Особенности сопровождения туристов в групповых и индивидуальных турах
Роль сопровождающего, руководителя групп, их функции. Для рассмотрения этого вопроса необходимо определить сущность понятий «сопровождающий» и «руководитель». Под сопровождающим принято понимать представителя турфирмы, который сопровождает туристов в дороге к месту потребления туруслуги. А руководитель группы, являясь также представителем турфирмы, находится с группой в течение всего времени отдыха. Руководитель может быть одновременно и сопровождающим, т.е. находиться с группой с момента посадки в транспорт до прибытия домой. Предоставление сопровождающего или руководителя является дополнительной услугой со стороны турпредприятия и гарантией быстрого и своевременного урегулирования возникающих проблем, конфликтов и непредвиденных ситуаций.
Для взрослых групп туристов наличие сопровождающего (руководителя) не обязательно, но желательно. Единых требований к количеству человек в группе на одного сопровождающего (руководителя) нет. Это зависит от принимающей стороны, т.е. предварительно оговаривается количество льготных мест для сопровождающих. (Например, каждая 11 или 21 путевка бесплатна. Соответственно, на 10 или 20 туристов должен приходиться один сопровождающий (руководитель). Для туристских детских групп свыше 20 человек, как правило, присутствуют два педагога или один сопровождающий (руководитель), в особых случаях — медработник.)
Обязанности сопровождающего.
1- Рассадка в транспортное средство, ее корректировка в случае необходимости.
2. Прохождение КПП на границах, предоставление документов. В случае возникновения на границе претензий к туристам со стороны пограничников — регулировать эти конфликты (решить вопросы уплаты штрафов, отправки туристов домой при нарушении паспортно-визового режима), сообщить об этом на туристское предприятие.
3. Связь с представителями страховой компании при наступлении страхового случая и при необходимости организация доставки туриста на родину с сообщением на турпредприятие.
4. Предоставление в дороге оговоренных ранее услуг (чай, кофе, видеопрограммы, остановки в пути, путевая информация). Это больше касается сопровождения автобусных туров.
5. Сопровождение до места получения туруслуги.
6. Передача всех необходимых документов руководителю группы по прибытии.
Обязанности руководителя группы.
1. Встреча группы.
2. Расселение в соответствии с оплатой.
3. Уведомление группы о часах дежурства руководителя с целью разрешения возможных проблем, конфликтов.
4. Предоставление своевременной информации о дополнительных услугах и возможных изменениях в программе тура.
5. Урегулирование конфликтных ситуаций с представителями принимающей стороны и
туристами.
6. Связь со страховой компанией или с ее представителями в случае наступления страхового события и при необходимости организация доставки туриста домой.
7. Наблюдение за выполнением программы пребывания, информирование турпредприятия о некачественной работе партнеров.
Некоторые особенности имеет оказание услуги сопровождения для индивидуальных туристов. Совершенно очевидно, что к индивидуальному туристу невозможно приставить руководителя или сопровождающего (за исключением услуг сопровождения в бизнес-турах), да к тому же сами туристы будут зачастую воспринимать подобные попытки как желание ограничить их индивидуальный отдых. Поэтому в качестве услуги сопровождения индивидуальным туристам предоставляется дополнительная информация о том, кто представляет интересы туристской компании в той или иной стране, как и с кем связаться в случае каких либо происшествий или недоразумений, а также поддерживается постоянная связь с ними со стороны туристской компании. Сопровождение индивидуальных туристов требует особенно внимательного отношения к организации процесса коммуникаций.
Следует помнить, что данные услуги не должны восприниматься туристом как навязчивая опека, но вместе с тем он не должен чувствовать себя покинутым в стране пребывания.