МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ. Информационное обеспечение фандрейзинговой деятельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах
4.3.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ФАНДРЕЙЗИНГА
Информационное обеспечение фандрейзинговой деятельности включает в себя подготовку информационной базы данных (сведений о донорах, с которыми будет вестись работа), необходимых информационных и рекламных материалов, а также задание системы учета.
Сведения о донорах (информационная база данных) должна содержать необходимую информацию о всех потенциальных донорах и жертвователях, отобранных для работы по упоминавшимся основным четырем группам (государственные организации, коммерческие организации, некоммерческие организации и частные лица). По каждой из четырех групп (категорий) необходимо составить перечни адресатов, а по каждому потенциальному донору иметь, как минимум, следующие сведения: 11 полное и сокращенное название организации; II ее адрес;
II телефон, факс, E-mail;
II фамилии, имена, отчества, социальный статус (должности, звания, степени и пр.) первых должностных лиц, а также лиц, принимающих решения по вопросам спонсорства, благотворительности, патронажа; Ш их личные пристрастия в сфере культуры, хобби и т. д.; Ш сфера (виды) деятельности фирмы, ее потребители,
клиенты, товары, партнеры; Ш экономическое состояние фирмы; II географическая зона деятельности фирмы; Ш какие сферы и виды деятельности являются для этого донора предпочтительными для оказания поддержки; II в каких формах и объемах традиционно оказывается поддержка.
«Глубина» информационной базы данных может быть и большей, что зависит от целей, опыта, имеющихся контактов и т. п. Обычно база данных по каждой категории составляется по территориальному (географическому) признаку. Он является наиболее естественным в плане социальной среды фирмы-донора, в которой формируется ее репутация, имидж, общественное мнение. Хотя все чаще географический фактор оказывается не столь существенным.
*»• ПРИВЛЕЧЕНИЕ И АККУМУЛИРОВАНИЕ ФИНАНСОВЫХ СРЕДСТВ 215
Источники сведений о потенциальных донорах могут быть самые различные:
11 всевозможные справочники (телефонные справочники, издания типа «Кто есть кто» и т. п.); они необходимы как при работе «с нуля», так и на всю последующую фандрейзинговую деятельность;
Ш списки клубов, ассоциаций, союзов (клубы меценатов, Ротари-клубы, промышленные и банковские союзы, ассоциации и т. д.), объединяющих деловой мир, — помимо прочего, сами эти организации могут стать донорами и жертвователями;
11 интернет — практически все крупные фирмы, благотворительные фонды имеют сейчас свои сайты, на которых обязательно будет информация об их спонсорстве, благотворительной деятельности, а то и условия их оказания;
II информация СМИ о деловой жизни (какие банки и фирмы действуют в данном регионе), о поддержке культурной деятельности (кто и как оказывает поддержку);
II круг общения учредителей организации-фандрейзера или членов комитета поддержки, личный круг общения фандрейзеров;
11 информация, которой располагают конкуренты — другие организации-фандрейзеры и которая может быть предоставлена на паритетных, договорных началах (обмен списками, сотрудничество, распределение сфер деятельности по времени или различным программам). К информационным и рекламным материалам фанд-рейзинга относятся все те документы и материалы, которые могут использоваться в работе с потенциальными донорами по привлечению их средств:
11 уставные документы организации (устав, положение), ведущей фандрейзинговую кампанию;
11 краткое описание организации (ее предыстория, история создания, деятельность, цели, достижения), оформленная в виде буклета или релиза, оно может дополняться кратким описанием жизненного пути и деятельности первых лиц организации (или организаторов кампании);
II подборка откликов, оценок в прессе и других СМИ, выражающих общественное мнение об организации-фандрейзере и ее деятельности;
216МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ
11 визитные карточки, бейджи фандрейзеров и добровольцев; Ш документы и материалы, характеризующие конкретные проекты и программы (описания, тексты предложений, сметы и т. п.). Об этих материалах будет сказано подробнее чуть позже.
Применительно к проведению каждой фандрейзинго-вой кампании, т. е. применительно к каждому конкретному проекту или программе, потенциальных доноров следует разделить на две части: так называемые «горячий» и «холодный» списки. В первом случае речь идет о потенциальных донорах, работа с которыми является первоочередной: то ли отдача от них наиболее вероятна и наиболее масштабна, то ли с ними уже установились прочные отношения. «Холодный» список включает менее вероятных доноров, отдача от которых не так существенна. Сделать такое разделение необходимо для оптимального распределения сил и времени. Иногда отдачи от одного донора оказывается достаточно, чтобы решить проблему обеспечения проекта.
В любом проекте всегда оказывается некая основная группа доноров. Кроме того, уже имея существенную поддержку, намного легче добирать другие средства, работать с другими донорами. Главные первоначальные усилия должны быть сосредоточены на работе по «горячему» списку. «Горячий» и «холодный» списки могут меняться в зависимости от проектов и программ: кому-то из доноров интересны одни проекты, а другие менее интересны.
Важным моментом информационного обеспечения является подготовка так называемой «лифтовой речи». Лицо, занимающееся фандрейзингом (фандрейзер или первое лицо учреждения культуры), должно быть в состоянии в любой ситуации (например, оказавшись с потенциальным донором в кабине лифта и располагая только этим временем для общения) кратко и внятно рассказать о сути своего проекта. Такой спич надо буквально вызубрить, чтобы потом не сожалеть, что вы забыли что-то важное, не так сказали и т. п.
Система учета должна содержать сведения о ходе и итогах (промежуточных и окончательных) фандрейзинго-вой кампании:
4. ПРИВЛЕЧЕНИЕ И АККУМУЛИРОВАНИЕ ФИНАНСОВЫХ СРЕДСТВ 217
II перечень (картотека) доноров-вкладчиков — фактически, основная база данных; Ш постоянная переписка — копии всех предложений,
писем, ответов (по категориям доноров); El данные оперативного анализа — копии текущих сведений о встречах, звонках и т. д., после получения средств или отказа эти сведения переходят в основную базу данных; HI сведения о фандрейзинговых действиях — обычно в табличной форме характеризующие ход работы с дым потенциальным донором (даты и результаты контактов, .переписки, содержание обещаний и т. п.); 11 сведения о полученных средствах — номера счетов, квитанций, даты перечисления и получения, размер средств, дата отправки благодарственного письма. Каждый из указанных блоков данных учета может представлять содержание отдельного директория (файла) в единой компьютерной базе данных фандрейзинга конкретной кампании или организации в целом.
4.4.
ВИДЫ И РАЗМЕРЫ
ВОЗМОЖНЫХ СУБСИДИЙ
Достаточно распространенными являются общие субсидии, расходуемые по усмотрению организации-фандрейзе-ра. Обычно речь идет о текущих расходах некоммерческой организации (управление, связь и коммуникации, хозяйственное содержание, заработная плата штатных сотрудников). Поэтому такие субсидии выделяются обычно на год. Размер их колеблется, в зависимости от организации, нуждающейся в поддержке, от 500 до 10 000 долларов.
Наиболее распространены субсидии, выделяемые под конкретный проект. Они носят единовременный характер и используются только на осуществление данного проекта. Их размер обычно колеблется от 10 000 до 50 000 долларов.
И общие субсидии, и субсидии под конкретный проект возможны, как уже отмечалось, в форме долевого участия.
Возможна также финансовая поддержка в виде капитальных вложений — затрат на строительство, реконструкцию, оборудование и т. п. Используются также отчисления в специальные фонды, приносящие доход, — энда-