Внутренний контроль и аудит в организации
Внутренний контроль.
Внутренний контроль относится к важнейшим элементам управления, обеспечивая возможность принятия эффективных управленческих решений, а так же их исполнения. В управленческом процессе эти стороны внутреннего контроля находятся в неразрывном единстве и динамическом взаимодействии. Специалисты отмечают оперативную, защитную, регулирующую, информационную, коммуникационную и превентивную функции внутреннего контроля. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает предприятия от неблагоприятных последствий тех или иных действий.
В основе проблем, обрушившихся в течении 2000-2002гг. на крупные компании - Enron, WorldCom,AOL Time Worner, «Ксерокс и другие», лежит недостаточное понимание важности принципов корпоративного управления.
Система корпоративного управления- это принципы и правилавзаимоотношений между собственниками, менеджерами и другими заинтересованными сторонами хозяйствующих субъектов.
К основным элементам корпоративного управления относятся:
- открытость или раскрытие информации;
- состав и функции совета директоров и ревизионной комиссии;
- взаимодействие с внешними и внутренними аудиторами.
Принципов корпоративного управления могут быть изложены в правилах органов, регулирующих деятельность хозяйствующего субъекта, в стандартах саморегулируемых организаций, в кодексе корпоративного управления. Последний документ наиболее распространён, так как его может разработать для себя каждая организация.
Понятие внутреннего контроля постоянно эволюционирует. Существует множество определений внутреннего контроля, однако чёткое определения целя и задач контроля представляется более важным, чем само определение контроля.
С точки зрения формирования достоверной финансовой ( бухгалтерской) отчётности под внутренним контролем понимается структура, политика, планы и процедуры по обеспечению сохранности активов компаний и надёжности бухгалтерских записей, дающие достаточную уверенность в том, что:
- хозяйственные операции авторизованы менеджерами соотвестсвующего уровня;
- хозяйственные операции своевременно и точно отражаются в отчётности в соответствие со стандартами учёта;
- доступность к активам предприятия даётся только на основании соответствующей авторизации;
- физическое наличие активов периодически сверяется с бухгалтерскими записями.
Таким образом, внутренний контроль, с одной стороны, представляет собой процесс, направленный на достижение целей и задач организации, а с другой стороны – результат управления планированием, организацией и мониторингом деятельности предприятия в целом и отдельных процессов внутри него.
Говоря о внутреннем контроле, важно осозновать:
- внутренний контроль полезен только в том случае, если он направлен на достижение конкретных целей;
- прежде чем оценить результаты контроля, необходимо понять на достижение каких целей он был направлен;
- слишком много контроля может быть также плохо для предприятия, как и его отсутствие.
Цели контроля совпадают с его результатами, прежде всего это:
- надёжность и полнота информации;
- соответствие политике, планам организации и действующему законодательству;
- обеспечение сохранности активов;
- экономичное и эффективное использование ресурсов;
- достижение поставленных перед организацией целей и задач.
Теоретиками и практиками признаны девять основных принципов осуществления внутреннего контроля:
1. Чёткое определение и понимание ответственности;
2. Контроль доступа к активом и информации;
3. Надлежащий уровень наблюдения за работой починённых;
4. Авторизация любых хозяйственных операций и руководящих указаний на соответствующих уровнях;
5. Своевременный и точный учёт хозяйственных операций, фактов хозяйственной жизни, руководящих указаний;
6. Документирование политик, процедур, инструкций и контроль их исполнения;
7. Разграничение критических полномочий;
8. Сверка физического наличия активов с данными их учёта;
9. Достаточный уровень образования и профессиональной подготовки сотрудников.
1. Чёткое определение и понимание ответственности выражается в том, что каждый работник предприятия должен знать, за что он несёт ответственность.
2. Контроль доступа к активом и информации необходим для избежание «утечки» информации.
3. Надлежащий уровень наблюдений за работой подчинённых подразумевает определение приоритетов и выборочный контроль.
4. Авторизация любых хозяйственных операций и руководящих указаний на соответствующем уровне позволяет избежать таких случаев как неавторизованное занесение в автоматизированную систему учёта нового поставщика или неавторизованная оплата счетов поставщика.
5. Своевременный и точный учёт хозяйственных операций ситуаций хозяйственной жизни, руководящих указаний позволяет не допустить, например, того, чтобы из-за несвоевременного отражениябюджет капитальных затрат оказался значительно перерасходован; средства, выданные под отчёт сотрудникам, не учитывались должным образом и не были сотрудниками возмещены.
6. Документирование политики , процедуры, инструкций и контроль их исполнения подразумевает разработку стандартных операционных процедур, определяющих протекающие в организации хозяйственные процессы, а так же лиц, ответственных за конкретные действия.
7. Разграничение критических полномочий состоит в том, что ключевые процессы не должны раздельно находиться под контролем одного человека.
8. Сверка физического наличия активов с данными их учёта включает такие процедуры контроля, как регулярные инвентаризации активов и установление ответственности за недостачи активов.
9. Достаточный уровень образования и подготовки сотрудников может быть обеспечен проведением профессиональных тренингов а так же те, что каждый сотрудник чётко знает свою роль в организации и то, как его работа влияет на другие функции.
Концепция внутреннего контроля включает в себя пять элементов: внутреннюю среду; оценку рисков; осуществление контроля; передачу информации; мониторинг.
Под внутренней средой контроля понимаются философия и столь менеджмента; делегирование полномочий и принятие ответственности; кадровая политика; компетентность сотрудников; отношение топ менеджеров к вопросам контроля.
Оценка рисков подразумевает выявление и оценку степени риска, ситуаций, которые могут возникнуть на пути достижения организацией поставленных целей; определение методов снижения или управления этими рисками; определение рисков, связанных с нововведениями.
Осуществление контроля включает: одобрение хозяйственных операций или решений уполномоченными лицами, делегирование и понятие ответственности, разграничение полномочий; контроль и оценку деятельности каждого служащего; определение и контроль прав доступа к активам и информации; проведение сверок и инвентаризации оценки эффективности использования активов компании.
Передача информации означает что соответствующая информация доступна тому, кто в ней нуждается в силу возложенных на него функций; передаваемая информация уместна, полезна и своевременна.
Мониторинг система внутреннего контроля необходим для определение её эффективности и может проводиться в рамках как самой системы контроля, так и независимых проверок.
К средствам и методам контроля относятся организация процесса контроля; политика; процедуры; персонал; учёт; бюджеты и отчётность.
Организация процесса контроля подразумевает: наличие простой организационной структуры, чётких линий подчиненности, возможность изменения структуры при изменения целей, планов и политик.
Политика должна утверждаться на соответствующем уровне, её положения должны быть изданы в письменном виде и систематически доведены до сведений сотрудников.
Процедуры контроля должны обеспечивать надлежащие разграничение критических полномочий, не противоречить и не дублировать друг друга.
Персонал должен иметь чёткое представление о своей роли и ответственности; следует оценивать личные качества кандидатов при приёме па работу.
Учёт является неотъемлемым средством контроля за деятельностью и активами компаниями должен соответствовать запросам менеджмента для принятии эффективных решений и выделять контролируемые и неконтролируемые издержки.
Бюджеты как средство контроля должны быть средством улучшения координации деятельности различных функций и структурных подразделений; ответственные за исполнение бюджетов должны участвовать в его разработке.
Для того чтобы отчётность могла являются средством контроля, должны быть определены ответственные за её подготовку лица; стоимость получения информации должна быть соизмерима с её ответственностью; отчёты должны быть просты и последовательны; отчётность должна быть своевременна.
Внутренний контроль может быть предварительным, текущим и последующим.
Внутренний контроль может осуществляться в различных формах, выбор которых зависит от сложности организационной структуры, организационной формы предприятия, видов и масштабов его деятельности, целесообразности охвата контроля различных сторон деятельности, отношения руководства организации к контролю. Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля – внутренний аудит.
Внутренний аудит.
В форме внутреннего аудита внутренний контроль проводят крупные и некоторые средние организации, для которых характерны:
- усложнённая структура;
- многочисленность филиалов, дочерних компаний;
- разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;
- стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действия менеджеров всех уровней управления и нести в связи с этим дополнительные расходы.
Внутренний аудит – это независимое исследование и оценка всех аспектов деятельность организации: повышение эффективности системы внутреннего контроля, а так же системы управления рисками и системы корпоративного управления в целом.
Цель внутреннего аудита состоит в помощи менеджерам предприятия эффективно выполнять возложенные на них обязанности. Внутренний аудит снабжает менеджеров предприятия: независимой оценкой событий; данными анализа результатов событий; советами и рекомендациями; информацией, относящейся к различным функциям и процессам.
Внутренний аудит систематически проводится в целях обеспечения:
- достоверности финансово – учётной информации;
-соблюдения политики, процедур, инструкций, действующего законодательства;
- сохранности активов предприятия;
- экономического и эффективного использования ресурсов предприятия;
- выполнение поставленных целей и задач предприятия.
Внутренний аудит выполняется советом директоров, отделом менеджмента корпораций и внешним аудиторами.
Внутренний аудит состоит в информировании совета директоров и администрации предприятия о степени надёжности и эффективности системы контроля и системы управления рисками, а так же о наиболее значительных возможных для компании рисках.
Внутренний аудит необходим, так как собственникам и руководству компании необходимо знать реальное положение дел компании; информация внутреннего аудита необходима для анализа и снижения уровня рисков, возникающих в результате постоянных и быстрых изменений внешней среды; наличие внутреннего аудита служит положительным сигналом для потенциальных кредиторов и инвесторов, повышая инвестиционную привлекательность компании.
Место внутреннего аудита в управленческой системе предприятия и его взаимосвязь с другими службами и подразделениями представлены в табл. 17.1.
Таблица 17.1.Взаимосвязь службы внутреннего аудита (СВА) с другими подразделениями предприятия (фрагмент)
| Наименование под- разделения | Элементы взаимосвязи |
| Директорат | СВА получает от руководства к исполнению приказы, распоряжения, указания, планы. Выдает результаты проверок, анализов, оценку деятельности, рекомендация, заключения |
| Отдел материально- технического снаб- жения | СВА контролирует состояние материально-технического обеспе- чения, эффективность заключенных сделок по приобретению се- рья, материалов, товарно-материальных ценностей (ТМЦ), отчеты о расходовании материалов на производство, отпуск материалов на сторону, акты приемки и списания ТМЦ. Подтверждает обоснованность прихода и списания ТМЦ, консультирует по вопросам составления договоров, заполнения бланков учета и отчетности, про ведения и оформления инвентаризаций |
| Материальный склад | СВА контролирует движение ТМЦ, обоснованность и своевременность оприходования и списания ТМЦ, наличие карточек складского учета, материальных отчетов, товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, требований, наличие до говора о материальной ответственности, правильность хранения, обеспечение сохранности ценностей, исправности весового и измерительного оборудования. Консультирует по вопросам рационального складирования и оформления первичвых документов. Информирует об изменении в порядке учета и составления отчетности |
| Производственные подразделения 1 | СВА контролирует производственные отчеты, накладные на отпус сырья в производство, соответствие фактического выхода продукции плановым нормативам, обоснованность применения норм естественной убыли. Проверяет обоснованность от несения затрат на производство продукции, заполнение журналов техниче- |
| Планово- экономический отдел | СВА проверяет наличие действующих норм и нормативов, отчетов о выполнении плановых заданий по производственной, финансовой и коммерческой деятельности, плановых отпускных цен на выпускаемую продукцию, штатного расписания и Положения о премировании. Информирует о допускаемых отступлениях по порядку оформления первичной документации. Консультирует по внесению изменений и дополнений в Положение об оплате труда и премировании, по составлению расчета цен |
| Бухгалтерия | СВА проверяет документы, подтверждающие достоверность бухгалтерской, финансовой и статистической отчетности, обоснованность расчетов с бюджетным и внебюджетными фондами, дебиторами, кредиторами и т.д. Представляет материалы проверок инвентаризаций, анализа финансово-хозяйственной деятельности. Обсуждает и информирует об изменениях в налоговом законодательстве в бухгалтерском учете и отчетности |
Объективность и независимость внутреннего аудита. Значимость роли внутреннего аудита связана с его независимостью и объективностью.
Служба внутреннего аудита должна быть независима, внутренние аудиторы объективны в выполнении своих обязанностей – это основное требование профессиональных стандартов внутреннего аудита.
Организация СВА зависит от цели и задач внутреннего аудита и определения его ответственности.
Возможны следующие варианты создания службы внутреннего аудита на предприятии:
- отдел внутреннего аудита, состоящий из сотрудников организации;
- услуги внешних исполнителей как правило, аудиторских компаний, специализирующихся в области внутреннего аудита;
- совмещение первых двух вариантов.
Организационная подчинённость службы внутреннего аудит. При наличии подразделений в других городах и при условии, что отдел сформирован из сотрудников предприятия, возможны следующие подходы к созданию отдела внутреннего аудита:
- централизованный;
- децентрализованный;
- смешанный.
При централизованном подходе отдел внутреннего аудита расположен в одном городе. Положительно в этом подходе то, что при этом обеспечивается существенная независимость аудиторов, поскольку они представлены самостоятельным отделом.
Отрицательные стороны заключаются в высоких командировочных расходах и недостаточности консультационной поддержки со стороны отдела внутреннего аудита руководству обособленных подразделений.
При децентрализованном подходе внутренний аудитор имеется в каждом городе. Положительные стороны этого подхода состоят в том, что аудитор хорошо знает менеджер и это облегчает ему решение различных административных вопросов.
Отрицательные стороны этого подхода: один- два аудитора, опекаемые местным руководством, могут легко попасть под влияние последнего, а значит, независимость внутреннего аудита трудно обеспечить.
В задачи аудиторского комитета входит:
- обеспечение достоверности финансовой информации организации, направляемой акционерам;
- проверка системы внутреннего контроля предприятия;
- выработка рекомендации совету директоров предприятия по вопросу назначения внешнего аудита;
- мониторинг деятельности внешнего аудитора и взаимодействия с ним;
- утверждение устава и штатного расписания СВА;
- мониторинг деятельности СВА , анализ результатов её деятельности, привлечение специалистов отдела СВА для решения вопросов, входящих в компетенцию аудиторского комитета.
Должностные обязанности внутреннего аудитора. В уставе СВА должны быть записаны следующие задачи отдела ВА:
- давать независимую и объективную оценку деятельности операционных единиц и департаментов организации;
- совместно с руководством разрабатывать план мероприятий по улучшению его систем и процессов;
- отслеживать выполнение разработанных планов;
- Информировать высшее руководство организации о состоянии внутреннего контроля в ней и о прогрессе в выполнении планов действий по улучшению ее систем.
Внутренним аудитором в своей профессиональной деятельности следует придерживаться кодекса этикета и Профессиональных стандартов внутреннего аудита, которые разрабатываются международным институтом внутренних аудиторов.
Должностные обязанности внутреннего аудита:
- разрабатывать и согласовывать советом директоров и высшим руководством цели, план и объём аудитов.
- подготавливать программы аудитов, позволяющие достичь поставленных целей;
- проводить внутренне аудиты на основе утверждённого планом аудитом и в соответствии с процедурами СВА;
- готовить и обсуждать с руководством аудиторские рекомендации и отчёты;
- помогать менеджерам в разработке корректирующих шагов по результатом аудиту;
- участвовать в специальных проектах и выполнять специальные задания по запросам совета директоров или высшего руководства;
- осуществлять взаимодействие с подразделениями предприятия по вопросам, относящихся к ведению внутреннего аудита;
- давать оценку новым процедурам или системам до их внедрения с точки зрения адекватности контроля и эффективности.
Специальными заданиями для службы внутреннего аудита могут быть:
- проведение инвентаризации;
- помощь бухгалтерии в закрытии финансового года;
- взаимодействие с внешним аудитором;
- анализ и подготовка рекомендаций по отдельным вопросам.
Внутренний аудитор должен:
- запрашивать любую информацию, материалы, оборудование, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
- изучать и оценивать любые документы, запрашиваемые в ходе выполнения аудиторских заданий и направлять эти документы и соответствующие руководителю СВА;
- доводить до сведения руководителя СВА приложение по улучшению существующих систем , процессов, процедур.
- работу внутреннего аудитора можно оценивать по:
- выполнению плана аудитов;
- качеству проводимых аудитов;
- отслеживание прогресса действий по результатам аудита;
- своевременная и качественное выполнение других проектов заданий.
Создание службы внутреннего аудита на предприятии. При организации службы внутреннего аудита прежде всего необходимо;
- определить его роль и задачи;
- помощь бухгалтерии в закрытии финансового года;
- взаимодействие с внешними аудиторами;
- анализ и подготовка рекомендаций по отдельным вопросам;
Внутренний аудитор должен:
- запрашивать любую информацию, материалы, оборудование, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
- изучать и оценивать любые документы и направлять эти документы и соответствующую информацию руководителю СВА.;
- доводить до сведений руководителя СВА предложения по улучшению существующих систем и процессов.
Работу внутреннего аудитора можно оценивать по :
- выполнению плана аудитов;
- качеству проводимых аудитов;
- отслеживание прогрессов по результатам аудитов;
- своевременное и качественное выполнение других проектов заданий.
Можно выделить следующие составные части внутреннего аудита:
1) стандарты качественных характеристик;
2) стандарты деятельности
3) стандарты практического применения.
1. Стандарты качественных характеристик описывают цели. Полномочия и обязанности, независимость и объективность, компетентность и профессионализм, программу повышения качества внутреннего аудита.
2. Стандарты деятельности описывают управление отделом внутреннего аудита, сущность работы внутреннего аудита, планирование и выполнение аудиторского задания, представление отчётности о результатах, наблюдение за действиями предпринимаемыми по результатам проверки, принятия риска.
Лекция №11.