Использование архивных документов
Общие виды поведения пользователя в читальном зале:
работа с НСА, заказ описей выбранных фондов (по бланкам требований архива),
выбор дел для обработки,
группировка их по блокам заказа (от 3 до 20-ти, в зависимости от архива),
роспись по бланкам с указанием на бланке (иногда – времени),
принятие дел с росписью в бланке,
на каждом из заказанных дел – заполнение листа пользователя, при сдаче дел (иногда требуется сдача всех заказанных дел) проконтролировать роспись в принятии каждого дела.
Основные формы использования архивных документов:
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;
предоставление документов пользователям для исследования; экспонирование документов на выставках;
использование документа в средствах массовой информации;
проведение информационных мероприятий;
выдача документов во временное пользование;
публикация документов[17].
Основные формы работы пользователя в читальном Архиве.При всем многообразии целей, достижение которые требуют обращения в архив, можно выделить 3 основных формы работы:
чтение дел (беглое, выборочное, полное (сплошное),
архивная выписка и
архивная копия.
Архивная выписка – это запись фрагментарных позиций из архивного документа (-ов), часть архивных источников[18]. Возможна дословная выписка или в форме пересказа.
Выпуску желательно делать либо в отдельную тетрадь, либо на отдельные листы, которые впоследствии будут объединены в пакет или скоросшивателем. На каждую выписку требуется запись с указанием архива, фонда, описи и конкретного листа. Необходимо дословно запись название документа, его исполнителя или органа, принявшего его. Листы желательно пронумеровать. Выписки исследователей – официальный, т. е. можно пользоваться при написании работы, но не правовой документ – он не имеет силы в судебном споре.
Архивная копия – это архивный документ, воспроизводящий архивный документ с указанием его адреса. Современные виды – ручное копирование, ксерокопия и фотокопия. Для официального использования выписки и копии необходимы штамп, печать и подпись должностного лица архива, удостоверяющих в их подлинности. После этого архивная копия приобретает правовую силу.
В современной практике выписки пользователя проверки в архиве не подвергаются. Корректное использование их полностью возлагается на автора записи.
[1] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 112.
[2] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 112.
[3] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114 – 115.
[4] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 116.
[5] Вместо разрешительного принципа доступа к архивам – уведомительный (Интервью Е. Е. Пальшиной) // Отечественные архивы. – 1999. – № 4. – С. 76 – 77.
[6] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 112 – 114.
[7] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114.
[8] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114.
[9] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 114 – 115.
[10] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 116.
[11] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 113.
[12] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 115, 117.
[13] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 115, 117, 119.
[14] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 119.
[15] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 119.
[16] Алексеева, Е. В. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для сред. проф. / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова. – С. 204.
[17] Тельчаров, А. Д. Архивоведение (конспект лекций). – С. 116.
[18] ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.