Одержання й оцінка пропозицій
Процедура одержання й оцінки пропозицій від потенційних постачальників може бути організована по-різному. Найбільш розповсюдженими й ефективними є: 1) конкурсні торги; 2) письмові переговори між постачальником і споживачем.
Конкурсні торги (тендери) — розповсюджена форма пошуку потенційних постачальників. Конкурсні торги проводять у випадку, якщо передбачається закупити сировину, матеріали, що комплектують на велику грошову суму або планується налагодити довгострокові зв'язки між постачальником і споживачем. Конкурсні торги вигідні як постачальникові, так і споживачеві. Постачальник одержує точне представлення про умови роботи зі споживачем. Споживач сполучає рішення проблем одержання необхідного товару і вибір найкращого у всіх відносинах постачальника.
Проведення тендера включає наступні етапи:
1) реклама; 2) розробка тендерної документації; 3) публікація тендерної документації; 4) приймання і розкриття тендерних пропозицій; 5) оцінка тендерних пропозицій; 6) підтвердження кваліфікації учасників торгів; 7) пропозиція і присудження контракту.
Тендерна документація, як правило, має досить великий обсяг і виконує ряд важливих функцій, а саме:
ü інструктує учасників тендера про процедуру торгів;
ü дає опис товарів, що закуповуються, або послуг;
ü установлює критерії для оцінки пропозицій;
ü визначає умови майбутнього контракту.
Оцінка тендерних пропозиційведеться в строгій відповідності з критеріями, приведеними в тендерній документації. Основні правила процедури оцінки такі:
üпопереднє призначення членів тендерного комітету, що проводить оцінку пропозицій;
üрозгляд тільки тих пропозицій, що відповідають вимогам, викладеним у тендерній документації;
üбезумовне проходження оголошеним у тендерній документації процедурам оцінки;відсутність яких-небудь переговорів з учасниками торгів.
Тендерний комітет складає звіт про оцінку тендерних пропозицій, у якому повинно бути показане, як оцінювалися тендерні пропозиції, обґрунтовані причини відхилення пропозиції і дані рекомендації з присудження контракту. Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, що представив найбільш вигідну, що відповідає кваліфікаційним вимогам, тендерну пропозицію.
Іншим варіантом процедури одержання пропозиції від потенційного постачальника можуть бути письмові переговори між постачальником і споживачем.У процесі письмових переговорів споживач одержує офіційну пропозицію на постачання товарів від потенційного постачальника. Це може бути організовано двома способами. Перший - коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця товару. Він розсилає потенційним покупцям своєї продукції пропозиції (або оферти). Ці документи аналогічні пропозиціям, одержуваним від постачальників при проведенні конкурсних торгів. Вони включають наступні реквізити: найменування товару; кількість і якість товару; ціну; умови і термін постачання; умови платежу; характеристику тари й упакування; порядок приймання-здачі.
Оферти можуть бути твердими і вільними. Тверда оферта направляється тільки одному покупцеві з указівкою терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Вони висилаються, як правило, традиційним партнерам.
Вільна оферта немістить у собі ніяких зобов'язань продавця стосовно покупця. Вона може висилатися необмеженому числу потенційних споживачів і включати як перераховані вище реквізити, так і рекламно-інформаційні матеріали. При другому способі організації письмових переговорів між постачальником і споживачем ініціатива вступу в переговори виходить від покупця. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист або запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). Найчастіше основним критерієм для добору пропозиції є висока якість у сполученні з мінімальною ціною.