Учет поступления материальных ценностей
Каждое предприятие располагает определенными запасами материальных ценностей: товаров и основных материалов, сырья и вспомогательных материалов, топлива, запасных частей для ремонта, малоценных и быстроизнашивающихся предметов. Основная масса материальных ценностей такого рода поступает на предприятие от поставщиков. Документами, регламентирующими ведение взаиморасчетов с поставщиками, являются договора, в которых оговариваются условия поставки: наименование (материалов, услуг и т.п.), количество, срок выполнения, цена поставки и пр., счета, предъявленные поставщиком в адрес организации-покупателя, а также накладные. На основании вышеперечисленных документов могут выписываться платежные поручения, посредством оплаты которых осуществляется безналичный расчет с поставщиком.
Учет материальных ценностей ведется по их фактической себестоимости, которая состоит из закупочной цены и расходов, связанных с их изготовлением и транспортировкой. Последние включают собственно расходы по транспортировке, комиссионные сборы, таможенные сборы, расходы по страхованию грузов и пр.
Для учета расчетов с поставщиками в типовой конфигурации активно используется счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», на котором предусмотрено ведение аналитического учета в двух разрезах: по субконто «Контрагенты» и «Заказы».
Синтетический учет запасов материальных ценностей организации ведется в типовой конфигурации на счетах «Производственные запасы», «Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы», «Готовая продукция», «Товары» в разрезе их мест хранения (субконто вида «Места хранения») и собственно видов ТМЦ (субконто «ТМЦ», справочник ТМЦ) в количественном и стоимостном измерении.
Приходная накладная
Для отражения в учете операций, связанных с приобретением товарно-материальных ценностей, а также необоротных активов (объектов основных фондов, нематериальных активов, других необоротных материальных активов, прочих необоротных активов) в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приходная накладная».
Заполнение реквизитов экранной формы «Приходной накладной» следует начать с реквизитов группы «Поставщик». Поле «Вид» может принимать одно из следующих значений: «Отечественный поставщик», «Иностранный поставщик», «Подотчетное лицо» или «Прочее». При выборе вида соответствующим образом меняется бухгалтерский счет поставщика на закладке «Дополнительные».
После этого следует указать поставщика из справочника «Контрагенты» или «Сотрудники» (если регистрируется приход от подотчетного лица.
Если учет взаиморасчетов с данным поставщиком ведется в разрезе договоров, и в справочнике «Контрагенты» для него определен договор по умолчанию, последний отобразится в поле «Заказ» электронной формы «Приходной накладной». Вместе с тем, при помощи кнопки выбора , можно изменить значение этого реквизита, выбрав в нем другой документ-заказ из журнала «Отбор заказов по контрагенту». Кроме того, воспользовавшись кнопкой можно сделать «Приходную накладную» первым документом в цепочке взаиморасчетов с клиентом, т.е. документом-заказом. В этом случае в поле «Заказ» будет отображаться строка «Без заказа».
В том случае, когда за приходуемый по данной накладной товар уже была совершена предоплата по предоставленному нам поставщиком счету, «Приходную накладную» следует вводить в режиме «Ввод на основании» по данному счету. При этом, в зависимости от того, какой документ был заказом в такой цепочке – «Договор» или «Счет входящий», его наименование и реквизиты будут отображаться в поле «Заказ» электронной формы документа. При вводе «Приходной накладной» на основании «Счета входящего» автоматически будет заполнена ее табличная часть и реквизиты шапки.
В реквизите «Место хранения» следует выбрать то место хранения (оптовый склад, материально-ответственное лицо), на которое будет выполнено приходование материальных ценностей. Реквизит «Что приходуем» может принимать значения: «ТоварноМатериальныеЦенности», «ОсновныеСредства, НеМатериальныеАктивы, другие необоротные материальные активы», «Бланки строгой отчетности», «Прочие необоротные аткивы». Обратим внимание на то, что значение этого реквизита должно быть установлено до заполнения табличной части документа.
Поле «Вид торговли» позволяет указать один из возможных видов торговли для данной накладной.
В реквизите «Вид НДС» на закладке «Дополнительные» должна быть определена ставка НДС для данной накладной. Следует отметить, что конфигурация позволяет приходовать ТМЦ с разными ставками НДС в одной накладной – для этого существует поле «НДС» в каждой строке табличной части.
Включенный флажок «НДС на затраты» является признаком того, что предприятие не имеет право включить сумму НДС, уплаченную организации-поставщику за приобретенные товары, продукцию, др. объекты в состав налогового кредита. Счет и статья затрат, на которые будет отнесена в этом случае сумма НДС должны быть указаны в реквизитах «Счет затр.» и «Вид затр.» соответственно.
Как уже было отмечено в разделе «Определение «первого события»» суммы предварительной оплаты (отгрузки), необходимые для правильного формирования проводок «по первому событию», могут быть рассчитаны автоматически или непосредственно указанны в ручную в диалоговой форме документа. Для ввода суммы и НДС предварительной оплаты следует включить флажок «Указать сумму предварительной оплаты вручную» на закладке «Дополнительные».
Настоящий документ предусматривает также возможность приходования ТМЦ, других перечисленных объектов через подотчетное лицо. Для этого следует включить опцию «Через подотчетное лицо» на данной закладке, после чего выбрать подотчетное лицо в реквизите «Подотчетное лицо» и указать сумму к закрытию подотчета сотрудника (по умолчанию заполниться итоговой суммой накладной с НДС). Обратим внимание на то, что сумма к закрытию подотчета не может превышать итоговой суммы настоящей накладной. Кроме того, опция «Через подотчетное лицо» недоступна при выбранном виде торговли «За наличные».
На закладке «Дополнительные» указывается так же статья валовых расходов и счет учета взаиморасчетов с поставщиком.
Для заполнения табличной части документа в зависимости от значения реквизита «Что приходуем» используются справочники «Инвестиции», «Бланки строгой отчетности», «ТМЦ», «Необоротные активы».
В табличной части «приходной накладной» указывается:
· наименование приходуемого ТМЦ, (услуги, бланка строгой отчетности, прочих необоротных активов) из справочников «ТМЦ», «Бланки строгой отчетности», «Необоротные активы» соответственно, или объекта капитальных инвестиций, т.е. объекта аналитики соответствующего субсчета счета «Капитальные инвестиции», на который будут списаны затраты по приобретению объектов основных фондов, НМА, других необоротных материальных активов). См. подробнее раздел «Учет основных средств, других необоротных материальных активов, НМА»;
· количество приходуемых объектов;
· единица измерения;
· коэффициент пересчета для выбранной единицы измерения;
· цена без НДС;
· сумма без НДС;·
· сумма налога на добавленную стоимость;
· сумма с НДС.
В случае валютного приходования ТМЦ в табличной части появляются графы «Пошлина», «Таможенные услугии.», «Акциз»,
При оформлении приходования ТМЦ, которые уже поступали в организацию ранее, можно воспользоваться кнопкой «Подбор», расположенной в нижней части электронной формы документа (подробнее об этом см. в разделе «Форма ввода документа»).
Счет входящий
Документ «Счет входящий» предназначен для отражения операции акцепта счета поставщика. Документ может быть использован в качестве заказа при выполнении предоплаты за еще не оприходованные ТМЦ.
В том случае, когда нет предоплаты (т.е. ТМЦ сначала приходуется, а потом оплачивается), вводить «Счет входящий» необязательно. В этом случае заказом при оплате может служить «Договор» или собственно «Приходная накладная». В случае же, если поставщиком был выписан счет, который был оплачен до приходования товаров, то использование «Счета входящего» обязательно. При действительном приходовании товаров (продукции) по предварительно оплаченному «Счету входящему» следует выписывать документ «Приходная накладная» на основании данного счета (в режиме ввода документа на основании). Спецификация «Приходной накладной» в этом случае заполняется автоматически. При этом, если счет был введен на основании документа «Договор», то заказом в приходной накладной будет также этот договор.
При заполнении каждого счета необходимо указать поставщика из справочника «Контрагенты. После выбора поставщика реквизит «Вид торговли» установится в то значение, которое указано по умолчанию для данного клиента в справочнике «Контрагенты».
Если учет взаиморасчетов с поставщиком ведется в разрезе договоров, и в справочнике «Контрагенты» для него определен договор по умолчанию, то наименование и реквизиты этого документа появятся в поле «Заказ» электронной формы счета. Изменить значение этого реквизита, выбрав в нем другой договор в качестве документа заказа, можно с помощью кнопки выбора . Кроме того, воспользовавшись кнопкой можно сделать «Счет входящий» первым документом в цепочке взаиморасчетов с клиентом, т.е. документом-заказом. В этом случае в поле «Заказ» будет отображаться строка «Без заказа».
Если учет взаиморасчетов с покупателем ведется в разрезе счетов/накладных, тог при выписке счета он автоматически становится документом-заказом.
Остальные реквизиты «Счета входящего» полностью соответствуют аналогичным реквизитам документа «Приходная накладная».
При проведении документ «Счет входящий» не формирует бухгалтерских проводок. На основании его основании может быть введен документ «Запись книги приобретения».
Возврат поставщику
Документ «Возврат поставщику» предназначен для регистрации в типовой конфигурации факта возврата приобретенных товарно-материальных ценностей поставщику.
В группе реквизитов «Поставщик» нужно выбрать организацию из
справочника «Контрагенты», которой мы возвращаем ТМЦ, (по умолчанию значение этого реквизита заполняется из константы «Поставщик по умолчанию»), счет учета взаиморасчетов с ним. В реквизите «Место хранения» следует определить тот оптовый склад, с которого будут списаны возвращаемые товарно-материальные ценности.
В табличной части документа указывается следующая информация:
· наименование ТМЦ, который подлежит возвращению поставщику;
· партия, которая будет списана при проведении документа (по учетным ценам которой происходит списание товара);
· количество возвращаемых ТМЦ;
· единица измерения ТМЦ;
· коэффициент пересчета для выбранной единицы измерения;
· цена без НДС;
· итоговая сумма по строке без НДС;
· итоговая сумма по строке с НДС;
· сумма налога на добавленную стоимость по строке;
· текущий остаток ТМЦ на выбранном складе.
Для заполнения табличной части документа можно использовать метод множественного подбора из справочника «ТМЦ» с помощью кнопки «Подбор».
На закладке «Дополнительно» можно указать данные о доверенности, и о сотруднике, который отпускает продукцию.
Включив опцию «Указать сумму предварительной оплаты вручную», можно при необходимости подкорректировать сумму и НДС предварительной оплаты (т.е. возврата денег), которые используются при формировании бухгалтерских проводок по НДС, валовым доходам. Отметим, что для правильного формирования проводок по валовым доходам \ расходам эти суммы рекомендуется указывать вручную в настоящем документе.
В реквизитах «Субконто валовых доходов» и «Вид НДС» указывается аналитика, используемая в проводках по валовым доходам и НДС.
Реквизиты «Счет» и «Вид» задают затратный счет и его аналитику для бухгалтерских проводок, которые формируются в случае, когда возврат товаров происходит по ценам дешевле их учетных цен.
Кнопка «Печать» позволяет сформировать печатную форму накладной.
Кнопка «ОК» служит для записи и проведения документа.