Порядок виконання роботи № 2.12
7.1. ВикористанняМастера отчетов.
Створимо за допомогою Майстра звітів звіт з ім'ям "Список операций"
1. Відкрийте базу даних Работа с клиентами.
2. У вікні бази даних клацніть на кнопці Отчеты
3. Двічі клацніть на значку Создание отче та с помощью мастера.
У звіт потрібно додати як інформацію про клієнтів, так і дані про операції з ними. Для цього варто згрупувати разом всі операції з одним клієнтом і роздрукувати їхній список нижче області з даними про цього клієнта. Потім потрібно вивести інформацію про наступний клієнті і список операцій з ним і т.д. Такий порядок печатки записів дозволить швидко знайти повний список операцій з кожним із клієнтів. У першому вікні майстра, показаному на малюнку потрібно указати всі поля, що включаються в звіт.
4. У списку Раскрываемые таблицы/отчеты першого вікна майстра звіту виберіть таблицюКлієнти, потім виділите полеФамилия
5. Щигликом на кнопці > перемістите обране поле в список Выбраные поля, далі помістите в список Выбраные поляполя Фамилия, Місто, Адреса, знижка
6. Аналогічно з таблиці Операції перемістите в список Выбраные поля імена полів: дата, код операции, сумма.
7. Клацніть по кнопці Далее
8. У наступному вікні не призначайте додаткового угруповання. Просто клацніть на кнопціДалее.
9. Наступне вікно дозволяє задати порядок сортування записів. Виберіть у списку 1 пункт Дата і клацніть на кнопці Далее.
10. Наступне вікно дозволяє вибрати спосіб розташування полів і орієнтацію сторінки.
11. Виберіть положення перемикача "Структура 1". Потім натисніть на кнопку Далее.
12. У наступному вікні майстра виберіть варіант оформлення Строгий і клацніть по кнопці Далее.
13. 
Уведіть як заголовок текст "Список операцій" і клацніть по кнопці Готово. Одержимо наступний звіт по всіх клієнтах:
Отриманий звіт у принципі можна було одержати й в іншому виді, якщо змінити порядок вибору полів з таблиць Клиентыта Операции. Спробуйте створити цей звіт трохи іншим способом. Повторите створення звіту в іншому варіанті.
7.2. ВикористанняКонструктора отчетов.
Отриманий звіт можна зробити більш компактним і короткої. Для цього скористаємося Конструктором звітів.
1. Переключитеся в режим конструктора за допомогою команд Вигляд-Конструктор.
· Заголовок звіту – друкується на початку звіту один раз. Виводиться і ховається командою Вигляд-Заголовок/Примітка звіту.
· Верхній колонтитул – Друкується у верхнім полі кожної сторінки. Виводиться і ховаються коммандой Вигляди-Колонтитули.
· Заголовок групи …- з'являється на початку кожної групи записів, що відповідає кожному значенню поля КодКлиента (тобто поля, по якому призначене угруповання).
· Область даних– основні дані звіту (дані про операцію з визначеним клієнтом).
· Нижній колонтитул– Друкується в нижнім полі кожної сторінки
У звіті зробленому за допомогою Мастера отчетов можна відзначити кілька недоліків. От їхній список:
· назви таких полів як Прізвище, місто, адреса можна вважати зайвими, тому що вони говорять самі за себе.
· Інформація про клієнта займає занадто багато місця, її можна представити більш компактно.
· можна помітити ще деякі недоліки.
2. Щигликом виділите напис Прізвище.
3. Натисканням клавіші Delete видалите напис Прізвище.
4. Аналогічно надійдете з написами Місто й Адреса. Напис Знижка не будемо торкати.
5. 
Клацніть на горизонтальній лінії, розташованої нижче поля Знижка, правою кнопкою миші й у що з'явився контекстному меню виберіть команду Вырезать. Цією дією ми видалимо горизонтальну лінію.
6. Аналогічно заберемо і всі інші горизонтальні лінії.
7. Зміните створений звіт по вашому смаку, потім його переглядіть і т.д.
7.3. Угруповання і сортування даних у звіті.
Звіт, що ви сформували в двох попередніх вправах 7.1. і 7.2. має один істотний недолік. Список клієнтів виводяться не за алфавітом. Мастер отчетов автоматично згрупував дані таблиці Клієнти по їхній приналежності до тих чи інших записів таблиці Операції, що визначається зв'язком між полями КодКлиентацих двох таблиць. З зазначеної причини клієнти в звіті упорядковані по зростанню параметра КодКлиента.
8. КОНТРОЛЬНІ ПИТАННЯ
1. Що являють собою звіти в Access?
2. У чому їхні переваги над іншими методами виводу даних?
3. З чого починається створення звіту?
4. Які існують майстра для створення звіту?
5. У чому відмінність "автоотчетов" від інших способів створення звіту?
6. Чим характеризується режим Конструктора?
7. Назвіть розділи звіту.
8. Назвіть інструменти вікна звіту.
9. У якому розділі звіту виводяться підсумки по групі?
10. Поле якого типу можна задати угруповання по інтервалі? По роках?
11. Як додати поле, що обчислюється, в область даних?
12. Для чого застосовується властивість об'єкта Не выводить повторения?
14. Які зміни можна внести в звіт у режимі попереднього перегляду?
Варіанти індивідуальних завдань по дисципліні "Інформаційне забезпечення юридичної діяльності" для студентів 3-го курсу ННІ по темі СУБД MS Access
У кожному завданні зазначені поля таблиці БД, яку необхідно створити. У таблицю необхідно ввести довільні тестові дані: 10-15 записів.
Варіант 1
«Студенти»
1. Відомості: прізвище, ім'я, по батькові студента, номер групи, допуск до сесії (істина або неправда), оцінки на іспитах, курсові роботи (ФИО керівника (заповнюється з довідника викладачів), тема, курс, оцінка).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: прізвища студентів, допущених до сесії.
3. Створити наступні запити:
a) вивести прізвища всіх студентів, не допущених до сесії;
b) вивести прізвища й номери груп відмінників.
Варіант 2
«Співробітники»
1. Відомості: прізвище, ім'я, по батькові, посада (заповнюється з довідника посад), розмір заробітної плати, дата народження, про родиний стан (ФИО родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: прізвища співробітників, що одержують менш 1600 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести прізвища всіх співробітників, що одержують більше 1600 гривень;
b) вивести прізвища й посади співробітників, яким немає 18 років.
Варіант 3
«Бібліотека»
1. Відомості: назва книги, автор, рік видання, видавництво, ціна, кількість книг, про видавництва (країна, місто (заповнюється з довідника міст), телефон).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: назви книг, видані за останні 3 роки.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви всіх книг, ціна на які > 50 гривень;
b) вивести назви всіх книг даного автора.
Варіант 4
«Тенісисти»
1. Відомості: прізвище й ім'я тенісиста, назва турніру, місце на турнірі, рейтинг (номер ракетки у світі), про родиний стан тенісиста (ФИО родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: прізвища тенісистів із країн Європи
3. Створити наступні запити:
a) вивести прізвища всіх призерів Уимблдона;
b) вивести прізвища й імена тенісистів, що входять у першу 10.
Варіант 5
«Фільмотека»
1. Створити першу таблицю, що містить наступні відомості: назва фільму, режисер, прізвище актора, що знявся в головній ролі, рік виходу на екран, номер відеокасети, про родиний стан режисера (ФИО родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: назви фільмів , щовийшли на екран за останні 3 роки.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви всіх фільмів, у яких знімався даний актор;
b) вивести прізвище режисера, що сняли даний фільм.
Варіант 6
«Погода у світі»
1. Створити першу таблицю, що містить наступні відомості: Дата, температура, хмарність, опади, регіон (заповнюється з довідника регіонів).
2. Створити підлеглу таблицю про регіони (площа, кількість жителів, мова спілкування жителів).
3. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести дати, коли температура була в інтервалі від (0,-5) градусів.
4. Створити наступні запити:
a) вивести дати, коли йшов сніг і температура нижче -10 градусів;
b) вивести відомості про погоду в даному регіоні.
Варіант 7
«Бюро зайнятості»
1. Відомості: Прізвище безробітного, професія, утворення, вік, підлога, стаж, про родиний стан безробітного (Прізвище родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести прізвища всіх жінок зі стажем більше 10 років.
3. Створити наступні запити:
a) вивести прізвища всіх учителів зі стажем більше 2 років;
b) вивести професії безробітних з вищим утворенням.
Варіант 8
«Вкладники банку»
1. Відомості: Прізвище вкладника, номер рахунку, пароль, розмір внеску, розмір кредиту, про родиний стан вкладника (Прізвище родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести прізвища всіх вкладників, кредит яких перевищує 1000 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести прізвища всіх вкладників, розмір внеску, яких не перевищує 1000 гривень;
b) вивести пароль даного вкладника.
Варіант 9
«Власники машин»
1. Відомості: Прізвище власника, номер машини, марка машини, кольори, адреса власника, про родиний стан власника (Прізвище родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести прізвища власників російських машин .
3. Створити наступні запити:
a) вивести прізвища всіх власників сріблистих «іномарок»;
b) вивести прізвища й адреси власників автомашин з номерами, що починаються на 35.
Варіант 10
«Склад»
1. Створити першу таблицю, що містить наступні відомості: найменування товару, фірма-виробник, ціна за одиницю, кількість, номер складу, мінімальна партія, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести найменування товарів з мінімальною партією більше 50.
3. Створити наступні запити:
a) вивести найменування й кількість всіх товарів, що зберігаються на складі;
b) вивести прайс - аркуш.
Варіант 11
«Мої улюблені музичні групи»
1. Відомості: назва групи, рік створення групи, стиль, прізвище соліста, самий популярний альбом: назва альбому, рік випуску, тираж альбому, про родиний стан соліста (ПРИЗВІЩЕ родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назви груп і альбомів тиражем більше 1000.
3. Створити наступні запити:
a) вивести прізвище соліста конкретної групи;
b) надрукувати назви груп і назви альбомів, популярних у плині останніх 5 років.
Варіант 12
«Моя кулінарія»
1. Відомості: назва блюда, енергетична цінність (ккал), ціна, про рецептуру блюда (продукт, кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: перелічити блюда, енергетична цінність яких перевищує 100 Ккал.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назві блюд, енергетична цінність яких не перевищує 100 Ккал.;
b) надрукувати назви й ціну блюд, які можна приготувати з картоплі й м'яса.
Варіант 13
«Ліки в таблетках»
1. Відомості: назва, фірма, країна, ціна, в упакувань, дата випуску, строк придатності, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назву препаратів вартістю менш 20 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести Назви ліків, ціна на які більше 20 гривень ;
b) вивести Назви всіх вітчизняних ліків.
Варіант 14
«Хіти місяця»
1. Відомості: назва пісні, композитор, поет, виконавець, дата I-го виконання, місто, про родиний стан композитора (Прізвище родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назви всіх пісень, уперше виконаних за останні 2 роки.
3. Створити наступні запити:
a) вивести дати виконання пісень одного композитора;
b) вивести назви віх пісень , виконаних уперше в Москві.
Варіант 15
«Музика на CD»
1. Відомості: назва, автор, виконавець, число добутків (пісень, п'єс, арій і т.д.), дата випуску, тираж, вартість, формат, про родиний стан автора (Прізвище родича, вид споріднення (заповнюється з довідника родинних зв'язків), дата народження).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назву дисків, де число добутків більше 10 .
3. Створити наступні запити:
a) вивести прайс-лист;
b) вивести авторів і виконавців з дисків, випуску останніх 2 років.
Варіант 16
«Креми для особи»
1. Відомості: назва крему, дата випуску, строк придатності , для якого типу шкіри (ж,з,н), країна, фірма, вартість, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назви всіх кремів, зі строком придатності більше року.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви кремів для нормальної й сухої шкіри особи;
b) вивести країну й фірму виробника для кремів дорожче 10 гривень.
Варіант 17
«Дитяча косметика»
1. Відомості: назва, вид, дата випуску, строк придатності, фірма-виробник, країна, вартість, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назви всіх засобів, вартість яких менш 50 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви всіх кремів і їхня вартість;
b) вивести назви віх засобів, зроблених у Росії.
Варіант 18
«Туалетна вода»
1. Відомості: назва, тип (дружин., чоловік.), дата випуску, строк придатності, країна, ціна, фірма-виробник, число впакувань, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назву туалетної води , зробленої у Франції.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви всіх типів туалетної води для чоловіків;
b) вивести назву туалетної води, ціна якого менш 10 гривень.
Варіант 19
«Ліки в ампулах»
1. Відомості: назва, фірма, країна, ціна, число впакувань, дата випуску, строк придатності, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назву вітчизняних ліків із числом упакувань більше 100.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви ліків, ціна на які менш 30 гривень ;
b) вивести назви всіх ліків зі строком придатності більше року.
Варіант 20
«Магазин жіночого взуття»
1. Відомості: вид (туфлі, чоботи, босоніжки), кольори, розмір, фірма, країна, ціна, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі види взуття із ценою більше 100 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести види взуття, розміром більше 37 вітчизняного виробництва;
b) вивести країну й фірму всіх світлих босоніжок.
Варіант 21
«Декоративна пудра»
1. Відомості: назва, вид, тон (тим., світло.), ціна, країна, фірма, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назви всіх видів пудри, зроблених у Франції.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви всіх видів пудри темного тону;
b) вивести назви розсипчастої пудри.
Варіант 22
«Салон чоловічих сорочок»
1. Відомості: розмір, кольори, рукав, матеріал (хл., шер., синт.), країна, фірма, ціна, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі розміри й кольори сорочок з бавовни.
3. Створити наступні запити:
a) вивести розміри й кольори сорочок з коротким рукавом;
b) вивести матеріал і ціну всіх сорочок, дорожче 100 гривень.
Варіант 23
«Дитячі м'які іграшки»
1. Відомості: вид (заєць, кішка й т.д.), країна, фірма, тип (важить, коштує, лежить), ціна, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі види й ціни іграшок, дешевше 50 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести всі види лежачих іграшок і їхньої ціни ;
b) вивести всі варіанти зайців, зроблених у Китаю.
Варіант 24
«Магазин сувенірів»
1. Відомості: назва, дата випуску, ціна, країна ,фірма, кількість, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна),
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі види сувенірів, випущені після 01.06.2001 і назва фірм.
3. Створити наступні запити:
a) вивести всі назви сувенірів і ціни, кількість яких більше 100
b) вивести всі назви сувенірів вартістю менш 50 гривень.
Варіант 25
«Магазин ручних годин»
1. Створити першу таблицю з наступними полями: Марка, Тип (кварц., мех.), браслет (є - немає) , ціна, країна, фірма, кількість.
2. Створити підлеглу таблицю про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
3. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі марки кварцових годин, країни й фірми виробники.
4. Створити наступні запити:
a) вивести відомості про всі механічні годинники , ціна яких менш 100 гривень;
b) вивести марку й ціни годин із браслетом.
Варіант 26
«Магазин настільних і настінних годин»
1. Відомості: марка, тип (кварц., мех.), вид(стіна, стіл) ,ціна, країна ,фірма, кількість, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі марки годин для стіни, ціна яких нижче 50 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести марки всіх кварцових годин, ціна яких менш 100 гривень;
b) вивести марку й ціни настільних годин.
Варіант 27
«Магазин дитячого взуття»
1. Відомості: вид (туфлі, чоботи , тапочки), кольори, розмір, країна, фірма, ціна, кількість, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі види дитячого взуття, зробленої в Україні.
3. Створити наступні запити:
a) вивести всі види взуття темних кольорів для дівчинок;
b) вивести види дитячого взуття, кількість якої більше 50 пара.
Варіант 28
«Магазин зошитів і блокнотів»
1. Відомості: найменування, розмір, ціна, число сторінок, кріплення (пруж., скр), країна, фірма, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести всі відомості про зошити, дешевше 4 гривень.
3. Створити наступні запити:
a) вивести розміри всіх пружинних блокнотів і їхньої ціни;
b) вивести всі найменування товарів із числом сторінок більше 60.
Варіант 29
«Магазин ламп»
1. Відомості: напруга, розмір (бол., порівн., малий.), ціна, кількість, дата випуску, країна, фірма, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести напругу ламп середнього й малого розміру , зроблених у Польщі.
3. Створити наступні запити:
a) вивести відомості про лампи в 100 ват і в кількості не менш 50;
b) вивести напругу всіх ламп вітчизняного виробництва.
Варіант 30
«Домашня аптека: вітаміни в таблетках»
1. Відомості: назва, вид (взр., дет.), фірма, країна, ціна, число впакувань, дата випуску, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити другу таблицю за допомогою запиту: вивести назву вітчизняних вітамінів для дорослих.
3. Створити наступні запити:
a) вивести Назви вітамінів, ціна на які менш 20 гривень ;
b) вивести Назви всіх дитячих вітамінів і число впакувань.
Варіант 31
«Склад цукерок (вагарень)»
1. Відомості: назва, вид (шок., кар., ірис і т.д.), ціна за кг, кількість, дата реалізації, кондитерська фабрика, про продукцію фабрики-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назву цукерок зі строком реалізації 3 місяці, кількість яких більше 30 кг.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви шоколадних цукерок, ціна яких вище 50 гривень ;
b) вивести назви карамелі, зробленою фабрикою Червоний Жовтень.
Варіант 32
«Склад цукерок ( в упакуванні)»
1. Відомості: назва, вага, ціна, кількість, дата реалізації, кондитерська фабрика, про продукцію фабрики-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назву цукерок, строк реалізації яких 3 місяці й кількість більше 20 упакувань.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви всіх цукерок, вага яких більше 350 грам;
b) вивести назви всіх цукерок, зроблених фабрикою Покрив.
Варіант 33
«Склад розчинної кави»
1. Відомості: назва, вага, ціна, кількість банок, фірма-виробник, про продукцію фірми-виробника (назва продукту (заповнюється з довідника найменувань продукції), кількість, ціна).
2. Створити таблицю за допомогою запиту: вивести назву кава, зробленої в Бразилії, кількість банок якого більше 30.
3. Створити наступні запити:
a) вивести назви всіх банок кава вагою 100 грам з Індії;
b) вивести назви й вагу всіх банок кава, дешевше 20 гривень.
Практичне заняття № 4.1
Створення шаблонів юридичних документів з полями форм
Мета заняття:Вивчити методи створення шаблонів типових серійних документів з використанням полів форм.
Перелік питань, що підлягають вивченню:
1. Підготовка тексту головного документа – зразка.
2. Захист документа.
3. Збереження документа як шаблона Word.
4. Створення конкретного юридичного документа на основі захищеного шаблона з полями.
Створення електронних форм для юридичних документів.
У сучасному діловодстві спостерігається тенденція до стандартизації документів. Велику частину документообігу складають форми, тобто типові документи, у яких міняються тільки окремі поля, а основна частина залишається незмінною. Текстовий редактор Word 97/2000 підтримує роботу з трьома видами форм:
· друковані форми, що заповнюються і використовуються за допомогою текстового процесора і мають на увазі створення твердої копії форми, тобто її друкування.
· форми Web, тобто інтерактивні форми, що заповнюються і використовуються за допомогою технологій Інтернет
· поштові форми, що заповнюються і використовуються за допомогою електронної пошти
Ми обмежимося найбільш традиційним, першим типом. Як приклад візьмемо типовий договір. Для підготовки за допомогою комп'ютера друкованих форм використовуються три основних способи:
· Можна використовувати звичайний документ, що являє собою вже заповнену форму як зразок для нової форми. Відповідні частини зразка заміняються новою інформацією, і виходить новий екземпляр, що і друкується.
· Можна заздалегідь віддрукувати типографським способом бланки форми, а потім заповнювати їх від руки чи вводити інформацію в заготовлені порожні поля бланка.
· Можна підготувати особливий документ, що дозволяє тільки вводити інформацію певним чином і захищений від інших змін.
Перший спосіб не вимагає ніяких спеціальних засобів, але незручний і чреватий помилками. Другий спосіб був (на жаль, ще є) характерний для ручного діловодства. В даний час друковані бланки стрімко зникають з побуту сучасного офісу, за винятком тих випадків, коли порожній бланк сам по собі є документом строгої звітності. Засоби Word дозволяють трактувати другий випадок як окремий випадок третього. Третій спосіб, що заснований на використанні документів особливого типу, і буде предметом розгляду в цьому параграфі.
Вправа №1. Створення електронної форми договору.
Допустимо, що є якийсь зразок незаповненого типового договору, що ми хочемо перетворити в інтерактивну форму.
1. Створимо новий текстовий документ, що є зразком договору (сильно спрощеного). Наберіть текст договору, приведений нижче. У цьому договорі поля для заповнення відзначені двома "підкреслюваннями" __ (тобто двома символами «підкреслення», що вводяться за допомогою комбінації клавіш: Shift +"Знак-мінус"). У нашому прикладі таких крапок буде сім (дата над назвою міста не буде полем форми). Наше перше завдання полягає в тому, щоб уставити замість них спеціальні об'єкти, називані полями форми. У зразку договору ці місця спеціально виділені за допомогою заливання __ .
Відкрийте новий порожній документ і наберіть у точності весь цей договір:
ВИДАВНИЧИЙ ДОГОВІР № __
__
м. Дніпропетровськ
Видавництво “Цікаве читання”, іменоване надалі “Видавництво”, в особі директора Петренко Я. П., що діє на підставі Статуту, і __ , іменований надалі “Автор”, уклали договір про нижченаведене:
1. Предмет договору
1.1. Автор передає чи зобов'язується створити і передати право Видавництву для видання свого твору __ , іменованого надалі “Твір”, терміном на три роки з дня схвалення його Видавництвом.
1.2. Вимоги до оформлення матеріалу:
· Автор передає Видавництву текст і ілюстрації Твору на магнітному носії;
· текст повинний бути підготовлений засобами текстового процесора Word.
1.3. Термін здачі робіт за договором __ .
2. Вартість робіт і порядок розрахунків
2.1. За виконану і прийняту Видавництвом роботу Автору виплачується винагорода в сумі __ гривень за один авторський аркуш Твору (40 000 друкованих знаків).
3. Порядок здачі і приймання робіт
3.1. При завершенні роботи над Твором Автор надає Видавництву акт про приймання робіт.
4. Відповідальність сторін
4.1. За невиконання чи неналежне виконання зобов'язань за цим договором Автор і Видавництво несуть матеріальну відповідальність.
4.2. Суперечки, не урегульовані угодою сторін, вирішуються у судовому порядку відповідно до чинного законодавства.
5. Права сторін на результати роботи за дійсним договором
5.1. Авторське право на Твір належить Автору.
5.2. Інформація про авторські права Автора повинна бути присутньою у вихідних реквізитах Твору.
6. Адреси і розрахункові рахунки сторін
ВИДАВНИЦТВО: ТОО “Цікаве читання”;
адреса: 94456, м. Дніпропетровськ, вул. Огіркова, 3.
Розрахунковий рахунок: Кіровський філіал АТ ПСБ р/р 9876543210, МФО 123456.
АВТОР: __ паспорт __
Від Видавництва Автор ………………...
_______________ Я.П. Петренко ________________
 |
2. Викличемо панель інструментів Формы. Для цього виконаємо дії: Вид > Панели инструментов > Формы. Робота з полями форми виконується за допомогою панелі інструментівФормы.Кнопки цієї панелі інструментів описані в таблиці в тому порядку, у якому вони присутні на панелі інструментівФормы.
| Назва кнопки | Опис |
| Текстовое поле | Вставляє в позицію курсору поле форми типу "текстовое поле" з параметрами за замовчуванням. Використання цієї і трьох наступних кнопок буде продемонстровано нижче на прикладах. |
| Флажок | Вставляє в позицію курсору поле форми типу "флажок" з параметрами за замовчуванням (для введення інформації тільки типу «ТАК» – «НІ»). |
| Поле со списком | Вставляє в позицію курсору поле форми типу "поле со списком" з параметрами за замовчуванням |
| Параметры поля формы | Відкриває діалогове вікно для настроювання параметрів, що відповідає виділеному полю форми |
| Нарисовать таблицу | Відображає панель інструментівТаблицы и границы і включає режим малювання таблиць. Звичайно використовується, якщо форма має вид розграфленого бланка |
| Добавить таблицу | Додає таблицю, в осередки якої можна вставляти поля форми. Використовується в тих же випадках, що і попередня кнопка |
| Вставить рамку | Додає рамку, у яку можна вставити поле форми. Рамку з полем можна вільно рухати по сторінці. Використовується при створенні форм, значення полів яких передбачається друкувати на типографських бланках |
| Затенение полей форм | Якщо ця кнопка натиснута, то поля форми затінюються сірим фоном |
| Защита формы | Установлює такий режим захисту, при якому можливе тільки введення значень у поля форми, але неможливе редагування основного тексту і настроювання параметрів полів форми |
Спочатку розставимо в документі договору поля форми в тім же порядку, у якому буде заповнюватися форма договору (зверху вниз). Перше поле – це номер договору.
3. Виділіть два символи підкреслення праворуч від символу «№» у першому рядку договору.
4. На панелі інструментів «Формы» клацніть по передостанній кнопці (по тій, що перед «замочком»), а потім по крайній лівій кнопці «Текстовое поле», у договорі на місці виділення з'явиться миготливий вертикальний курсор.
5. На панелі «Формы» клацніть по кнопці "параметры поля формы" (четверта кнопка ліворуч). З'явиться діалогове вікно «Параметры текстового поля».(Слід зазначити, що різним типам полів будуть відповідати різні діалогові вікна параметрів.)
6. У цьому діалоговому вікні установіть параметри: Тип: число; Число по умолчанию: 1; Формат числа: 0(тобто номер договору – ціле число, хоча в загальному випадку можливий і інший варіант текстового поля).
7. У цьому ж діалоговому вікні клацніть по кнопці «Текст справки». З'явиться діалогове вікно «Текст справки для поля формы» . У ньому поставте прапорець (крапку) у коло з підписом «Текст справки» і нижче, у поле з миготливим курсором уведіть текстдовідки:«Уведіть номер договору». У цьому випадку, коли ви будете вводити інформацію в створене поле при підготовці конкретного варіанту договору, набраний вами текст буде відображатися в рядку стану документа Word . Можна змінити спосіб видачі довідки. Для цього в діалоговому вікні "Текст справки для поля формы" після уведення тексту довідки необхідно нажати кнопку "Клавиша F1".
8. Натисніть «ОК» і ще раз «ОК».
Панель інструментів "Формы" не закривайте, а відбуксируйте поки її нагору до панелей інструментів чи у будь-яке зручне місце на екрані.
Примітка.Виконані нами дії перший раз виглядають досить складно, але насправді мова йде про послідовне натискання двох кнопок на панелі інструментівФормы і завдання параметрів у двох діалогових вікнах. Перше приведене вікно визначає параметри поля. Різним типам полів форми відповідають різні діалогові вікна параметрів. Друге діалогове вікно служить для створення довідки по даному полю. Це вікно однакове для всіх типів полів форми.
Наступна перемінна частина договору — це дата договору. Дата теж вставляється як поле, але це буде не поле форми, а буде просто поле дати, що заповнюється автоматично поточною датою із системної дати Вашого комп'ютера під час підготовки конкретного договору.
9. Виділіть, як і в пункті 3, два символи «підкреслення» якими відзначене місце для дати договору.
10. Далі виконайте: Вставка > Дата и время і виберіть Формат > 30 Марта 2000 г. >установіть прапорецьý- Обновлять автоматически >даліОК
_____________________________________________________________
Наступне поле — прізвище виконавця (замовник, тобто видавництво, вважається фіксованим). Це поле можна оформити як текстове якщо тільки один можливий виконавець - автор, але ми допустимо, що видавництво працює з деякою кількістю постійних авторів і оформимо це поле як список авторів, з якого варто вибрати тільки одного.
11. Виділіть місце під нове поле, де повинно бути прізвище виконавця (виконавців може бути декілька), і клацніть по третій ліворуч кнопці панелі інструментів «Формы» - «Поле со списком».
12. Клацніть по кнопці «Параметры поля формы…»
13. У вільне віконце над яким написано «Элемент списка» уведіть Прізвище І. та по Б. і натисніть «Добавить», потім інше Прізвище І. та по Б. і натисніть «Добавить» , аналогічно введіть ще дані про двох – трьох виконавців.
14. Довідку по цьому полю введемо наступну: «Виберіть зі списку потрібного виконавця».
15. Далі в договорі потрібно ввести поле «Назва твору» – це просте текстове поле. Зробіть цей пункт самостійно.
16. Далі необхідно ввести поле "Термін здачі роботи". Це теж текстове поле, але іншого типу: не число, а дата. На панелі інструментів «Формы» клацніть по крайній лівій кнопці «Текстовое поле».
17. На панелі «Формы» клацніть по кнопці «Параметры поля формы» (четверта кнопка ліворуч). З'явиться діалогове вікно «Параметры текстового поля».
18. У цьому діалоговому вікні установіть параметри: Тип: дата; Формат даты: дд.мм.гг .
19. У цьому ж діалоговому вікні клацніть по кнопці «Текст справки». З'явиться діалогове вікно «Текст справки для поля формы» . У ньому поставте прапорець (крапку) у коло з підписом «Текст справки» і в поле з миготливим курсором уведіть текст «Уведіть дату терміну здачі роботи у вигляді дд.мм.гг".
20. Натисніть «ОК» і ще раз «ОК».
21. Далі необхідно оформити поле "Винагорода за авторський аркуш" і поле "Винагорода за ілюстрацію" — це текстові поля форми, у які повинні вводитися числа, корисно також передбачити значення за замовчуванням і формат значень. Ці поля оформіть аналогічно з урахуванням змін: Тип > Число > Число по умолчанию – потрібно ввести конкретне число > Формат числа > 0,00
22. Далі аналогічно оформіть два останні поля.
23. Поки що наш документ — це звичайний текстовий документ з полями форми. Уся різниця полягає в тому, що введені поля форми підсвічені сірим кольором й у них не попадає курсор введення.
Документ перетворюється в інтерактивну форму одним із двох способів:
а) натиснути кнопкуЗащита формы панелі інструментівФормы,
б) виконати дії: Сервис > Установить защиту... > у діалоговому вікні "Защита документа" установіть у списку "Запретить любые изменения кроме"прапорець "Ввода данных в поля форм".
Отже наш документ перетворився в інтерактивну форму, яку можна заповнити, зберегти на диску і надрукувати. Можна натиснути на кнопку Сохранить стандартної панелі інструментів. Одержимо просто документ із полями форми. Можна звичайно робити так: відкривати вже заповнену форму договору, заповнювати її і зберігати під новим ім'ям. Але набагато доцільніше скористатися механізмом шаблонів MS Word !
24. Для того, щоб створити шаблон на основі нашої форми потрібно взяти незаповнену та захищену форму з полями і зберегти її як шаблон: Файл > Сохранить как> вибрати зі списку типів документівШаблон документа > вибрати дисковод і, якщо необхідно,створити папку > відкрити створену папку > задати ім'я файлу (тобто шаблона) > Сохранить.
25. Тепер можна створювати скільки завгодно договорів з різним змістом полів по готовому захищеному шаблону форми з полями. Для цього потрібно відкрити необхідний шаблон через меню Файл>Создать, з'явиться новий документ із текстом договору, а курсор буде знаходиться у полі номера договору, де за замовчуванням вже існує цифра 1. Уведіть новий номер, наприклад 323, натисніть на Tab . Курсор після цього перейде до нового поля введення. Уведіть знову необхідне значення поля і так далі. Після введення останнього поля збережіть новий договір як звичайний файл Word з відповідним ім'ям. (Якщо після введення значення останнього поля натиснути на Tab - курсор знову попаде на перше поле, тобто можна відразу ж переходити до підготовки нового варіанта договору.) Отриманий документ можна також надрукувати в потрібній кількості екземплярів.
Висновки: Ми створили не дуже складну шаблон-форму юридичного договору. У юридичній і діловій практиці уміння використовувати шаблони - форми з полями має важливе значення, тому що при цьому завжди гарантується незмінність основної частини документа і заощаджується час на підготовку документів. У нашій роботі далеко не вичерпані всі можливості використання полів форм, наприклад можна в одні поля вводити числові значення, при цьому інші поля можуть містити формули, що використовують уведені значення. Дана робота є тільки введенням у створення шаблонів документів з використанням полів форм.
Контрольні питання і завдання:
1. Що таке форми в документообігу?
2. Які існують форми?
3. Як викликати панель Формы?
4. Чим відрізняється звичайний документ із полями від шаблона з полями?
5. Як зняти захист шаблона?
6. Як установити захист?
7. Як на основі отриманого шаблона створити новий шаблон?
8. Придумайте самостійно який-небудь простий документ з 3 – 4 полями, що вигідно зробити з полями і створіть його самостійно.
Практичне заняття № 4.2 (2 год.)
Створення в текстовому процесорі Word серійних документів на основі злиття даних таблиць з бланком документа.
Перелік питань, що підлягають вивченню:
1. Створення головного документа – зразка;
2. Побудова джерела даних;
3. Розміщення полів даних;
4. Злиття головного документа з даними таблиці;
5. Перевірка правильності злиття;
6. Використання результатів злиття (відправлення в новий документ, на принтер) зі збереженням в окремому файлі.
Вступ.
У діловій практиці часто приходиться готувати так називані "серійні" документи. Це листи, наклейки на листи і т.д. Суть злиття полягає в тому, що ви берете документ, наприклад зразок листа, і таблицю з прізвищами та адресами людей, яким потрібно розіслати цей лист, а потім, автоматично поєднуючи зразок документа з таблицею, генеруєте набір листів. Усі копії вихідного листа "успадковують" загальний текст, але містять різну інформацію в області адреси і прізвища одержувача, що заповнюється на основі таблиці даних. Результат такого об'єднання можна друкувати, зберігати у файлі, відправляти по електронній пошті і т.д.