Информация как элемент управления
Схема классификации методов исследования систем управления приведена на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Методы исследования систем управления
Информация как элемент управления и предмет управленческого труда должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.
Информационное обеспечение – это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:
1) первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;
2) схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели).
Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения: элементный, т.е. совокупность данных, характеристик, признаков; системный, т.е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.
При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.
Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления
Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена: первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов; вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации; информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта; информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов; интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность.
Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.
Экономическая информация обладает рядом особенностей:
- в основной массе она имеет дискретную форму преставления; выражается в цифровом или алфавитно-цифровом виде;
- отражается на материальных носителях (документах, магнитных лентах, дисках и т.д.);
- ее большие объемы обрабатываются в установленных временных пределах, зависящих от ее конкретных функций, чаще всего - это циклическая регулярная обработка;
- исходная информация, возникающая в одном месте, находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;
- объемы исходной информации достигают больших размеров при относительно малом числе операций ее обработки;
- исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению.
Исключительно важными требованиями к экономической информации в системах управления производством являются требования своевременности, полноты и достоверности, которые следует неукоснительно выполнять при организации обработки экономической информации.
При создании информационного обеспечения ориентируются на усредненную, выровненную потребность в информации руководителей и специалистов. Особое место здесь занимает информация об управлении, в которой отражаются прогрессивные приемы и методы организации управления.
В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т.е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.
Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов (табл. 3.1).
Таблица 3.1