ДЕРЖАВНА СЛУЖБА МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ
Держмолодьспорт України
ДКУД________
Н А К А З
___________________ №_________________
Київ
┌ ┐
_______________
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 24)
ПОРЯДОК
обліку, зберігання і використання бланків Державної служби
молоді та спорту України
1. У Держмолодьспорті використовуються такі бланки:
Державної служби молоді та спорту України для листів, друковані типографським способом із нанесенням порядкового номера на зворотному боці;
Державної служби молоді та спорту України для наказів;
Голови, першого заступника Голови, заступника Голови для резолюцій;
2. Бланки листів використовуються для листування з Верховною Радою України, Адміністрацією Президента України, Кабінетом Міністрів України, центральними та місцевими органами виконавчої влади, структурними підрозділами у справах молоді, фізичної культури та спорту Автономної Республіки Крим, обласних, Київської і Севастопольської міських державних адміністрацій, державними підприємствами, установами та організаціями, що віднесені до сфери управління Держмолодьспорту, громадськими організаціями тощо.
Для листування у центральному апараті Держмолодьспорту з метою обміну інформацією та виконання спільних завдань бланки листів не використовуються.
3. Замовлення на виготовлення бланків листів здійснюється відділом спортивних споруд та матеріально-технічного забезпечення за поданням відділу контролю, діловодства та звернень громадян.
4. Контроль за зберіганням та використанням бланків листів покладається на відділ контролю, діловодства та звернень громадян, а також на осіб, відповідальних за діловодство у структурних підрозділах та у приймальнях керівництва Держмолодьспорту.
5. Облік бланків листів ведеться в журналі відділу контролю, діловодства та звернень громадян.
6. Працівник, який персонально відповідає за облік і зберігання бланків листів у відділі контролю, діловодства та звернень громадян видає їх відповідальним за діловодство у структурних підрозділах та у приймальнях керівників Держмолодьспорту під розписку у журналі.
Видача бланків листів особам, які не є працівниками Держмолодьспорту, забороняється.
7. Працівники, відповідальні за діловодство у структурних підрозділах та у приймальнях керівників Держмолодьспорту, ведуть облік отриманих бланків, їх збереження та видачу працівникам структурних підрозділів Держмолодьспорту згідно з пунктами 4–6 цього порядку.
Зіпсовані бланки листів в обов'язковому порядку повертаються до відділу контролю, діловодства та звернень громадян, про що робиться відповідна відмітка у журналі реєстрації.
8. Працівники, які персонально відповідають за ведення обліку бланків листів, призначаються наказом першого заступника Голови.
9. Журнал обліку бланків листів включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються.
10. Бланки листів зберігаються у шафах, що надійно замикаються й опечатуються.
11. Перевірка наявності бланків листів здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом Голови.
Про перевірку наявності бланків листів робиться відмітка у журналі після останнього запису.
У разі порушення правил обліку, зберігання і використання бланків листів комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом та доводяться до відома Голови.
12. Бланки для резолюцій Голови, першого заступника Голови, заступника Голови використовуються для доведення завдань до відома керівників структурних підрозділів за результатами розгляду поточної кореспонденції.
13. Обов'язковому обліку в журналах підлягають бланки посвідчень спортивних звань (майстер спорту України, майстер спорту України міжнародного класу, заслужений майстер спорту України, заслужений тренер України), бланки посвідчень відомчих заохочувальних відзнак, посвідчень особи, перепусток і трудових книжок.
14. Бланки у разі непридатності для використання знищуються, про що складається відповідний акт та робиться позначка в журналі.
15. Створення та використання бланків, не передбачених цим порядком, не допускається.
_______________
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 25)
Голові Державної служби,
молоді та спорту України
(Першому заступникові Голови,
Заступникові Голови Державної
служби молоді та спорту України)
______________________________
(вказати прізвище, ініціали)
ДОПОВІДНА ЗАПИСКА
ВІД: директора (начальника, завідувача) ____________________________
(назва підрозділу)
СТОСОВНО: стисло (одним реченням) формулюється суть питання
СУТЬ ПИТАННЯ
Викладається три-чотири ключових повідомлення про головні питання (проблеми), важливі для прийняття рішення, причини виникнення питання (проблеми), його історія, аналіз ситуації, фактори, що стосуються питання, виклад аргументів, стислий опис послідовності дій, практика вирішення подібних питань (проблем), вигоди та ризики.
ВИСНОВКИ
Розділ передбачається у разі, коли є потреба в описі варіантів рішень, узагальнень підстав прийняття рішення, їх доцільності та правомірності тощо.
ПРОПОЗИЦІЇ
Стисло (у разі потреби з виділенням окремих пунктів) викладається зміст рекомендованого рішення.
ДОДАТКИ
У разі потреби у цьому розділі зазначається перелік інформаційно-аналітичних матеріалів, які додаються до записки.
_________ _______________________________
(підпис) (ініціал(и) та прізвище керівника підрозділу)
"___" ______2012
_______________
Додаток 7
до Інструкції
(пункт 34)
КЛАСИФІКАТОР
кореспондентів Держмолодьспорту
1. Верховна Рада України
2. Адміністрація Президента України
3. Кабінет Міністрів України
4. Міністерства, інші центральні органи виконавчої влади
5. Народні депутати України
6. Республіканський комітет Автономної Республіки Крим по фізичній культурі та спорту, структурні підрозділи у справах молоді фізичної культури та спорту обласних, Київської та Севастопольської міських державних адміністрацій
7. Державні підприємства, установи та організації, що належать до сфери управління Держмолодьспорту
8. Навчальні заклади
9. Фізкультурно-спортивні товариства і відомства
10. Держадміністрації та органи місцевого самоврядування
11. Громадські організації фізкультурно-спортивного спрямування
12. Громадські організації молодіжного спрямування
13. Громадські організації туристичного спрямування
14. Редакції, видавництва, телебачення, радіо
15. Внутрішні доповідні записки
16. Заяви працівників Держмолодьспорту, спортсменів і тренерів
17. СНД
18. Міжнародні організації, посольства
19. Звернення громадян
20. Інші
21. Погодження
_______________
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 39)
ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються
з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання на проведення науково-дослідних робіт тощо.
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання матеріалів, електроенергії; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Плани (роботи, засідань колегії, роботи ЕК тощо).
9. Правила проведення змагань з видів спорту.
10. Посадові інструкції.
11. Положення про проведення спортивних, молодіжних заходів тощо.
12. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (положення) державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Держмолодьспорту.
15. Структура Держмолодьспорту.
16. Штатні розписи.
_______________
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 66)
Перший заступник
Голови ПідписІніціал(и), прізвище
Заступник Голови Підпис Ініціал(и), прізвище
Директор департаменту
спорту вищих досягнень Підпис Ініціал(и), прізвище
Начальник фінансово-
економічного управління Підпис Ініціал(и), прізвище
Начальник управління
“Укрспортзабезпечення” Підпис Ініціал(и), прізвище
Начальник юридичного
відділу Підпис Ініціал(и), прізвище
Начальник відділу
контролю, діловодства
та звернень громадян
департаменту з питань
молоді та комунікацій Підпис Ініціал(и), прізвище
Начальник відділу
зимових видів спорту
департаменту спорту
вищих досягнень Підпис Ініціал(и), прізвище
Головний спеціаліст
відділу зимових
видів спорту
департаменту спорту
вищих досягнень Підпис Ініціал(и), прізвище
_______________
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 73)
ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконання робіт, перевірок і ревізій, списання, експертизи, передачі справ; вилучення справ для знищення; ліквідації установ тощо)
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
3. Висновки і відгуки на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України
4. Довідки (лімітні, про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо)
5. Договори (про матеріальну відповідальність, про співробітництво, оренду приміщень; про виконання робіт тощо)
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, платіжні, тощо
8. Єдиний календарний план фізкультурно-оздоровчих та спортивних заходів України на рік та Скорегований календарний план змагань та навчально-тренувальних зборів України на місяць
9. Заявки (на обладнання, інвентар тощо)
10. Зведений кошторис
11. Зведений план асигнувань Державного бюджету на рік та зміни до нього
12. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
13. Календарний план програм і заходів з питань молодіжної політики
14. Календарні плани молодіжних громадських організацій на виконання загальнодержавних програм із питань сім'Ї, жінок і молоді
15. Кошторис витрат
16. Листи гарантійні
17. Номенклатури справ
18. Описи справ
19. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання)
20. Посвідчення про відрядження
21. План роботи Держмолодьспорту
22. План засідань колегії Держмолодьспорту
23. Протоколи
24. Плани асигнувань державних установ
25. Положення про проведення спортивних, молодіжних заходів тощо
26. Правила проведення змагань з видів спорту
27. Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
28. Розподіл асигнувань державного бюджету
29. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ
30. Статути державних підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Держмолодьспорту
31. Титульні списки
32. Трудові книжки
33. Штатні розписи
_______________
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 74)
ПОРЯДОК
обліку, зберігання і використання печаток і штампів Державної служби молоді та спорту України
1. Для забезпечення виконання функцій, покладених на Держмолодьспорт, використовуються гербова печатка, а також інші печатки і штампи.
2. Замовлення на виготовлення печаток і штампів, необхідних для забезпечення виконання функцій, покладених на Держмолодьспорт, здійснюється відділом спортивних споруд та матеріально-технічного забезпечення за поданням відділу контролю, діловодства та звернень громадян та інших структурних підрозділів із дозволу першого заступника Голови в установленому законодавством порядку.
3. Перелік документів, які скріплюються гербовою печаткою, визначається на підставі нормативно-правових актів.
4. Відбиток печатки проставляється таким чином, щоб він захоплював кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.
5. Відділ має просту круглу печатку з відтворенням найменування – “Відділ контролю, діловодства та звернень громадян”, круглу печатку “Для відряджень”, круглу печатку “Для пакетів № 1”, а також штампи, необхідні для ведення діловодства.
6. Печатка “Відділ контролю, діловодства та звернень громадян ” (негербова) використовується для завірення копій документів, що надсилаються в інші установи, та для засвідчення відповідності оригіналу розмножених примірників розпорядчих документів (наказів, актів, протоколів тощо).
7. Головний спеціаліст із режимно-секретної та мобілізаційної роботи має просту круглу печатку зі словами “Режимно-секретний орган” для засвідчення копій документів та розмножених примірників наказів із питань охорони державної таємниці, круглу печатку “Для пакетів № 2”, а також штампи, необхідні для ведення секретного діловодства.
8. Відділ роботи з персоналом має просту круглу печатку з відтворенням найменування "Відділ роботи з персоналом", просту круглу печатку зі словами “Кадрова служба збірних команд України”, а також штампи для засвідчення копій кадрових документів.
9. Фінансово- економічне управління має просту круглу печатку зі словами “Для господарсько-фінансової діяльності”, а також штампи для забезпечення господарсько-фінансової діяльності.
10. Печатки і штампи, необхідні для забезпечення нетаємного діловодства обліковуються у відділі контролю, діловодства та звернень громадян і видаються під розписку працівникам, які відповідають за їх використання і зберігання.
11. Облік печаток і штампів Держмолодьспорту ведеться у відповідному журналі.Журнал облікупечаток і штампів Держмолодьспорту включається у номенклатуру справ, його аркуші нумеруються, прошиваються й опечатуються.
12. Перевірка наявності печаток і штампів здійснюється щорічно комісією, призначеною наказом Голови.
Про перевірку наявностіпечаток і штампів робиться відмітка у журналі після останнього запису.
У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток і штампів Держмолодьспорту комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом та доводяться до відома Голови.
13. Печатки і штампи Держмолодьспорту зберігаються у сейфах або металевих шафах, які опечатуються особистими металевими печатками працівників, які відповідають за такі сховища.
14. Відповідальність за дотримання порядку зберігання печаток і штампів, а також законність їх використання покладається на керівників підрозділів, які використовують такі печатки і штампи, та на визначені для цього посадові особи.
15. У разі звільнення з посади працівник зобов'язаний здати видану йому печатку або штамп підрозділу, що веде їх облік.
16. Про втрату печатки чи штампа керівник підрозділу невідкладно інформує начальника відділу контролю, діловодства та звернень громадян, головного спеціаліста з режимно-секретної та мобілізаційної роботи і першого заступника Голови, при цьому подає відповідний проект листа органам МВС за місцезнаходженням Держмолодьспорту та вживає заходів для розшуку печатки чи штампа.
За фактом втрати печатки чи штампа проводиться службове розслідування, за результатами якого складається акт.
17. На печатках і штампах, виготовлених замість втрачених, проставляється літера “Д” (дублікат).
18. Непридатні для використання печатки і штампи підлягають поверненню до відділу спортивних споруд та матеріально-технічного забезпечення для знищення в установленому порядку.
_______________
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 138)
ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень
| № | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу | Дата вибуття у відряд- ження | Дата прибуття з відряд- ження |
_______________
Додаток 13
до Інструкції
(пункт 147)
ЗВІТ*
про обсяг документообігу за _______________20___р.
| Вхідна кореспонденція: | Кількість документів |
| · Верховна Рада України · Адміністрація Президента України · Кабінет Міністрів України | |
| Всього: | |
| · Міністерства, ЦОВВ та інші організації | |
| · народні депутати України | |
| · звернення громадян | |
| · факси (у тому числі 349 для федерацій з видів спорту) | |
| · документи по реєстрах | |
| · заяви, службові | |
| · документи федерацій на присвоєння статусу національної | |
| Всього: | |
| Разом вхідних документів: | |
| Вихідна кореспонденція: | |
| · Верховна Рада України, · Адміністрація Президента України, · Кабінет Міністрів України | |
| · міністерства та інші організації | |
| · звернення громадян | |
| · виклики на змагання | |
| · посвідчення про відрядження | |
| · телеграми | |
| · факси | |
| · архівні довідки | |
| Всього: | |
| Накази: | |
| · з основної діяльності | |
| · про відрядження | |
| · розпорядження керівництва | |
| Всього: | |
| Разом вихідних документів: | |
| ВСЬОГО (документообіг за ______р.): | |
| Здійснено:- поштових відправлень:на суму _________________ - друкарських робіт– _______стор. ( у тому числі _______стор.– правки) |
Начальник відділу контролю,
діловодства та звернень громадян _____________ _______________________ (підпис) (підпис) (ініціали (ініціал імені) прізвище)
____ ________________20____р.
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
Додаток 14
до Інструкції
(пункт 160)
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають
реєстрації відділом контролю, діловодства та звернень громадян*
1. Вітальні листи і запрошення.
2. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
3. Договори, угоди.
4. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Листи, що надійшли як копії до відома.
7. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
8. Навчальні плани, програми (копії).
9. Норми витрати матеріалів.
10. Прейскуранти (копії).
11. Подання на присвоєння спортивних звань.
12. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
13. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
14. Форми статистичної звітності.
___________
*Короткі відомості про зазначені документи фіксуються у реєстрі і не вносяться до комп'ютерної бази даних, а документи, зазначені у пунктах 1–4, 7, 8, 11, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Держмолодьспорту.
_______________
Додаток 15
до Інструкції
(пункт 170)
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
| Індекс кореспондента | Номер одержаного документа | Підпис (підписи) особи (осіб) , яка отримала(и) документ |
_______________
Додаток 16
до Інструкції
(пункт 173)
ЖУРНАЛ
реєстрації листів (електронна база)
| Дата реєстрації | Індекс та номер | Кому адресовано | Короткий зміст | Прізвище керівника, який підписав | Виконавець |
_______________
Додаток 17
до Інструкції
(пункт 173)
ЖУРНАЛ
реєстрації наказів (електронна база)
| Дата реєстрації | Номер | Короткий зміст | Прізвище керівника, який підписав | Виконавець |
_______________
Додаток 18
до Інструкції
(пункт 191)
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим – у п'ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради – в установлений зазначеною Радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об'єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів – до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
5. Постанови та висновки Колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реєстрації документа в Держмолодьспорті (якщо інший строк не встановлено у документі).
6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, - у строк, установлений їх головними розробниками.
7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, - у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону - негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причини цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють і про наслідки повідомити прокурору.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення – у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об'єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб'єктів владних повноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту можна продовжити до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку повідомляється запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
9. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, Голова Служби, перший заступник Голови, заступник Голови встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.
11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, - до двох днів, решта – протягом 10 днів.
_______________
Додаток 19
до Інструкції
(пункт 209)
ЗВЕДЕННЯ
про виконання документів, що підлягають
особливому контролю, станом на ______________20____р.
| № | Найменування та індекс структурних підрозділів | Документи на контролі | ||||
| усього | з них: | |||||
| Вико- нано вчасно | Виконано з пору-шенням строку | продовжено строк виконання | Знахо-дяться на контролі | |||
Начальник відділу контролю,
діловодства та звернень громадян __________ ______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_______ ______________20____р.
_______________
Додаток 20
до Інструкції
(пункт 231)
Державна служба молоді
та спорту України
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
___________№ _________
На ______________рік
_______________________________________________________________________
(назва розділу)
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
Найменування посади керівника
структурного підрозділу ______________ ____________________________
(підпис) ініціали (ініціал імені), прізвище)
_____ ________________20___р.
ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу контролю,
діловодства та звернень громадян __________ ______________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_______ ______________20____р.
Продовження додатка 20
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у_______році у структурному підрозділі
| За строками зберігання | Разом | У тому числі: |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕК" |
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років
включно)
______________
Усього
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство в
структурному підрозділі ______________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______ ____________20___р.
Підсумкові відомості передано до відділу контролю, діловодства та звернень громадян
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей ___________ ___________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______ ____________20___р.
_______________
Додаток 21
до Інструкції
(пункт 231)
Державна служба молоді ЗАТВЕРДЖУЮ
та спорту України Перший заступник Голови
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ______________________________
(підпис) (ініціали, прізвище)
МП
__________№____________ ____ ________________20___р.
На __________рік
| Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Кількість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Примітка |
_____________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
Начальник відділу контролю, діло-
водства та звернень громадян ____________ ___________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______ _____________20 ___р.
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання ЕК Протокол засідання
Держмолодьспорту експертно-перевірної комісії
_______№_________ Центрального державного архіву
вищих органів влади та управління
України
_______№_________
Продовження додатка 21
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у_______році в Державній службі молоді та спорту України
| За строками зберігання | Разом | У тому числі: |
| таких, що переходять | з відміткою "ЕК" |
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років
включно)
__________
Усього
Начальник відділу контролю, діло-
водства та звернень громадян ___________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_____ _____________20____р.
Підсумкові відомості передано в архів Держмолодьспорту
Найменування посади особи,
відповідальної
за передачу відомостей ___________ __________________________ (підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______ ___________20____р.
_______________
Додаток 22
до Інструкції
пункт 263)
Державна служба молоді ЗАТВЕРДЖУЮ
та спорту України Голова Держмолодьспорту
АКТ ________________________ (підпис) (ініціали, прізвище)
МП
__________№____________ _____________________20____ р.
_____________________
(місце складення)
Про вилучення для знищення
документів, не внесених до
Національного архівного фонду
На підставі ________________________________________________________
(назва і вихідні дані)
_____________________________________________________________________________
(переліку документів із зазначенням строків їх зберігання)
_____________________________________________________________________________
відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду ___________________________________
(найменування фонду)
| № | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або останні дати справ | Номери описів (номен- клатур) за рік (роки) | Індекс справи (тому, частини) за номенклату-рою або номер справи за описом | Кіль- кість справ (томів, частин) | Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком | Приміт- ка |
Разом __________________________________________справ за ___________роки
(цифрами і словами)
Найменування посади
особи, яка проводила
експертизу цінності
документів ____________ _______________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_____ _______________20___р.
Продовження додатка 22
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання експертно- Протокол засідання ЕК
перевірної комісії Центрального Держмолодьспорту
державного архіву вищих органів
влади та управління України
___________№_________ ___________№_________
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ______________роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією _______________________________________________________________________
(найменування державного архіву)
(протокол від ___ _______________20___р. №____________).
Документи в кількості _______________________________________справ
(цифрами і словами)
вагою _______________кілограмів здано в ________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від ___________№_______
або знищено шляхом спалення.
Найменування посади особи,
яка здала (знищила) документи ___________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_____ ____________20__ Р.
_______________
Додаток 23
до Інструкції
(пункт 268)
_______________________________________________________________________
(найменування установи)
____________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
_______ _______________20___р.
ОПИС №_______
______________________________________________________________________
(назва розділу)
| № | Індекс справи (тому, частини) | Заголовок справи (тому, частини) | Крайні дати справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* | Примітка |
У цей опис включено ________________________справ з №_________по
(цифрами і словами)
№_______у тому числі:
літерні номери___________________
пропущені номери_______________
Найменування посади укладача
опису _____________ __________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище
______ _____________20___р.
ПОГОДЖЕНО
Начальник відділу контролю, діло-
водства та звернень громадян
________ ____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______ ______________20___р.
Продовження додатка 23
Передав ________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
Найменування посади
працівника структурного
підрозділу _____________ ________________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______ ______________20___р.
Прийняв _________________________________________________справ
(цифрами і словами)
Найменування посади особи,
відповідальної за архів у
Держмолодьспорті _______________ _____________________________
(підпис) (ініціали (ініціал імені), прізвище)
______ ______________20___р.
___________
* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
З М І С Т
| стор. | ||
| I | Загальні положення | |
| II | Документування управлінської інформації | |
| Загальні вимоги до створення документів | ||
| Бланки документів | ||
| Оформлення реквізитів документів | ||
| Зображення Державного Герба України | ||
| Коди | ||
| Найменування установи | ||
| Довідкові дані про установу | ||
| Назва виду документа | ||
| Дата документа | ||
| Реєстраційний індекс документів | ||
| Посилання на реєстраційний індекс і дату | ||
| Місце складення або видання | ||
| Гриф обмеження доступу | ||
| Адресат | ||
| Гриф затвердження документа | ||
| Резолюція | ||
| Заголовок до тексту документа | ||
| Відмітка про контроль | ||
| Текст документа | ||
| Відмітка про наявність додатків | ||
| Підпис | ||
| Візи та гриф погодження | ||
| Відбиток печатки | ||
| Відмітка про засвідчення копій документів | ||
| Відмітка про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до Держмолодьспорту | ||
| Запис про державну реєстрацію | ||
| Складення деяких видів документів | ||
| Накази | ||
| Протоколи | ||
| Службові листи | ||
| Документи до засідань колегіальних органів | ||
| Документи про службові відрядження | ||
| III | Організація документообігу та виконання документів | |
| Вимоги щодо раціоналізації документообігу | ||
| Облік обсягу документообігу | ||
| Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Держмолодьспорту | ||
| Попередній розгляд документів | ||
| Реєстрація документів | ||
| Організація передачі документів та їх виконання | ||
| Організація контролю за виконанням документів | ||
| Інформаційно-довідкова робота з документами | ||
| Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів | ||
| IV | Систематизація та зберігання документів у діловодстві | |
| Складення номенклатури справ | ||
| Формування справ | ||
| Зберігання документів у Держмолодьспорті | ||
| V | Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання | |
| Експертиза цінності документів | ||
| Складення описів справ | ||
| Оформлення справ | ||
| Передача справ до архіву Держмолодьспорту | ||
| Користування архівними документами в Держмолодьспорті |