Список детских лечебных учреждений на 20 л. В 1 экз.
В распорядительных документах (приказах, указаниях, решениях) указание на наличие приложения дается в тексте («Согласно приложению», «приложение», «приложение на 1 л.» и т.д.).
Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документов (наименование вида документа, заголовка к тексту, подписи и т.д.). кроме того, на приложениях в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом:
Приложение
к письму от 03.04.2006 № 1 – 24/18
При наличии нескольких приложений в отметках проставляются их порядковые номера:
Приложение 2
К приказу директора завода
От 18.07.2006 № 135
На документах, утверждаемых распорядительными актами, отметка о приложении не ставится, а в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.
Подпись (23) – обязательный элемент любого документа, как служебного, так и личного. При его отсутствии документ не имеет юридической силы. Проект документа представляется на подпись соответствующему должностному лицу полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
В состав реквизита «Подпись» входят»:
· наименование должности лица, подписывающего документ;
· его личная подпись
· расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Наименование должности печатают под реквизитом Отметка о наличии приложения или Текст с 0-го знака (от границы левого поля, а расшифровку подписи – на уровне последней строки наименования должности на расстоянии 12 см от границы левого поля. Например:
Директор завода подпись А.А.Андреев
При оформлении документа не на бланке организации в наименование должности включают наименование организации, например:
Директор ЗАО «РЕАЛ» подпись С.С.Смирнов
При подписании документа несколькими соподчиненными должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор завода подпись И.И.Иванов
Главный бухгалтер подпись П.П.Петров
Если документ подписывается несколькими несоподчиненными лицами или лицами равных должностей, их подписи располагают на одном уровне, например:
Председатель ЗАО «Заря» Директор МТЗ
И.И.Иванов А.А.Алексеев
При временном замещении должностных лиц, отсутствующих в связи с болезнью, отпуском, командировкой или по другим причинам, подпись оформляется по образцу:
«И.о.» или «Зам.»
начальника подпись И.О.Фамилия
Замена аббревиатуры «И.о» (исполняющий обязанности), «Зам.» (заместитель) знаком «/» или предлогом «за» не допускается. Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ и его фактической должности.
Если документ составлен комиссией, то при оформлении подписей указывается лишь распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии). Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке, например:
Председатель комиссии С.С.Смирнов
Члены комиссии А.А.Андреев
И.И.Иванов
При подписании исходящих документов, подписывается, как правило, первый экземпляр документа, а в организации остаются заверенные копии (отпуски). Если подписываются распорядительные документы, то допускается подписание только первых экземпляров, а последние – тиражируются. При оформлении актов, протоколов, договоров подписи проставляются на всех экземплярах документов.
В подписанные документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.
Гриф согласования (24). Визы (25). Согласование документа проводится как внутри организации (внутреннее согласование), так и вне ее (внешнее согласование). Для внутреннего согласования используется реквизит «Виза», для внешнего – «Гриф согласования».
При внешнем согласовании документа с должностным лицом в гриф согласования входит слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата. Оформляется он в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись. Например:
СОГЛАСОВАНО
Начальник управления
Образования Гродненского
Исполкома
И.И.Иванов
10.10.2006
При подготовке проекта документа гриф согласования может оформляться в виде трафарета, в котором потом рукописно вносятся необходимые части. Трафарет заменяет личную подпись и дату:
ОГЛАСОВАНО
Ректор института
Высшей школы и
Гуманитарного образования
_____________ П.П.Петров
«__»_____________200_г. или
СОГЛАСОВАНО
Директор института
Проблем материнства
И детства
_____________Ю.Ю.Юкошко
_____________
При согласовании документа коллегиальным органом или посредством письма гриф согласования включает слово «СОГЛАСОВАНО», название вида документа в именительном падеже, наименование организации, органа, дату и номер, например:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Методической комиссии
01.09.2006 №1
Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Если грифов согласования несколько, они могут располагаться на одном уровне вертикальными рядами. При оформлении согласования документа на титульном листе гриф согласования (грифы согласования) располагается на его лицевой стороне ниже реквизита «Заголовок к тексту документа».
При необходимости многочисленного согласования оформляется отдельный лист согласования в соответствии с СТБ 1.5.–93, о чем на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается следующая отметка:
Лист согласования
Прилагается
Подпись
Дата
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. В реквизит «Виза» входит наименование должности лица, визирующего документ, его личная подпись, ее расшифровка и дата, например:
Юрисконсульт
подписьК.К.Киров
12.12.2006
В некоторых случаях должность визирующего разрешается не указывать. При визировании делать какие-либо пометки, исправления в тексте не допускается. Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их на отдельном листе, о чем делается отметка, например:
Начальник отдела кадров
подписьС.С.Сидоров
Замечания прилагаются
Визы проставляются на экземплярах документов, в том числе и исходящих, остающихся в организации, на лицевой стороне последнего листа документа. Проекты распорядительных документов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа и при размножении документа на копиях не воспроизводятся.
При необходимости оформления нескольких виз и отсутствия на документе свободного места допускается прилагать к нему отдельный лист согласования.
Печать (26).На документах, требующих особого удостоверения их юридической силы, подпись ответственного лица заверяется печатью. Перечень документов, обязательно заверяющихся печатью, определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь.
Печать организации проставляется на документах, связанных с расходованием денежных средств и материальных ценностей; подлинниках документов, удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию; на договорах; актах выполнения работ, приема-передачи оборудования и других; копиях документов, отсылаемых из организации, пропусках, справках и т.д.
Гербовую печать имеют только организации государственной формы собственности. Оттиск печати на документах должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть его личной подписи, а также быть хорошо читаемым.
Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации.
Фамилия исполнителя и его номер телефона (27). Фамилия исполнителя документа (без инициалов) и номер его служебного телефона проставляется на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу. Например:
Малиновский 221 56 24
Эта отметка позволяет быстро связаться с непосредственным исполнителем при возникновении вопросов или в случае, если ответ не требует документального закрепления.
Отметка о заверении копии (28). При заверении копии документа проставляют заверительную отметку, включающую надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, дату заверения. Например:
Верно
Секретарь И.И.Иванова
15.01.2007
На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, в заверительной отметке должность и дату допускается не указывать.
При пересылке копии документа в другую организацию или выдаче ее в руки, заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (29). Если документ исполнен, т.е. решены все вопросы, поставленные в нем, на документе ставят отметку об его исполнении и направлении в дело. Этот реквизит располагается на первом листе документа. Он включает в себя: слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ; дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении; краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении; подпись исполнителя документа или руководителя подразделения-исполнителя; дату проставления отметки. Например:
В дело № 01 – 05. Отправлен факс от 01.04.2006 № 1218.
02.04.2006
Отметка о переносе данных на машинный носитель (30) проставляется на первом листе документа. Она включает: запись «Информация перенесена на машинный носитель»; подпись лица, ответственного за перенос данных; дату переноса. Дополнительно отметка может включать имя файла и другие информационно-поисковые признаки. Например:
Информация перенесена
На машинный носитель.
15.03.2006
Отметка о поступлении документа располагается на первом листе. Она включает: сокращенное наименование организации-получателя документа, дата поступления документа и его регистрационный индекс при поступлении (исходящий номер). Отметку о поступлении проставляют регистрационным штампом (см. рис. 1.2.) и вписывают дату и индекс от руки или автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.
| Наименование организации |
| Дата |
| Индекс |
Рис.1.2. Форма регистрационного штампа по СТБ 6.38 – 95
Предупредительный знак (32) является знаком внимания для машинистки, свидетельствующим, что до границы нижнего поля осталось 5 машинных строк. Наносится в виде линии на левое поле бланка документа при изготовлении последнего типографским способом.
[1] Текст документа – речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи.