Техники формулировки проектной идеи
СВОТ-анализ
На этапе подготовки к формулированию решаемой проблемы и описанию предлагаемой идеи часто используют различные приемы обобщенного анализа ситуации. Эффективным инструментом такого анализа является метод, обычно обозначаемый как СВОТ-анализ (SWOT-analysis). Название метода образовано первыми буквами английских терминов, отражающих основные блоки анализа организации: сила (strength), слабость (weakness), возможности (opportunities), угрозы (threats).
При использовании СВОТ-анализа удобно подразделить среду на макроокружение и непосредственное окружение проекта. Анализ макроокружения обычно включает выделение существенных для предстоящего проекта социальных, политических, юридических (правотворческих и правоприменительных), экономических процессов.
В зависимости от разновидности проекта в ходе такого анализа могут выделяться научно-технические, культурологические и иные тенденции, существенным образом влияющие на перспективу реализации проекта.
При анализе непосредственного окружения обязательно должны быть учтены такие составляющие, как возможные основные потребители продуктов и услуг будущего проекта, различного рода смежники (особенно поставщики), конкуренты, рынок рабочей силы. В этой части анализа могут также быть существенными геополитические особенности выполнения проекта, местные традиции, обычаи и т.п.
Для оформления итогов СВОТ-анализа предпроектной ситуации можно использовать приведенную ниже матрицу.
| Внутренние факторы | Внешние факторы |
| Сильные стороны: | Возможности: |
| Слабые стороны: | Угрозы: |
| Сдерживающие моменты: | |
Выделенные слабые стороны, угрозы и сдерживающие моменты помогают определить круг проблем, на решение которых будет направлен инициируемый проект. Описание сильных сторон и возможностей предпроектной ситуации позволяют наметить идеи, воплощение которых поможет решить намеченные проблемы.
Тест
Что при проведении СВОТ-анализа не учитывают авторы проекта:
A. Потребителей продуктов и услуг будущего рынка
B. Конкурентоспособность проекта
C. Рынок ценных бумаг
D. Рынок рабочей силы
Мозговой штурм
Для составления перечня проблем, генерации идей по их разрешению при разработке проектов широко используются различные варианты мозгового штурма. Общим для всех вариантов этого метода является разделение фазы генерации идей и фазы их анализа. В процессе генерации разрешается и активно поощряется выдвижение самых фантастических формулировок. Все без исключения идеи фиксируются. Эта фаза длится сколько, сколько участники мозгового штурма будут в состоянии формулировать новые идеи. Далее производится сортировка полученных формулировок и оценка их ценности.
Стратегия Диснея
К числу высокоэффективных разновидностей мозгового штурма относится метод, получивший название «стратегии Диснея». В том случае участники мозгового штурма последовательно исполняют следующие роли: Мечтатель, Критик, Прагматик (Реалист). Мечтатель должен демонстрировать безудержный полет фантазии, называя все то, что ему приходит на ум в связи с темой обсуждения. Все это подробно записывается для последующего обсуждения.
Когда поток фантазий Мечтателей иссяк, за дело берутся Критики. В этой роли участники мозгового штурма отделяют наиболее ценное от абсолютно бесполезного. Производится ранжирование наработанного материала по степени его значимости.
В роли Прагматиков (Реалистов) участники мозгового штурма выделяют из полученного материала то, что имеет практическую пользу для разработки жизнеспособного проекта. Они могут также наметить в общем виде конкретные пути продуктивного использования выбранного материала.
«Дерево проблем», «дерево идей»
Для структурирования результатов своей работы на стадии формулировки проблем и генерации идей инициаторы проекта могут использовать различные графические модели. Например, чтобы продемонстрировать логические взаимосвязи выявленных проблем иногда строится так называемое «Дерево проблем». С аналогичной целью может быть построено «дерево идей».
«Дерево проблем» - это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность проблем, на решение которых может быть направлен разрабатываемый проект. В такой схеме должны быть выделены: генеральная проблема («вершина дерева»); подчиненные ей подпроблемы (частные проблемы) первого, второго и последующего уровней («ветви дерева проблем»). Аналогичным образом «дерево идей» - это структурированная, построенная по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность выдвинутых в ходе мозгового штурма идей, которые могут быть реализованы в результате инициируемого проекта. В этой схеме также должны быть выделены: генеральная идея проекта («вершина дерева идей»); подчиненные ей идеи первого, второго и последующего уровней («ветви дерева идей»).
Названия «дерево проблем», «дерево идей» возникли из-за того, что при схематическом представлении совокупность распределенных по уровням проблем и идей проекта напоминает по виду перевернутое дерево. Термин «дерево» предполагает использование иерархической структуры (от старшей к младшей). Такая структура получается путем разделения общей проблемы, общей идеи на частные проблемы или частные идеи.
«Дерево проблем» увязывает между собой главную проблему, на решение которой ориентирован проект в целом с частными проблемами, из решения которых складывается итоговый результат. При этом проблема высшего порядка соответствует вершине дерева. Нижние ярусы «дерева проблем» образуют локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня.
«Дерево целей»
Дальнейшая разработка проектной идеи может быть организована как построение «дерева целей». Надо заметить, что часто в целях экономии времени после формулировки решаемой проблемы или обозначения главной идеи проекта разработчики строят только «дерево целей».
«Дерево целей» представляет собой структурированную, построенную по иерархическому принципу (распределенная по уровням, ранжированная) совокупность целей проекта. В нем также выделены генеральная цель проекта («вершина дерева») и подчиненные ей подцели первого, второго и последующего уровней («ветви дерева»).
«Дерево целей» увязывает между собой перспективные цели и конкретные задачи на каждом уровне иерархии. При этом цель высшего порядка соответствует вершине дерева. Нижние ярусы «дерева целей» образуют локальные цели (задачи), с помощью которых обеспечивается достижение целей верхнего уровня.
На приведенном ниже рисунке представлен вариант построения «дерева целей» проекта в ориентации на долгосрочную перспективу.
На рисунке вершине данного варианта «дерева целей» соответствует т.н. видение. Видение (предвидение) - это то, что представляется наиболее желанным итогом реализации проекта. Это внушающий доверие образ будущего, которое наступит в случае успешного завершения проекта. Видение выполняет роль путеводной звезды, придавая смысл настоящему и стимулируя команду проекта к преодолению трудностей в их работе. Далее следует миссия - предназначение проекта. Миссию можно описать как ответы на вопросы: «Зачем проект нужен тем, кому предназначены результаты его реализации; зачем он нужен людям, которые его выполняют?». Затем следуют стратегические цели, задачи и отдельные задания.
СМАРТ-тест
Нередко формулировку каждой цели проекта производят с использованием СМАРТ-теста (SMART-test). Название этого теста образовано первыми буквами английских слов, обозначающих следующие критерии оценки формулировки цели:
1. Конкретность (specific);
2. Измеримость (measurable);
3. Достижимость (achievable);
4. Выгодность (rewarding);
5. Временные рамки (time bound).
Проверка соответствия формулировки цели названным критериям производится путем ответов на следующий перечень вопросов.
1. Есть ли точное выражение того, что именно должно быть получено в итоге реализации части проекта, которая предназначена для достижения данной цели? Четко ли определено, что именно относится к данной цели?
2. Можно ли цель однозначно определить с помощью графиков, показателей, статистических данных? Сможем ли мы увидеть и измерить результаты проекта в целом и его отдельных частей? Сможет ли третья сторона однозначно определить, достигнута цель или нет?
3. Реальна ли поставленная цель? Возможно ли достижение заявленной цели с учетом имеющихся ресурсов? Можно ли ее достичь при возникновении прогнозируемых затруднений?
4. Какая польза или выгода будет получена в результате достижения цели командой проекта, иными заинтересованными сторонами? Кто конкретно и какую конкретно выгоду сможет извлечь из достижения данной цели? Вносит ли достижение данной цели существенный вклад в достижение целей более высокого порядка?
5. Какое время отведено на достижение данной цели? Достаточно ли выделенного времени для реального достижения данной цели? Установлена ли точная дата, когда цель будет достигнута?
С учетом намеченных целей определяются ключевые события проекта, которые часто называют его вехами. Вехи играют роль контрольных точек. Их используют в качестве меры выполнения плана работ. Прохождение вех означает достижение промежуточных целей. План по вехам используется высшим руководством проекта для ознакомления с проектом, оценки общего объема работ, отслеживания состояния проектной деятельности.
Тест
Какому критерию оценки формулировки цели по SMART соответствует вопрос «Реальна ли поставленная цель? Возможно ли достижение заявленной цели с учетом имеющихся ресурсов? Можно ли ее достичь при возникновении прогнозируемых затруднений?»
А)конкретность
Б) временные рамки
В) достижимость
Г) выгодность
Тест
На какой вопрос отвечает критерий «выгодность»?
А) Четко ли определено, что именно относится к данной цели?
Б)Кто конкретно и какую конкретно выгоду сможет извлечь из достижения данной цели?
В) Достаточно ли выделенного времени для реального достижения данной цели?
Г) Можно ли ее достичь при возникновении прогнозируемых затруднений?
Тест
Для чего в проектной деятельности применяется технология СМАРТ-тест:
A. Анализ рисков
B. Разработка графического дизайна проекта