Подготовка дел к сдаче на архивное хранение
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки сдачи в архив.
ОРОр
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.
Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия ЭК. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов , сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.
В результате работы ЭК документы подразделяются на три группы :
· документы, предназначенные для архивного хранения;
· документы, подлежащие уничтожению;
· документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве.
В связи с тем, что документы несут информацию различного характера , срок хранения может быть разным : временным до 10 лет, постоянным – свыше 10 лет. Если документы несут информацию разового характера дальнейшее их хранение нецелесообразно. Завершенные дела постоянного и временного хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.
Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве – 3 года. По истечении этого срока решается дальнейшая судьба документов: передать их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.
Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» , утвержденному Росархивом 06.10.2000. Наряду с перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, т.к. в ней также указаны сроки хранения дел и даны ссылки на соответствующие статьи Перечня.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. В конце описи делается итоговая запись. В ней указывается цифрами и прописью число дел, числящихся по описи, первый и последний номер дел по описи.
В архив организации передаются все дела постоянного, временного хранения и по личному составу. Передача дел производится по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки делопроизводственной службы учреждения.
Пример оформления описи дел приведен в приложении
Пример сводной описи дел
_____________________________________________________________________________
(наименование федерального органа исполнительной власти)
_____________________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
| УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения |
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ № ______
| № п/п | Индекс дела (тома, части) | Заголовок дела (тома, части) | Дата дела (тома, части) | Количество листов в деле (томе, части) | Срок хранения дела (тома, части) | При-меча-ние |
| 6* | ||||||
| Название раздела | ||||||
В данную опись внесено __________ дел с № ___________ по № __________, в том числе:
(цифрами и прописью)
литерные номера: _____________________________________________________________
пропущенные номера: _________________________________________________________
Наименование должности
лица, составившего опись
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
| СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата | СОГЛАСОВАНО** Протокол ЭК структурного подразделения от 00.00.0000 № 000 |
Передал ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности сотрудника
структурного подразделения
Подпись
Расшифровка
подписи
Дата
Принял ________ дел и _________ регистрационно-контрольных картотек к документам
(цифрами и прописью)
Наименование должности
работника ведомственного архива
Подпись
Расшифровка подписи
Дата
* Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.
** При наличии ЭК структурного подразделения предприятия.
Задание
1 Систематизировать в дела служебные документы выданные преподавателем.
2 Составить номенклатуру дел.
3 Составить опись дел.
Примечание.
Работа выполняется на занятии. Для выполнения задания студенты разбиваются на команды.