Первичные документы и счета
При покупке чего-то необходимого для вашего предприятия, вы должны иметь какое-то подтверждение произведенных расходов, как правило, в форме первичных оправдательных документов. Эти документы следует складывать вместе для бухгалтерии, а затем, после соответствующей регистрации, хранить на случай ревизии. Поскольку такие документы (товарные чеки, квитанции и т.д.) могут быть самых разных размеров, то их удобнее приклеивать к листам бумаги и подшивать в папки по неделям или месяцам. Квитанции и другие документы, по которым вы еще не получили деньги из кассы, должны храниться отдельно.
На некоторых предприятиях требуется выдавать документы клиентам или покупателям, например, счета-фактуры. Они должны быть пронумерованы для учета в ваших книгах, а копии остаются на хранение.
На других предприятиях деньги поступают мелкими суммами за каждую сделку, и их детальный учет невозможен иначе, как в виде итоговой суммы поступлений за день.
Хранение первичных оправдательных документов для некоторых видов предпринимательства имеет большое значение в силу возросших полномочий налоговых органов. Такой детальный учет является подтверждением достоверности ваших отчетных данных. Независимой проверке счетов, т.е. ревизии, в большинстве западных стран подлежат бухгалтерские счета всех предпринимательских структур.
Законы и бухгалтерия
Предприниматель должен хорошо разбираться в бухгалтерском деле еще и потому, что налоговая инспекция также требует соблюдения нормативов оформления бухгалтерских книг.
"Одна из главных причин, по которой фирма может понести огромные потери состоит в том, что ее руководители не знают финансового и налогового законодательства. Раньше директор считал, что в задачи его бухгалтера входит передача информации следующему по инстанции, но сегодня это в основном налоговый инспектор. Сегодня бухгалтер обязан, помимо прочего, особенно внимательно относиться к отражению в учете доходов и расходов предприятия в точном соответствии с действующим налоговым законодательством."
Сергей Шапигузов, президент фирмы "КПМГ Ревиконсульт" (KPMG Reviconsult), Москва.
Элементарный учет по кассовой книге на малом предприятии
Деньги поступают и выплачиваются двумя способами: в виде банкнот (наличными) или через счет в банке. Первый вариант наиболее распространен на малых предприятиях. Некоторые из них даже обходятся без банковского счета и рассчитываются только наличными. Другие организации используют как наличный, так и безналичный расчет для оформления поступлений и выплат. Системы учета на малом предприятии должны быть достаточно гибкими и позволять работу с обоими вариантами.
Управление движением денежных средств на малом предприятии
Бухгалтерский учет должен содержать данные по всем поступлениям и расходам, чтобы обеспечить достоверность финансовой отчетности. Необходим отдельный сейф или бумажник исключительно для денег вашей фирмы. Это будет некоторой гарантией против злоупотреблений. Даже в самой малой структуре малого бизнеса ваши личные финансовые дела должны вестись отдельно. Если вы смешаете ваши личные деньги с финансами вашего предприятия, трудно будет правильно оценить результаты его деятельности. На какой-то стадии развития вашего предприятия финансовые органы потребуют разделения средств.
Помимо сейфа или бумажника следует также иметь специальную , тетрадь для учета всех поступлений и выплат. В конце рабочего дня остаток наличных денег в сейфе должен совпадать с записями в тетради. В случае каких-то расхождений, причину нужно выяснить незамедлительно. Ваши первичные документы (квитанции, счета и др.), вероятно, помогут вам в этом.
Для иллюстрации применения методики анализа кассовой книги рассмотрим предпринимательскую структуру, только что открытую одним человеком. Плотник, который принимает заказы у себя на дому, приглашает заказчиков с помощью рекламных листков, а также предлагает свои услуги местным предпринимателям. Его записная книжка выглядит примерно так:
В конце каждой недели он подбивает итог в той же книжке и выводит еженедельные показатели доходов и расходов.
Вы видите, что в начале недели имеется запись "резерв" $15. Эта сумма постоянно находится в бумажнике на всякие непредвиденные расходы. Плотнику эти деньги понадобятся, например, для покупки в понедельник досок и гвоздей. В конце недели расход резерва подтвержден квитанциями, и такая же сумма оставляется на следующую неделю. Если сумма не меняется, то это облегчает учет.
Такая система учета базируется на регулярных выплатах из сейфа или бумажника, как правило, еженедельно, оставляя только резервную сумму. Любые деньги сверх этих сумм могут направляться на нужды бизнеса, перечисляться в банк, или могут быть изъяты из оборота самим предпринимателем, в данном случае, плотником. Данные из его записной книжки затем переносятся в кассовую книгу.
Кассовая книга
Эту книгу можно сделать из простого гросс-буха, папки-скоросшивателя или купить специальную книгу со всеми необходимыми графами. В книге регистрируется движение наличных денег, т.е. приход и расход, а в специальной графе это движение расшифровывается. Поэтому каждая сумма записывается дважды: сначала в итоговой графе и вторично в соответствующей расшифровке. При этом, резервная сумма не вносится в расшифровку, так как она постоянно находится в сейфе, но она записывается в итоговую графу, поскольку она должна быть учтена.
Графы с расшифровкой показывают источник или получателя каждой суммы поступлений или выплат, и это помогает оценить прибыльность вашего бизнеса, выделить конкретные выплаты и поступления, учитываемые при составлении вашего финансового плана.
Страницы слева принято заполнять суммами поступлений. Так, наш плотник записывает свою еженедельную выручку, перенося сюда суммы из своей записной книжки.
Заметьте, что в графе "Прочие" на вторую неделю появляется запись $25. Это сумма, вырученная от продажи лишних досок, скопившихся дома у плотника. Она регистрируется отдельно, потому что она была заработана не на основной деятельности. Через несколько месяцев плотнику, возможно, захочется посмотреть, сколько он заработал на продаже этих досок, и посчитать, "стоит ли овчинка выделки". Выплаты записываются в правую половину кассовой книги:
Очевидно, что справа нужно больше граф, чем слева, потому что выплаты должны расшифровываться более детально. Обычно записываются статьи наиболее регулярных поступлений и расходов, а затем надписываются наименования граф, причем последняя обозначается "прочие". Сюда относятся те поступления и выплаты, которые не подпадают ни под одну из имеющихся категорий.
В первую неделю плотник изъял все денежные излишки и оставил в бумажнике только резерв. В период со второй по четвертую недели он положил деньги на счет в банк, а остальное взял себе. Это его доход или, как говорят, "выплаты владельцу". Плотник - владелец своего предприятия, и ему решать, сколько заплатить себе и сколько положить на счет фирмы.
В конце каждого месяца вы подытоживаете все показатели по графам и получаете общие суммы за месяц с расшифровкой по статьям прихода и расхода.
Существуют два способа арифметической проверки правильности записанных сумм. Плотнику, например, нужно будет убедиться в том, что окончательная сумма в "итоговой" графе в левой части книги равна сумме в правой ее части, в данном случае $775.00. Дело в том, что в конце недели он забирает деньги из бумажника своего предприятия либо в свой карман, либо кладет их на счет в банк, при этом оставляя ту же резервную сумму. Поскольку приход должен быть равен расходу, левая и правая графы книги также должны быть равны, в противном случае где-то допущена ошибка.
Вторая проверка предполагает суммирование всех граф расшифровки. При этом итог должен быть равен сумме "итоговой" графы за минусом резерва. В таком случае записи всех сумм поступлений и расходов в одной из граф расшифровки правильны, причем, как уже оговаривалось выше, резервная сумма не вносится в эту графу. Это показано на следующей иллюстрации:
Эта система позволяет расшифровывать приход и расход, что дает вам возможность лучше понять, как делаются деньги на вашем предприятии.
"Недостаточный контроль за расходами является очень серьезной проблемой."
"Недостаточный контроль за расходами является очень серьезной проблемой, которой не уделяется должного внимания, особенно в малом бизнесе. Надлежащий учет позволяет не только контролировать расходы, но и следить за отдачей от каждой статьи затрат. Можно сопоставить приход с расходом и рассчитать полученную прибыль".
Сергей Шапигузов,президент фирмы "КПМГ Ревиконсульт" (KPMG Reviconsult), Москва.
В примере с плотником следует иметь в виду, что хотя графа "банк" находится на странице расходов, это не есть в полном смысле расход. Это всего лишь запись перемещения денег из сейфа плотника на счет в банке, причем они остаются собственностью его предприятия. Кассовая книга - это всего лишь регистр движения денежных средств с расшифровкой, но ни в коем случае не классификатор.