Етапи договірно-правової роботи
Насамперед, необхідно визначитися з типами договорів, які укладає підприємство. Умовно їх можна розділити на «типові договори (внутрішні)», підготовлені самим підприємством для зовнішнього використання з контрагентами й «нетипові (зовнішні договори)» - всі договори, які надходять на підприємство від сторонніх організацій.
Далі, необхідно визначитися з тим, хто має право підписання договорів в організації. Як правило, таким правом наділений керівник підприємства або вповноважена ним особа.
Метою нового Положення повинне стати створення єдиної системи організації. планування й контролю над договорами, що укладаються та виконуються, оптимізація та уніфікація процедур підготовки, узгодження, реєстрації й підписання всіх договірних документів, що укладають підприємством зі сторонніми організаціями
Далі, доцільним буде прописати основні поняття, використовувані в ньому, починаючи з визначення самого договору як угоди двох або більше осіб про встановлення, зміну або припинення взаємних прав й обов'язків і закінчуючи визначенням додаткової угоди до договору не зайвим буде впровадження й наступні терміни:
«Узгодження договору» - обов'язкове надання всіх договорів, доповнень і змін до договору в юридичний відділ, бухгалтерію й фінансовий відділ на узгодження
«Реєстрація договору» - обов'язкова процедура, проведена відповідальною посадовою особою з організацією зберігання й обліку підписаних договорів й аркушів погоджень.
«Аркуш узгодження» - бланк для внесення зауважень і пропозицій по тексту договору вповноваженими посадовими особами підприємства
Предмет узгодження (договір і додаткова угода до нього, рідко - протоколи розбіжностей, протоколи про наміри й т.п.);
Найменування контрагента, країну й місто його перебування або реєстрації.
Відповідальний співробітник від підприємства (відділ, ініціатор договору, його внутрішній телефон, підпис начальника відділу, що обізнаний про підписання такого договору);
Дата заповнення Аркуша узгодження.
Дати передачі договору на узгодження в конкретні відділи, а також строки, надані Положенням про договірну роботу кожному з відділів.
Дата повернення договору виконавцеві;
Місця для підпису начальників відповідальних відділів за узгодженням договорів.
Технічне завдання готується на ім'я керівника підприємства на бланку встановленої форми з рекомендаційною оцінкою про дату підготовки документа юридичним відділом і коротким поясненням необхідності розробки даного договору. Після узгодження всіма відділами, розробленого типового договору він передається на затвердження керівникові підприємства. Затверджений текст договору повинен бути внесений відповідальним співробітником в електронний архів, наприклад у розділ «Типові договори» для подальшого використання в діяльності підприємства.
Технічне завдання на договір може містити наступні реквізити:
Вид договору (надання послуг, комісія, оренда і т.д.);
Банківські реквізити підприємства.
Підписант договору і його повноваження (реквізити доручення і т.п.); Предмет договору.
Загальна сума договору, валюта ціни й порядок розрахунків;
Обов'язки та права підприємств за договором;
Обов'язки та права контрагента за договором;
Строк виконання своїх обов'язків;
Строк виконання своїх обов'язків контрагентом;
Місце виконання своїх обов'язків підприємством;
Місце виконання своїх обов'язків контрагентом;
Спосіб виконання своїх обов'язків підприємством (порядок дій, їхня послідовність, строки);
Спосіб виконання своїх обов'язків контрагентом (порядок дій, їхня послідовність, строки);
Відповідальність сторін.
Термін дії договору;
Інші, додаткові умови.
Важливість першого етапу договірно-правової роботи — укладення договорів — полягає в тому, що завдяки договорам формуються замовлення, визначається структура плану діяльності підприємства; від умов їх реалізації залежать кінцеві результати фінансово-господарської діяльності підприємства.