Текст выступления по проблеме дипломного проекта
Контроль, как функция управления
Администрации г.о. Чапаевск
Сущность и содержание функции контроля
Слово «контроль», как и слово «власть» обычно рождает, прежде всего, отрицательные эмоции. Для многих людей «контроль» означает, прежде всего, какие-то ограничения, принуждения, отсутствие самостоятельности - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности.
Контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Ведь если контроль сводить просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинировано - означает, упустить из виду основную задачу управления - достижение своих целей.
Существуют различные подходы к определению понятия «контроль». Рассмотрим некоторые из них. По мнению авторов книги «Государственная служба: теория и организация» контроль является одной из важных функций управления, которая позволяет не только выявлять, но и предупреждать отклонения, ошибки и недостатки, искать новые резервы и возможности.
Контроль, как считает коллектив авторов книги «Общая теория управления», это проверка качества управленческой деятельности посредством сопоставления, фактически достигнутого уровня промежуточных или конечных результатов и уровня, установленного решениями, постановлениями, нормами и другими нормативными документами.
Словарь-справочник менеджера дает такое определение контроля: «Контроль - одна из важных функций управления, призванная обеспечивать правильную оценку реальной ситуации тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей организации».
В отечественной и зарубежной литературе выделяют и другие аспекты контроля. В частности, авторы книги «Основы менеджмента» рассматривают контроль как процесс, обеспечивающий достижение целей органами власти и управления, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут необратимыми. Толковый словарь русского языка С. И. Ожегова трактует это понятие так: контроль - проверка, а также постоянное наблюдение в целях проверки или надзора за работой.
Таким образом, исходя из вышеперечисленного, контроль, являясь одной из важных функций управления, считается средством решения поставленных задач, чертой стиля деятельности руководителя.
В системе управления контроль решает несколько задач:
Во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить факторы, которые могут оказать существенное влияние на функционирование и развитие и, подготовившись необходимым образом, своевременно на них отреагировать.
Во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неизбежные в деятельности органа власти нарушения, изъяны, ошибки, промахи и оперативно принять меры для их устранения.
В третьих, результаты контроля служат основой оценки работы органа власти за определенный период, эффективности и надежности системы управления.
Для того чтобы контроль мог выполнить свою истинную задачу -решение задач, стоящих перед органами власти, он должен осуществляться в соответствии с определенными принципами, а именно:
¾ быть всеобъемлющим, то есть держать в поле зрения основные сферы деятельности органа власти - внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней;
¾ иметь четкую стратегическую направленность, то есть отражать основные приоритеты органа власти и поддерживать их;
¾ соответствовать контролируемому виду деятельности, то есть он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно, так как неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию;
¾ быть гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям;
¾ быть простым и экономичным.
Основной процесс контроля, где бы он ни осуществлялся, и какова бы ни была цель его проведения, может быть сведен к трем этапам:
1. Установление норм (стандартов).
2. Измерение соответствия выполнения этим нормам (сопоставление
фактических результатов с ожидаемыми).
3. Коррекция отклонения от норм и планов.
Первый этап процесса контроля непосредственно связан с функцией планирования. На этом этапе устанавливаются стандарты и критерии оценки деятельности объекта управления, которые определяются при планировании. Стандарты, используемые для контроля отражают в форме плановых заданий, нормативов, показателей и выбираются из целей и стратегий развития объекта управления и его основных областей.
Второй этап состоит в сопоставлении фактически достигнутых результатов функционирования объекта управления с установленными стандартами. На этом этапе определяются интервалы допустимых отклонений от установленных стандартов, измеряются фактически достигнутые результаты и выявляются существенные отклонения, требующие принятия корректирующих мер.
На третьем этапе анализируются причины возникновения отклонений, и выбирается один из трех вариантов поведения:
¾ ничего не предпринимать;
¾ устранить отклонения, прежде чем они перерастут в крупные проблемы;
¾ пересмотреть стандарты, если это необходимо.
В реальной действительности выделяются три основных вида управленческого контроля:
¾ предварительный;
¾ текущий контроль;
¾ заключительный контроль.
По форме осуществления все виды контроля схожи, т. к. имеют одну цель - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым, а различие между ними - только временем существования.
Предварительный контроль осуществляется фактически до начала работ, в период подготовки решения и необходим, прежде всего, для учета человеческих и финансовых ресурсов.
Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ руководителями подразделений. Контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной
на достижение целей. Текущий контроль обычно существует в двух формах : стратегический и оперативный. Текущий стратегический контроль сводится к сбору, обработке и оценке информации об уровне производительности труда, внедрении и использовании достижений НТР, новых методов работы, технологий, как в целом, так и в структурных подразделениях. Текущий оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, то есть соблюдение последовательности операций, норм времени на их выполнение, качество труда.
Заключительный контроль связан с оценкой выполнения планов и составлением новых, а также предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон. Хотя заключительный контроль осуществляется слишком
поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, он имеет две важные функции:
1. Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем, а также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.
2. Заключительный контроль способствует мотивации, т.е. руководитель связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности.