Формирование дел и составление номенклатуры дел

Далее ⇒

Практическое занятие 10

ОРГАНИЗАЦИЯ ОПРЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

ПОДГОТОВКА И ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Цель работы. Научиться создавать номенклатуру дел служебных документов в организации, формировать дела, изучить правила хранения документов.

Формирование дел и составление номенклатуры дел

При больших потоках информации только систематизированное и упорядоченное хранение документов обеспечивает их быстрый поиск. Проверенный способ упорядоченного хранения документов – сгруппировать их по каким-либо признакам и подшить в несколько папок-скоросшивателей, а папкам с отобранными документами дать соответствующие названия и пронумеровать их. А чтобы не происходило переполнения помещений папками с ненужными документами, всем им устанавливается предельный срок исполнения.

Дело - это папка с документами, имеющая номер, название, указание на принадлежность, год начала ведения и срок хранения. Для учета дел составляется их перечень, называемый номенклатурой.

Формирование дел - группировка исполненных документов дела в соответствии с номенклатурой дел. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за ведение документации.

Дела заводятся в структурных подразделениях, как правило, вначале календарного года.

При необходимости в структурных подразделениях могут заводиться новые дела в течение года. В таком случае секретарь делает соответствующие пометки в номенклатуре дел.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами. Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке (для картотек, учета по территории и др.), в порядке разрешения вопросов;

- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело. В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется секретарем, с участием специалистов, согласовывается с архивом и утверждается его руководителем. При составлении номенклатуры следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовым и ведомственным перечнями документов со сроками хранения. Основными правилами работы ведомственных архивов.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения, в том числе контрольных и справочных картотек, личных дел (вносятся в номенклатуру под общим заголовком и единым индексом), документов, образующихся в деятельности вычислительного центра, журналов учета документов, а также заголовки дел для группировки документов "Для служебного пользования".

Не включаются заголовки печатных изданий, сборники постановлений, справочники и т.п.

Заголовки дел формируются на основе определений документируемых участков работы. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "переписка по разным вопросам" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования оформления дел.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс (п. 3.2.4).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

Возникшие в течение года не предусмотренные номенклатурой дела с разрешения руководителя подразделения и по согласованию с архивом дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с очередным порядковым номером. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в номенклатуру дел заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года по установленным формам, печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января.

Примерная форма номенклатуры дел приведена в приложении

Примерная форма номенклатуры дел подразделения.

Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ___________ № ___________ __________________________ (место составления) на 20__ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел единиц хранения	Срок хранения и № статей по перечню	Примечание

Название раздела

Наименование должности руководителя

структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК структурного подразделения

от ______________ № _________________

Наименование должности руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Оформление дела - это подготовка дела к архивному хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Для обеспечения сохранности документов и удобства их использования все листы дела нумеруются карандашом или нумератором в правом верхнем углу , не задевая текста документа (употребление чернил или цветных карандашей запрещено). Для учета количества листов в делах постоянного и временного хранения составляется заверительная надпись . Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела, дата составления , должность и фамилия заверителя, подпись.

После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования по оформлению закреплены в ГОСТ 17914-72. При заведении дела на обложку выносят ряд сведений по номенклатуре дел:

· полное наименование организации с указанием ее подведомственности;

· наименования структурного подразделения;

· делопроизводственный индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

· заголовок дела;

· срок хранения дела;

· дата дела;

· количество листов в деле;

· архивный шифр дела ( номер фонда, описи и дела по описи);

· срок хранения дела.

Пример оформления обложки дела постоянного и временного хранения приведен в приложении

Примерная обложка дела

Код архива ______________

Код предприятия _________

	Ф. № ________
	Оп. № _______
	Д. № ________

_________________________________________________________________

(наименование архива)

_________________________________________________________________

(наименование предприятия, структурного подразделения)

Дело № ___ Том № ___

_________________________________________________________________

(заголовок дела)

Дата

На _____ лист__

Хранить ___ лет

Ф. № _______

Оп. № ______

Д. № _______

Далее ⇒