ДЕРЖАВНА СЛУЖБА МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ 3 страница
99. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
100. У зведених наказах з кадрових питань до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу, переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
101. У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
102. Під час ознайомлення з наказом згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
103. Держмолодьспорт може готувати спільні накази з установами одного рівня. Спільні накази оформляються на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова "НАКАЗУЄМО". Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
104. Накази нормативно-правового характеру готуються та подаються в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції через Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України.
105. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності та з кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію.
106. Копії наказів засвідчуються відділом контролю, діловодства та звернень громадян чи відділом роботи з персоналом і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
Протоколи
107. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в Держмолодьспорті рішень колегією, комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
108. Протоколи можуть складатися у повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
109. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).
110. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
111. Номер протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
112. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
113. Текст протоколу складається з вступної та основної частини.
114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великим літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".
117. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
118. Після слова "ВИРІШИЛИ" ("УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ") фіксується прийняття рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
119. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.
120. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
121. Деякі протоколи засідань (методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
122. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу контролю, діловодства та звернень громадян і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між Держмолодьспортом та іншими установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення народних депутатів України, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
124. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів).
125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у відділі контролю, діловодства та звернень громадян.
Лист, оформлений на бланку формату А45 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання "про що?".
126. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
127. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити…", "роз'яснюємо, що…" або від третьої особи однини – "Держмолодьспорт інформує"…", "Служба вважає за доцільне".
Службові листи підписуються відповіднодо пункту52 цієї Інструкції.Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
128. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) - керівники заінтересованих структурних підрозділів, а також перший заступник Голови, заступник Голови згідно з розподілом обов'язків (якщо лист повинен підписувати Голова Держмолодьспорту).
Документи до засідань колегіальних органів
129. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи (про колегію Держмолодьспорту, комісії, ради тощо).
130. Засідання колегіальних органів Держмолодьспорту проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу, який готує документ для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу Держмолодьспорту складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затвердженийколегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
131. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися у строки, визначені положенням про ці колегіальні органи. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби – проект наказу;
у разі проведення спільного засідання колегіального органу - довідку про погодження проекту рішення із заінтересованими структурними підрозділами Держмолодьспорту та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
132. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, окремо з кожного засідання.
133. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
134. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів Держмолодьспорту.
135. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
136. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах107-122 цієї Інструкції.
137. Рішення колегії Держмолодьспорту можуть бути реалізовані шляхом видання відповідного наказу Голови. У разі потреби виконавцям можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою відділу контролю, діловодства та звернень громадян.
Документи про службові відрядження
138. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Держмолодьспорту.
У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім'я Голови, першого заступника Голови, заступника Голови, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, підготовленим відповідно до абзацу другого пункту 85 цієї Інструкції, передається на підпис керівництву, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 12).
139. Після повернення з відрядження працівник відповідно до визначеного порядку готує у триденний строк письмовий звіт про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до відділу бухгалтерського обліку та звітності.
ІІІ. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
140. Документообіг – це проходження документів з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Держмолодьспорті на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
141. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів у Держмолодьспорті найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування структурних підрозділів і робочих місць.
142. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Регламентом Держмолодьспорту, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
143. Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують у Держмолодьспорті.
У разі впровадження в Держмолодьспорті системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу відділ контролю, діловодства та звернень громадян разом із відділом спортивних споруд та матеріально-технічного забезпечення та Республіканським науково-методичним кабінетом, що відповідають за автоматизацію, розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
144. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.
Облік обсягу документообігу
145. Обсяг документообігу в Держмолодьспорті – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, півріччя, 9 місяців, рік).
146. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами на основі прийнятої в Держмолодьспорті системи обліку документів.
Окремо підраховуються звернення громадян та запити на інформацію.
Відділ контролю, діловодства та звернень громадян готує звіти про документообіг, роботу з контрольними документами та зі зверненнями громадян за результатами роботи протягом I кварталу, півріччя, 9 місяців та року станом на 10 число наступного за звітним періодом місяця та подає керівництву для вжиття заходів щодо удосконалення роботи з документами, контролю їх виконання та роботи із зверненнями громадян.
147. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 13).
Приймання та первинне опрацювання документів,
що надходять до Держмолодьспорту
148. Доставка документів до Держмолодьспорту здійснюється з використанням засобів поштового зв'язку і електрозв'язку, а також кур'єрською та фельд'єгерською службою.
Поштою та через кур'єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд'єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: факсограми, телефонограми та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
149. Усі документи, що надходять до Держмолодьспорту, приймаються централізовано відділом контролю, діловодства та звернень громадян.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Держмолодьспорту (приймальня Голови).
150. У відділі контролю, діловодства та звернень громадян розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".
151. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа, або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у відділі контролю, діловодства та звернень громадян.
152. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
153. Факт і дата надходження документа до Держмолодьспорту обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 82 цієї Інструкції.
154. Електронні носії інформації повинні надсилатись (передаватись) обов'язково із супровідним листом. Під час приймання таких документів відділом контролю, діловодства та звернень громадян опрацьовується тільки супровідний лист.
155. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.
Попередній розгляд документів
156. Усі документи, що надійшли до Держмолодьспорту, підлягають обов'язковому попередньому розгляду відділом контролю, діловодства та звернень громадян.
157. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов'язкового розгляду Головою Держмолодьспорту, першим заступником і заступником Голови або структурними підрозділами.
Обов'язковому розгляду Головою Держмолодьспорту підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Держмолодьспорту і потребують вирішення безпосередньо Головою.
Інші документи передаються до структурних підрозділів (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов'язків.
158. Попередній розгляд документів здійснюється у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні.
Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
159. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження, передбачені у положенні про Державну службу молоді та спорту України та у положеннях про структурні підрозділи, наказом про розподіл обов'язків між першим заступником та заступником Голови, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності Держмолодьспорту, номенклатура справ, схеми проходження документів.
160. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації відділом контролю, діловодства та звернень громадян (додаток 14), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам. Короткі відомості про зазначені документи фіксуються у реєстрі і не вносяться до комп'ютерної бази даних.
Подання на присвоєння спортивного звання фіксується у реєстрі відділом контролю, діловодства та звернень громадян, після чого передається до департаменту спорту вищих досягнень. Реєстрація подання на присвоєння спортивного звання у департаменті спорту вищих досягнень ведеться в окремому журналі. Журнал реєстрації подань на присвоєння спортивних звань включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються. Після опрацювання спеціалістом із відповідного виду спорту подання передаються діловодом департаменту спорту вищих досягнень у відділ роботи з персоналом. Відповідальний у відділі роботи з персоналом засвідчує своїм підписом факт отримання подання із зазначенням кількості аркушів. У разі, якщо подання не відповідає вимогам ЄСКУ та не оформлене належним чином, воно повертається заявнику.
Реєстрація документів
161. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставляння на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням, місцезнаходження тощо.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
162. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень народних депутатів України, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Голови, першого заступника та заступника Голови (вхідна кореспонденція), наказів, листів за підписом Голови, першого заступника та заступника Голови проводиться централізовано відділом контролю, діловодства та звернень громадян.
Відділом роботи з персоналом реєструються накази з кадрових питань (особового складу).
Реєстрація договорів, угод тощо здійснюється у структурному підрозділі відповідно до напряму діяльності та тематики порушеного питання. Реєстраційний номер складається з індексу структурного підрозділу та порядкового номера.Наприклад: 3.3/1 або 3.3/1 /15, де -3.3 – індекс структурного підрозділу за номенклатурою справ, а 1/15 – реєстраційні номери організацій, які укладають зазначений договір. Першим проставляється реєстраційний номер організації, яка є ініціатором (замовником робіт тощо) договору. Кожний аркуш договору, угоди тощо візується спеціалістом, начальником відділу, керівником структурного підрозділу, спеціалістом юридичного відділу, який здійснював юридичну експертизу. Зразок типового договору розробляється юридичним відділом.
Доповідні записки, заяви тощо реєструються відділом контролю, діловодства та звернень громадян в окремому журналі.
163. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
164. Документи реєструються за групами залежно від автора згідно з класифікатором кореспондентів (додаток 7), назви виду, змісту документів тощо. Також окремо реєструються:
накази з основних питань діяльності Держмолодьспорту;
накази з кадрових питань (відповідно до їх видів та строків зберігання);
рішення колегії;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію тощо.
165. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів.
166. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
167. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 161 цієї Інструкції.
168. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 цієї Інструкції.
169. В установах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп'ютерних програм).
170. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів. У Держмолодьспорті журнал реєстрації ведеться тільки для видачі документів виконавцям із проставлянням підпису особи, яка їх отримала (додаток 15).