Комп'ютеризація обліку грошових коштів
"1С: Бухгалтерия 7.7"
Для здійснення розрахунків готівкою кожне підприємство повинне мати касу і вести касову книгу за встановленою формою. Розмір сум готівки в касі обмежений встановленим лімітом.
Готівка може надходити до каси підприємства з обслуговуючого банку чи від покупців за іншими підставами.
Основними документами, що оформлюють оприбуткування і витрачання коштів з каси підприємства, є прибуткові і видаткові касові ордери відповідно.
Для обліку наявності і руху наявних коштів у типовій конфігурації використовуються субрахунки ЗОЇ "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті". В Плані рахунків конфігурації для субрахунку 302 встановлена ознака ведення валютного обліку.
Для автоматичного оформлення операцій, пов'язаних з надходженням наявних коштів до каси підприємства в типовій конфігурації передбачено документ "Приходний кассовьій ордер" (див. рис. 4.98), який може реєструвати різні за змістом і по-різному віддзеркалюваних в обліку операції. Реквізит "Вид операции" екранної форми документа може приймати різні значення відповідно до порядку оприбуткування грошових коштів в касу:
1) від підзвітних осіб;
2) від покупців і замовників:
3) з поточного рахунку;
4) з інших джерел.
У групі "Касса" потрібно вказати касу з відповідного довідника і черговий номер для друкованої форми прибуткового касового ордера. Програма здійснює автоматичну нумерацію прибуткових і видаткових документів, в даному випадку, за замовчуванням програма пропонує черговий номер, збільшуючи на одиницю поточне значення відповідного реквізиту обраного елемента довідника
Група "Аналшпика, первое собьітие містить реквізити для вибору кореспондуючого бухгалтерського рахунку, аналітики по ньому й аналітики по ПДВ. При одержанні грошей від підзвітної особи реквізит "Субконто" буде пропонувати вибір з довідника "Сотрудники", при надходженні грошей з банку - з довідника "Счета нашей фирмьі", в інших випадках - з довідника "Контрагенти". У випадку надходження грошей від покупця необхідно вибрати замовлення, що оплачується. Для вибору замовлення призначена кнопка "...". При натисканні на неї відкривається журнал "Отбор заказав по контрагенту". У ньому будуть відібрані тільки замовлення, зазначені в реквізиті "Субконто" покупця. Подвійний натиск на рядку із замовленням призведе до вибору замовлення в реквізит "Заказ". Після цього вікно журналу можна закрити і продовжити заповнення ордеру.
В розділі "Аналитика, первое собьітие" суми попереднього відвантаження, необхідні для правильного формування проводок по першій події, можуть бути розраховані автоматично чи безпосередньо зазначені вручну в діалоговій формі документа. Для введення суми і ПДВ попереднього відвантаження потрібно встановити параметр "Указать сумму отгружи вручную". Сума вказується у валюті обраної каси.
Реквізит "Расход (доход)" групи "Валовьіе доходьі/расходьі" може приймати значення: "+" - віднести операцію до валових доходів, "-" -віднести операцію до валових витрат, "О" - не відносити ні до доходів, ні до
________Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп 'ютерних програм_________
витрат. У реквізиті "Субконто" вказується аналітика рахунку обліку валових доходів (витрат).
Джерело надходження готівки в касу встановлюється шляхом вибору відповідного елемента із запропонованого списку в реквізиті "Вид приходи депег".
В деяких випадках прибутковий касовий ордер не повинен формувати бухгалтерських проводок. Наприклад, у випадку одержання коштів' з поточного рахунку проводки можуть бути сформовані документом "Баиковская виписка", тому проведення ордера призведе до подвоєння сум в обліку. Для того, щоб уникнути подібних ситуацій, призначено параметр "Только зарегистрировать".
Реквізити "Основание", "Приложение", "По документу", "Кассир", "Примечание" використовуються для формування друкованої форми документа.
Витрачання готівки, яка знаходиться в касі, оформлюється видатковим касовим ордером.
Для автоматичного оформлення операцій, пов'язаних з витрачанням грошових коштів з каси підприємства в типовій конфігурації передбачено документ "Расходньїй кассовьш ордер" (рис. 4.99).
Рис. 4.99. Документ "Расходньїй кассовьш ордер"
Перше поле цього документу призначене для введення номеру документу, при чому першому документу автоматично присвоюється номер
"000001". В другому полі вказується дата складання документу. Всі інші дані цього документу заповнюються аналогічно до щойно розглянутого ЇЖО, з різницею лише в тому, що ВКО складається на видачу готівки з каси.
Слід відмітити, що у типовій конфігурації передбачена константа "Проводки только кассовьіми ордерами". Якщо вона встановлена в значення "Да", то всі рухи наявних коштів підприємства повинні бути оформлені тільки касовими ордерами, оскільки проведення будь-яких інших документів, що оформлюють оприбуткування або витрачання готівки з каси підприємства не викликає формування проводок в кореспонденції з рахунком ЗО "Каса". В цьому випадку типова конфігурація буде містити повну інформацію для формування касової книги. В іншому випадку (константа встановлена в значення "Нет") для проводок, сформованих іншими документами, що оформлюють рух готівки, не можна буде встановити номер відповідного прибуткового (видаткового) касового ордера.
Всі надходження і витрачання готівки підприємства відображаються в касовій книзі.
Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована й опечатана сургучевою або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника і головного бухгалтера даного підприємства.
Записи до касової книги здійснюються касиром відразу ж після одержання чи видачі грошей по кожному ордеру. Крім того, щодня наприкінці робочого дня касир підраховує підсумок за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає в бухгалтерію як звіт касира другий відривний лист (копію записів у касовій книзі за день) із прибутковими і видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі. Для формування звіту по касових операціях у типовій конфігурації призначений звіт "Кассовая книга". Даний звіт формується на підставі проводок з рахунком ЗО "Каса".
Для складання звіту вибирається пункт "Кассова книга" в меню "Отчетьі" головного меню й у формі введення вказується період (дата), за який необхідно сформувати звіт, номер листа касової книга і каса, для якої буде сформовано даний звіт (рис. 4.100).
При встановленні довільного періоду формування звіту він буде сформований на кожен касовий день окремим листом касової книги.
Каса вибирається з довідника "Счета нашей фирмьГ, тому можна одержати касову книгу для кожної готівки окремо, наприклад, для готівки в гривнях, в доларах тощо. Якщо реквізит "Касса" діалогової форми запиту залишити незаповненим, то звіт сформується по всій готівкових коштах в касі у гривневому покритті.
У формі запиту параметрів звіту можна також визначити форму останнього листа касової книги: чи буде це звичайний лист, останній лист у місяці чи в році. Крім того, якщо як період формування звіту обрано один день, то додатково можна вказати суму, виплачену з каси підприємства.
Для формування звіту необхідно натиснути кнопку "Сформировать" чи кнопку "ОК".
Сформований звіт відкривається у вигляді табличного документа, який потім може бути роздрукований. При використанні кнопки "ОК" після формування вікно форми настроювання параметрів звіту закривається. При використанні кнопки "Сформировать" вікно залишається відкритим, що дозволяє змінити параметри звіту і сформувати інший звіт.
Сформований звіт буде містити залишки на початок дати по рахунку ЗО по обраній готівці (чи по всіх коштах підприємства), всі проводки по рахунку
ЗО по обраній готівці за цю дату, а також підсумкові обороти і залишок на кінець дня.
Облік операцій на поточному рахунку
В процесі фінансово-господарської діяльності у підприємства виникають розрахункові відносини з
постачальниками матеріальних цінностей і послуг, із замовниками послуг і покупцями продукції, з фінансовими органами, банками, з працівниками підприємства та іншими підприємствами і особами. Розрахунки між підприємствами здійснюються переважно в безготівковій формі. Безготівкові розрахунки здійснюються шляхом перерахування грошових коштів з поточного рахунку платника на рахунок одержувача.
Для збереження безготівкових коштів і здійснення всіх видів розрахункових, кредитних і касових операцій юридичним особам та фізичним особам банки відкривають рахунки.
З поточного рахунку здійснюються операції, що забезпечують комерційну й іншу діяльність підприємства (розрахунки за запаси з постачальниками і покупцями продукції; надані і отримані послуги; одержання заробітної плати і сплату обов'язкових платежів; сплату платежів до бюджету та інших державних фондів; операції, пов'язані із забезпеченням власних потреб та інші, відповідно до статутної діяльності підприємства).
Оскільки підприємство може мати декілька поточних рахунків в різних банках, то в типовій конфігурації облік на рахунку 31 "Рахунки в банку" ведеться в розрізі субконто "Наши денежньїе средства", що має тип довідника "Счета нашей фирмьі".
Приймання та видачу грошей і безготівкові перерахування банк здійснює на підставі розрахунково-грошових документів встановленої форми, одним з яких є платіжне доручення.
Для виписки платіжних доручень у типовій конфігурації передбачено документ "Платежное поручеіше" (див. рис. 4.101).
Платіжні доручення нумеруються окремо по кожному з поточних рахунків.
У реквізиті "Р/счет" вибирається той рахунок, з якого передбачається здійснити платіж. Черговий номер вихідного документа по обраному поточному рахунку автоматично пропонується в реквізиті "Номер платежки".
Рис. 4.101. Документ "рлатежное поручение"
Якщо платіжне доручення оформлюється на перерахування податків, внесків, інших обов'язкових платежів, слід встановити параметр "Оплата налога/отчисления", після чого в реквізиті "Вид чалого" вибрати з довідника "Налоги й отчислепия" відповідний вид податку.
У реквізиті "Контрагент" вибирається підприємство, якому перераховуються гроші. Рахунок обліку взаєморозрахунків з контрагентом (рахунок обліку розрахунків з бюджетом, державними цільовими фондами) вказується в реквізиті "Счет". У випадку оплати чи повернення грошей постачальниками покупцям необхідно також зазначити замовлення. Для вибору замовлення призначена кнопка "...". При натисканні на неї відкривається журнал "Отбор заказав". Подвійне клацання на рядку із замовленням призведе до вибору замовлення в документі "Платежное поручение".
При виборі замовлення сума і ПДВ автоматично заповнюються з залишку по обраному замовленню, їх також можна відкоригувати вручну.
Для заповнення призначення платежу можна скористатися списком типових призначень платежу, обраних з довідника "Назначение платежа".
При проведенні документ "Платежпое поручеіше" не формує бухгалтерських проводок. Факт руху грошей на поточному рахунку в типовій конфігурації відображається документом "Бапковская виписка".
Уповноважені представники чи підприємства, що мають право підпису грошових документів, періодично одержують з банку виписку з поточного рахунку, тобто перелік здійснених за звітний період операцій з додатком відповідних первинних документів.
Для відображення операцій, пов'язаних з рухом коштів підприємства по поточних рахунках у гривнях і у валюті в типовій конфігурації призначений документ "Банковская виписка" (рис. 4.102).
Рис. 4.102. Документ "Банковская виписка"
Слід зазначити, що типова конфігурація вимагає внесення окремих банківських виписок по поточних рахунках підприємства.
Реквізит "Расчетньїй счет" призначений для зазначення грошового рахунку з довідника "Счета нашей фирмьГ.
Кожен рядок табличної частини відповідає одному платежу. Специфікацію табличної частини документа варто заповнити в наступній послідовності:
*Ь встановити ознаку того, який платіж реєструється: вхідний ("+" -надходження грошей на поточний рахунок), чи вихідний ("-" - витрачання грошей);
*Ь визначити вид надходження (витрачання грошей) шляхом вибору відповідного елемента із запропонованого списку в реквізиті "Вид прихода/расходов";
__. /4Ґ*\& __ __
Розділ 4. Бухгалтерський обпік із застосуванням комп'ютерних програм
Ч> визначити кореспондуючий рахунок до рахунку 31 "Рахунки в банках";
Ч> вибрати із запропонованого списку вид ПДВ по даній операції; Ч» вибрати об'єкт аналітичного обліку кореспондуючого рахунка; Ч> вказати те замовлення покупця (постачальника), по якому надходять (витрачаються) гроші в тих випадках, коли платежі відносяться до взаєморозрахунків з покупцями і постачальниками. Для зручного заповнення інформації про платежі, пов'язані із взаєморозрахунками, можна використовувати кнопку "Подбор по заказом". При натисканні на дану кнопку відкривається спеціальний журнал "Отбор заказав по контрагенту". Цей журнал надає деякі додаткові можливості. По-перше, для кожного замовлення відображається його поточне сальдо взаєморозрахунків, що може бути виведене або безпосередньо в списку, або окремо в інформаційному рядку, в залежності від обраного режиму в реквізиті "Способ отражения", по-друге, в цьому журналі можна виконати добір по конкретному клієнті, тобто зробити так, щоб відображалися тільки замовлення цього клієнта. Подвійний натиск миші на рядку із замовленням призведе до додавання у виписку нового рядка;
Ч> ввести суму з ПДВ і ПДВ платежу (за замовчуванням пропонується підсумкова сума з ПДВ і підсумкова сума ПДВ документа-замовлення);
Ч> встановити в реквізиті "Д/Р" ознаку належності операції, зазначеної в рядку, до валових доходів ("+"), або до валових витрат ("-"). Якщо в цьому реквізиті вказати "О", то це буде означати, що операція не відноситься ні до валових доходів, ні до валових витрат;
%> вибрати об'єкт аналітики по валових доходах (валових витратах); Ч> ввести інформацію про дану операцію, що буде виведена як текстовий коментар у сформованих по поточному рядку проводках.
Якщо реквізит "Указ. отгр. ?" установити в значення "Да" у реквізитах "Сумма Отгр." і "НДС Отгр." стають доступними для редагування сума і ПДВ попереднього відвантаження (оприбуткування) по даному замовленню. Частину інформації щодо платежів підприємства можна внести в документ "Банковская виписка" автоматично, використовуючи інформацію з виписаних платіжних доручень, для чого призначена кнопка "Заполнить по платежкам". При цьому можна здійснити добір платіжних доручень, виписаних тією ж датою, що й банківська виписка (опція "За дату документа"), або виписаних протягом довільного періоду.
___ ___. А ҐХИ _______
Кнопка "?" призначена для розрахунку підсумкової суми надходження і витрачання коштів по виписці.
Набір сформованих документом проводок залежить від виду оформлених ним платежів і позиціювання його в ланцюжку взаєморозрахунків підприємства з покупцями (постачальниками).
Якщо заповненою випискою оформлюється зарахування коштів від покупця, в результаті якого у підприємства виникає податкове зобов'язання, то при її проведенні буде сформований документ "Налоговая накладная" (за умови, що константа "Автоматического создапия пологових накладних" встановлена в значенні "Да").
Облік операцій з І Для розрахунків в межах діючого законодавства в ^мноювапютою_\ безготівковій і наявній іноземній валюті при здійсненні операцій, визначених законодавством України про валютне регулювання, підприємство в банку відкриває поточні рахунки в іноземній валюті.
Облік іноземної валюти на рахунках в установах банків підприємствами ведеться на наступних субрахунках рахунку 31 "Рахунка в банках": 312 "Поточні рахунки в іноземній валюті", 314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті" в розрізі субконто "Наши депежньїе счета", що має тип довідника "Счета нашей фирліьі".
Всі операції по валютному рахунку реєструються на підставі банківських виписок, в яких зазначається валютна сума (вхідне сальдо на початок дня, суми по операціях, сальдо на кінець дня), і докладених до них виправдовуючих документів.
Для фіксації операцій по валютних рахунках у національній валюті здійснюється перерахування іноземної валюти за курсом НБУ, що діє на дату виписки розрахунково-платіжних документів.
Перерахування вартості майна і зобов'язань підприємства, вираженої в іноземній валюті здійснюється в день здійснення операції з іноземною валютою, а також на дату складання бухгалтерської звітності.
Курсові різниці по операціях в іноземній валюті в бухгалтерському обліку визначаються як різниця між оцінкою валютних активів і пасивів на дату складання бухгалтерського звіту за попередній звітний період і на дату фактичного здійснення розрахунку (надходження, сплати коштів), чи на дату складання бухгалтерського звіту за звітний період за курсом НБУ.
Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп'ютерних програм
В податковому обліку курсова різниця визначається в результаті перерахування балансової вартості іноземної валюти на останній день звітного періоду балансової вартості валюти і включається відповідно до валового доходу чи до валових витрат підприємства - платника податку.
Облік балансової вартості валюти в податковому обліку на активних валютних рахунках, тобто рахунках обліку наявності і руху валютних коштів, ведеться в типовій конфігурації на позабалансовому рахунку ВЛ "Балансовая стоимость валюти (пологовий учет)" у розрізі субконто "Наши денежньїе счета". Це означає, що при проведенні всіх документів, що оформляють рух наявних чи безготівкових коштів підприємства в іноземній валюті, додатково до стандартних проводок в бухгалтерському обліку формується проводка по дебету (кредиту) рахунку ВЛ на суму балансової вартості, що надійшла (списаної іноземної валюти).
Для відображення в обліку зарахування чи списання коштів по валютному рахунку в типовій конфігурації призначений документ "Бапковская виписка", за допомогою якого можна обробляти як гривневі, так і валютні банківські виписки. Заповнення реквізитів валютної виписки здійснюється в тому ж порядку, що і для виписки з гривневого поточного рахунку, з тією лише різницею, що в реквізиті "Расчетний счет" вказується відповідний валютний рахунок підприємства з довідника "Счета нашей фирмьГ.
В процесі господарської діяльності на підприємстві можуть виникнути операції, пов'язані з продажем і покупкою безготівкової іноземної валюти. Типова конфігурація містить документи, які дозволяють їх автоматизувати.
Документ "Покупка валюти" (див. рис. 4.103) призначений для відображення в обліку операції з придбання валюти на Українській міжбанківській валютній біржі (УМВБ).
При заповненні специфікації електронної форми документа, в першу чергу, необхідно вказати валютний рахунок, на який буде оприбутковано валюту, що купується, шляхом вибору його з довідника "Счета нашей фирми" і суму валюти, що купується (без обліку комісійних). В реквізитах "Валюта" і "Курс НБУ відображається валюта обраного поточного рахунку і курс НБУ обраної валюти на дату документа.
Рис. 4.103. Документ "Покупка валюти"
В групі реквізитів "УМВБ" зазначається наступна інформація:
Ч> найменування валюти, яка купується, шляхом вибору її з довідника "Волюти"',
'Ь курс біржі для обраної валюти на дату документу (за замовчуванням підставляється значення реквізиту "Курс УМВБ" довідника "Валюти", що діє на дату складання документу);
Ч> сума валюти, що купується, у перерахуванні на гривні за курсом УМВБ;
^> відсоток від валютної суми, що знімається УМВБ;
"Ь сума комісійних УМВБ у гривнях за курсом УМВБ.
Далі в групі реквізитів "Уполчомочепньш банк" вказується уповноважений банк (аналітика по рахунку 33.3 "Кошти в дорозі в національній валюті"), відсоток комісійних банку у гривнях від суми придбаної валюти. Значення реквізиту "Комиссия (гри)" буде розраховано автоматично.
У групі "Итого (гри)" відображається наступна інформація:
Ч> скільки коштів витрачених на купівлю валюти;
^ загальна сума комісійних у гривнях;
________Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп'ютерних програм
Ч> сума коштів, перерахованих на купівлю валюти.
В поле "Вид доходов" (закладка "Дополиительно") групи реквізитів "Расходьі й доходи" закладки "Дополиительно" потрібно вибрати аналітику рахунку обліку доходів (за замовчуванням 71.4) або витрат у проводках по відображенню курсової різниці.
Тут же повинен бути зазначений рахунок і відповідні статті витрат у проводках по включенню сум сплачених комісійних, суми збору на обов'язкове державне пенсійне страхування у складі операційних витрат підприємства.
Статті валових витрат у проводках, віднесення суми комісійної винагороди, сплаченої банку і біржі, сума збору на обов'язкове державне пенсійне страхування включаються до складу валових витрат і зазначаються в реквізитах "Покупка" і "Пенснонньїй" відповідно.
Після заповнення всіх необхідних реквізитів форми документ потрібно зберегти і провести. При проведенні документа буде сформований відповідний набір бухгалтерських проводок. При цьому балансова вартість придбаної валюти буде відображена по дебету позабалансового рахунку -ВЛ.
Документ "Продажа валюти" призначений для відображення в обліку операцій з продажу валюти на УМВБ (рис. 4.104).
Рис. 4.104. Документ "Продажа валюти"
Заповнення діалогової форми документа починається з вибору гривневого поточного рахунка з довідника "Счета нашей фирмьі", на який надходять виручені від продажу валюти кошти і курсу УМВБ, по якому відбудеться їх зарахування.
Валютний рахунок, з якого уповноваженому банку була перерахована валюта для продажу і власне найменування валюти вказуються в реквізитах "Валютний" і "Валюта".
Далі вказується курс НБУ, по якому відбудеться списання собівартості проданої валюти з рахунка 334 "Кошти в дорозі в іноземній валюті" у кореспонденції з рахунком 942 "Собівартість реалізованої іноземної валюти".
Загальну суму валюти потрібно вказати в реквізиті "Сумма вал".
Балансова вартість валюти буде автоматично розрахована при проведенні документа і відображатися при повторному його відкритті в полі "Балансовая стоимость валюти", але даний реквізит недоступний для редагування.
У групі реквізитів "Уполномочеппий банк" потрібно вказати уповноважений банк (аналітику рахунка 33.4 "Кошти в дорозі в іноземній валюті") шляхом вибору його з довідника "Контрагенти" і відсоток комісійних банку. Значення реквізиту "Комиссия (гри)" буде розраховано автоматично.
У реквізиті "Сумма УМВБ" буде відображена загальна сума коштів в гривнях, отриманих від продажу валюти за курсом УМВБ, у реквізиті "Итого, гри" - сума отриманих гривень без обліку суми комісійної винагороди уповноваженому банку.
На закладці "Дополіштельпо" діалогової форми документа вказуються статті валових витрат або доходів у проводках, включення комісійних і балансової вартості проданої валюти до складу валових витрат, а суми, отримані від продажу валюти - до складу валових доходів підприємства.
Рахунок і стаття витрат у проводці по віднесенню комісійних на рахунок обліку операційних витрат підприємства (за замовчуванням пропонується рахунок 84 "Інші операційні витрати") відображаються в реквізитах "Счет расходов" і "Вид расходов" відповідно.
Після заповнення всіх необхідних реквізитів форми документ потрібно зберегти і провести.
Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп'ютерних програм
При проведенні документу буде сформований необхідний набір бухгалтерських проводок. При цьому балансова вартість проданої валюти буде списана з рахунка ВЛ по відповідному об'єкту його аналітики, тобто7 валютному поточному рахунку підприємства, обраного в реквізиті "Валютний счет".
Облік курсових | Для обліку курсових різниць у меню "Операции" і різниць "Отчети" передбачений набір спеціальних функцій.
Налагодження проводок по курсовій різниці може бути виконана окремо для кожного рахунку, субрахунку і об'єкта аналітичного обліку з врахуванням знаку курсових різниць. Як дані для розрахунку можуть бути задані сальдо й обороти по дебету (кредиту) в будь-якій комбінації. Проводки по курсовій різниці пов'язуються з автоматично сформованими бухгалтерськими довідками.
Розрахунки можуть проводитися на кінець місяця і на задану дату. Крім того, передбачена можливість виконувати щоденний облік і розрахунок курсових різниць. Особливості двох варіантів щоденного обліку курсових різниць наведені в таблиці. 4.13.
Таблиця 4.13. Особливості обліку курсових різниць
| Особливості | Перерахування па задану дату | Щоденний облік і розрахунок курсових різниць |
| Інтервал часу для перерахування | Від початку місяця до заданої дати | Від дати найближчого сальдо за день до дати останньої операції, що передує даті розрахунку; при його відсутності береться сальдо на початок місяця \ |
| Кінцевий курс валюти для розрахунку курсової різниці | На задану дату | На дату останньої операції, що передує даті розрахунку |
| Таблиця "Сальдо за день" | Не змінюється | Розраховане сальдо по рахунку записується в базу даних |
| Формування бухгалтерських довідок і проводок | Окремі довідки по кожному виду документів. Кожному документу відповідає окрема проводка | Довідки по кожній валюті, загальні для всіх документів. Якщо розраховано сальдо на цей день, обороти не перераховуються |
| Повторне виконання | Бухгалтерські довідки коригуються | Створюються нові бухгалтерські довідки з тими ж номерами, але з іншими датами |
В бухгалтерському і податковому обліку важливе значення має порядок визначення й обліку курсових різниць по майну і зобов'язаннях підприємства, вартість яких виражена в іноземній валюті.
===== ,411 ===========
Нагадаємо, що курсові різниці виникають в результаті зміни курсу валют у період між датою бухгалтерського звіту за попередній звітний період і датою фактичного здійснення чи розрахунку.
В бухгалтерському обліку виявлені курсові різниці поділяються на операційні і неопераційні, і, в залежності від значення, відображаються в складі доходів (витрат) підприємства від операційної чи неопераційної діяльності.
Для автоматичного визначення курсових різниць по рахунках обліку майна і зобов'язань підприємства, вартість яких виражена в іноземній валюті, у типовій конфігурації передбачено документ "Переоценка валюти" (рис. 4.105).
Рис. 4.105. Документ "Переоценка валюти" (закладка "Бухгалтерия") За допомогою цього документу здійснюється перерахування вартості
відразу по всіх рахунках (у розрізі конкретних об'єктів аналітичного обліку),
в яких встановлено ознаку ведення валютного обліку.
При проведенні документ перевіряє залишки на відповідних валютних
рахунках'і порівнює валютне сальдо і гривневе покриття по кожній з валют. В бухгалтерському обліку визначені в такий спосіб курсові різниці
будуть включені до складу доходів (витрат) підприємства. При цьому
________Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп 'ютерних програм_________
курсова різниця по всіх рахунках і субконто, зазначених у табличній частині документа, буде вважатися неопераційною, курсова різниця по всіх інших рахунках і субконто - операційною.
Наприклад, якщо в рядку табличної частини документа вказати тільки рахунок, залишивши інші графи незаповненими, то курсові різниці, визначені по всіх субконто цього рахунку, будуть вважатися операційним. Якщо ж задане перше субконто рахунку, але не задане друге субконто, то курсові різниці, визначені по всіх залишках першого субконто в розрізі другого, будуть вважатися неопераційними.
Параметри, необхідні для формування проводок в бухгалтерському обліку, а саме, рахунки і статті витрат для операційної і неопераційної курсової різниці задаються на закладці "Бухгалтерия" діалогової форми документа.
Порядок переоцінки валюти в податковому обліку, регламентований Законом про прибуток підприємства, дещо відрізняється від аналогічної процедури в бухгалтерському обліку. В податковому обліку переоцінці підлягає будь-яка заборгованість в іноземній валюті, включаючи суми авансів. Причому, якщо заборгованість погашають повністю або частково, то її потрібно переоцінювати за курсом НБУ на дату погашення. Крім того, будь-які непогашені на кінець кварталу заборгованості переоцінюють за курсом НБУ на останній день звітного кварталу, а балансова вартість валютних коштів протягом усього звітного періоду (кварталу) не змінюється. Переоцінці підлягають тільки залишки валютних коштів на останній день звітного кварталу за курсом НБУ на цю дату.
В податковому обліку документом будуть сформовані проводки по включенню до складу валових витрат (доходів) курсової різниці, визначеної по залишках на позабалансовому рахунку ВЛ, проводки по валових доходах (витратах) за балансовою вартістю валюти. Курсові різниці по залишках на рахунках обліку зобов'язань підприємства будуть включені до складу валових доходів (витрат) по заборгованостях у валюті. Крім того, документом також буде сформовано відповідні проводки по переоцінці балансової вартості валюти на рахунку ВЛ (рис. 4.106).
Рис. 4.106. Документ "Переоцінка валюти" (закладка "Налоговьій учет") Ознакою формування проводок по валових витратах (доходах) у розрізі зазначеної аналітики (реквізити груп "Воловие доходи", "Валовьіе расходьГ) призначено параметр "Делать проводки по валовим доходам/расходам" закладки "Налоговьій учет".
Переоцінка валюти для цілей бухгалтерського обліку в програмі здійснюється автоматична одночасно з оформленням і проведенням документів, що відображають в обліку рух активів і зобов'язань підприємства в іноземній валюті, а також "примусово" в кінці кожного місяця - за залишками коштів і заборгованості у валюті документом "Переоценка валюти". При цьому параметр у полі "Делать проводки по валовим доходам/расходалГ цього документа не встановлюється.
"Парус-Предприятие 7.11"
Облік касових В програмі "Парус-Предприятие 7.11" для роботи з
операцій документами, які відображають рух наявних коштів
призначений розділ "Кассовьіе документи" (рис. 4.107).
Рис. 4.107. Документ "Кассовьш документ" (закладка "Документи")
Можна створити, заповнити, роздрукувати документ однієї з встановлених форм, а потім сформувати на його підставі господарську операцію. Крім того, на підставі касового документу можна сформувати запис в журналі платежів.
Правила виконання перерахованих вище дій аналогічні правилам для банківських документів, які будуть розглянуті нижче. Зупинимося на особливостях заповнення деяких полів при реєстрації касового документа.
Заповнення полів групи "Платеж", поля "Ставка НДС' і "Ставка НСП" заповнюються програмою автоматично на підставі значень ставок, заданих у зразку касового документа, або вручну.
Поле "Сумма НДС' програма заповнює автоматично за наступними правилами:
1) якщо значення ставки ПДВ більше чи дорівнює одиниці, значення "Сумма НДС' розраховується за формулою:
("Сумма с учетом НДС" * "Ставка НДС"100) / (1+"Ставка НДС"/100);
2) якщо значення ставки ПДВ менше одиниці, значення "Сумма НДС' обчислюється за формулою:
"Сумма с учетом НДС" * "Ставка НДС".
В обох випадках можна вручну виправити розраховане значення. Поле "Сумма НСП" програма заповнює автоматично, за формулою:
"Сумма с учетом НДС" * "Ставка НСП'7100. Це значення також можна вручну виправити.
Поле "Всего" може бути заповнено:
1) вручну;
2) в результаті автоматичного перерахування при зміні значень в інших числових полях групи "Платеж"',
3) на підставі розрахунку за формулою (заданої в полі "Формула" зразка касового документу);
4) на підставі вихідного сальдо рядка відомості взаєморозрахунків (при формуванні документа для погашення дебіторської (кредиторської) заборгованості;
5) виходячи із суми товарного чи платіжного документа (при формуванні на їх підставі касових документів).
Всі числові поля в групі "Платеж" пов'язані між собою формулами перерахування. При цьому: зміна значень вручну в кожному з полів "Сумма с учетом НДС", "Всего", "Ставка НДС' і "Ставка НСП" призводить до автоматичного перерахування значень в інших числових полях групи "Платеж:" (крім полів ставок).
При зміні вручну значення в полі "Сумма НДС' значення в інших числових полях групи "Платеж" залишаються незмінними.
При зміні вручну значення в полі "Сумма НСП" - автоматично змінюється значення в полі "Всего".
Зміна вручну значення в полі "Всего" ініціює наступний ланцюжок автоматичних перерахувань значення в полі "Сумма с учетом НДС'. Спочатку вона розраховується за формулою:
"Всего "/(1 +"Ставка НСП"/100);
Потім розраховуються значення у полях "Сумма НДС' і "Сумма НСП" (за наведеними вище формулами).
Автоматичне перерахування виконується після завершення зміни значення з перерахованих вище полів. Щоб завершити процес зміни досить клацнути мишею на будь-якому місці форми поза полем.
Група "Шифр аналитического учета" знаходиться на вкладці "Сведепия" (рис. 4.108) форми і містить поля "Счет", "Порядок" (аналітичного рахунка) і "Аналитика" (номер аналітичного рахунка).
Рис. 4.108. Документ "Кассовьій документ" (закладка "Сведения") В цих полях можна задати і параметри кореспондуючого рахунка, які будуть використовуватися при відображенні в обліку даних, що містяться в прибуткових і видаткових касових ордерах. При цьому формування першої проводки господарської операції буде відбуватися наступним чином:
1) при відображенні прибуткового касового документа, - якщо дебетовий рахунок цієї проводки має типову форму аналітичного обліку "Денежньїе средства", то:
Ч> якщо кредитовий рахунок цієї проводки не заданий, в якості його підставляється кореспондуючий рахунок (і його аналітичний рахунок), зазначений в групі полів "Шифр апалитического учета";
Ч> якщо кредитовий рахунок заданий, то: при збігу його з кореспондуючим рахунком у проводку підставляється аналітика кореспондуючого рахунку зазначеного рівня (заміщаючи аналітику наявного кредитового рахунка, що відповідає рівню); при розбіжності його з кореспондуючим рахунком, у проводці буде залишений, наявний там кредитовий рахунок.
2) при відображенні видаткового касового документу - якщо кредитовий рахунок першої проводки має типову форму аналітичного обліку "Денежньїе средства", то формування її дебетового рахунку здійснюється аналогічно
пко.
14**
Всі наступні проводки господарської операції формуються в звичайному порядку.
Вхідні рахунки на оплату (рис. 4.109) забезпечують:
Ч> виписку прибуткових ордерів і касових документів на підставі рахунку;
*Ь формування вихідного платежу й оплати обраного рахунка.
При реєстрації заголовку вхідного рахунка на вкладці "Контрагенти" задається постачальник (група "От кого") і одержувач (група "Кому"). Постачальник задається особисто, одержувач обрається зі словника "Контрагенти", потім вказується склад, на який будуть надходити товари. Касові документи (рис. 4.110) також можуть бути виписані в розділах: "ДокументьІ" - "Входящие счєта на оплату", "Документи" - "Вьіходящие счета на оплату" і
"Учет"- "Журнал платежей", а також у модулі "Бухгалтерия"'.
Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп'ютерних програм
За допомогою функції "Создать запись в журнале платежей" можна зареєструвати платіж на суму, рівну сумі документа. Формування платежу на підставі платіжного документа можливо, якщо цей документ не створений на підставі платежу.
Робота з усіма типами документів операцій на поточному рахунку здійснюється за єдиною схемою. Верхня панель вікна документу містить основні реквізити, а додаткові реквізити відображаються у вікні розширеної інформації. Нижня панель призначена для проводок. Більшість полів пов'язана з відповідними каталогами і довідниками, з яких вибираються необхідні значення.
Тип документа "Бухгалтерская оправка " можна вважати універсальним засобом реєстрації операцій, для яких потрібний тип супровідного документа у програмі відсутній, не передбачений положеннями обліку чи недостатньо освоєний користувачем. Ці документи можуть формуватися програмою автоматично в перерахованих нижче випадках, при цьому номери документів формуються за визначеними правилами і містять спеціальні символи, наприклад: #05201 — бухгалтерська довідка пр щоденну переоцінку валют по субрахунку 312; "$4_001" — довідка по нарахуванню заробітної плати за місяць сформована з модуля "Зарплата".
Автоматично створені документи можуть змінюватися при повторному виконанні їх функцій, що сформувались, якщо змінилися вихідні дані. Тому, щоб зберегти подібний документ, необхідно змінити його номер.
Програма здійснює контроль відповідності суми платежу по документу і суми оборотів по всіх сформованих проводках, що має ознаку "+" в полі "Входимость в сумму платежа".
Для валютних фінансових операцій призначені свої типи документів. У їх вікнах введення поля валютної суми платежу, як правило, передує полю для гривневої суми, причому вміст останнього не редагується. Є додаткові реквізити, обумовлені специфікою валютних операцій.
Облік операцій на Для роботи з документами, які відображають поточному рахунку безготівкові розрахунки призначений розділ "Бапковские документи" (рис. 4.111).
Рис. 4.111. Розділ "Банковские документи"
В програмі можна створити, заповнити, роздрукувати документ однієї з. встановлених форм, а потім сформувати на його підставі господарську операцію. Крім того, на підставі банківського документа можна сформувати запис у журналі платежів.
При формуванні банківських документів можна використовувати спеціально підготовлені зразки, що зберігаються в словнику "Образцьі банковских документов". Використання зразків дозволяє значно спростити і прискорити заповнення документів, особливо, якщо вони пов'язані з виконанням платежів, які регулярно повторюються.
Якщо в розділі "Учет" зареєстровані дані дебіторської (кредиторської) заборгованості, програма дозволяє автоматично сформувати банківський документ для погашення цієї заборгованості.
Банківські документи можуть бути сформовані не тільки безпосередньо в розділі, але і на підставі записів в журналі платежів. Банківські документи можна зареєструвати шляхом: ^> введення всіх даних "вручну" (функція "Добавить"); Ч> копіювання частини даних з аналогічного документа, зареєстрованого раніше (функція "Размно'жить");
Ч> використання заздалегідь підготовлених зразків (функція "Образцьі"); Ч> використання даних дебіторської (кредиторської) заборгованості (функція "Взаиморасчетьі");
Ч> використання функції розділу "Журнал платежей". Для того, щоб дані банківського документа були відображені в бухгалтерському обліку, банківський документ повинен бути відображений в журналі господарських операцій. При цьому на підставі документа формується господарська операція з однією чи декількома проводками. Для відображення документів в бухгалтерському обліку необхідно: 1) виділити документи, що підлягають відображенню. Якщо необхідно відобразити тільки один документ, досить встановити на нього курсор;
Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп'ютерних програм_________
2) вибрати пункт контекстного меню "Отразить в хозяйственном учете". На екрані буде відображене вікно із запитом, потрібно знайти придатний зразок (зразки) господарської операції автоматично чи їх зазначить користувач. Для того, щоб програма могла автоматично знайти придатний зразок господарської операції, при реєстрації зразків у словнику варто заповнювати закладку "Правила обработки";
3) вибрати придатний метод пошуку зразка господарської операції. Якщо відмовитись від автоматичного пошуку зразка чи якщо програмі
не вдалося знайти придатний зразок, на екран виводиться вікно словника "Образцьі хозяйственньїх операиий", де необхідно вибрати придатний зразок. Якщо придатного зразка немає, то його можна зареєструвати.
Зазначені правила поширюються на відпрацьовування тільки тих документів, для яких зразок господарської операції не зазначений у явному виді. Якщо зразок господарської операції заданий безпосередньо в банківському (касовому) документі, відображення даного документа здійснюється відповідно до цього зразка, незалежно від того, який метод пошуку зразка господарських операцій обраний.
При масовому опрацюванні банківських (касових) документів (тобто декількох позначених документів) можлива ситуація, коли в деяких позначених документах зразок зазначений, а в деяких - ні. В цьому випадку, при відображенні без автоматичного пошуку зразка господарської операції, програма запропонує вибрати зразок зі словника "Образцьі хозяйственньїх операций". В процесі опрацьовування програма аналізує черговий документ: якщо зразок в документі зазначений, відображення здійснюється відповідно до цього зразка; якщо не зазначений, то - відповідно до зразка, обраного при запиті;
4) через певний час на екран буде виведено вікно журналу обліку господарських операцій. Тут можна перевірити і відкоригувати щойно зареєстровані господарські операції.
Відображені в обліку документи неможливо знищити чи змінити. Якщо виявлено помилку, необхідно зняти обробку документів в обліку. Для цього досить виділити необхідні документи (якщо необхідно зняти обробку одного документу, досить встановити на нього курсор) і вибрати пункт контекстного меню "Снять обработку в хозяйственном учете". В результаті господарські операції, зареєстровані при обробці, будуть анульовані.
За допомогою пункту контекстного меню:
"Просмотреть" - "Хозяйственньїе операции"
можна переглянути господарську операцію, створену при відображенні в обліку зазначеного курсором банківського документа.
На підставі запису в журналі платежів може бути створений банківський документ. З іншого боку, на підставі банківського документа можна сформувати запис в журналі платежів. Для чого необхідно:
1) встановити курсор в списку банківських документів на рядок, що відповідає потрібному документу;
2) вибрати пункт контекстного меню "Создать запись в журнале платежей". Програма запропонує вибрати каталог розділу "Журнал платежей", в якому буде зроблено запис про платіж;
3) вибрати каталог. На екрані буде відображена форма для введення і редагування характеристик платежу, аналогічна формі редагування в розділі "Журнал платежей". Частина полів цієї форми буде заповнена даними з банківського документа;
4) ввести в поле форми необхідні додаткові дані, програма сформує запис про платіж.
Надалі, при спробі виправлення чи знищення цього запису в розділі "Журнал платежей", програма попередить про те, що запис створений на підставі банківського документа.
На підставі одного документу може бути створений тільки один запис в журналі платежів. Програма не дозволить повторно виконати функцію "Создать запись в журнале платежей" за тим же документом, а також не дозволить сформувати запис про платіж на основі банківського документа, який сам створений на основі платежу.
За допомогою пункту контекстного меню:
"Просмотреть" - "Журнал платежей"
можна переглянути запис про платіж, пов'язаний із зазначеним курсором банківським документом.
Облік операцій з \ Для реєстрації валют, які використовуються в іноземною валютою | облікових операціях, а також для збереження історії зміни курсів зареєстрованих валют щодо базової валюти призначений словник "Наименование й курсьі валют" .
Програма дозволяє вести облік грошових коштів в різних валютах. Число валют, одночасно використовуваних у розрахунках, не обмежено.
Програма зберігає не тільки поточні курси, але й всі попередні. На' підставі історії курсів валют переоцінюються валютні активи і пасиви.
Одна із зареєстрованих в словнику валют позначена як "Базовая". Це валюта, у якій, в основному, ведеться облік і формуються звітні документи для податкових органів. Курси всіх валют зазначаються щодо базової валюти.
Переоцінка ( Відповідно до закону, бухгалтерський облік ведеться
ЯЯ/7/Л/ТЇ/.У •
І в національній валюті. Але суми багатьох господарських операцій проставляються в іноземній валюті. При їх реєстрації суми в іноземній валюті перераховуються в еквівалент у національній валюті за курсом на день реєстрації. При зміні курсу іноземної валюти виникає необхідність у переоцінці валютних активів і пасивів. Звичайно переоцінку роблять наприкінці облікового періоду перед перенесенням залишків. Однак валютні активи і пасиви можна переоцінювати й у міру потреби в будь-який день облікового періоду. У цьому випадку буде виконується поетапна переоцінка.
За результатами переоцінки для кожного валютного рахунка автоматично формується одна чи кілька господарських операцій по нарахуванню курсової різниці.
Для виконання переоцінки валютних активів (пасивів):
1) вибрати пункт головного меню:
"Функции" - "Переоценка валютних активов/пасивов"
На екран виводиться форма для визначення характеристик процедури переоцінки.
В групі полів "Переоценка" необхідно вказати дату, необхідно зробити переоцінку. Додатково можна вказати: номер рахунку (і номера його аналітичних рахунків), по якому буде проведена переоцінка; валюту, залишки й обороти в який підлягають переоцінці.
Якщо не зазначений номер рахунка і (чи) не зазначена валюта, то переоцінка буде зроблена по всіх мультивалютних рахунках і (чи) по усіх валютах.
Форма містить дві закладки "Прибьіль" і "Убьіток", з однойменними полями.
На закладці "Прибьіль" вказується номер кореспондуючого рахунка, по кредиту якого буде відображена в обліку позитивна сумарна курсова різниця обороту по валютному рахунку.
На закладці "Убьіток" вказується номер кореспондуючого рахунка, по дебету якого буде відображена в обліку негативна сумарна курсова різниця обороту по валютному рахунку.
Можна також задати аналітичні рахунки для зазначених кореспондуючих рахунків, і підкаталоги, в яких будуть розміщені відповідні господарські операції.
Якщо необхідні параметри переоцінки на закладках "Прибьіль" і "Убшток" збігаються, можна заповнити одну з вкладок. По натисканню кнопки задані параметри будуть перенесені на іншу закладку. В цьому випадку, в залежності від знака сумарної курсової різниці обороту по валютному рахунку, зазначений кореспондуючий рахунок чи кредитується чи дебетується;
2) заповнити поля форми.
Через якийсь час, необхідної для виконання процедури переоцінки, на екрані з'явиться повідомлення про вдале її завершення.
ІНННШННШК': "Галактика"
Облік касових В контурі бухгалтерського обліку передбачено
______операцій______І формування фінансових документів, які
супроводжують рух грошових коштів - готівкових коштів (касові ордери) і безготівкових (платіжне доручення та ін.). Ці документи можуть бути пов'язані з документами-підставами, створеними в контурі оперативного управління. Програма забезпечує контроль відповідності платежів, отриманих фінансовими документами і сум, вказаних в документах-підставах, а також отримання звітів по розрахунках з контрагентами.
У верхній панелі ВКО заповнюються наступні поля. • "Документ номер" - для нового запису автоматично заноситься значення, на одиницю більше попереднього. Може бути відкориговане з клавіатури.
"Вьтисан" - дата виписки документа, встановлюється значення, введене в діалогове вікно перед початком формування документу (за замовчуванням пропонується поточна дата); може бути відкоригована з клавіатури.
________Розділ 4. Бухгалтерськийоблікіззастосуваннямкомп'ютерних програм________
"Обработан" — дата оплати по документу, за замовчуванням співпадає з датою виписки, також може коригуватися з клавіатури.
"Основание" - обирається РЗ з каталогу документів-підстав або залишається незаповненим. В список для вибору документів-підстав для прибуткових касових ордерів за замовчуванням попадають документи-підстави на продаж (заявки на обслуговування), а для видаткових ордерів -документи-підстави на придбання. По натисканні <С(гІ>+<Ешег> у вікні вибору можна переключатись з придбання на продаж (а також на відпуск у виробництво) та навпаки. Після встановлення значення в даному полі автоматично заповнюються поля "Организация", "Сумма платежа" та "Основание для приема (вьідачи) денег".
"Ордер на" - при переключенні клавіші РЗ встановлюється наступні значення (вид касового ордеру):
Ч> погашення боргу за депонентом - для ордерів, по яких відбувається видача депонованих сум;
Ч> погашення підзвітних сум - в ордерах, які повинні враховуватись в регістрах з підзвітними особами;
Ч> не заповнене (пусте поле) - для всіх інших ордерів.
"Принято от (видано)" - порядок заповнення визначається значенням попереднього поля. В ордерах на погашення боргу за депонентом відбувається вибір по РЗ з переліку осіб, на яких заведені "Лицевьіе счета". Для ордерів на погашення підзвітних сум пропонується вибір з списку співробітників підприємства (цей список можна включати й інших фізичних осіб). В інших ордерах прізвище отримувача може бути обраний з того ж списку, або введено з клавіатури.
В правій частині екрану при виборі автоматично формується ознака, яка може включати наступні символи: "С" - співробітник підприємства, "Л" - є особистий рахунок.
"Приложение" - якщо попереднє поле заповнене вибором, сюди будуть автоматично занесені паспортні дані вибраного працівника, введені в модулі "Зарплата" або "Учет иуправление кадрами".
"Организация" - назва організації-контрагента по даному документу, вибирається з каталогу організацій. При розрахунках з своїми співробітниками залишається незаповненим.
"Сумма платежа" - в першому рядку даної групи полів заноситься сума платежу в національній валюті. В другому рядку автоматично формується еквівалент зазначеної суми в валюті після вибору валюти в полі "в ".
Поле "Филиал-корреспопдент" відображається на екрані тільки при встановленні значення "да" параметру загальносистемної настройки "Возможность построения консолидированннх отчетов по корпорации". Якщо контрагент по даному документу - організація, яка входить до складу корпорації, -автоматично встановлюється умовне найменування філії, задане в модулі "Консолидация". Належність до корпорації визначається в каталозі "Оргаиизации, банки".
"Основание для приема денег в кассу (основапие для вьідачи денег из кассьі)" - обирається з каталогу ТГО або вводиться з клавіатури, допускається поєднання двох способів заповнення поля. Зміст даного поля буде надруковано в касовому ордері. При виборі з каталогу ТГО, найменування типової операції автоматично переноситься в поле "Операция" (якщо воно ще не заповнене).
"Приложение" - інформаційне поле, може заповнюватись автоматично (див. вище) або з клавіатури.
"Операция" - обирається з каталогу ТГО, пов'язаного з даним типом документу, одночасно можуть бути сформовані проводки в нижній панелі (при відповідному встановленні загальносистемного параметру "Формирование типовьіх проводок").
У вихідному стані каталоги ТГО включають ряд стандартних типових операцій для оприбуткування та витрачання готівкових коштів. Ці каталоги можна доповнити або відкоригувати настройку ТГО, не виходячи з режиму введення/редагування документу.
В нижній панелі вікна введення ВКО заповнюються поля, які описують проводки по даному документу. Датою проводки по даному документу вважається значення поле "Дата формирования проводки". При формуванні проводки вона за замовчуванням встановлюється рівній даті обробки, зазначеній у верхній панелі.
При комбінації клавіш <С(гІ>+<ЕпІег> відкривається вікно "Дополпительиая информация", де відображається 'Трупна документов" (заповнюється при зв'язку даного касового документу з документом-
Розділ 4. Бухгалтерський облік із застосуванням комп'ютерних програм
підставою, який входить в групу документів-підстав), "Вид кассового' документа" (значення поля "Ордер на" в основному вікні) "Направление платежа" (придбання/продаж, залежно від операції, що передбачається, та відповідає даному типу документу) та "Филиал-корреспондепт" (як в основному вікні).
При веденні декількох кас, якщо для параметра загальносистемної настройки "Доступ к даппьш" встановлені значення тільки по доступних касах або по всіх касах підприємства, звіти будуть формуватися для каси, зазначеної у вікні вибору при активізації функції.
Якщо встановлено значення по всьому рахунку ЗО "Каса", то в звіт попадають дані по всіх касах. В цьому випадку для виділення необхідних даних слід в діалогових вікнах функцій встановлювати фільтр по субрахунку (КАО).
Функція "Кассова книга "допомагає сформувати листи касової книги за підсумками операцій, проведених протягом дня або періоду з дня попереднього формування книги.
Касова книга формується на задану дату та містить відомості про залинїок в касі на початок періоду розрахунку, всі операції з надходження та витрачання та про залишок на кінець дня розрахунку (тобто на початок наступного дня).
При розрахунку вхідного сальдо на наступний день як вихідні дані беруться:
^ сальдо за день;
Ч> обороти по оплачених касових документах - від початку періоду (дата вхідного сальдо) на день розрахунку включно.
Отримане значення вноситься до таблиці "Сальдо за день". Якщо формувати касову книгу щоденно, то використовується вхідне сальдо дня розрахунку та обороти за цей день. В підсумку отримується вхідне сальдо на наступний день.
Якщо розрахунок відбувається в перший раз, то програма пропонує взяти в якості вихідної точки розрахунку вхідне сальдо за місяць. При відсутності цього значення в таблиці "Сальдо за месяц" або відмови від його використання береться найближче сальдо за день з минулого звітного періоду (з давністю не більше місяця від дати розрахунку). При відсутності
такого сальдо виконується розрахунок по оборотах за місяць, який передує даті розрахунку, з нульовим вхідним сальдо.
При виконанні команд:
"ОтчетьІ"- "Кассовая книга"
в діалоговому вікні пропонується встановити параметри формування даного звіту. Номер чергової сторінки касової книги та кількість листів в звіті касира за поточний місяць формуються автоматично, але можуть бути скориговані.
Якщо по рахунку ЗО "Каса" ведеться облік з використанням більше ніж одного рівня аналітики, вхідні та вихідні залишки в касовій книзі будуть розраховані з згортанням аналітики в проводках до першого рівня.
Окремим рядком може бути показаний залишок на зарплату, якщо була виконана "Настройка параметров" та відповідним чином сформульовані проводки до касових документів.
Валютна касова книга формується по валютних касових документах з аналогічним розрахунком сальдо за день та змістом звіту. Для різних валют доцільно використовувати окремі субрахунки рахунку ЗО. При оборотах в різних валютах по одній касі для коректного формування валютних сум в звіті слід встановлювати фільтр по субрахунках або по валюті.
Для реєстрації операцій використовуються функції прибуткового і видаткового касового ордеру (звичайний і валютний). Робота з ними будується аналогічно документам модуля "Банк, отчетьГ. Відмінними рисами є поля, що дозволяють вказати фізичну особу • • платника (одержувача) і ознаку, що визначає, чи цей документ буде враховуватися в розрахунках з підзвітними особами чи по депонентах.
За підсумками операцій за день може бути отримана "Кассовая книга" (звичайна і валютна), що оформлюється як звіт касира. Автоматично ведеться наскрізна нумерація аркушів з початку поточного місяця і року. При формуванні листа виконується розрахунок вихідного сальдо за день і поповнення відповідної таблиці бази данних. При розрахунку враховуються проводки за участю рахунку ЗО "Каса" як по касових, так і по інших документах.
При веденні декількох готівкових розрахунків єдина касова книга може бути отримана при встановлений значення "По всему счету касса" для загальносистемного параметра "Доступ к данньш".
Обпік операцій на поточному рахунку
Для обліку та обслуговування операцій з безготівковими грошовими коштами підприємства в національній та іноземній валюті в програмі "Галактика" також призначений модуль "Банк, отчетьі". Взаємозв'язок цього модуля з іншими модулями програми наведено на рис. 4.112.
Робота в модулі базується на наступних принципах:
Ч> підставою для реєстрації є фінансовий супровідний документ (платіжне доручення, бухгалтерська довідка тощо);
"Ь фінансово-супровідні документи (ФСД) можуть бути пов'язані з одним або кількома документами-підставами з Контуру оперативного управління',
^> суми платежів по ФСД можуть бути рознесені по накладних на приймання або відвантаження ТМЦ;
Ч> ФСД можуть бути пов'язані з однією або декількома господарськими операціями;
Ч> до фінансового документу можна сформувати будь-яку кількість проводок, суми по яких можуть входити, або не входити до суми платежу по документу;
Ч> проводки обліковуються в загальних оборотах і переносяться до звітів за умови зазначення дати проводки або дати оплати ФСД.
При введенні документу "Платежное поручете" попередньо запитується дата його формування, а наступний документ, що вводиться, буде за замовчуванням формуватися на зазначену дату.
Введення та редагування документів відбувається в двопанельних вікнах анкетного типу. Відмітимо одразу, що всі елементи вікна можна побачити тільки в режимах екрану з підвищеною кількістю рядків (34 і більше). Настройка екрану відбувається за допомогою програмного меню.
Поля верхньої панелі призначені для введення реквізитів платіжного доручення.
Номер платіжного доручення формується програмою автоматично, залежно від параметрів загальносистемного налагодження "Формировапие Іюмеров". Номери документів в межах звітного року починаються з "000001" та збільшується на одиницю при введенні нового документу. Заповнення цього поля обов'язкове. Зліва від номеру відображається дескриптор користувача.
При переході до нового звітного періоду в модулі "Зарплата" відбувається автоматичне формування платіжних доручень на перерахування податків на фонд оплати праці та сум, утриманих із заробітної плати. Номери цих документів включають символи "$" або "ЗМ" та номер звітного місяця, за який сформований цей документ. В зв'язку з цим номер при введенні платіжного доручення в полі "Номер" не слід використовувати зазначені символи.
У вікні введення є два поля з датами: "Вьтисан" та "Оплачен". В першому полі за замовчуванням встановлюється дата, яка була зазначена при активізації функції.
Друга дата, в полі "Оплачен", за замовчуванням не встановлюється. Вносити конкретне значення слід вручну, після отримання підтвердження банку про оплату. На цю дату будуть віднесені обороти по проводках, пов'язані з даним платіжним дорученням, якщо конкретна дата не проставлена в панелі проводок.