Шестиэлементный тест-схема определения заинтересованных сторон
(Диаграмма на стр. 33)
1 Ответственность
2 Влиятельность
3 Близость
4 Зависимость
5 Представительство
6 Политические и стратегические намерения
Процесс определения заинтересованных сторон и составления карты-схемы может включать в себя:
· созыв многофункциональной экспертной группы, состоящей из юристов, специалистов по управлению риском, внешним связям, закупкам, кадрам, связям с инвесторами и др., знакомых с организацией, проектом, отделом или вопросом, для которых определяются заинтересованные стороны;
· классификацию выявленных заинтересованных сторон в соответствии с используемыми критериями, а также со степенью и причинами их заинтересованности;
· объединение заинтересованных сторон в отдельные группы и последующая их разбивка на подгруппы по признаку общности перспектив (например, негосударственные организации могут включать гуманитарные организации, организации по защите прав человека, группы по охране диких животных, группы по охране окружающей среды).
Затем организации следует разработать процедуры систематического характера для того, чтобы
· дать возможностям еще не выявленным заинтересованным сторонам озвучить волнующие их вопросы или определить свои перспективы (например, используя позволяющие выйти за установленные рамки взаимодействия механизмы открытого доступа, такие как горячие линии, система местных представителей, фокус-группы, опросы);
· обеспечить сторонам, при необходимости, возможность открыто выражать свое беспокойство, не опасаясь последствий, для чего необходимо сделать этот процесс свободным от давления и контроля (например, использовать институт осведомителей или назначения омбудсмена);
· предусмотреть механизмы представления интересов тех, кто не имеет голоса (будущие поколения, окружающая среда).
Если на первоначальном этапе процесс определения заинтересованных сторон и составления карты-схемы может проходить без систематического участия в нем самих заинтересованных сторон, то по мере приобретения опыта взаимодействия их также следует вовлекать в процесс.
Б.3.2. Предварительное определение существенных вопросов
Организация должна разработать методику и систематические процедуры определения существенных вопросов, имеющих отношение к ее деятельности, производимым ею продуктам, услугам, занимаемым ею территориям и имеющимся у нее дочерним организациям, которыми она либо управляет, либо несет за них юридическую ответственность, либо имеет возможность оказывать влияние на результаты их деятельности (например, на эффективность использования продукции).
Вопрос считается существенным, если от него зависит или может зависеть, какое решение будет принято, какое действие будет выполнено и как поведут себя заинтересованные стороны и/или сама организация.
Определение существенных вопросов следует осуществлять с учетом следующих факторов:
· политически важная деятельность – это такие аспекты деятельности организации, которые связаны с выполнением последней своих обязательств на основании общих политических принципов;
· краткосрочная финансовая деятельность и соблюдение законодательных требований – такие аспекты деятельности организации, которые могут иметь для нее прямые финансовые последствия (например, значительное потенциальное и фактическое влияние законодательных и нормативных актов);
· нормы и правила аналогичных организаций – аспекты деятельности или поведения, принятые и признанные законными аналогичными организациями (т.е. конкурентами), независимо от того, имеет сама организация аналогичные нормы или нет;
· интересы и поведение заинтересованных сторон – вопросы, которые касаются как самой организации, так и требований устойчивого развития и могут повлиять на решения и поведение заинтересованных сторон;
· социально-этические нормы – такие аспекты деятельности организации, которые актуальны сегодня для заинтересованных сторон и/или могут стать актуальными в будущем (например, аспекты деятельности, которые либо уже регулируются, либо подвергаются ненормативной проверке и могут в скором времени стать законодательно регулируемыми).
При определении степени существенности вопросов организация должна анализировать их актуальность и значимость с позиций каждого из перечисленных выше факторов.
Актуальность следует оценивать по каждому из пяти компонентов теста на существенность. Поскольку первоначальное определение существенных вопросов происходит до начала взаимодействия с заинтересованными сторонами, организации целесообразно начать оценивать степень существенности с точки зрения деятельности, связанной с реализацией политики организации (ее миссии, стратегии и правил); краткосрочной финансовой деятельности и соблюдения законодательства; изучения норм и правил аналогичных организаций, сравнительного анализа своей деятельности с деятельностью организаций, работающих в данной отрасли или на данном рынке. Кроме того, на данном этапе организация должна использовать имеющиеся у нее знания и представления о проблемах, волнующих заинтересованные стороны , чтобы попытаться предварительно оценить существенность того или иного вопроса с их точки зрения и с точки зрения социально-этических норм.
При определении степени значимости вопросов организации следует определить пределы использования актуальных и соответствующих инструментов, стандартов, индикаторов и критериев
На этапе первоначального определения существенных вопросов организации следует делать это с помощью многофункциональной экспертной группы, состоящей из юристов, специалистов по управлению риском, внешним связям, закупкам, кадрам, связям с инвесторами и т.д.
Организации следует продолжать оценивать актуальность и значимость существенных вопросов и после того, как она начнет взаимодействовать с заинтересованными сторонами и поймет, что они сами думают о волнующих их проблемах, поведении и социально-этических нормах, т.е. познакомится с их интересами, взглядами, ожиданиями и нуждами (см. Б.3.7).
В дальнейшем, по мере развития процесса взаимодействия, заинтересованные стороны следует активно вовлекать в процесс разработки и внедрения ограничений и критериев для определения актуальности и значимости существенных вопросов, а также для определения того, что является существенным с точки зрения стратегии и политики.
Упомянутый выше пятикомпонентный тест на существенность – это повторяющийся процесс. Между двумя его циклами: «существенность с точки зрения стратегии и политики» и «существенность с точки зрения социально-этических норм и поведения заинтересованных сторон» ― существует взаимное влияние. Поэтому новая информация, появляющаяся на разных этапах процесса взаимодействия, будет каждый раз подвергаться анализу с точки зрения этих двух циклов. В результате вопрос, определенный на первоначальном этапе как норма, принятая аналогичными организациями, или как вопрос, волнующий заинтересованную сторону, во время следующего раунда анализа существенности может превратиться уже в вопрос политики.