Порядок работы с программой в течение расчетного месяца
Первоначально производится настройка программы на произошедшие изменения. К примеру, изменить количество иждивенцев, сумму минимальной оплаты труда, добавить наименование нового начисления и т.п.
Сам процесс начисления заработной платы происходит следующим образом.
В течение месяца в бухгалтерию поступают наряды, которые вводятся в персональный компьютер для обработки. В случае если предприятие достаточно большое, можно вводить не сами наряды, а производственные отчеты, которые должны содержать информацию о начисленных людям суммах и распределении этих сумм по счетам затрат.
Кроме этого в компьютер вводятся данные из табелей рабочего времени, одновременно производя начисления автоматически или вручную. Помимо вышеперечисленных начислений, в компьютер вводятся единовременные начисления уникальные для каждого работника.
Также необходимо внести информацию о единовременных удержаниях, например, о выданных из кассы авансах и досрочных выплатах.
При использовании программы в составе комплекса эти данные автоматически берутся из АРМ „Банковские и кассовые операции“.
Затем производится автоматический расчет удержаний. После чего можно напечатать необходимые выходные формы.
Перед обработкой данных нового месяца производится операция „Закрытие месяца“.
Порядок НАСТРОЙКИ ПРОГРАММЫ на конкретного пользователя следующий:
Настройте программу на реквизиты предприятия.
Указать расчетный месяц.
Заполнить справочники:
подразделений
персонала
начислений-удержаний
балансовых счетов.
Указать в „Настройке“ коды основных начислений-удержаний.
Заполнить список „Начислять и удерживать всем“.
Настроить расчеты пенсионного, профсоюзного, подоходного налогов, алиментов и др.
Настроить формы отчетности.
НАСТРОЙКА НА РЕКВИЗИТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ. Чтобы настроить программу на реквизиты предприятия, необходимо выбрать пункт основного меню „Настройка“. На экране появятся поля ввода, в которые необходимо внести название предприятия, его ИНН, фамилию и инициалы руководителя, главного бухгалтера, кассира.
Кроме вышеназванных данных, в пункте настройка указывается шкала подоходного налога и шкала минимальных зарплат в разрезе месяцев.
Помимо этого в пункте присутствуют поля ввода, в которых указать коды основных начислений и удержаний, но сделать только после того как заведен справочник начислений-удержаний.
Изменить номер расчетного месяца можно в пункте „Настройка“ основного меню.
ОБРАБОТКА СПРАВОЧНИКОВ. Выбрать конкретный справочник можно, войдя в пункт основного меню „Обработка справочников“.
Все справочники представляют собой таблицы, и при работе с ними действуют правила указанные в разделе „Обработка таблиц“ данного руководства. Но в каждом справочнике есть еще кроме основных дополнительные клавиши управления, реализующие некоторые функции. В связи с этим рассмотрим каждый справочник в отдельности.
Справочник персонала содержит в себе информацию о сотрудниках предприятия. Часть информации выводится красным цветом - это информация об уволенных сотрудниках.
В справочнике действует поиск информации по табельному номеру и фамилии работника. Кроме поиска можно просмотреть список одного, конкретного подразделения. Для этого необходимо, находясь в списке нажать F6 , в появившемся справочнике выбрать необходимое подразделение. Чтобы снова просмотреть весь список сотрудников, нажмите F6еще раз. После можно выбрать другое подразделение, опять нажав F6.
Каждому работнику заводиться несколько карточек. А именно: основная карточка, карточка для расчета подоходного налога, и карточка ежемесячных начислений-удержаний.
Для вызова любой карточки необходимо поставить указатель на строку с фамилией необходимого работника и нажать соответствующую клавишу.
Enter - основная карточка.
F3 - карточка ежемесячных начислений-удержаний.
F4 - карточка для расчета подоходного налога.
Основная карточка.Нажав клавишу Enter, вызываем основную карточку работника предприятия, в которой содержится информация о работнике: его фамилия, имя, отчество, пол, данные паспорта, данные о месте прописки, информация о подразделении, в котором числится работник, количество минимальных окладов, на которые оказывается скидка при расчете подоходного налога, количество иждивенцев и т.п.
Редактирование карточки представляет собой работу с полями ввода информации. Кроме стандартных клавиш при работе с карточкой задействована еще клавиша F9. Эта клавиша упрощает ввод информации - в части полей, к примеру, подразделение, место выдачи паспорта вызывается справочник, в других нажатие клавиши F9вызывает переключение возможных вариантов заполнения поля, например, нажимая F9 в поле „пол” вы переключаете содержимое поля „мужской“ - „женский“ и наоборот. При работе со справочниками находим в справочнике необходимую информацию и переносим ее из справочника в поле редактирования нажимая Ctrl+Enter.
Остановимся конкретнее на содержимом некоторых полей, а именно:
„Кратность“ - указывает количество минимальных окладов, на которые работнику ежемесячно уменьшается совокупный доход
„Количество иждивенцев“ - указывает, сколько минимальных окладов из поля кратность приходится на иждивенцев
„Категория“ - справочная информация о категории работника: фактически представляет себе краткое обоснование числа стоящего в поле “Кратность“. Пример содержимого этого поля: „Чернобылец“, „Инвалид ВОВ“ и т.п.
„Тип работника“ - указывает к какому именно типу принадлежит данный работник: „Списочный состав”, „Совместитель”, „Учащийся” и т.п.
Кроме личной карточки работника каждому человеку заводится еще карточка для расчета подоходного налога. Вызвать эту карточку можно, нажав F4, находясь в справочнике персонала в строке с фамилией необходимого работника.
В этой карточке содержатся данные за предыдущие расчетному месяцы, которые необходимы при расчете подоходного налога.
Содержание столбцов таблицы:
Совокупный доход - сумма чистого совокупного дохода за месяц;
Пенсионный налог - сумма удержанного в указанном месяце налога;
Необлагаемый минимум - первые две цифры это сколько всего минимальных окладов не облагается подоходным налогом в указанном месяце, число в скобках - сколько из этих минимальных окладов приходится на детей и иждивенцев после знака „*“ указана сумма минимальной зарплаты
в указанном месяце;
Уменьшение совокупного дохода - сумма, на которую уменьшается совокупный доход.
Сумма налога - сумма подоходного налога удержанного в указанном месяце.
Нажав F3, Вы попадаете в карточку ежемесячных начислений-удержаний. Она представляет собой таблицу, в которой содержатся наименования начислений и удержаний, производимых каждый месяц этому и только этому работнику. Например, алименты, погашение ссуды. Также карточка содержит в себе информацию о том, когда производить начисление или удержание - колонка „Этап“. Если при расчете начисления или удержания используются параметры, то просмотреть и изменить их значение для выбранного и работника можно нажав в соответствующей строке клавишу Tab.
При приеме на работу сотрудника ему сначала заводится основная карточка.
После того как завели основную карточку, необходимо внести данные в карточку для расчета подоходного налога и карточку ежемесячных начислений-удержаний.
Справочник подразделений. Содержит в себе список всех подразделений, на которое делится предприятие.
Таблица состоит из столбцов:
Наименование - название подразделения;
Свод - признак входит ли информация по этому подразделению в свод по зарплате;
Счет - счет затрат, на который относятся отпускные, применяется при необходимости, наличие для всех необязательно
Справочник начислений-удержаний
Наименование - название начисления или удержания.
Код - буквенно-числовой код, необходимый для увеличения скорости ввода информации. Тип - название типа информации, находящейся в строке справочника:
Начисление - строка описывает начисление
Удержание - строка описывает удержание
Ведомости - строка служит информацией для размещения данных в каких-либо выходных формах. Размещение данных происходит по принципу: в место выходной формы, где стоит ссылка на соответствующую строку данного справочника, вставляется сумма всех начислений и удержаний, указанных в Таблице входимостей напротив этой строки.
Счет - счет, с которым связано данное начисление или удержание, к примеру „Начисление по больничному листу“ производится с 69 счета.
Выдано - признак, является ли сумма по этому начислению или удержанию выданной.
Справочник счетов. Содержит в себе план счетов, применяемый на предприятии с указанием счетов и субсчетов.
Кроме этого, содержит информацию для формирования реестра по счетам затрат.
Список налогов. Включает в себя информацию о наименовании налогов, субсчетах применяемых при исчислении налогов, процентных ставках и базах налогов.
Начислять-удерживать всем. Представляет собой начислений и удержаний производимых ежемесячно всем работникам предприятия. Например, пенсионный и подоходный налоги.
Начисления и удержания должны стоять в порядке их расчета, то есть строка с наименованием подоходного налога должна идти после строки с наименованием пенсионный налог.
Настройка начислений-удержаний. Программа может настраиваться на различные алгоритмы расчета. Но необходимо заметить, что настройка алгоритмов требует знания программирования и довольно сложна.
Настройка расчета подоходного налога. Для правильного расчета подоходного налога, необходимо указать какие начисления и удержания входят в этот расчет, а также настроить параметры для расчета подоходного налога.
Сначала надо выбрать Таблицу входимостей и указать в ней, с каких начислений берется подоходный налог. Надо заметить, что начисления, по которым установлены скидки, при этом не указываются.
После необходимо указать, в таблице входимостей, под какой тип начислений, по которым установлены скидки, попадают некоторые из ваших начислений.
ОБРАБОТКА ПРИХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ
Выбрав пункт „Обработка нарядов“ можно вводить данные с простых нарядов, с бригадных нарядов, а также со отчетов подразделений.
После ввода информации по нарядам, необходимо чтобы суммы из нарядов попали в лицевые счета работников предприятия, для этого выберите пункт „Карточки начислений-удержаний“. Выбираем в списке персонала необходимое подразделение, и подтверждаем свой выбор. После этой операции суммы указанные людям в разных нарядах, соберутся в одну или несколько в карточке начислений-удержаний.
Карточки начислений-удержаний. Когда выбираем этот пункт, представляется список персонала, в котором можно выбрать карточку начислений-удержаний одного из работников. В карточке начислений-удержаний содержатся все начисления и удержания, произведенныеработнику в текущем расчетном месяце.
Операция Конец месяца“ производит итоговый расчет работнику в текущем рабочем месяце, а именно рассчитывает налоги и другие удержания, и выставляет признак (работник в списке при выборе карточек начислений-удержаний помечен зеленым цветом) того, что расчет в текущем месяце работнику произведен.
Проводить эту операцию можно как одному человеку, так и целому списку людей.