Оформление прекращения трудового договора
В последний день работы работника работодатель обязан издать приказ о его увольнении, произвести с работником полный расчет и выдать ему трудовую книжку. Согласно новому пенсионному законодательству работнику выдается также полис об обязательном страховании в Пенсионном фонде РФ.
В приказе указывается конкретное основание увольнения рано тика и дается ссылка на соответствующую статью ТК РФ. Во исполнение приказа бухгалтерия производит с работником полный расчет. Затем кадровая служба оформляет трудовую книжку, где воспроизводится запись о причинах увольнения в точном соответствии с формулировкой приказа.
Трудовая книжка выдается в день увольнения. Днем увольнения считается последний день работы. Например, работник прост уволить его 10 декабря 2005 г. Этот день (10.12) и будет последним днем его работы в организации. Именно эта дата должна указываться в трудовой книжке работника. На практике возникают ситуации, когда работник в день увольнения не может (или не хочет) получить трудовую книжку лично. Это возможно в случаях выполнения им в последний рабочий день трудовой функции в другом месте либо при отказе от получения трудовой книжки на руки, если он считает увольнение незаконным. Трудовой кодекс 1'Ф закрепил оптимальный механизм разрешения возникающих коллизий. Согласно ст. 62 ТК РФ работодатель в подобных случаях направляет работнику письменное уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее почтой. Во избежание возможных недоразумений информация направляется заказным письмом с уведомлением о вручении.
После отправки такого письма работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки. При этом не имеет значения, через какой промежуток времени работник лично получит трудовую книжку или пришлет письменное согласие об отправке ее почтой на домашний адрес. Из этого следует, что до получения согласия работника пересылать трудовую книжку по инициативе кадровой службы нельзя. При задержке трудовой книжки по вине администрации работодатель обязан возместить работнику не полученный за все время задержки заработок. В таких случаях о новом дне увольнения работника издается приказ, а в трудовую книжку вносится соответствующая запись. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Помимо трудовой книжки работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему копии документов, связанных с его работой. Вот их перечень: приказы о приеме на работу, о переводах на другую работу, об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате и периоде работы у данного работодателя, а также другие документы, если они необходимы для реализации тех или иных прав (например, характеристика для участия в конкурсе).
Документы заверяются подписью руководителя и печатью организации с указанием номера регистрации и даты выдачи. Документы предоставляются работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).
Порядок ведения трудовых книжек.Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работников. По записям в трудовой книжке устанавливается общий, непрерывный и специальный трудовой стаж, с которым законы, иные нормативные правовые акты, а также трудовой договор связывают реализацию работниками своих прав, льгот и преимуществ.
Однако необходимо отметить, что в настоящее время трудовой стаж для целей государственного пенсионного страхования определяется в порядке, установленном двумя федеральными законами1. Страховой пенсионный стаж подтверждается поступившими на лицевой счет работника взносами в Пенсионный фонд РФ. В состав страхового стажа включается также и работа по договорам гражданско-правового характера.
Правила ведения и хранения трудовых книжек регламентируются постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»2.
Работодатель ведет трудовые книжки на всех постоянных работников, На лиц, работающих у работодателя — физического лица, трудовые книжки не оформляются. Их трудовой стаж подтверждается непосредственно трудовым договором, зарегистрированным в органе местного самоуправления.
Сведения о трудовом стаже совместителя могут вноситься в трудовую книжку по желанию работника только по месту основной работы на основании приказа об увольнении с совмещаемой работы.
Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые; осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа. Записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
В трудовую книжку вносятся сведения о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, о награждении почетными грамотами и нагрудными знаками, значками, дипломами, а также о других видах поощрения, предусмотренных законодательством России, коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине труда. В трудовую книжку вносятся также записи о премиях, выплачиваемых только в виде поощрения. Не должны вноситься в трудовую книжку сведения о примененных взысканиях, за исключением случаев увольнения в порядке дисциплинарного взыскания (ст. 192ТКРФ).
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту прежней работы либо по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Новый работодатель обязан в этом случае оказать работнику необходимую помощь.
Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации — работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением текста, подтвержденного судебным решением.
Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
— сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
— сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи втрудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнем; месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключение записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке возвращается ее владельцу. В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла и негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся:
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также все трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение (рудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее но суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на их приобретение.
Глава 11