Формы контроля в управлении
К основным формам контроля деятельности относятся: проверка; заслушивание конкретных должностных лиц; рассмотрение отчетности объектов контроля; отслеживание хода реализации принятого решения; повседневный контроль деятельности подчиненных.
Проверка деятельности осуществляется в отношении организации или ее подразделения (филиала). Подобного рода проверка может быть комплексная (инспекторская) или целевая (тематическая); массовая, выборочная или разовая; плановая или внеплановая. Комплексная проверка осуществляется по решению субъектов высшего уровня управления и является наиболее сложной формой контроля. Комплексный проверке может подвергаться организация в целом, крупное многофункциональное подразделение (все направления, линии и основные участки его деятельности, в том числе и состояние менеджмента этой деятельностью).
При подготовке комплексной проверки определяются её цели, задачи, подлежащие исследованию конкретные вопросы, сроки проведения, руководство и персональный состав инспекторской бригады, которой поручается проведение комплексной проверки, порядок подведения итогов по её завершении. Перечисленные, а при необходимости и другие, вопросы включаются в план проведения комплексной проверки, который утверждается руководителем, принявшем решение о её проведении.
Главными целями комплексной проверки являются выяснение и оценка фактического состояния деятельности организации; соответствия её требованиям законодательных и иных нормативных правовых актов, в частности, налогового законодательства, а так же решений соответствующих субъектов управления, особенностям деловой обстановки; выработка предложений о мерах по реализации результатов комплексной проверки ( в том числе по распространению положительного опыта, устранению недостатков, совершенствованию деятельности в целом, а так же на конкретных направлениях, линиях, участках и др.)
Целевая проверка проводится с целью контроля деятельности организации. Одного ил нескольких её подразделений по конкретным, наиболее актуальным проблемам (темам). Подобного рода проверка проводится в интересах изучения и оценки состояния работы по конкретному направлению или линии деятельности организации (подразделения).
Целевой проверке могут подвергаться принятые меры, ход и результаты выполнения конкретного закона ил подзаконного акта, управленческого решения вышестоящего органа управления, либо выводов и рекомендаций, данных по результатам ранее проведенной комплексной проверки.
Заслушивание конкретных должностных лиц (исполнителей) как форма контроля применяется практически всеми субъектами управления. Применение этой формы контроля повышает оперативность получения субъектом управления информации по рассматриваемой теме непосредственно от подконтрольного объекта, обеспечивает возможность ее уточнения и углубления посредством личного общения субъекта и объекта управления. При необходимости обеспечивается более высокая конфиденциальность выносимых на заслушивание вопросов и принятых по ним решений. Темы (вопросы), выносимые на заслушивание, порядок и сроки его проведения, как правило, определяются заблаговременно, включаются в планы работы соответствующего субъекта управления и своевременно доводятся до тех, кого предполагается заслушать. Заслушивания могут быть и неплановыми. Необходимость в них вызывается внезапно возникающими ситуациями, требующими немедленного реагирования. При подготовке к заслушиванию по наиболее важными темам предварительно проводятся целевые или комплексные проверки. Заслушивания могут осуществлять лично субъект управления или по его поручению другие должностные лица, на заседаниях коллегиальных органов управления организаций (Совет директоров, общее собрание акционеров и т.д.) или соответствующих совещаниях.
Отслеживание хода реализации принятого решения – применяется выборочно, для контроля исполнения наиболее важных для организации задач, управленческих решений. Эта форма контроля реализуется обычно представителями аппарата управления, относящегося обычно к высшему уровню управления организацией.
Повседневное отслеживание деятельности подчиненных широко используется в процессе повседневной деятельности субъекта управления. Это позволяет ему контролировать значительный круг вопросов, связанных с проверкой исполнения конкретными должностными лицами своих функциональных обязанностей, требований нормативно- правовых актов, решений и поручений, планов различного уровня, отдельных сторон деятельности организации и оперативно принимать соответствующие решения. Такая форма контроля реализуется путем личного участия руководителя в решении совместно с подконтрольным объектом наиболее сложных вопросов повседневной деятельности. Контроль осуществляется в процессе: изучения руководителем документов, подготовленных его подчиненным и последующего их обсуждения; осуществления деловых контактов с соисполнителями из других организаций (подразделений) и их руководителями; привлечения к контролю работников аппарата управления; рассмотрения иной текущей информации по интересующим субъекта управления вопросам. Подобного рода форма контроля позволяет в текущем режиме отслеживать эффективность разрешения вопросов, находящихся на контроле.
Изучение отчетности. Под отчетностью понимается установленная подзаконными актами и ведомственными нормативно правовыми актами, а так же решениями уполномоченных на то субъектов управления (обычно высшего руководства организации) система количественных и качественных показателей, характеризующих состояние, динамику и результаты деятельности организации и ее подразделений (представительств, филиалов, дочерних фирм) за определенный период. Отчетность имеет следующие основные параметры: виды, формы, систему показателей (содержание), порядок и сроки представления, полномочия субъектов различных уровней управления по истребованию отчетности. Отчетность, представляемая в строго установленные строки, относится к регулярной. Отчетность, сроки представления которой определяются в каждом конкретном случае, является эпизодической.
Различают статистическую и описательную отчетность. Статистическая отчетность представляет собой количественные показатели деятельности по строго определенным вопросам, статистические данные по которым заносятся в соответствующего образца формы, единые для всех подразделений организации. Описательная отчетность (отчет) содержит, главным образом, качественные показатели деятельности, характеризующие ее основные стороны и результаты. Оба вида отчетности взаимосвязаны и один из них несет в себе элементы другого: статистическая отчетность - элементы описательной в виде пояснений по заданным позициям; описательная отчетность не обходится без количественных показателей, т.е. без элементов статистической отчетности.