Гарантии при направлении Работника в служебную командировку

Служебной командировкой признается поездка работ­ника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоян­ной работы. При направлении в служебную командировку работнику гарантируются сохранение места работы (долж­ности), среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

К расходам относятся:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разреше­ния или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения этих расходов, опре­деляется коллективным договором или другим локальным нормативным актом. Как правило, цель и задача подобной поездки известна заранее, поэтому предположить, какие расходы могут при этом возникнуть, вполне реально. Не­посредственно перед поездкой работник получает некую сумму, которую должен использовать во время служебной командировки, так называемый аванс. Естественно, что все произведенные расходы должны быть надлежащим обра­зом (документально) подтверждены. Если во время коман­дировки вам была оказана какая-либо услуга возмездного характера, то необходимо требовать кассовый и товарный чек. В кассовом чеке может не быть прописано, за что вы заплатили, поэтому к нему обязательно должен прилагаться товарный чек, где будет прописано, что именно вы приобре­ли, например необходимые для работы канцтовары, бумагу, спецодежду, специальную обувь и т.д. Понятно, что заранее все это нужно обговорить с работодателем, более того, все моменты должны быть подтверждены документально, если это не прописано во внутренних документах организации (коллективном договоре или правилах внутреннего трудо­вого распорядка).

Если сотрудник командирован для работы в выходные или праздничные дни, в соответствии с действующим зако­нодательством он должен получить за это компенсацию — работодатель обязан предоставить ему другой день для отдыха или произвести оплату в соответствии со статьей 153 ТК РФ:

• сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным рас­ценкам;

• работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым ставкам, — в размере не менее двойной дневной ставки или часовой ставки;

• работникам, получающим месячный оклад, — в раз­мере не менее одинарной дневной или часовой став­ки сверх оклада, если работа в выходной и нерабочий праздничный день производилась в пределах месяч­ной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной часовой или дневной ставки сверх оклада, если работа производилась сверх месячной нормы.

Кроме того, если работник в командировке заболел, и это подтверждается больничным листом, то дни болезни могут быть включены в срок командировки, а работнику в этом случае выплачивается пособие по временной нетрудо­способности. Исключение составляют условия, указанные в пункте 16 Инструкции Министерства финансов СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от-4 апреля 1988 г. № 62, -если работник не находился в стационаре. За эти дни бо­лезни работнику выплачиваются суточные и оплачивается наем жилого помещения. Срок болезни при этом не может превышать двух месяцев.

Трудовое законодательство ограничивает возможность направления в командировку отдельных категорий работ­ников, в том числе в период действия ученического дого вора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ).

Помимо перечисленных существует еще несколько ог­раничений такого рода, например только с собственного согласия направляются в служебные командировки жен­щины, имеющие детей до трех лет, работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста восемнадцати лет, а также работники, ухажи­вающие за больными членами семей в соответствии с ме­дицинским заключением. Данное ограничение содержится в статье 259 ТК РФ. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в пись­менной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. Аналогичными гарантиями и льготами пользуются отцы, воспитывающие детей без ма­тери, и опекуны (попечители) несовершеннолетних в соот­ветствии со статьей 264 ТК РФ.

Нарушение вышеизложенных норм трудового законо­дательства является административным правонарушением и может повлечь ответственность в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц — наложение административ­ного штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей;

• для юридических лиц — наложение штрафа от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостанов­ление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, грозит ему дисквалификацией на срок от одного года до трех лет.

Действующее законодательство также содержит требо­вания к порядку оформления служебных командировок. Решение о направлении работника или группы работников в служебную командировку принимает работодатель. Под­тверждается это приказом о направлении в командировку, который составляется по унифицированной форме № Т-9. Особое внимание при этом следует обратить на запись в при­казе о цели командировки, так как она в дальнейшем будет одним из оснований для отражения в учете данной хозяй­ственной операции организации. Цель должна быть сфор­мулирована кратко и четко. Оформлению приказа предше­ствует определение служебного задания на командировку. Часто оно формулируется в устной форме, но может быть оформлено и документально. При этом также может быть использована унифицированная форма № Т-10а «Служеб­ное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».

Приказ руководителя о направлении в командировку объявляется работнику под роспись. Этот тип приказа от­носится к приказам по личному составу. Если речь идет о краткосрочных внутрироссийских командировках, все до­кументы должны храниться 5 лет, а приказы о длительных командировках — 75 лет.

На основании подписанного приказа (распоряжения) о направлении в командировку выписывается командиро­вочное удостоверение по форме № Т-10, которое является основным документом, удостоверяющим время пребыва­ния в служебной командировке (время прибытия и убы­тия из пункта назначения).

По отметкам, которые будут стоять в удостоверении, в последующем определяется фактическое время пребывания в командировке. Если работник был командирован в разные населенные пункты, указанные отметки должны быть сдела­ны в каждом из них, при этом их нужно заверить подписью ответственного должностного лица и печатью организации. Перед поездкой работник должен быть подробно проинст­руктирован обо всех существующих нюансах, чтобы впослед­ствии ни у него, ни у работодателя не возникло непредви­денных проблем. Сделать это следует и в том случае, если в командировку сотрудник отправляется не в первый раз.

В самой организации документом, обязательным к ве­дению и подтверждающим время нахождения работника в командировке, является специальный журнал регистра­ции (учета) выбывающих и прибывающих командирован­ных работников. Этот журнал позволяет фиксировать все перемещения: как собственных сотрудников, так и прибыв­ших из других организаций. Обязанность ведения журнала закрепляется приказом руководителя организации.

При направлении сотрудника в служебную команди­ровку организация выдает ему аванс на предстоящие рас­ходы. Пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40, пред­усмотрено, что наличные деньги под отчет на расходы, свя­занные со служебными командировками, организации вы­дают в пределах тех сумм, которые установлены именно для этой поездки. Сумма аванса зависит от продолжительности командировки, места назначения, вероятных дополнитель­ных затрат. Особо следует отметить тот факт, что аванс на­личными будет выдан только при условии полного отчета работника по ранее выданному ему авансу. Если за преды­дущее получение наличных средств вы не отчитались, то денег не получите и придется ехать в командировку за свой счет.

Окончательный расчет, как правило, происходит после завершения командировки при предъявлении работником в бухгалтерию организации всех документов, подтвержда­ющих его расходы. Сделать это нужно не позднее трех рабо­чих дней со дня возвращения из командировки.

В большинстве случаев трудовое законодательство со­держит диспозитивные нормы. Не стали в данном случае исключением и положения, касающиеся служебных ко­мандировок. Так, статья 168.1 ТК РФ предоставляет сто­ронам трудовых отношений право самостоятельно опреде­лить размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, и защепить это в трудовом договоре.

Если при заключении договора данное положение было не актуальным, сделать это можно и позже, оформив все договоренности в виде дополнительного соглашения к до­говору. Работодатель также вправе самостоятельно разра­ботать и утвердить внутренний локальный акт, в котором будет прописан порядок и сроки возмещения командиро­вочных расходов.

Работникам, постоянная работа которых осуществля­ется в пути или имеет разъездной характер, а также работ­никам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возме щает расходы, связанные со служебными поездками, так как такие поездки командировками не признаются. Например, работа водителя, курьера, экспедитора и т.д. Работникам, профессия которых тесно связана с постоянными служеб­ными поездками, работодатель обязан возместить:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

• иные расходы, произведенные работниками с разре­шения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников, устанавливаются внутренними документами организации (коллективным договором, специально разработанным по­ложением о служебных поездках).

Если по инициативе работодателя или с его согласия для выполнения своей трудовой функции работнику необ­ходимо переехать в другую местность, работодатель обязан возместить ему следующие расходы:

• по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работода­тель предоставляет работнику соответствующие сред­ства передвижения);

• по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определя­ются соглашением сторон трудового договора.