НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
ДСТУ 4423-2:2005
ЗМІСТ
с.
Національний вступ.............................................................................................................................. V
1 Сфера застосування............................................................................................................................ 1
2 Політика та обов'язки......................................................................................................................... 1
Вступ........................................................................................................................................... 1
2.2 Положення політики керування документаційними процесами.............................................. 1
2.3 Обов'язки..................................................................................................................................... 2
2.3.1 Цілі визначання обов'язків та повноважень..................................................................... 2
2.3.2 Повноваження та обов'язки в межах організації.............................................................. 2
3 Стратегія, розробляння та впроваджування...................................................................................... З
3.1 Вступ........................................................................................................................................... З
3.2 Розробляння та впроваджування документаційної системи ..............................................................З
3.2.1 Загальні засади.................................................................................................................. З
3.2.2 Етап А. Попереднє дослідження....................................................................................... 4
3.2.3 Етап В. Аналізування ділової діяльності.......................................................................... 4
3.2.4 Етап С. Встановляння вимог до службових документів................................................. 4
3.2.5 Етап D. Оцінювання наявних систем................................................................................ 5
3.2.6 Етап Е. Визначання стратегії виконання вимог до службових документів ........................5
3.2.7 Етап F. Розробляння документаційної системи............................................................... 5
3.2.8 Етап G. Впроваджування документаційної системи ………………………………….…….6
3.2.9 Етап Н. Аналізування після впровадження системи........................................................ 7
4 Документаційні процеси та їх контролювання................................................................................. 7
4.1 Вступ............................................................................................................................................ 7
4.2 Засоби........................................................................................................................................... 8
4.2.1 Основні засоби................................................................................................................... 8
4.2.2 Класифікування напрямків ділової діяльності................................................................. 8
4.2.3 Словник …………………………………………………………………………….………….10
4.2.4 Номенклатура справ …………………………………………………………………………10
4.2.5 Схеми класифікації рівнів доступу та безпеки ………………………………………...…...12
4.3 Документаційні процеси ……………………………………………………………………...…..13
4.3.1 Вступ …………………………………………………………………………………………...……....13
4.3.2 Долучання службових документів……………………………………………………………14
4.3.3 Реєстрування........................................... ………………………………………………….15
4.3.4 Класифікування ………………………………………………………………………………16
4.3.5 Класифікування рівнів доступу та безпеки ………………………………….……………..17
4.3.6 Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування..........................................................................................................17
4.3.7 Зберігання...................................................................................................................................18
4.3.8 Користування службовими документами та контроль за їхнім обігом і виконанням............................................................................................................................................19
4.3.9 Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування...........................................................................................................................................20
5 Відстежування та здійснювання перевіряння ……………......................................................................22
5.1 Загальні засади ...............................................................................................................................22
5.2 Перевіряння відповідності ...........................................................................................................22
5.3 Сила доказовості ...........................................................................................................................23
5.4 Відстежування продуктивності праці ..........................................................................................23
6 Навчання .....................................................................................................................................................23
6.1 Вступ...............................................................................................................................................23
6.2 Вимоги до навчальних програм ..................................................................................................23
6.3 Персонал, який треба навчати .....................................................................................................23
6.4 Навчання фахівців з керування документаційними процесами................................................24
6.4.1 Загальні засади............................................................................................................................24
6.4.2 Методи навчання.........................................................................................................................24
6.5 Оцінювання та переглядання навчання ......................................................................................24
Додаток А Порівняння ІSО 15489-1 та ІSО 15489-2 у частині керування
документаційними процесами ……………………………………...........................................25
Додаток В Порівняння структурних елементів ІSО 15489-2 та ІSО 15489-1...........................................32
Бібліографія ...................................................................................................................................................37
Покажчик .......................................................................................................................................................38
Додаток НА Національні стандарти України, згармонізовані з міжнародними
cтандартами ...............................................................................................................................42
Додаток НБ Перелік національних відхилів та їх пояснення ……...................................................42
НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП
Цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ІSС7ТР 15489-2:2001 Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines (Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови) з окремими технічними змінами.
Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт в Україні, — ТК 144 «Інформація та документація».
Стандарт містить вимоги, які відповідають чинному законодавству.
Перелік національних стандартів України, ідентичних міжнародним стандартам, посилання на які є в цьому стандарті, наведено у національному додатку НА. Міжнародний стандарт SО 690-2:1997 «Information and documentation – Records management – Part 2: Electronic documents or parts thereof» («Інформація та документація. Бібліографічні посилання. Частина 2. Електронні документи та їхні частини»), на який є посилання в цьому стандарті, в Україні не згармонізовано.
До стандарту внесено окремі зміни, зумовлені правовими та іншими нормативними вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні. Технічні відхили долучено безпосередньо до пунктів, яких вони стосуються, їх позначено рамкою і заголовком «Національний відхил». Повний перелік змін з обґрунтуванням наведено в національному додатку НБ.
До стандарту внесено такі редакційні зміни:
— слова «ця частина ІSO/ТR 15489» та «цей міжнародний стандарт» замінено на «цей стандарт»;
— у додатку «Бібліографія» наведено «Національне пояснення», виділене у тексті рамкою;
— матеріали «Покажчика» подано за українською абеткою;
— структурні елементи стандарту: «Титульний аркуш», «Передмову», «Національний вступ», «Бібліографію» та «Бібліографічні дані» — оформлено згідно з вимогами комплексу стандартів «Національна стандартизація».
У цьому стандарті є посилання на
— ІSО 2788:1986, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4032-2001 (ISО 2788:1986);
— ІSО 15489-1:2001, який в Україні впроваджено як ДСТУ 4428:2005.
Копії міжнародних стандартів, на які є посилання в цьому стандарті, можна замовити в Головному фонді нормативних документів.
ДСТУ 4423-2:2005
НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ