Товарно-сопроводительные документы
В гипермаркете «OBI» на все товары имеются товарно-сопроводительные документы. Правильность их заполнения проверяется при приемке товаров. Особое внимание уделяется сертификату соответствия, удостоверениям качества, ветеринарным свидетельства и ветеринарным справкам. Для того чтобы продавцы при приемке товары могли заметить нарушения в оформлении сертификата соответствия они заполнены с правилами заполнения бланка.
Декларация о соответствии - документ, в котором производитель удостоверяет, что поставляемая им продукция соответствует требованиям нормативных документов.
Декларация соответствия регистрируется аккредитованным органом по сертификации в соответствии с кодом ОКП, присвоенным данной продукции.
Сертификат соответствия - это разрешительный документ, называемый также как: сертификат качества, сертификат Госстандарта, таможенный сертификат, сертификат ГОСТ Р и др., выданный по правилам системы сертификации с целью подтверждения соответствия качества и безопасности сертифицированной продукции (услуг) установленным требованиям, действующим на территории РФ стандартам и нормам.
Фитосанитарный сертификат - это международный документ, разрешающий вывоз подкарантинной продукции (материала, груза) из любой страны, который оформляется на каждую партию подкарантинной продукции и прилагается к транспортным документам, сопровождающим товары.
Карантинный сертификат – документ, который предоставляет право вывоза подкарантинного материала из одного субъекта РФ (города, области, региона) в другой. Дынные сертификат действует только на территории Российской Федерации.
Карантинный сертификат выдается территориальным Управлением Россельхознадзора и действует в течение 14 суток со дня выдачи.
Товарно-сопроводительные документы (ТСД) – это юридическое отражение и подтверждение сделки между отправителем и получателем груза. В данных документах содержатся характеристики груза, имя или название поставщика, имя или название покупателя, а также иные необходимые сведения.
К ТСД относятся: транспортная накладная, товарно-транспортная накладная, счет – фактура, декларация о соответствии.
Товарно-транспортная накладная – это предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки.
Транспортная накладная – это документ, предназначенный для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.
Счет-фактура - документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Используется в России и некоторых странах СНГ.
Контроль и учет поставок
Организация учета и контроля - важная часть коммерческой работы. Целью оперативного учета и контроля оптовых закупок является осуществление повседневного наблюдения за ходом выполнения поставщиками договоров поставки для обеспечения своевременного и бесперебойного поступления товаров в согласованном ассортименте, надлежащего качества и количества. Учет выполнения договоров поставки может осуществляться в специальных картонках или журналах, где фиксируются сведения о фактической отгрузке и поступлении товаров и выявляются случаи нарушения поставщиками договоров. Все это необходимо для своевременного предъявления поставщиками претензий. Карточная или журнальная форма учета выполнения договоров весьма трудоемка, осуществляется, как правило, вручную и не позволяет иметь повседневных данных о ходе поступления товаров по развернутому ассортименту. Поэтому актуальной задачей коммерческой работы является механизация и автоматизация учета поставок с помощью ЭВМ и другой современной компьютерной техники. Рабочие места коммерческих работников следует оснащать персональными компьютерами, создавая так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ), обеспечивающие непрерывный ежедневный контроль за ходом поставок товаров по каждой позиции ассортимента и каждому поставщику, устранение ручного труда коммерческих работников в сфере учета и контроля поставок. Успешному проведению закупочной работы способствует разработка коммерческим аппаратом оперативных планов закупок, предусматривающих объемы товаров, подлежащих закупке, сроки заключения договоров, согласования и уточнения спецификаций и отгрузки товаров, ответственных лиц за проведение закупок. В ходе коммерческих операций по закупкам товаров нередко стороны по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.
Претензия - письменное требование о добровольном устранении нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого и полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.
Претензии направляются поставщикам заказными либо ценными письмами или же могут быть вручены под расписку. Претензии к поставщикам о нарушении условий договора (о количестве, ассортименте, качестве, комплектности, таре или упаковке и др.) направляются в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.