тем, что каждая отрасль научного знания имеет свои особенности, определяемые предметом исследования, помимо общей эвристики существуют и отраслевые отрасли этого знания. Одним из таких знаний является архивная эвристика.
Архивная эвристика – направление архивоведения, изучающее процесс поиска информации в архивных документах и об архивных документах[16].
Каковы варианты поиска нужной информации в архиве? Основы архивной эвристикивключают в себя следующие формальные этапы:
I этап – изучение научных и иных публикаций по исследуемой теме. Консультации и беседы со специалистами, с работниками архива (научными сотрудниками, заведующим читальным залом, со специалистами отделов). Изучение истории и структуры и функций структурных элементов, привлекая справочную литературу и консультантов. Главная цель – постановка гипотезы исследования, примерного плана работы и установление архива, где может храниться искомая информация, выявление примерного фонда и фондообразователя;
II этап – изучение путеводителей, каталогов, справочников, описей, иного научно-справочного аппарата. Определение искомого(-ых) фондов. Заказ описей – главная цель второго этапа;
III этап – изучение описей. Цель – выбор конкретных дел или единиц хранения для изучения.
IV этап – по получении дела, просмотр его, выбор страниц для фиксации с них информации.
V этап – выявление новых фондообразователей и потенциально полезных документов из текстов дел.
И снова возвращение к первому этапу. Процент поиска формально бесконечен, как бесконечно познание. Условный конец определяется двумя обстоятельствами: или неумолимо приближается срок сдачи работы, или начинается повтор сюжетов, и автор не видит путей дальнейшего поиска.
Первичная обработка собранного материала и отработка первого варианта текста покажет достаточность поиска. Работа с руководителем или рецензентом может открыть новые границы в продолжении поиска материала.