Обзор законодательных и нормативно-правовых актов, регламентирующих работу архива
Организация хранения документов как на уровне государственных, так и ведомственных архивов – регламентированный процесс, основу которого составляют законодательные и локальные нормативные акты. Остановимся на краткой характеристике основных из них.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушенияхот 30.12.2001 № 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001, действующая редакция от 09.08.2013.). Кодексом предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, что влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан и должностных лиц (статьи 13.20, 13.25) [1]
В свою очередь, Уголовный кодекс Российской Федерации (с изменениями на 2 ноября 2013 года) установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи» содержат нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Двадцать второго октября 2004 года был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ФЗ-125.Закон включает 9 глав, которые в общей сложности насчитывают 32 статьи. Основное назначение закона – регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов независимо от их формы собственности, а так же в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства [2, ст.1].
Помимо федерального закона, существует значительное число подзаконных актов, регламентирующих работу архивной отрасли, и, в частности, архивов организаций и предприятий, в том числе, приказы Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ – они касаются вопросов, связанных с утверждением новых нормативно-методических документов сфере архивного дела.
Примеры: Приказ № 1182 от 31.07.2007. «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», Приказ Минкультуры от 17.08.2004 № 39 «Об отмене Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения». [22]
Функционирование архивной отрасли происходит в рамках, обозначенных общегосударственными стандартами. В этой сфере существует большое количество ГОСТОв, устанавливающих нормы и правила относительно различных мероприятий по обеспечению, сохранности и учету архивных документов[21], преимущественно, для государственных архивов. По этой причине, остановимся на характеристике двух основных стандартов, регламентирующих отдельные направления работы архивов негосударственных предприятий и учреждений.
Государственный стандарт Российской Федерации«Делопроизводство и архивное дело. термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98),утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, дата введения 01.01.1999 – представляет собой терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Использование терминов стандарта является обязательным при разработке локально-нормативной базы по делопроизводству и архивному делу, а также всего комплекса управленческих документов.
Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен в действие 01 июля 2003 г. Стандарт носит рекомендательный характер, и имеет значение для оформления документов текущем «общем» делопроизводстве и ДОУ в целом, однако для области архивного дела он также важен: оформление описей дел постоянного, временного хранения, оформление ответов на социально-правовые запросы граждан, справок, реквизитов в организационно-распорядительных документах и проч. выполняется, как правило, с учетом рекомендаций настоящего ГОСТа.
В любом цивилизованном обществе логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала. В сентябре 1996г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивистов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех, кто занят в архивной сфере. [22]. Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются защита целостности архивных материалов, осуществление экспертизы ценности, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве, защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования, обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и представителями других профессий, действие в рамках соответствующего законодательства. Все эти нормы признаны в нашей стране, и все, кто работает с документами, должны помнить о профессиональной ответственности, и согласовывать свои действия с этическими нормами кодекса.
Пример 1.Из принципов и комментариев Этического кодекса архивиста
(Принят на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов
(Пекин, сентябрь 1996 г.):
1. Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение. Для выполнения этой обязанности они должны уважать законные, порой противоречивые права и интересы работодателей, владельцев-собственников и пользователей, прошлое, настоящее и будущее. Объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документом, с целью сокрытия или искажения фактов.
8. Архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб учреждениям, исследователям или коллегам. (…) Они должны избегать действий, которые могли бы спровоцировать в обществе столкновение интересов.
9. Архивисты должны повышать свое профессиональное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы. Архивисты должны стремиться к достижению взаимопонимания с коллегами по профессии, совершенствовать навыки оценки своего и чужого труда, вносить своими знаниями вклад в повышение эффективности работы коллектива и обеспечивать подчиненным соответствующие условия работы и обучения.
10. Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий. Архивисты должны стремиться к расширению сотрудничества, избегать конфликтов с коллегами по профессии и разрешать возникающие проблемы, поощряя при этом строгое соблюдение архивных стандартов и этических норм. Архивисты должны сотрудничать с представителями родственных профессий на основе обоюдного уважения и взаимопонимания.
В регионах действует законодательство, разработанное органами управления архивным делом на основе закона № 125-ФЗ. К примеру, отношения в сфере формирования и содержания архивных фондов Иркутской области, а так же отношения в сфере управления архивным делом в области регулирует закон №4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области». Он был принят постановлением Законодательного собрания Иркутской области 21 марта 2008 года за N 41/17а-ЗС. Закон регулирует сферу отношений в области формирования и содержания архивных фондов Иркутской области. Иначе говоря, сфера областного законодательства распространяется на все архивные документы, относящиеся к государственной собственности Иркутской области, в том числе и те, хранение которых осуществляется на негосударственных мероприятиях. К числу полномочий администрации Иркутской области в сфере архивного дела относится «определение порядка возмещения за счет средств областного бюджета расходов негосударственным организациям на обеспечение отбора и передачи в упорядоченном состоянии в областные государственные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к государственной собственности Иркутской области» [3]
Указанная характеристика законодательных и нормативно-методических документов не является исчерпывающей. Все изменения, происходящие в законодательстве архивной сферы, необходимо сверять с информацией, постоянно обновляющейся на официальных сайтах Архивного агентства и справочно-информационных системах.
Особое место в комплексе документов, регламентирующих работу архива предприятия, занимают организационно-методические документы.
Важное значение для работы архивов предприятий имеют «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Этот документ является обязательным для всех организаций, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и отнесенных к государственной собственности; для всех остальных, в то числе, архивов государственных организаций, он носит рекомендательный характер. На сегодняшний день «Правила» остаются пока основным нормативным документом, в котором описан весь перечень мероприятий по организации архивной работы архива предприятия. Они могут стать основой для составления локальных нормативных документов: положений, памяток и проч. В документе прописаны основные рекомендации по составлению описи дел, оформлению дел при передаче на архивное хранение, подробным образом описаны технические требования, предъявляемые к помещениям архива, размещению документов в архивохранилище, а также режимы хранения документов. Особое внимание уделяется вопросам систематизации документов в пределах фонда, мероприятиям по учету и использованию документов и проч. В некоторых разделах при описании задач, функций архива, а также направлений совершенствования его работы, мы не раз будем апеллировать к этому документу.
Как в работе любого структурного подразделения, отдела или предприятия в целом, для архива важную роль играют организационно-правовые документы, регламентирующие его деятельность. Остановимся подробнее на характеристике каждого из них.
Положение об архиве–это локальный нормативный документ,в соответствии с которымфиксируются правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи, функции и права архива. Как правило, положение разрабатывается на основе Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176).
Положение об экспертной комиссии предприятия-разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утверждено Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2).
Должностные инструкции архивных сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива.
Штатное расписание(составляется чаще всего на основе унифицированной формы по кадровому учету Т-3) – содержит перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов, в том числе, выделенные штатные единицы работника (работников) архива.
Работа архива также ведется на основании следующих планов и отчетов: плана работы архива на год, планов-графиков приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой, планов-графиков передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой, отчет о выполнении годового плана, табель учета рабочего времени работника архива и проч. [25]
Обзор информационных ресурсов архивной сферы
На сегодняшний день множество сайтов содержит весьма разнообразную информацию по организации архивного дела предприятия. Потребителями такой информации являются руководители предприятий малого, среднего бизнеса, руководители служб ДОУ, секретари, заведующие архивными отделами, студенты – в общем, все те, кто испытывает потребность получить нужные и достоверные сведения по интересующим вопросам организации работы архива предприятия. К сожалению, не все интернет-сайты рунета отвечают ожидаемым требованиям: часть из них содержит уже устаревшую информацию, другие же, наоборот, обещают оказание высококвалифицированной помощи за оплату, что, к сожалению, тоже не является гарантом качества. Настоящий подраздел появился не случайно, и имеет практическую цель сориентировать читателя настоящего пособия в поиске нужной ему информации по организации работы архива предприятия.
1) Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) www.archives.ru – содержит полную информацию о главном органе исполнительной власти в архивной отрасли, включая характеристику его организационной структуры, цели, зада деятельности, сферу полномочий, планы и отчеты по видам деятельности. В разделе «Помощь» находится полезная информация для работников архивов организаций, включающая ответы на вопросы, наиболее часто возникающие в практической деятельности архивов организаций: о передаче личных дел уволенных работников на архивное хранение, фондовой работе, исполнению социально-правовых запросов и проч.
2) Портал «Архивы России» www.rusarchives.ru – cодержит исчерпывающую информацию о российском законодательстве архивной отрасли в Российской Федерации, а также полный состав нормативно-методических документов по архивному делу. Несмотря на то, что большинство из них относятся к сфере действия государственных архивов, часть (Перечни хранения документов, «Основные правила работы архивов организаций» и проч.) являются базовыми для работы архива каждого предприятия. Сайт содержит информацию, ценную для каждого архивиста по вопросам информатизации архивной сферы, повышению квалификации. Вкладка «Издания и публикации» содержит статьи из журналов, основной специализацией которых является архивная отрасль и архивное дело.
3) Сайт Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и историко-архивного дела www.vniidad.ru. На сегодняшний день ВНИИДАД остается главным в стране разработчиком и методологом в сфере архивоведения и документоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления, а также базовой организацией по переподготовке и повышению квалификации кадров стран СНГ указанных областях. На сайте представлена полная информация о научно-исследовательских и практических конференциях, организованных на базе ВНИИДАД и при его участии, курсах повышения квалификации и профессиональной переподготовке, научно-исследовательской литературе по архивоведению.
4) Официальный сайт издательства «Бизнес-Арсенал» www.delo-press.ru. На сайте представлены архивы статей по популярным и востребованным специалистами журналам, выпускаемым издательством: «Кадровая служба и управление персоналом предприятия», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Арсенал предпринимателя» и ряду других.
5) Сайт www.delo-ved.ru. Создатель этого сайта – документовед с большим опытом работы, Евгения Полоса (Волгоград). Главным достоинством этого сайта является полнота и достоверность информации, которая систематически обновляется. Все примеры относительно оформления учетных документов приведены корректно; в свободной иллюстративной форме автор представила информацию по самым актуальным вопросам документоведения и архивного дела.
Таким образом, на сегодняшний день в распоряжении специалиста по хранению документов и дел предприятия имеется комплекс законодательных, нормативно-правовых актов, локальных документов, служащих основой для организации работы архива или архивного дела. Многолетний практический опыт ряда организаций описан в периодической специализированной печати; практический материал по работе архива организации представлен на интернет-сайтах, однако чаще всего к использованию представленной информации на сетевом ресурсе следует подходить избирательно.
Вопросы и задания:
1. Дайте определения следующим понятиям: «архивный документ», «государственный архивный фонд», «депозитарное хранение», «ценный документ»
2. Найдите различия в содержании определений следующих пар слов: «документ-архивный документ», «архивный фонд-архивная коллекция», «ценный документ-особо ценный документ». При затруднении обратитесь к Федеральному закону 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»
3. Укажите структуру государственной и негосударственной частей архивного фонда РФ.
4. Выполните задания с 1.1. по 2.1. рабочей тетради
5. Дайте характеристику группе организационно-правовых документов, разрабатываемых на локальном уровне архива или архивного отдела
6. Назовите основные направления совершенствования работы архива организации