Методические указания по разработке должностной инструкции. Общий порядок подготовки должностной инструкции
Общий порядок подготовки должностной инструкции.
1 Технология подготовки должностной инструкции.
Технология подготовки должностной инструкции в соответствует предписаниям Типовой инструкции по делопроизводству и Методических рекомендаций ВНИИДАД ФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» по подготовке внутренних документов. Эта технология предполагает последовательное выполнение следующих основных действий (этапов):
1. Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции.
2. Редактирование предварительного варианта текста должностной инструкции.
3. Корректирование предварительного варианта текста должностной инструкции.
4. Согласование уточненного варианта текста должностной инструкции.
5. Оформление окончательного варианта текста должностной инструкции.
6. Представление проекта на рассмотрение руководителю организации, его утверждение.
7. Регистрация утвержденной должностной инструкции.
8. Тиражирование должностной инструкции в требуемом количестве экземпляров.
9. Передача (рассылка) рабочих экземпляров должностной инструкции (по) структурным подразделениям для руководства в повседневной деятельности.
10. Помещение контрольного экземпляра должностной инструкции в дело, его последующее хранение до передачи его в архив или на уничтожение.
2 Обоснование целесообразности
Информирование руководителя организации осуществляется посредством служебной записки.
1. Содержание служебной записки должно отвечать общим требованиям, предъявляемым к содержанию простых служебно-деловых писем.
2. Структура служебной записки, как правило, предполагает наличие у документа вступления, основного текста, а также заключения (выводов и предложений).
3. Документ излагается деловым стилем в соответствии с изложенными ранее рекомендациями.
3 Предварительный (черновой) вариант
Подготовка предварительного (чернового) варианта текста должностной инструкции производится исполнителем самостоятельно в пределах предоставленных полномочий.
Подготовка предварительного варианта текста начинается с формулирования ключевых мыслей, отражающих суть должностной инструкции (в виде отдельных предложений). Затем производится взаимоувязка отдельных предложений в абзацы, выполняемая последовательно для всех абзацев проекта документа. После этого исполнителем при необходимости формулируются текстовые связки между абзацами.
4 Уточненный вариант
В ходе подготовки уточненного варианта текста документа исполнитель:
– вносит необходимые изменения в структуру и содержание проекта должностной инструкции (в том числе посредством изъятия (сокращения) отдельных фрагментов, их перестановки, переформулирования, дополнения, а также включения в проект документа новых фрагментов);
– выявляет и исключает из текста документа не устраненные ранее орфографические, синтаксические, смысловые, фактологические и иные ошибки, искажающие содержание проекта должностной инструкции.
Уточнение структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится посредством чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (так называемой правки). Так, по результатам редактирования в проект должностной инструкции исполнителем вносится редакционная правка, посредством которой:
– уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
– уточняется последовательность слов в отдельных предложениях и словосочетаниях;
– из текста изымаются повторы, длинноты и т. п.;
– в текст включаются фрагменты, делающие его более ясным, точным и актуальным;
– обеспечивается терминологическое соответствие текста общепринятым нормам и правилам;
– достигается стилистическое единообразие текста.
Полностью отредактированный текст тщательно корректируется на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок.
Все произведенные в распечатке проекта документа изменения безотлагательно вносятся в его электронную версию.
5 Согласование
Согласование уточненного варианта текста документа следует производить в случае, если изложение тех или иных положений проекта должностной инструкции требует предварительной проверки (со стороны заинтересованных организаций (органов управления (власти)), структурных подразделений и (или) должностных лиц) организации в целях установления:
– обоснованности содержания проекта документа, его соответствия своему функциональному назначению;
– соответствия проекта документа законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти));
– соответствия проекта документа локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее организацией (руководством организации).
6 Оформление проекта документа
Оформление (дооформление) должностной инструкции производится разработчиком проекта документа или службой ДОУ (делопроизводством) организации для приведения его внешнего вида в соответствие с требованиями к управленческой документации.
7 Представление документа на утверждение
Полностью подготовленный проект должностной инструкции представляется на рассмотрение (утверждение) руководителя организации. В зависимости от установленной в организации схемы документооборота проект документа (с имеющимися приложениями и сопроводительными материалами) представляется руководителю организации:
– непосредственным исполнителем проекта документа;
– ответственным исполнителем – в случае, если подготовка документа была поручена группе исполнителей;
– руководителем исполнителя (ответственного исполнителя), осуществлявшим контроль за ходом подготовки документа;
– заместителем руководителя организации, в ведении которого находятся соответствующие документы, – например, заместитель по управлению;
– секретарем руководителя организации.
Практическая работа 6