Оптимизация управления заказами на комплектующие

Процесс планирования материалов и выдача заказов на производство комплектующих поставщикам является наиважнейшим этапом оптимизации велечины “Total inventory”, уменьшение которой приводит к значительному увеличению TOR.Именно на этом этапе оптимизации логистической схемы необходимо принимать наиболее продуманные решения, так на более поздних этапах ошибки и просчеты планирования могут вылиться в значительные убытки для компании и замораживанию значительных денежных средств.

Процесс планирования и выдачи заказов поставщикам базируется на спецификации изделий, которые необходимо произвести, которая является неотьемлемой частью контракта на производство подписываемого между заказчиком и производителем. Спецификация обычно корректируется в течении каждого месяца.

Процесс оптимизации планирования и выдачи заказов поставщикам состоит из следующих этапов:

Исходными даннами при планировании являются данные спецификации на производство.

На данном этапе необходимо получать от заказчика вовремя и точно в срок уточненную программу производства с точностью до недели. Это позволяет производить готовую продукцию точно в срок в соответствии с производственными планами заказчика, а так же организовывать поставки комплектующих точно в срок и избегать заказа ненужных для производства в данный момент времени комплектующей.

Разрабатывается специльная программа на базе билей материалов находящихся в SCALA, которая позволяет ссумировать потребность одинаковых комплектующих, входящих в разные изделия и осуществляет их разбивку по недельным потребностям для каждой в отдельности.

Рисунок 6. SCALA

Рисунок 7. Расчет потребностей комплектующих по неделям.

На базе недельных потребностей комплектующих составляется заказ на закупку каждому поставщику на каждую комплектующую отдельно ,тоесть на данном этапе каждая комплектующая начинает учитываться как “единица учета запасов”(в дальнейшем е.у.з.). При оформлении заказа необходимо учитывать следующие важные факторы:

“Lead time”-технологическое время, которое необходимо каждому поставщику для производства того или иного вида комплектующей. Здесь очень важно знать весь технологический процесс изготовления комплектующей на заводе поставщика, вовремя реагировать и получать информацию о его производственных и материальных проблемах, оказывать посильную помощь для своевременного выполнения заказа(в большей степени это касается отечественных поставщиков).
“Transportation time”- время необходимое доставки готовой комплектующей от поставщика к заказчику. Это время складывается из времени доставки от суб-поставщика на консолидационный склад посреднической организации плюс время доставки от посредника на склад ПЭС/СКК.Это время рассчитывается для каждой е.у.з отдельно и зависит от географического местарасположения поставщика.
“Packing unit”- стандартное количество комплектующих в упаковке
“Safety stock”-величина страхового запаса. Рассчитывается и выбирается исходя из специфики каждой комплектующей, отдаленности местарасположения поставщика, цены и стоимости транспортировки. Страховой запас является величиной неизменной и постоянно поддерживаемой, позволяющий гибко реагировать на непредвиденные обстоятельства

Рисунок 8 Safety stock

Заказ оформляется и отправляется заказчику в специально разработанной форме, содержащей всю необходимую для поставщика информацию:

Номер заказа
Контактные лица обеих сторон
Номер изменения
Обозначение изготовителя
Обозначение заказчика
Всего получено данной детали с начала первой поставки
Подтверждении о последнем приходе
Номер контракта

Эта форма позволяет существенно сократить время и расходы на телефонные переговоры по поводу подтверждении о принятии последнего прихода на склад.

Заказ оформляется и отсылается поставщику каждую неделю на каждую комплектующую отдельно. Автоматически специальная программа поставщика SAP R/3 всасывает данный заказ и автоматически выдает подтверждение о принятии к исполнению и датами отгрузки.
Главным преимуществом такой формы заказов является то, что поставщик имеет перед глазами четкую картину потребности на данную комплектующую на текущую неделю и прогноз с недельным графиком поставок на будущее. Промежуток времени на который дается прогноз напрямую зависит от технологической производственной схемы работы поставщика. Так как выполнение заказа происходит на последней недели определенной Lead Time(основным для поставщика так же являются факторы производства точно в срок, заказ материалов для производства и производство только необходимой продукции) , то это делает данную систему гибкой по отношению изменения заказов. Изменение заказа так же происходит автоматически посредством электронной почты.

Рисунок 9 Заказ на закупку комплектующих.

После оформления заказа и получения подтверждения о принятии к исполнению, начинается процесс отслеживания заказов, который включает в себя учет нахождения материалов на следующих этапах:

“Stock sub-supplier”- количество материалов находящихся в статусе открытого заказа
“Stock Third Party”- количество материалов готвых к отгрузке с консолидационного сллада
“Truck shipment”- количество материалов находящиеся в транзите, отгруженные грузовиком
“Airport third party”- количество материалов находящиеся у Freight forwarder поставщика, готовые к отгрузке самолетом(используется только в экстренных случаях )
“Custom airport temporary stock”-количество материалов находящихся на таможенном складе в аэропоррте Самара
“Custom temporary warehouse” -количество материалов находящихся на таможенном складе

Для улучшения визуального отслеживания строится специальный график, который показывает статус положения каждой заказанной комплектующей в соответствии с недельными потребностями для безостановочной работы производства. Данная схема позволяет более гибко принимать решения о статусе комплектующей и выбора вида транспортировки.