СУБД MS Access. Cоздание таблиц и схем данных
Чтобы создать таблицу, нужно перейти к списку таблиц и нажать кнопку Создать. Появится новое диалоговое окно. Таблицу в Access можно создать: с помощью Конструктора; с помощью Мастера таблиц – специальной программы, предлагающую создать таблицу в пошаговом режиме на базе типовых решений, имеющихся в Access; импортировать таблицу БД из файла какой-либо программы (FoxPro или Excel).
Создание таблицы БД с помощью конструктора. Для этого необходимо в диалоговом окне "Новая таблица" выбрать пункт Конструктор и нажать ОК. Появится окно Конструктора таблиц. Условно это окно можно поделить на две области:
· Область полей таблицы, где вводится название полей, определяется тип данных каждого поля, а также делаются краткие комментарии по поводу того, какие данные находятся в этом поле (графа Описание).
· Область свойств поля, где указываются отдельные характеристики каждого поля, необходимые для определения параметров сохранения данных в поле, их дальнейшего отображения и редактирования. Эта область содержит две вкладки: Общие и Подстановка. Вкладка Подстановка содержит список некоторых дополнительных параметров, необходимых, в частности, для настройки связей с полями других таблиц.
Имя поля задается в столбце Имя поля. Имя может содержать не более 64 знаков, при этом допустимы любые символы, кроме точки, восклицательного знака и угловых скобок. Повторение имен полей не допускается. Для каждого поля необходимо указать тип данных, содержащихся в нем. Тип данных выбирается из списка, который можно вызвать щелчком мыши в столбце Тип данных.Access оперирует следующими типами данных:Текстовый(не больше 255символов).Поле MEMO - текстовая информацию в количестве 32000 знаков.Числовой. Дата/время. Денежный. Счетчик (при добавлении в таблицу новой записи значение этого поля увеличивается на 1 (единицу). Значения в таких полях не обновляются. Поля этого типа очень удобно использовать для ведения каталогов с уникальными номерами.). Логический ( два значения: Да и Нет).Поле объекта OLE - в этом поле могут храниться объекты, созданные в других приложениях (максимум 128 Мбайт).Гиперссылка - могут содержаться гиперссылки на объекты в Internet или Intranet.
Характеристики отдельных полей определяются в области свойств поля (вкладка Общие). Каждое поле имеет определенный набор свойств – в зависимости от типа поля. Ниже перечислены основные свойства полей.
Размер поля – максимальная длина текстового поля (по умолчанию 50 знаков) или тип данных числового поля. Рекомендуется задавать минимально допустимое значение этого свойства, потому что обработка данных меньшего размера выполняется быстрее.
Если тип данных – числовой, допустимы следующие значения свойства Размер поля:
Формат поля – формат отображения данных. Как правило, используется формат, заданный по умолчанию.
Число десятичных знаков. Определяется число десятичных знаков справа от десятичного разделителя.
Маска ввода – образец для всех данных, которые вводятся в это поле.
Подпись – обозначение для поля, которое будет использоваться для отображения поля в таблице, форме или отчете. Если это значение не определено, в качестве подписи будет взято имя поля.
Значение по умолчанию – стандартное значение, которое автоматически вводится в поле при формировании новой записи данных.
Условие на значение. Задается выражение, устанавливающее ограничение на содержимое данного поля. Таким образом, допускается контроль над правильностью ввода данных.
Сообщение об ошибке. Определяется сообщение об ошибке, которое выводится в случае нарушения условия на значение.
Обязательное поле. Определяется, может ли данное поле содержать значения Null (т.е. оставаться пустым), или нужно обязательно вводить в это поле данные.
Индексированное поле. Определяется, нужно ли индексировать поле. Индексация ускоряет поиск и сортировку данных, но обновление информации при внесении изменений происходит медленнее. Поля типа MEMO, Объект OLE и Гиперссылка не могут индексироваться.
Редактирование структуры таблицы. На Панели инструментов могут появляться новые кнопки: кнопка перехода в режим заполнения таблицы. Таблица, как и любой другой объект БД (форма, отчет, модуль или ), может находиться в двух основных режимах – режиме конструирования и режим просмотра. Данная кнопка позволяет переключиться в режим просмотра созданной таблицы для ввода и изменения данных.Кнопка с ключом – кнопка для определения поля первичного ключа. Слева от столбца Имя поля расположен еще один узкий столбец, в котором находится треугольный маркер, который указывает на активную строку. Поместив курсор мыши в область маркировки, можно выделить одну или несколько строк щелчком мыши. Также есть кнопки добавления и удаления строк в таблице.
После задания характеристик всех полей следует выбрать по крайней мере одно ключевое поле. В качестве ключевых полей указываются поля счетчиков. В любом случае, поле ключа не должно содержать повторяющихся данных. Чтобы определить ключ, необходимо выделить нужное поле (или поля) и нажать кнопку с ключом на панели инструментов. Слева от маркера появится изображение ключа.
Перед вводом информации спроектированную таблицу необходимо сохранить. Нажмите кнопку с дискетой и введите название таблицы. Кнопка перехода в режим заполнения таблицы изменила свой вид на кнопку конструктора. Нажав на последнюю, вы снова окажетесь в режиме Конструктора. Это дает возможность при необходимости что-либо подправить в структуре таблицы. Поля заполняются последовательно. Переход от одного поля к другому удобно выполнять клавишей Tab (или Shift+Tab). Если при проектировании таблицы для некоторых полей вы предусмотрели значения по умолчанию, эти значения автоматически появятся в соответствующих полях. Записи в таблице можно перемещать, копировать и удалять теми же способами, что и в электронных таблицах, то есть сначала выделить строки, а потом выполнить необходимую операцию. Столбец можно выделить щелчком мыши по заголовку. Столбцы можно перемещать вправо и влево, пользуясь методом drag and drop.
Связи между таблицами в Access можно устанавливать вручную, пользуясь макетом Схемы данных; с помощью Мастера подстановок – программы, автоматически формирующей связи на этапе проектирования таблицы. Создавая связь вручную, вы можете детально описать свойства связи и тип отношений между таблицами. Однако автоматическое формирование связей предпочтительнее, поскольку Мастер подстановок дополняет связанные таблицы некоторыми удобствами работы. Лучшим решением будет создание связей поручать Мастеру, а дальнейшую настройку выполнять вручную.
Использование Мастера подстановок для создания связи. Перейдите в режим проектирования таблицы. Сначала необходимо выделить поле, которое будет содержать данные из другой таблицы (если такого поля нет, его нужно создать). В столбце Тип данных в качестве параметра выберите Мастер подстановок. Запустится Мастер. Дальнейшие действия происходят в диалоговом режиме.
Сначала нужно выбрать, что является источником данных для поля подстановки. Чтобы перейти к следующему этапу, нажмите Далее.
Укажите имя таблицы БД, из которой будут взяты значения для подстановки. Нажмите Далее.
Далее следует перенести в левую часть окна поля, которые содержат необходимые для подстановки значения. Добавьте в этот список поле Название. Нажмите Далее.
Задаете ширину полей для списка подстановки. Кроме того, предлагается скрыть столбец первичного ключа. Если вы его не добавляли, Мастер сам его включил в список полей, ведь без ключевого поля не будет никакой связи. Нажмите Далее.
Задаете параметр Подпись для поля подстановки. Можно все оставить без изменений – Мастер сам догадался, как назвать поле. После нажатия кнопки Готово Access выдаст запрос на сохранение таблицы и сформирует связь. Затем можно переходить в режим заполнения и вводить информацию.