Келіссөз жүргізуге дайындық
Келіссөз жүргізуге тыңғылықты дайындық – оның табысты өтуінің кепілі. Бұл кезеңде оны ұйымдастыру және мазмұны бойынша дайындық жұмыстары қарастырылады. Алдымен кездесудің орны және өтілетін уақыты белгіленеді. Келіссөздің басталуы екі жақтың шынайы мүмкіндіктеріне байланысты. Ал неше уақытқа созылатыны тіптен әртүрлі болуы мүмкін, яғни бір-екі күннен бірнеше айға дейін.
Күн тәртібін анықтау – келіссөз жүргізуге дайындықтың құрамды бөлігі. Бұл кезеңде талқыланатын сұрақтар анықталып, тәртібі белгіленеді (устанавливается). Содан кейін келіссөзге қатысушылар құрамы жинақталады. Бұл жағдайда делегацияны кім бастайтыны, олардың саны мен арнайы құрамы сайланады.
Дайындық кезеңінде тараптар міндетті түрде төмендегідей мәселелер қатарын шешуге тиіс:
1) тараптардың мәселелері мен қызығушылықтарын талдау;
2) келісілген мүмкін баламаларды бағалау (оценка возможных альтернатив преговорному соглашению);
3) келіссөз бойынша ұстанымдарды анықтау;
4) мәселені шешудің әртүрлі нұсқаларын жасау;
5) қажетті құжаттар мен материалдарды дайындау.
Келіссөздің жүргізілуі.
Тараптардың мәселені талқылауға көшкені келіссөздің басталғанын білдіреді. Екі жақтың өзара мақұлдауын талап ететін мәселелерге мыналар кіреді:
* күн тәртібі;
* келіссөз кезіндегі уақыттық өлшемдер;
* оппоненттердің кезектесіп сөйлеуі;
* қабылданатын шешімдер тәртібі.
Келіссөз жүргізуде келесі мәселелерді ескерген жөн:
1) тараптардың қызығушылықтары мен ұстанымдарын нақтылау;
2) мәселені шешудегі болатын нұсқаларды талқылау;
3) келісімге келу жетістігі.
Келіссөздің қорытынды кезеңінде қатысушыларға таңдау жасап, шешім қабылдауға тура келеді.
Келісімге келу (достижение соглашения) шешім қабылдаудың үш түрлі типі негізінде мүмкін болады:
* ортадағы (серединного);
* ассиметриялық;
* жаңа ұстаным бойынша (принципиально нового).
1. Ортадағы немесе компромистік – көптеген келіссөздерге тән шешім. Тараптар екі жақты ымыраға (уступки) келеді.
2. Ассимметриялық шешімге келу – екі жақтың бірі екіншісіне жол берумен аяқталады. Бұл оппоненттердің күші басым болғанда, келіссөз талас тудырған қатынас жағдайында өткенде т.б. кездерде қолданылады.
3. Тың шешімге келу (принципиально новое) – тараптардың әрқайсысының мүдделерін толық қанағаттандыратын жағдайда қабылданады.
Келіссөзге қатысушылар шешім қабалдағанда мынадай нәрселерді ескеру керек:
* жалпы құндылықтар, адамгершілік ұстанымдар (моральные принципы);
* екі жақтың құрметтейтін салт-дәстүрлері;
* заңдар, нұсқаулар, кәсіби нормалар;
* сарапшылар бағасы;
* прецеденттер;
* бағалар.
Шешімді бекіту.Көптеген келіссөздерде шешім қабылдауда консенсус және көпшілік дауыс беру әдісі қолданылады.
Консенсус әдісі келіссөзге қатысушылардың барлығының қабылданған шешімге келісімге келуімен аяқталады. Егер бір адам қарсы болса, бұл шешім қабылданбайды. Сондықтан көпшілік дауыспен шешім қабылдау әлдеқайда тиімді болып табылады.
Келіссөз табыспен аяқталған жағдайда шешімдер ресми дәрежесіне байланысты құжат бойынша бекітіледі немесе ауызша келісіммен шектеледі.
Хаттама
Хаттаманың мәліметтер парағына (формуляр) мыналар кіреді:
Мекеме немесе кәсіпорын атауы, құжат атауы, отырыстың күні, айы, жылы, индексі (нөмірі), өтетін жері. Тақырыбы, жиналыс төрағасы мен хатшының аты-жөні, қатысушылар құрамы, күн тәртібі. Тыңдады, қаулы қабылдады деген сөздер, төраға мен хатшының қолдары. Жиналыстың өту барысын қамтуына байланысты хаттама қысқаша және толық болып бөлінеді. Қысқа хаттамада сөйлеушілердің сөздері толық келтірілмейді, тек күн тәртібі, сөйлеушілердің фамилиясы, сөздерінің тақырыптары, қабылданған шешім көрсетіледі.
Толық хаттама мәжілістің сипатын ғана емес, кәсіпорын, мекеменің қызметі туралы толық талдауға мүмкіндік береді. Толық хаттаманы әдетте стенографиялық немесе магнитофон жазбалары арқылы жүргізеді. Хаттаманы толтырған кезде барлық деректемелер заңды тұрғыдан толық және ақпарат дұрыс, анық, шынайы ресімделуі маңызды.
Жиналыста көбіне шешім дауыс беру жолымен қабылданады. Сондықтан хаттамада қатысушылардың саны көрсетілуі тиіс, ал кейде жиналысқа қатысушылар жеке параққа қол қояды (мысалы, ғылыми дәреже, атақ бергенде, конкурспен қабылдағанда).
Презентация
Қазіргі уақытта көпшілік алдында сөйлеудің презентация деп аталатын формасы бөлініп шықты. Презентацияның екі ерекше айырмашылығын айтуға болады:
* көрнекі құралдардың кеңінен қолданылуы;
* презентация көбінесе бірнеше адамның бірлескен әрекетінің нәтижесі.
Өнеркәсіп пен сауда-саттық жаңа немесе әлеуетті клиентке бағытталған жағдайда көпшілік алдында сөйлеудің осы түрі басым рөл атқарады.
Осыған қарамастан, көпшілік алдында сөйлеудің басқа формалары бойынша сөзіңіз ұтымды болу үшін белгілі бір ұстанымдарды (принципы) қолдануға тура келеді. Оған мыналарды жатқызуға болады: сөйлеудің анықтығы, қарапайымдығы, қабылдауға жеңілдігі, қысқалығы, орындылығы, табиғилығы. Сондай-ақ шешеннің бойында сергектік, белсенділік, ынталылық, жігерлілік, күш-қуат, жарқырап көріну мен жандандырып жіберетін қасиеттер болуы шарт.
Презентация тыңдаушыларын қызықтыруы үшін алдымен жоспар құрылады. Кез келген презентация өзін таныстырудан басталады. Баяндаманың тезисі әзірленеді. Адамның не айтатыны емес, қалай айтатыны маңызды. Мәселенің түп төркінін тыңдаушылар дұрыс түсіну үшін басты идеяларды бірнеше рет қайталау керек. Слайдтар айтылатын әңгіменің әшекейлері (иллюстрация) ғана. Қызықты презентация бәрінен бұрын әңгімені қызықты етіп жеткізу, бет-әлпет пен интонацияның үйлесімділігі. Әңгіменің арасында аздаған әзіл қосқан да артық болмайды. Тыңдаушылар соңғы шешімдерін презентацияның соңында қабылдайтындықтан, оның ұтымды аяқталуын ойластырған жөн. Яғни негізгі мәселелерді естеріне түсіріп, оң шешім қабылдауларына ықпал ету керек.
Презентация кезінде бұлардан басқа киім кию мәдениеті де, жүріс-тұрысы да (поза), сөйлеу мәдениеті де ескеріледі.