Создание автоматизированной информационной системы
Информационная система предприятия (ИС) представляет собой информационно-технологическую составляющую бизнес-процессов, направленных на реализацию функций и задач организации. Основными ее элементами являются:
– информация, используемая в процессе реализации функций и задач пользователей;
– совокупность регламентов, определяющих порядок функционирования и развития информационной системы;
– формы документов;
– техническое обеспечение.
^ Автоматизированная информационная система учета и управления (АИС) представляет собой совокупность формально фиксируемых информационных процессов, направленных на удовлетворение потребности в информации пользователей на всех уровнях организационной структуры, функционирующая на основе современных информационных технологий. АИС состоит из внешних и внутренних каналов передачи информации, систем ее обработки, накопления и предоставления. Общей целью создания АИС торгового предприятия является информационное обеспечение реализации основных функций управления – планирования, организации, руководства и контроля. Ее внедрение позволяет оптимизировать торгово-технологические процессы, повысить производительность труда персонала за счет уменьшения трудоемкости обработки документации, уменьшения количества ошибок и времени на их исправление, сокращения времени движения документов и получения необходимой информации, оптимизации принятия решений за счет разнообразия форм предоставления информации, возможности моделирования и расчета различных вариантов решений.
Основными составляющим АИС являются:
– технические средства (компьютеры, локальные и глобальные вычислительные сети);
– программное обеспечение (чаще всего стандартное, реализуемое отечественными фирмами-производителями (например, «1С», «БЭСТ», «Новый Атлант» системы «Галактика») и рядом зарубежных фирм;
– информационная структура организации (совокупность формальной информации, структурированной в соответствии с принятой логикой ее использования).
Основополагающими принципами функционирования АИС являются:
1. Системность. Предусматривает совокупность информационных процессов, реализуемых в системе программ автоматизированных задач на основе единой базы данных. Формирование единой базы данных предусматривает использование набора решений для ввода информации с подключенного торгового оборудования (контрольно-кассовых машин, сканеров и принтеров штрих-кодов, электронных весов и проч.).
^ 2. Открытость и развитие. Реализация этого принципа обеспечивается за счет использования открытой технологии, обеспечивающей совместную работу с другими программами и аппаратными средствами. Используемые схемы учета корректируются в соответствии с меняющимися требованиями, обеспечивая тем самым адаптацию информационной системы к условиям функционирования организации.
3. Экономичность. Соотношение прибыли от внедрения АИС и затрат на ее создание, функционирование и развитие должно обеспечивать получение установленной нормы прибыли.
4. Ответственность. Предусматривает наличие персональной ответственности должностных лиц за формирование и исполнение соответствующих документов, видов работ, связанных с обработкой и предоставлением информации, сроков их проведения и т. д.).
Важнейшей для торгового предприятия информацией, формируемой в базе данных, является информация об объеме продаж. Современные информационные технологии позволяют получить необходимую информацию в режиме реального времени. Это обеспечивает своевременность принятия решений о структуре и сроках закупки товаров или о необходимости проведения мероприятий по стимулированию продаж плохо продаваемого товара. Компьютерные системы позволяют оперативно регулировать перераспределение товара в торговых сетях, обеспечивая тем самым наиболее полное удовлетворение спроса, дифференцированного в соответствии с его территориальной спецификой.
Современная оптовая и розничная торговля использует компьютерные системы, формирующие базу данных для осуществления контроля запасов на основе данных складского учета и информации, считываемой непосредственно с кода упаковки товара в электронных кассовых терминалах. Технология автоматической регистрации характеристик реализуемого товара раскрывает возможности для мониторинга продаж по широкому перечню показателей, являющихся основой для маркетингового анализа факторов спроса.
Современные программные продукты позволяют пользователям осуществлять совместную работу над задачей, оставаясь пространственно разделенными друг от друга. Определенные категории персонала предприятий торговли (торговые агенты, бухгалтеры) могут успешно реализовывать свои функции, находясь вне рабочих помещений организации. С конца прошлого столетия в России идет процесс интенсивного развития виртуальной торговли, предусматривающей через глобальную сеть Интернет предложение, прием заказов и оплату покупки.
На основе единого банка данных формируется информационно-управляющая система, включающая в себя ряд информационных подсистем, обеспечивающих принятие решений в конкретной области управленческой деятельности. К наиболее важным из них относят:
– управление маркетинговыми исследованиями;
– управление хозяйственными связями;
– управление закупками и продажами;
– управление товародвижением, товарными запасами;
– управление ассортиментом и качеством товаров;
– управление ценообразованием;
– управление персоналом;
– учет и управление финансами;
– управление материально-техническим снабжением.
Создание автоматизированной информационной системы начинается с предпроектного обследования информационной системы организации. Оно проводится по подразделениям организации и предусматривает анализ перечня задач и решений, принимаемых персоналом в соответствии с реализуемыми функциями, требований, предъявляемых к информации. Далее анализируется входящая и выходящая информация, информация, формирующаяся на рабочих местах, формы документов. Фиксируется движение информации внутри подразделения между рабочими местами конкретного подразделения и между подразделениями организации, связанными между собой решением определенной задачи. На основе полученных данных определяются основные этапы обработки информации, составляется схема ее движения и перечень операций, выполняемых в процессе прохождения информации.
В процессе анализа оценивается соответствие информационных потоков составу принимаемых решений, соответствие характеристик информации требованиям реализации функциональных стратегий. На основе полученной информации определяются основные недостатки действующей системы, необходимые ее корректировки (ввод новой информации и исключение ненужной), вносятся изменения в операциях по обработке информации, в сроки их реализации.
Для каждого рабочего места, исходя из набора реализуемых функций и задач, определяются информационные требования, обеспечивающие эффективную их реализацию, – показатели, частота поступления информации, определяется входная и выходная информация, в случае необходимости разрабатываются ее носители (бланки, формы документов и т. д.), разрабатывается схема движения документов, обеспечивающая реализацию конкретной функции. Данные по подразделениям организационной структуры предприятия используются для разработки общей схемы документооборота.
В разрезе функций управления разрабатывается перечень основных операций, обеспечивающих движение информации, осуществляется распределение операций по подразделениям, уточняется перечень управленческих решений, принимаемых на основе получаемой информации, координируются сроки и действия пользователей информационной системы. Далее уточняется система контроля, обеспечивающая эффективное функционирование информационной системы.
Полученная информация позволяет определить:
1. Требуемый уровень решения задач, критерии эффективности их решения и соответствующие им требования к АИС.
2. Стратегические преимущества, реализация которых должна обеспечиваться в результате внедрения АИС.
3. Направления и механизм реорганизации действующей системы.
4. Регламенты функционирования модернизированной системы.
Определение позиции администрации по перечисленным направлениям позволяет обосновать принятие решения по выбору программной системы и внесению в нее необходимых изменений и дополнений. В рамках проекта комплексной автоматизации предприятия осуществляется оценка эффективности внедрения автоматизированной информационной системы. На практике используется несколько подходов к оценке эффективности внедряемых проектов. Один из вариантов направлен на определение устойчивых конкурентных преимуществ, приобретаемых предприятием торговли в результате внедрения системы. Параметры улучшения бизнес-процессов по направлениям деятельности предприятия выбираются и оцениваются его специалистами или приглашенными экспертами. Эффективность проекта определяется соотношением дополнительной прибыли, получаемой в результате его внедрения, и затратами на создание и эксплуатацию АИС. Источником прибыли является дополнительная информация, обеспечивающая повышение качества реализуемых функций и принимаемых решений, повышение точности информации и оперативности ее представления. Затраты на создание и эксплуатацию системы складываются из затрат на проектирование, закупку компонент информационной системы, проведение пуско-наладочных работ, обучение персонала, создание базы данных, затрат на сбор, обработку, накопление и использование информации.
Внедрение автоматизированной информационной системы осуществляется при активном участии будущих пользователей. Это повышает качество проектных решений, помогает преодолеть их недоверие к надежности получаемой информации и снизить сопротивление внедрению системы.
^