Характеристики службового документа
Службовий документ має правильно відображати те, що було повідомлено або вирішено чи дію, яка відбулася. Він має забезпечувати виконання вимог ділової діяльності, до сфери якої він належить, а його інформацію треба використовувати для звітності.
Крім змісту, службовий документ має містити метадані або бути пов’язаним чи асоціюватися з метаданими, необхідними для документування дій, а саме:
a) має залишитися цілісною структура службового документа, тобто його формуляр та зв’язки між реквізитами, що становлять службовий документ;
b) у службовому документі має бути очевидним діловий контекст, в якому службовий документ було створено (охоплюючи діловий процес, частиною якого є дія, дата, тривалість та учасники дії);
c) мають бути представлені зв’язки між службовими документами, які зберігаються окремо, але які ініціювали, були підставою для створення службового документа або слугували джерелом відомостей під час його створення.
Політика керування документаційними процесами, її процедури та методики мають сприяти створенню легітимних службових документів із такими характеристиками.
Автентичність. Автентичний службовий документ — це документ, який:
a) належить до того виду, який у ньому зазначено;
b) створено або надіслано особою, яка його дійсно створила та надіслала, та
c) створено або надіслано саме у той час, який документально зафіксовано.
Для забезпечення автентичності службових документів організації треба запроваджувати та задокументовувати політику і процедури, що контролюють створення, приймання, передавання, зберігання та передавання до архіву або вилучення для знищення службових документів, щоб автори службових документів мали визначені повноваження, а службові документи були захищені від несанкціонованого доповнювання, знищування, приховування та користування.
Достовірність.Достовірний службовий документ — це той документ, змісту якого можна довіряти як повному і точному відображенню дії, діяльності або фактів, які він засвідчує, та інформацію якого можна використовувати в подальшій діяльності. Службові документи треба створювати під час дії або випадку, якого вони стосуються, або невдовзі після них, особами, які безпосередньо володіють фактами, засобами документування, які прийнято використовувати у цьому напрямі ділової діяльності.
Цілісність.Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним. Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін. Політика та процедури керування документаційними процесами мають визначити, які доповнення та примітки можна зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити. Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа має бути точно задокументовано та проконтрольовано.
Придатність для користування. Придатний для користування службовий документ — це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати. Він має бути придатним до наступного представлення як прямо пов’язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумовили його створення. Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, необхідну для розуміння дій, в результаті яких документи створюються або в процесі яких використовуються. Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії. Потрібно зберігати зв’язки між службовими документами, що документують послідовні дії.