Раздел II. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОГОВОРАМИ В ОБЩЕСТВЕ
Статья 5. Организация преддоговорной работы.
5.1. Инициирование договорного процесса.
5.1.1. Договорная работа в Обществе осуществляется на основании:
а) Программ и планов, утвержденных органами управления Общества;
б) Распоряжений и поручений органов управления и уполномоченных должностных лиц Общества;
в) Документов, принятых в соответствии с локальными нормативными актами Общества о способах выбора контрагента.
5.2. Преддоговорная работа включает в себя:
5.2.1. Обоснование необходимости заключения договора, утвержденное руководителем подразделения-исполнителя (для решения каких задач требуется заключение договора, какие результаты ожидаются и когда и т.п.). При необходимости заключения договоров подряда, оказания услуг на сумму свыше 1 000 000 (одного миллиона) рублей Исполнитель готовит ТЭО по форме, утвержденной ДЭФ. Проводит его согласование с заказчиком, руководителем СП. ТЭО вместе с договором предоставляется в юридический отдел на хранение. За предоставление ТЭО на хранение в Юридический отдел несет ответственность исполнитель по договору. Контролирует наличие ТЭО, соблюдение бюджета и обоснованность затрат лицо, подписывающее договор от имени Общества.
5.2.2. Работу по поиску соответствующих требованиям Общества контрагентов, согласованию с ними предмета и условий договора, исходя из интересов Общества, и анализу оптимального соотношения выгоды и риска при исполнении обязательств по договору.
5.2.3. Согласование и утверждение заинтересованными службами Общества технических заданий, дефектных ведомостей, проектно-сметной документации.
5.3. Решение о целесообразности заключения договора принимают:
5.3.1. Руководитель Общества;
5.3.2. В случае заключения договора в ходе оперативной операционной деятельности Общества – лица, уполномоченные на подписание договоров от имени Общества доверенностью.
5.3.3. В случае заключения договора в рамках инвестиционного проекта - руководитель проекта.
5.4. Выбор контрагента. Способ выбора контрагента определяется в соответствии с отдельными локальными актами Общества.
5.5. Перечень документов, предоставляемых исполнителем лицам, согласовывающим договор в начале процедуры согласования, при заключении договора с определенным контрагентом.
5.5.1. При заключении договора с юридическим лицом:
а) Лист согласования к договору;
б) Лист замечаний к договору;
в) Обоснование необходимости заключения договора, утвержденное руководителем подразделения-исполнителя;
г) Конкурентный лист (предоставляется при предоставлении на согласование договора поставки продукции и оборудования в адрес Общества, оказания услуг и подряда);
д) Копию свидетельства о государственной регистрации юридического лица;
е) Копию свидетельства о постановке на налоговый учет юридического лица;
ж) Копию разрешительной документации дающей право контрагенту на ведение определенной деятельности, торговли определёнными товарами: лицензии, свидетельство о допуске к работам, свидетельство об аккредитации и т.д. (при её наличии);
з) Документ, подтверждающий полномочия лица на подписание договора от имени контрагента: протокол (решение) о назначении исполнительного органа контрагента, доверенность;
и) Копию устава контрагента;
к) Копию выписки из Единого государственного реестра юридических лиц, выданную налоговым органом не ранее одного месяца до даты предоставления договора на визирование;
л) Копию бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, налоговых деклараций по НДС и налогу на прибыль на последнюю отчетную дату (при наличии) с отметкой налогового органа. При применении упрощенной системы налогообложения - копию налоговой декларации на последнюю отчетную дату;
м) Нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Российской Федерации, содержащую сведения о регистрации постоянно действующего представительства иностранного контрагента не ранее чем в году, предшествующем году заключения договора (при заключении договора с иностранным контрагентом, который имеет постоянно действующее представительство на территории Российской Федерации);
н) Оригинал документа, подтверждающего факт постоянного местонахождения иностранного контрагента, с которым заключается договор, на территории государства, с которым Российская Федерация имеет международный договор (соглашение), регулирующий вопросы налогообложения, составленный на иностранном языке со специальным штампом, удостоверяющим подлинность подписи и статус лица, подписавшего документ, подлинность печатей (апостиль) и переводом на русский язык, заверенным нотариально (при заключении договора с иностранным контрагентом, который не имеет постоянно действующее представительство на территории Российской Федерации).
5.5.2. При заключении договора с индивидуальным предпринимателем:
а) Лист согласования к договору;
б) Лист замечаний к договору;
в) Обоснование необходимости заключения договора, утвержденное руководителем подразделения-исполнителя;
г) конкурентный лист (предоставляется при предоставлении на согласование договора поставки продукции и оборудования в адрес Общества, оказания услуг и подряда);
д) копию свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя;
е) заверенные налоговым органом копии налоговых деклараций на последнюю отчетную дату;
ж) справку из налоговых органов об отсутствии задолженности по налогам и сборам в бюджеты всех уровней и государственные внебюджетные фонды;
з) справку об открытых/закрытых счетах в банках;
и) копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
к) копию разрешительной документации, дающей право контрагенту на ведение определенной деятельности, торговли определёнными товарами: лицензии и т.д. (при её наличии);
л) копию паспорта индивидуального предпринимателя;
м) копию свидетельства обязательного пенсионного страхования;
н) копию выписки из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей, выданную налоговым органом не позднее одного месяца до даты предоставления договора на визирование;
о) копию баланса на последнюю отчетную дату (при наличии).
п) нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговых органах Российской Федерации, оформленного не ранее чем в году, предшествующему году заключения договора (при заключении договора с иностранным контрагентом, который имеет постоянно действующее представительство на территории Российской Федерации);
р) оригинал документа, подтверждающий факт постоянного местонахождения иностранного контрагента, с которым заключается договор, на территории того государства, с которым Российская Федерация имеет международный договор (соглашение), регулирующий вопросы налогообложения, составленный на иностранном языке со специальным штампом, удостоверяющим подлинность подписи и статус лица, подписавшего документ, подлинность печатей (апостиль) и переводом на русский язык, заверенным нотариально (при заключении договора с иностранным контрагентом, который не имеет постоянно действующее представительство на территории Российской Федерации).
5.5.3. При заключении договора с физическим лицом:
а) Обоснование необходимости заключения договора, утвержденное руководителем подразделения-исполнителя;
б) Копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
в) Копию паспорта физического лица;
г) Копию свидетельства обязательного пенсионного страхования;
5.6. Все копии предоставляемых документов должны быть надлежащим образом заверены путем прошивания (если документ содержит более одного листа), проставления надписи «Копия верна», визы с расшифровкой фамилии и должности лица, заверяющего документ, даты заверения, и скреплены оригинальной печатью контрагента. При этом должностное лицо контрагента должно обладать соответствующими полномочиями на подписание документа.
5.7. В случае если контрагент, с которым заключается договор, находится в пределах г. Благовещенска РБ, исполнитель обязан предоставить заверенные указанным выше образом документы вместе с договором при предоставлении договора на согласование. В том случае, если контрагент, с которым заключается договор, находится за пределами г. Благовещенска РБ исполнитель вправе предоставить для согласования копии перечисленных документов, полученных по средствам факсимильной связи или электронной почты. При этом документы, заверенные указанным выше способом, должны быть предоставлены исполнителем в УЭБиСС не позднее 30 (Тридцати) календарных дней с момента заключения договора.
5.8. Договор должен быть оформлен в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами о договорной работе в Обществе.
5.9. Договоры в обществе заключаются с использованием:
а) Типовых форм, принятых в Обществе;
б) Нетиповых форм, разработанных юридическим отделом, для заключения конкретной сделки с указанным контрагентом;
в) Форм, предложенных контрагентом.
Статья 6. Разработка и порядок согласования типовой формы договора.
6.1. Типовые формы договоров разрабатываются юридическим отделом, на основании служебной записки от подразделения-исполнителя Общества. Варианты содержательной части разделов типовой формы договора формируются на основе действующего законодательства РФ, коммерческой практики работы с контрагентами и судебно-арбитражной практики.
6.2. Срок разработки типовой формы договора специалистом юридического отдела, — 5 (Пять) рабочих дней с момента получения соответствующей служебной записки от подразделения-исполнителя.
6.3. После разработки типовой формы договора специалист юридического отдела передает её по служебной записке подразделению-исполнителю. Исполнитель в течение 7 (Семи) дней с момента получения служебной записки обеспечивает прохождение согласования и визирования проекта типовой формы договора руководителями структурных подразделений Общества, которых определил специалист юридического отдела.
6.4. Срок согласования и визирования проекта типовой формы договора каждым из согласующих лиц — не более 1 (Одних) суток с момента получения проекта типового договора.
6.5. После завершения согласования и визирования проекта типовой формы договора и положительного согласования Исполнитель представляет в юридический отдел типовую форму договора. Специалист юридического отдела, вводит типовую форму договора в действие путем внесения приказа об утверждении типовой формы договора, внесения изменений в настоящее Положение и присвоения номера типовой форме договора. После внесения указанных изменений типовая форма является обязательной для применения при заключении договоров данного вида.
6.6. В случае необходимости изменения типовой формы договора руководитель заинтересованного структурного подразделения Общества направляет в юридический отдел соответствующую служебную записку. При этом применяется процедура согласования изменения типовой формы договора, предусмотренная настоящей статьёй.
Статья 7. Разработка проектов договоров, для которых в Обществе не разработана типовая форма (нетиповые договоры).
7.1. При необходимости заключения нетипового договора, руководитель заинтересованного в заключении договора структурного подразделения направляет на имя начальника юридического отдела служебную записку о подготовке проекта соответствующего договора. Служебная записка должна содержать:
а) Сведения о предмете договора, цене, сроках исполнения обязательств, условиях расчетов и иные существенные условия договора;
б) Другие сведения, которые необходимы для подготовки проекта договора, по запросу юридического отдела.
7.2. Срок подготовки проекта нетипового договора юридическим отделом — 5 (Пять) рабочих дней с момента получения служебной записки. Подготовленный проект договора передается в структурное подразделение, направившее служебную записку, для заполнения пустых граф и прохождения процедуры согласования и визирования, установленного настоящим Положением для нетиповых договоров.
Статья 8. Порядок заключения договоров.
8.1. Подразделения Общества, занимающиеся ведением договорной работы обязаны использовать типовые формы договоров и приложений, принятых в Обществе. Типовые формы договоров являются приложением к настоящему Положению. Исполнитель не имеет право изменять условия, указанные в типовой форме договора. При изменении типовой формы договора такой договор признается нетиповым и для его заключения применяется процедура согласования нетиповых договоров, предусмотренная настоящим Положением.
8.2. Договоры заключаются со сроком действия до конца текущего календарного года, за исключением следующих видов договоров:
а) кредитные договоры и договоры залога;
б) договоры страхования;
в) договоры финансовой аренды (лизинга);
г) договоры энергоснабжения;
д) договоры в рамках инвестиционной деятельности.
е) лицензионные договоры
Контроль сроков действия договора осуществляется лицом, подписывающим договор от имени Общества.
Срок действия договора может быть установлен на конец следующего за текущим календарным годом, если договор заключается не ранее, чем за два месяца до окончания текущего календарного года и из содержания договора следует, что обязательства по нему будут исполнены в следующем календарном году.
8.3. Согласование проекта договора осуществляется посредством проставления виз в листе согласования, прилагаемом к договору.
Статья 9. Порядок согласования и визирования типовых договоров.
9.1. Исполнитель, выбрав необходимую ему типовую форму договора из утвержденных настоящим Положением, заполнив все пустые графы формы, обеспечивает оформление договора на бумажном носителе в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон договора, а так же парафирует все страницы всех экземпляров договора и приложений к нему. При отсутствии парафирования на договоре и приложений к нему любое лицо, визирующее договор вправе отказать в принятии договора на согласование.
9.2. До начала процедуры согласования проекта типового договора и сбора виз Исполнитель предоставляет информацию о контрагенте в финансовый отдел для внесения в программу 1С соответствующих сведений (При отсутствии в программе 1С такой информации), вносит информацию о договоре в программу 1С.
9.4. Порядок внесения информации о договоре в программу 1С.
9.4.1. Исполнитель в справочнике «Контрагенты» выбирает наименование того контрагента, с которым заключается договор.
9.4.2. Во вкладке «Счета и договоры» выбирает действие «Добавить», после чего автоматически открывается вкладка «Договор контрагента: Создание».
9.4.3. Исполнитель заполняет графу «Организация», выбрав из списка: «ОАО «БАЗ»», затем заполняет графу «Наименование» в следующем порядке: пишет слово «договор», далее ставит номер договора, дату, срок действия.
9.4.4. Графа «Вид договора» заполняется из справочника.
9.4.5. В графе «Номер» указывается номер договора, в графе «От» - дата заключения договора, в графе «Срок действия» - срок действия договора.
9.4.6. В разделе вкладки «Ведение взаиморасчетов» значком ü выбирается условие «По документам расчетов с контрагентами», после чего автоматически во вкладке «Контроль дебиторской задолженности по договору» появится графа «Контролировать число дней задолженности».
9.4.7. В разделе вкладки «Контроль дебиторской задолженности по договору» проставляется размер предоплаты по заказу покупателя (в случае предварительной оплаты), знаком ü выбирается условие «Контролировать число дней задолженности» и проставляется соответствующее условие договора. Аналогичное значение проставляется в графе «Срок».
9.4.8. В графе «Условие оплаты» из справочника «Справочник Условия поставки ОМК» выбирается соответствующее условиям договора значение.
9.4.9. В графе «Подразделение» из справочника «Список подразделений организации ОАО «БАЗ» Исполнитель выбирает свое подразделение.
9.4.10. В графе «Комментарий» исполнитель ставит свою фамилию, инициалы, а также указывает наименование товаров, работ, услуг по договору.
9.4.11. Если к договору предполагается оформление спецификаций, то перед выполнением пунктов 9.4.2-9.4.10 Исполнитель выбирает значение «Добавить группу», вносит наименование группы с указанием номера, даты и срока договора, открывает группу, затем выполняет действия, описанные в п. 9.4.2 – 9.4.10 настоящей статьи.
9.5. Исполнитель обеспечивает согласование проекта типового договора в следующем порядке:
а) исполнитель;
б) руководитель структурного подразделения, заключающего типовой договор;
в) иные согласующие лица.
9.6. При согласовании договора согласующими лицами, лицом, уполномоченным на подписание договора от имени Общества, могут быть добавлены иные согласующие лица в зависимости от указанных в настоящем Положении зон ответственности должностных лиц.
9.7. При согласовании договора должностное лицо визирует договор с проставлением в обязательном порядке своей подписи, расшифровки подписи.
9.8. Срок согласования договоров, составленных по типовой форме, предусмотренной настоящим Положением, составляет 3 (Три) часа с момента получения договора должностным лицом, визирующим договор.
9.9. Руководитель согласующего подразделения может ввести дополнительные визы внутри подразделения соответствующим распоряжением при условии соблюдения вышеуказанного срока согласования, либо делегировать право согласования договоров через распорядительные документы, что не снимает с него персональную ответственность за качество проверки договоров в соответствии его зоной ответственности.
9.10. В случае наличия у согласующих лиц замечаний по проекту договора, они вправе не оформлять их на отдельном листе (в печатном виде с подписью, указанием даты и расшифровки подписи), прилагаемом к проекту договора или оферте, который возвращается Исполнителю для устранения указанных замечаний, а сообщить Исполнителю свои замечания устно. После устранения Исполнителем указанных замечаний, договор повторно проходит согласование всеми согласующими лицами, при отсутствии замечаний визируется и возвращается Исполнителю.
9.11. В случае не устранения замечаний согласующих лиц по объективным причинам, лицо, согласовывающее договор, вправе оформить замечания на отдельном листе (лист замечаний) и приложить его к проекту договора для принятия решения о его подписании уполномоченным лицом Общества.
9.12. При внесении изменений в проект типового договора путем изменения текста договора (в том числе по замечаниям согласующих лиц, по результатам согласования проекта договора с контрагентом и т.д.), проект договора признается нетиповым и к нему применяется процедура согласования, предусмотренная настоящим Положением для согласования и визирования нетиповых договоров (п.2.2.5 настоящего Положения).
9.13.Юридический отдел осуществляет регистрацию проекта типового договора и всех приложений к нему в электронной базе юридического отдела (присвоение регистрационного номера и внесение данных о контрагенте и данных о договоре в БД). Специалист юридического отдела проставляет на одном экземпляре договора штамп, в котором указывает регистрационный номер договора, дату регистрации договора в юридическом отделе и подпись лица, зарегистрировавшего договор.
Статья 10. Работа с нетиповыми договорами.
10.1. Все проекты договоров в редакции контрагента или оферты, полученные Обществом, подлежат обязательной регистрации в канцелярии. Канцелярия передает проект договора или оферты вместе с конвертом в день его поступления в подразделение-исполнитель. Договоры подлежат обязательной регистрации в структурном подразделении-исполнителе.
10.2. При получении проекта договора в редакции контрагента или оферты с нарочным подразделение-исполнитель обязано зарегистрировать его в канцелярии.
10.3. Руководитель подразделения-исполнителя передает проект нетипового договора или оферту Исполнителю в день получения его из канцелярии. Исполнитель, получив проект договора в редакции контрагента или оферту, обязан провести экспертизу проекта договора (оферты) на предмет соблюдения договоренностей, достигнутых в процессе преддоговорной работы, отсутствия ошибок, опечаток, и обеспечить принятие решения о начале работы по проекту нетипового договора (оферте) или отказе от работы с данным контрагентом.
Статья 11. Порядок согласования и визирования нетиповых форм договоров (проект нетипового договора, разработанный юридическим отделом, проект договора, предложенный контрагентом, оферта контрагента).
11.1. Исполнитель обеспечивает оформление договора на бумажном носителе в количестве экземпляров, соответствующем количеству сторон договора, а так же парафирует все страницы всех экземпляров договора и приложений к нему. При отсутствии парафирования на договоре и приложений к нему любое из согласующих лиц вправе отказать в принятии договора на согласование. Кроме того, Исполнитель прилагает к договору лист согласования и лист замечаний с перечнем должностных лиц, виза которых необходима для согласования данного документа в соответствии с настоящим Положением.
11.2. До начала процедуры согласования проекта нетипового договора и сбора виз Исполнитель представляет в финансовый отдел информацию о контрагенте, если она отсутствует в программе 1С, затем выполняет процедуры, описанные в п. 9.4. статьи 9 настоящего положения.
11.3. Исполнитель согласовывает содержание проекта договора и приложений к нему с должностными лицами подразделений Общества, указанных в листе согласования для нетипового договора данного вида, утвержденном настоящим Положением.
11.4. При согласовании договора к листу согласования согласующим должностным лицом или генеральным директором (а равно лицом, уполномоченным по доверенности на подписание договора) могут быть добавлены иные согласующие лица в зависимости от указанных в настоящем Положении зон ответственности должностных лиц.
11.5. При предоставлении договора на согласование и визирование должностным лицам, Исполнитель вместе с договором, обязан предоставить документы контрагента, указанные в п. 5.5. статьи 5 настоящего Положения. При отсутствии указанных документов, согласующее лицо отказывает в согласовании проекта договора.
11.6. При визировании договора должностное лицо в обязательном порядке должно поставить свою подпись, расшифровку подписи и дату визирования.
11.7. Срок визирования договоров, составленных по нетиповой форме, составляет 3 (три) рабочих дня с момента получения договора лицом, визирующим договор.
11.8. Руководитель визирующего подразделения может ввести дополнительные визы внутри подразделения соответствующим распоряжением при условии соблюдения вышеуказанного срока визирования; либо делегировать право визирования договоров через распорядительные документы, что не снимает с него персональную ответственность за качество проверки договоров в соответствии со своей зоной ответственности.
11.9. Исполнитель согласовывает содержание проекта нетипового договора, оферты контрагента и приложений с должностными лицами подразделений Общества, указанными в листе согласования.
11.10. Исполнитель обеспечивает согласование проекта не типового договора в следующем порядке:
а) исполнитель;
б) руководитель структурного подразделения, заключающего договор;
в) иные согласующие лица.
11.11. В случае наличия у должностных лиц замечаний при согласовании договора, они оформляются на листе замечаний (с подписью, указанием даты и расшифровки подписи), прилагаемом к договору, который возвращается Исполнителю для устранения указанных замечаний. После устранения Исполнителем указанных замечаний договор повторно проходит согласование, при отсутствии замечаний визируется и возвращается Исполнителю.
11.12. При наличии замечаний у лиц, согласовывающих договор, в том числе те, которые не удалось урегулировать с контрагентом посредством переговоров, направления протоколов разногласий и т.д. лицо, согласовывающее договор, вправе оформить замечания на отдельном листе (лист замечаний) и приложить к договору для принятия решения о его подписании уполномоченным лицом Общества. При этом в листе согласования лицо, согласовывающее договор указывает о наличии листа замечаний к договору.
Статья 12. Работа при возникновении разногласий при согласовании условий договора Сторонами.
12.1. При возникновении разногласий со стороны Общества.
12.1.1. Замечания всех лиц, согласовывающих договор, а также проект договора исполнитель передает в юридический отдел для составления протокола разногласий. Специалист юридического отдела в течение трех рабочих дней составляет протокол разногласий к договору и передает проект договора с протоколом разногласий исполнителю для согласование в порядке, предусмотренном для согласования нетиповых договоров.
12.1.2. После согласования проекта договора с протоколом разногласий исполнитель передает его в юридический отдел для регистрации. Специалист юридического отдела проставляет штамп «С протоколом разногласий» на каждом экземпляре договора выше подписи лица, подписывающего договор со стороны Общества. В случае если разногласия касаются приложений к договору, то штамп с «Протоколом разногласий» ставится на договоре и на соответствующих приложениях к нему. Проект договора регистрируется в порядке, указанном в п. 9.13. статьи 9 настоящего Положения.
12.1.3. К договорам с протоколами разногласий применяется процедура согласования и визирования, предусмотренная настоящим Положением для нетиповых договоров.
12.2. При возникновении разногласий со стороны контрагента.
12.2.1. В случае получения со стороны контрагента договора с протоколом разногласий Исполнитель регистрирует его в канцелярии и в течение суток направляет его на согласование и визирование. При необходимости (наличии замечаний у лиц, визирующих протокол разногласий) Исполнитель направляет проект договора, протокол разногласий и лист замечаний в юридический отдел. Специалист юридического отдела составляет протокол согласования разногласий и передает его исполнителю для согласования.
12.2.2. В отдельных случаях (когда контрагент или лица, визирующие договор не согласны с замечаниями, изложенными в протоколе согласования разногласий) юридическим отделом может быть оформлен протокол урегулирования разногласий. Если посредством протокола урегулирования разногласий стороны не согласуют спорные условия договора, договор считается не заключенным. Исполнитель обязан информировать юридический отдел о не заключении договора. Специалист юридического отдела вносит в карточку договора в программе 1С пометку о не заключении договора, в базе договоров юридического отдела в графе «Статус» выбирает состояние: «Не заключен».
12.3. К договорам с протоколами разногласий, протоколами согласования разногласий и протоколам урегулирования разногласий применяется процедура согласования и визирования, предусмотренная настоящим Положением для нетиповых договоров.
12.4. Если соглашением с соответствующим контрагентом установлена возможность разрешать разногласия по преддоговорным спорам в судебном порядке (например, наличие генерального соглашения, в рамках которого заключается договор), Исполнитель в течение 2 (Двух) дней с момента получения от контрагента отказа от подписания договора передает все имеющиеся по спорным вопросам документы по служебной записке в юридический отдел для предъявления иска в арбитражный суд. Юридический отдел готовит материалы и обеспечивает участие специалистов в судебном заседании. Такой же порядок для обращения в арбитражный суд по преддоговорным спорам устанавливается в случаях, когда заключение договора согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации и иных законов для сторон является обязательным. Порядок претензионной и судебной работы по договорам определяется Положением об организации претензионно-исковой работы.
Статья 13. Подписание, изменение, расторжение и закрытие договора.
13.1. Порядок подписания договора.
13.1.1. Подпись должностного лица, уполномоченного подписывать договорные документы, включает в себя наименование его должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату подписания. Наличие указанных данных обеспечивает Исполнитель.
13.1.2. Процедура подписания договорных документов производится после их экспертизы и визирования.
13.1.3. Договорные документы Исполнитель обязан передать на подпись уполномоченному лицу в день, когда завершена процедура согласования (визирование проекта последним из согласующих лиц).
13.1.4. Подпись должностного лица, уполномоченного на подписание договора, скрепляется печатью Общества для договоров, находящейся в юридическом отделе Общества.
13.1.5. Право подписания договора от имени Общества имеет генеральный директор или руководитель управляющей организации. Другие должностные лица подписывают договоры в пределах полномочий, указанных в выданных доверенностях. Доверенность на подписание договорных документов отражает подтверждение факта делегирования полномочий на подписание договорных документов руководителем Общества другим должностным лицам Общества.
13.1.6. Уполномоченное на подписание договора должностное лицо обязано подписать или вернуть Исполнителю без подписи с пояснениями согласованный проект договора в течение суток с момента его получения.
13.1.7. От имени контрагента договорные документы без доверенности имеет право подписывать только руководитель Общества или иное должностное лицо, прямо указанное в уставных документах контрагента. Все остальные должностные лица контрагента должны представлять надлежащим образом оформленную доверенность, которая прилагается к договору и хранится в юридическом отделе. Подпись должностного лица контрагента, подписавшего договор и относящиеся к нему документы, должна быть скреплена печатью. Контроль и ответственность за подписанием договора соответствующим лицом возложена на исполнителя.
13.1.8. Договор считается заключенным после подписания всех необходимых договорных документов всеми сторонами, участвующими в сделке и получения стороной по договору, направившей оферту, подписанного экземпляра договора и прилагаемых к нему документов, в том числе протоколов разногласий и иных документов, оформленных при возникновении разногласий в процессе работы по заключению договора. Исполнитель, в случае подписания со стороны Общества оферты контрагента, обязан документально подтвердить факт получения контрагентом подписанного договора.
13.1.9. Допускается заключение договора путем обмена документами посредством факсимильной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору (т.е при получении факса Исполнитель должен убедиться, что на документе имеется отметка факсового аппарата о наименовании юридического лица, направившего факс). Подписанная факсимильная копия договора (спецификации) является основанием для начала работы по договору (спецификации) при обязательном предоставлении в юридический отдел, оригинала договора (спецификации) в сроки и порядке, предусмотренные настоящим Положением.
13.2. Доставка договора контрагенту.
13.2.1. В случае, когда договор исходит от Общества, Исполнитель, в течение суток с момента получения подписанного уполномоченным лицом Общества проекта договора, готовит сопроводительное письмо, в котором контрагенту предлагается разумно необходимый срок, в течение которого он должен ответить на предложение заключить договор, и договор в двух экземплярах вместе с письмом передается в канцелярию для отправки.
13.2.2. В случае, когда договор исходил от контрагента, один экземпляр оформленного (подписанного и скрепленного печатью) договора (контракта) направляется Исполнителем в течение суток с момента его получения от уполномоченного на подписание лица другой стороне по договору (контракту) с сопроводительным письмом через канцелярию. Канцелярия отправляет договорные документы заказным письмом с уведомлением. При этом подписанный со стороны Общества договор должен быть направлен в сроки, указанные контрагентом для подписания, но не более чем в 30-дневный срок с момента получения проекта договора от контрагента.
13.2.3. Исходя из конкретной ситуации, Исполнитель может отправить договор с нарочным. В случае доставки договора с нарочным, последний при передаче договора представителю контрагента должен взять расписку полномочного лица контрагента о получении договора с указанием номера и даты регистрации входящей документации. Расписка может быть сделана на копии сопроводительного письма к договору или на копии договора, которые должны остаться у нарочного. Запрещено передавать договор, проект договора на подпись контрагенту через работников контрагента, не уполномоченных на получение корреспонденции.
13.2.4. В отдельных случаях, в силу производственной необходимости, договор может быть направлен контрагенту экспресс-почтой.
13.2.5. Количество экземпляров договорных документов направляемых контрагенту:
а)При наличии договора, подписанного с обеих Сторон, контрагенту направляется один экземпляр договора – экземпляр контрагента.
б) При наличии договора, подписанного только со стороны Общества, все экземпляры договора направляются контрагенту.
в) При наличии договора, подписанного Обществом с протоколом разногласий, контрагенту направляется один экземпляр подписанного договора и все экземпляры протокола разногласий.
г) При наличии договора, подписанного контрагентом с протоколом разногласий, контрагенту направляется один экземпляр протокола разногласий.
д) При наличии договора, подписанного Обществом с протоколом согласования разногласий – один экземпляр подписанного договора, один экземпляр протокола разногласий и все экземпляры протокола согласования разногласий.
е)При наличии договора, подписанного контрагентом с протоколом согласования разногласий – один экземпляр протокола согласования разногласий.
13.3. Работа по изменению условий заключенных договоров:
13.3.1. При необходимости внесения изменений в заключенный Сторонами договор или его приложения, Стороны составляют дополнительное соглашение к договору.
13.3.2. Дополнительное соглашение заключается по форме, предоставленной контрагентом, либо по форме, разработанной Обществом. Для разработки дополнительного соглашения Исполнитель вправе обратиться в юридический отдел. Порядок разработки, согласования и подписания дополнительных соглашений аналогичен порядку разработки, согласования и подписания нетиповых форм договоров, предусмотренному настоящим Положением.
13.3.3. Условия договора, измененные дополнительным соглашением, вступают в силу только после согласования и подписания обеими сторонами дополнительного соглашения в соответствии с настоящим Положением.
13.4. Порядок работы при расторжении договора или истечении срока действия договора:
13.4.1. Расторжение Договора возможно по соглашению сторон, если иное не предусмотрено законом или договором. По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда:
а) При существенном* нарушении договора другой стороной;
б) В иных случаях, предусмотренных Гражданским кодексом РФ, другими законами или договором.
* Существенным признается нарушение Договора одной из сторон, которое влечет для другой стороны такой ущерб, что она в значительной степени лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора.
13.4.2. До подписания Соглашения о расторжении Исполнитель обеспечивает подписание акта сверки взаимных расчетов между Обществом и контрагентом на дату расторжения Договора. Акт сверки готовится на основании служебной записки исполнителя по договору на имя Главного бухгалтера и подписывается со стороны Общества ДЭиФ и является неотъемлемым приложением к Соглашению о расторжении. Отсутствие согласованного и подписанного акта сверки может являться основанием для отказа в визировании и (или) подписании Соглашения о расторжении.
13.4.3. Для договоров, имеющих срок окончания, определенный календарной датой и при условии отсутствия просроченной дебиторской задолженности (задолженность, существующая
свыше 3 месяцев с момента ее образования) руководитель подразделения-исполнителя может принять решение о продлении срока действия договора.
В этом случае за 30 дней до истечения срока действия договора Исполнитель, направляет контрагенту соглашение о пролонгации договора, являющееся неотъемлемой частью договора. Договор считается пролонгированным после подписания Соглашения о пролонгации договора контрагентом.
13.4.4. В случае получения предложения о продлении срока действия договора от контрагента и при условии отсутствия просроченной дебиторской задолженности (задолженность, существующая свыше 3 месяцев с момента ее образования), руководитель подразделения-исполнителя в установленном настоящим Положении порядке, может принять решение о продлении срока действия договора, и в этом случае Исполнитель направляет контрагенту Соглашение о пролонгации договора, являющееся неотъемлемой частью договора.
13.4.5. В отношении договоров, финансируемых из инвестиционного бюджета, решение о продлении срока действия договора принимается руководителем проекта.
13.4.6. Соглашение сторон о расторжении договора и соглашение о продлении срока действия договора визируется должностными лицами подразделений Общества, определенными настоящим Положением.
13.4.7. В случае если к моменту истечения срока действия договора за контрагентом по договору числится дебиторская задолженность, Исполнитель направляет письмо контрагенту с уведомлением об отказе от пролонгации и предложением подписать акт сверки взаиморасчетов, подготовленный на основании служебной записки исполнителя по договору на имя Главного бухгалтера и подписанный Директором по ЭиФ на дату истечения срока действия договора.
13.4.8. По договорам, связанным с предоставлением имущества в пользование контрагента, Исполнитель обязан обеспечить возврат имущества в распоряжение Общества путем принятия имущества по акту приема-передачи.
13.4.9. Не подлежат продлению:
а) сделки, имеющие просроченную дебиторскую задолженность,
б) сделки, заключенные посредством факсимильной связи, и оригинал договорных документов которых не сдан на хранение в установленном порядке.
13.4.10. Пролонгация договора считается надлежащим образом произведенной, если согласие контрагента (либо принятие положительного решения руководителем подразделения-исполнителя) на пролонгацию получено до истечения срока действия договора.
Статья 14. Порядок регистрации и хранения договоров.
14.1. Подписанный и скрепленный печатью оригинал договора, а также оригиналы дополнительных соглашений, спецификаций и иных приложений к договору, листы согласования с визами специалистов, письма об изменении реквизитов сторон, о расторжении договора в одностороннем порядке и иные документы, имеющие отношение к договору (далее - сопутствующие документы), а также ксерокопии и факсимильные экземпляры договора и всех сопутствующих документов, на которых имеются визы специалистов, сдаются на хранение исполнителем в юридический отдел.
14.2. Сдача договора и сопутствующих документов в юридический отдел для хранения осуществляется исполнителем в течение 3 рабочих дней после подписания его сторонами (либо получения подписанных и скрепленных печатями оригиналов договора и сопутствующих документов по почте через канцелярию предприятия), но в любом случае не позднее 60 календарных дней от даты заключения договора или приложения к нему.
14.3. При приеме сотрудником юридического отдела, ответственным за осуществление приема договоров и сопутствующих документов от исполнителя на хранение, производится соответствующая запись в Журнале отметок о сданных на хранение в юридический отдел договоров с отметкой о статусе сданного исполнителем договора (оригинал или копия) и дате сдачи его, а исполнитель проставляет свою подпись и дату в соответствующей графе журнала о сдаче документов на хранение.
14.4. До сдачи договора в юридический отдел исполнитель изготавливает необходимое для работы количество копий договора, одна из которых хранится у исполнителя, остальные он может передать в другие структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле над исполнением договорных обязательств.
14.5. Все сданные на хранение в юридический отдел договоры и сопутствующие документы формируются ответственным сотрудником юридического отдела в отдельные дела, в соответствии с номенклатурой дел юридического отдела, которая является частью Сводной номенклатуры дел предприятия.
14.6. Классификация договоров и формирование дел осуществляется по видам договоров:
а) Договоры. Реестр договоров. «П-__» - договоры поставки продукции ОАО «БАЗ»;
б) Договоры. Реестр договоров. «РП-__»- договоры поставки продукции от контрагентов;
в) Договоры. Реестр договоров. «Р -__» - разные договоры;
г) Договоры. Реестр договоров. «ДП-__» - договоры подряда;
д) Договоры. Реестр договоров. «ОУ-__»- договоры на оказание услуг;
е) Договоры. Реестр договоров. «ЗК- __»- договоры займа и кредита;
ж) Договоры. Реестр договоров. «КП-__»- договоры купли-продажи;
з) Договоры. Реестр договоров. «С- __»- договоры страхования;
и) Договоры. Реестр договоров. «А- ___»-договоры аренды;
к) Договоры. Реестр договоров. «У-___»- договоры на обучение;
л) Договоры. Реестр договоров. «БС- _»- договоры на открытие банковских счетов.
14.7. Срок хранения договоров и сопутствующих документов составляет 5 лет после истечения их срока действия.
14.8. После окончания срока действия договоров сотрудник юридического отдела формирует архивные дела. Классификация архивных дел производится в соответствии в соответствии с номенклатурой дел юридического отдела по срокам действия договоров.
14.9. В зависимости от количества договоров и сопутствующих документов, расположенных в архивном деле могут создаваться дополнительные архивные дела с дробными номерами.
14.10. Для каждого архивного дела сотрудник юридической службы изготавливает:
а) Опись помещенных в дело договоров;
б) Лист мониторинга использования документов, в котором при каждом случае использования какого-либо документа в течение 5 лет хранения его в архиве после окончания срока его действия, делается сотрудником юридического отдела соответствующая запись.
14.11. В случае если договор использовался по какой-либо причине в течение 5 лет хранения в архиве после окончания срока его действия, срок хранения такого договора продляется еще на 3 три года.
14.12. Договоры и приложения к ним, на которых проставляется штамп «Экземпляр ОАО «БАЗ», являются экземплярами Общества. Исполнитель обязан предоставлять указанные экземпляры договоров и приложений к ним в юридический отдел для регистрации и хранения.
14.13. Регистрация договора и всех приложений к нему осуществляется юридическим отделом в следующем порядке:
14.13.1. Проект договора и приложений к нему до его подписания руководителем общества сотрудник юридического отдела регистрирует в журнале регистрации договоров (база данных), который ведется в электронной форме, ему присваивается регистрационный номер, на экземпляре общества проставляется регистрационный штамп, в котором указывается регистрационный номер договора, подпись ставит специалист юридического отдела, осуществивший регистрацию договора, а также дата регистрации.
14.13.2. После подписания договора и приложений к нему на всех экземплярах договора специалист юридического отдела ставит печать «для договоров». Если договор и приложения к нему подписаны контрагентом, то исполнителю специалист юридического отдела выдает только экземпляр контрагента, если договор и приложения к нему подписаны только со стороны ОАО «БАЗ», то исполнитель получает в юридическом отделе все экземпляры договора для подписания контрагентом.
14.14. При направлении контрагентом договора, подписанного уполномоченным лицом, Исполнителю по средствам факсимильной связи, Исполнитель обязан удостовериться, что факс исходит от стороны по договору (отражено лицо, отправившее договор – контрагент, отражен номер факса, указанный в реквизитах контрагента в договоре).
14.15. Исполнение Обществом договорных обязательств (отгрузка, оплата и т.п.) возможно только при условии наличия в юридическом отделе подписанного всеми сторонами договора.
14.16. Ответственность за последствия исполнения неподписанного договора несут лица, принимающие решение о необходимости проведения операций в нарушение вышеуказанного порядка.
14.17. Договоры, приложения к ним хранятся в юридическом отделе, уставные документы контрагентов хранятся в УЭБиСС в течение пяти лет с момента истечения срока действия договора. Если законом, иными правовыми актами, обязательными требованиями государственных стандартов или другими обязательными правилами определен срок эксплуатации товара, превышающий пять лет, то договор и вся документация к нему хранится в течение данного срока. Ответственность за организацию хранения оригиналов договоров и договорных документов несет начальник юридического отдела.
14.18. Выдача подлинников договоров производится начальником юридического отдела в под расписку на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, который несет ответственность за сохранность оригинала документа. При этом взамен подлинных документов должны быть оставлены их копии. При возврате подлинных документов делаются соответствующие расписки о возврате и приемке документов на хранение.
Статья 15. Выдача договора и сопутствующих документов.
15.1. Оригиналы договора и сопутствующих документов могут быть выданы из мест хранения в целях предоставления в суд ( арбитражный суд, суд общей юрисдикции, третейский суд ) либо по запросу уполномоченных органов государственной власти, а также кратковременно под роспись в Журнале регистрации выданной документации на основании служебной записки руководителя подразделения ОАО «БАЗ».
15.2. Сотрудник юридического отдела, ответственный за хранение договоров, выдает запрашиваемый оригинал договора сотруднику, обратившемуся с запросом, под роспись в журнале выданных документов, где сотрудник юридического отдела делает запись о выданном договоре и дате его выдачи.
15.3. Лицо, получившее договор, не позднее десяти календарных дней после выдачи , возвращает полученные документы в юридический отдел, о чем в журнале выданных документов сотрудник юридического отдела делает отметку, проставляя свою роспись и дату возврата документов.