Хранение документов, изъятие документов
Организация обязана хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет Для отдельных категорий первичных учетных документов (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения (таблица 4.2).
Таблица 4.2
Перечень и сроки хранения бухгалтерских документов
| Вид документа | Срок хранения |
| Первичные учетные документы Учетные регистры Кассовые книги, оборотные ведомости Книги регистрации счетов, доверенностей, платежных документов Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет |
| Вид документа | Срок хранения |
| Акты документальных ревизий: акты проверок кассы, правильности взимания налогов Договоры соглашения всех видов Справки, акты, обязательства, переписка по дебиторской задолженности, недостачам, растратам, хищениям Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов, об освобождении от них, о предоставленных льготах, отсрочках по уплате налогов Договор банковского счета | 5 лет |
| Бухгалтерская и статистическая отчетность, балансы организации, объяснительные записки к ним, отчеты по налогам: | постоянно |
| - сводные годовые | |
| - квартальные | 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно) |
| - месячные | 1 год (при отсутствии годовых, квартальных - постоянно) |
| Лицевые счета работников | 75 лет |
| Личные дела: | постоянно |
| - руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, а также работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени | |
| - остальных работников | 75 лет 75 лет |
| Трудовые договоры, трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел, личные карточки работников (включая временных) | |
| Документы лиц, не принятых на работу | 1 год до замены новыми документами |
| Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов | |
| Документы о переоценки основных фондов, об определении износа основных средств, оценке имущества организации | постоянно |
| Акты приемки и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации | |
| Документ о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грандами |
Первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, могут быть изъяты(органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений) копии изъятых документов включаются в документы бухгалтерского учета.
Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета (п. 1 ст. 10. ФЗ о БУ).
Хранение документов бухгалтерского учета (ст. 29 ФЗ о БУ):
1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.
3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.