Создание таблицы с помощью мастера
Одним из мощных инструментов Microsoft Access являются мастера, позволяющие пользователю создавать новые объекты по предлагаемым образцам. Microsoft Access сам строит объекты по результатам ответов пользователя на задаваемые ему в диалоговых окнах вопросы.
При создании таблицы с помощью мастера пользователю предлагается выбор из более 40 образцов таблиц, предназначенных для использования в личных или деловых целях, каждая из которых содержит соответствующий набор полей. Пользователь должен выбрать образцы полей, после чего мастер автоматически создает таблицу.
Сортировка и поиск данных
В Microsoft Access имеется возможность сортировать данные в режиме таблицы. Самая простая сортировка может быть произведена при помощи двух кнопок на панели инструментов - сортировка таблицы в порядке возрастания или убывания значений какого-либо столбца.
Сортировка по нескольким полям может выполняться с помощью фильтра. Фильтр позволяет, также, задавать условия отбора данных из таблицы. При этом в качестве операторов для задания условий отбора можно использовать любые из описанных выше для задания Условия на значение поля таблицы.
Каждый раз, когда закрывается окно режима таблицы, введенные для фильтра параметры удаляются. Если необходимо сохранить построенный фильтр, то его можно сохранить как запрос.
Работа с данными при помощи запроса-выборки
Использование запросов позволяет достаточно просто найти данные из нескольких связанных таблиц. Для создания запроса первым делом необходимо выбрать таблицы и запросы, которые будут являться базовыми для нового запроса. В последнем нет ничего удивительного: уже созданные запросы могут участвовать наравне с таблицами, т.к. они по сути дела ими и являются, но не хранятся все время в памяти, а формируются только во время обращения к ним.
Окно конструктора запросов содержит список базовых для этого запроса таблиц и бланк для создания запроса по образцу (QBE - Query By Example). Microsoft Access использует язык SQL для определения всех запросов. Технология QBE позволяет избежать непосредственного программирования на этом языке. Однако панель инструментов содержит кнопку, с помощью которой можно вывести на экран и отредактировать инструкцию SQL для текущего запроса.
Бланк QBE представляет собой таблицу, столбцы которой относятся к одному полю. По каждому из полей может производиться сортировка. Для задания условий отбора можно применять любые операторы, описанные для задания Условия на значение поля таблицы. При этом существует возможность создания нескольких альтернативных условий отбора с помощью ввода условий на значение не только в строке Условие отбора но и в строках или. Необходимо обратить внимание, что это не идентично использованию оператора OR внутри строки Условие отбора. Если существуют условия отбора для нескольких полей, то для любой записи, включаемой в набор записей запроса, все выражения в строке Условие отбора или в строке или должны принимать значение истина.
Вычисляемые поля
Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. При этом можно использовать арифметические операции над полями таблиц, создавать символьные константы как результат конкатенации (склеивания) текстовых полей и символьных констант и пользоваться более специфическими встроенными в Access функциями.
Групповые операции
Иногда интерес представляет не каждая строка таблицы, а итоговые значения по группам данных (например, сумма значений одного из полей). Для вычисления в запросе итоговых значений необходимо нажать на панели инструментов кнопку Групповые операции, чтобы в бланке QBE появилась соответствующая строка.
Microsoft Access использует установку Группировка в строке Групповая операция для любого поля, которое уже занесено в бланк QBE. Это означает, что записи группируются, но итоговые значения не подводятся. Для получения итогов необходимо поменять установку Группировка на одну из групповых функций:
| Функция | Итог |
| Sum | Вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе. |
| Avg | Вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля в каждой группе. |
| Min | Возвращает наименьшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы. |
| Max | Возвращает наибольшее значение, найденное в этом поле внутри каждой группы. |
| Count | Возвращает число записей, в которых значения данного поля отличны от Null. |
| StDev | Подсчитывает статистическое стандартное отклонение для всех значений данного поля в каждой группе. Если в группе меньше двух строк, то результат - Null. |
| Var | Подсчитывает статистическую дисперсию для всех значений данного поля в каждой группе. Если в группе меньше двух строк, то результат - Null. |
| First | Возвращает первое значение этого поля в группе. |
| Last | Возвращает последнее значение этого поля в группе. |
Имеется также установка Выражение. Ее можно использовать, когда в строке Поле вводится выражение, в котором используется одна или несколько групповых операций.
Использование параметров
Не всегда можно решить на этапе создания запроса, какие именно значения должен отыскать Access. Вместо этого можно включить в запрос параметр, и в этом случае перед выполнением запроса Access каждый раз будет запрашивать конкретные условия отбора.
Чтобы установить параметр, вместо того чтобы вводить конкретное значение в строку Условие отбора, необходимо ввести в нее имя параметра, заключенное в квадратные скобки ([ ]). Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому разумно в качестве имени параметра использовать содержательную фразу.
По умолчанию Access присваивает параметрам запроса текстовый тип данных. При необходимости можно изменить тип данных параметра при помощи диалогового окна Параметры запроса.
Перекрестные запросы
Access поддерживает специальный тип итоговых запросов, называемый перекрестным запросом. Такой запрос позволяет увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, напоминающей электронную. Для этого типа запросов Access добавляет в бланк QBE строку Перекрестная таблица. В этой строке для каждого поля перекрестного запроса может быть выбрана одна из четырех установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение (выводимое в сетке перекрестного запроса) и не выводить. Для перекрестного запроса необходимо определить одно поле в качестве заголовка строки, одно поле в качестве заголовка столбца и одно поле значений. Поля, являющиеся заголовком строки или столбца, должны иметь в строке Групповая операция установку Группировка, поле значение - одну из групповых функций.