Учет отгрузки и продажи продукции
Учет отгрузки и продажи продукции занимает важное место в оперативном учете хозяйственных операций предприятия, определяя возможности совершенствования управления этим важнейшим участком его работы. К основным задачам оперативного учета отгрузки и продажи продукции относятся:
- правильное ежедневное отражение отгрузки готовых изделий и их продажи;
- содействие организации контроля за своевременным выпуском продукции в соответствии со сроками ее отгрузки, принятыми в договорах с покупателями;
- получение информации, необходимой для обеспечения контроля за своевременным выполнением договоров по отгрузке продукции и ее продажи;
- проверка своевременности представления платежных документов в банк.
Оперативный учет движения готовой продукции в натуральном выражении ведется на складе. Карточки оперативного учета ведутся по всем видам готовой продукции. На основе обобщения данных карточек оперативного учета и плана отгрузки составляется информация о фактических остатках и движении готовой продукции за день по отдельным ее видам в сравнении с плановыми данными. Информация склада дается в виде сводки за деньги используется в качестве источника анализа для целей оперативного руководства отгрузкой. Формы сводок могут быть следующие (приводятся два образца):
| Наименование и дата | Единица измерения | По плану | Фактически | ||
| отгрузка | остаток | поступило | отгружено | ||
| Станок «675» 1/X 2/X 3/X и т.д. Станок «670» 1/X 2/X 3/X и т.д. | шт. “ “ шт. “ “ | - |
Примечание. Если плановая отгрузка продукции не может быть определена на каждый день (в мелкосерийном и единичном производстве), она показывается за определенный период либо на конкретную дату отгрузки
Приведенная форма удобна для использования ее теми предприятиями, которые имеют ограниченную номенклатуру продукции. При большой номенклатуре продукции целесообразно данные карточек складского учета обобщать в следующем виде:
| Наименование изделий | Ежедневная отгрузка по плану | Остаток на начало месяца | Стоимость единицы | На сумму | Движение | ||||||
| 1-е число | 2-число | ||||||||||
| поступило | отгружено | остаток | поступило | отгружено | остаток | и т.д. | |||||
| КА-4 ЛР и т.д. Отгружено за день С начала месяца На сумму За день С начала месяца | - - | - - | - - | - - | - - | - - - | - - - | - - |
Такие сводки-ведомости служат экономической информацией для сбытового и финансового отделов об отгрузке продукции. Благодаря им можно установить расхождение между поступлением и отгрузкой и изменение остатка продукции, а также сопоставить фактическую отгрузку с плановой и определить выполнение плана отгрузок.
Ведомость такой формы ведется как единственный регистр оперативного учета на складе (без карточек). При небольшой номенклатуре готовой продукции запись в ведомость производится непосредственно из документов. В этом случае она представляет собой сводную карточку, и в колонках «Поступило» и «Отгружено» вводится еще одна графа – номер документов (во избежание их утери). Если в течение дня было несколько отгрузок, то в ведомости — сводной карточке показывается общее количество отгруженной продукции, а в колонке «Номер документа» дается перечень номеров.
Если отгрузка происходит не ежедневно, то фактические данные периодически сопоставляются с плановыми, получаемыми из графиков, составленных на основании нарядов. При этом обязательно следует выявить причины отклонений (невыполнение плана выпуска продукции, отсутствие транспорта, тары и пр.).
Выполнение плана отгрузок ежедневно либо периодически (раз в 5 или 10 дней) рассматривается на производственных совещаниях у директора предприятия или его заместителя по экономическим вопросам
Для обобщения данных об отгрузке продукции покупателям и реализации учет ведут в ведомости оперативного учета следующей формы.
| Ведомость отгрузки, реализации продукции, материальных ресурсов и определения прибыли | Образование задолженности | Платежное требование или другой замещающий его документ | срок оплаты | 29/II 2/Ш | 3/III 20/III 3/ IV 20/IV | |||
| Номер взаимосвязанного объекта учета | ||||||||
| сумма | итого | 32 300 25 200 | 16 200 12 600 80 600 102 250 | |||||
| Тариф, факт | ||||||||
| По плановой себестоимости | 27 000 20 000 | 13 500 10 000 67 500 84 000 | ||||||
| По отпускной стоимости | 32 000 25 000 | 16 000 12 500 80 000 101 500 | ||||||
| дата | 8/II 22/II | 2/III | ||||||
| номер | № 185 № 291 | № 1195 № 1296 № 1397 № 1498 | ||||||
| Покупатели, заказчики | Остаток задолженности на 1/III Покупатель..................................... ”......................................................... и т.д. | Итого................................................ | Операции за март: Покупатель..................................... ”......................................................... ”......................................................... ”......................................................... и т.д. | Итого................................................ | ||||
| Номер приказа, накладной | ||||||||
| № п/п |
| Продолжение таблицы | остаток задолженности | прибыль | 5000 III 5000 III | 2 500 Ш 2 500 IV 12 500 IV 17 500 IV | 1 Плановая себестоимость отдельных видов продукции имеется в специальном справочнике, который хранится у лица, занимающегося учетом отгрузки и реализации продукции. | ||
| На ответственном хранении | - | Остаток на первое апреля | |||||
| просроченной | 32 300 опл. | 12 600 | |||||
| срочной | 25 200 | 80 600 102 250 | |||||
| Погашение задолженности | Номер взаимосвя- занного объекта учета | ||||||
| апрель | сумма | 12 600 80 600 102 250 | |||||
| дата | 2/IV 10/IV 2/V | ||||||
| март | сумма | 32 300 25 200 | 16 200 | ||||
| дата | 1/III 5/III | 3/Ш |
Ведомость начинается с записи остатков отгруженной, но не оплаченной продукции. В течение месяца платежные требования, предъявляемые покупателям, отражаются в ведомости, причем указываются дата и номер документа и некоторые другие справочные данные. В графе 9 показана сумма причитающегося платежа; в графах 1—8 дается расшифровка слагаемых, которых состоит сумма платежного требования.
На основании выписок банка и других платежных документов в графах 12—15 указывают поступившие суммы платежей и даты поступления, причем заполняют те строки, где были записаны предъявленные к оплате платежные требования. В ведомости делаются отметки об оплате как в текущем, так в следующем месяце. Отметки можно делать и тогда, когда покупатель возвратил отгруженную ему продукцию или отказался от акцепта расчетного документа. В последнем случае предприятие обязано принять срочные меры по переадресовке отгруженной продукции или возврату ее на свой склад. В графах 10 и 16 ведомости для каждой записи проставляется номер взаимосвязанного объекта учета. Это нужно для облегчения проверки правильности записей при расхождении оборотов за месяц.
Таким образом, оперативный учет отгрузки, реализации продукции и состояния остатка товаров отгруженных обеспечивает систематический контроль за ходом выполнения плана и тем самым содействует улучшению организации процесса отгрузки и реализации продукции.
Учет расчетных операций
К основным задачам оперативного учета расчетных операций относятся:
- правильное ежедневное отражение расчетов предприятия по всем операциям возникновения задолженности и ее погашения с учетом существующих форм расчета;
- обеспечение контроля за своевременным погашением задолженности по расчетным операциям и соблюдением платежной дисциплины в соответствии с действующими законами и условиями договоров;
- проверка состояния расчетов и своевременное оформление перерасчетов.
Наиболее массовыми расчетными операциями являются для предприятия взаимоотношения с поставщиками за получаемые материальные ресурсы и с покупателями (заказчиками) за отгруженную продукцию.
Предприятие – получатель различных материальных ресурсов от поставщиков для расчета с ними ведет оперативный учет операций возникновения задолженности и ее погашения в ведомости «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Эта ведомость является регистром оперативного (аналитического) учета. По мере получения материальных ресурсов на основе соответствующих приходных документов их записывают в ведомости в хронологическом порядке и сумму задолженности поставщику с указанием срока оплаты. При погашении задолженности против соответствующей суммы в ведомости отмечается оплата и указывается дата. По окончании месяца в ведомости подсчитываются обороты сумм образованной задолженности и погашения ее за месяц и выводится остаток задолженности на следующий месяц. Благодаря рациональному отражению в ведомости расчетных операций с поставщиками упрощается рассмотрение образования и погашения задолженности по единым записям соответствующих расчетов с конкретными поставщиками.
С целью облегчения проверки правильности отражения операций по ведомости, если в этом возникает необходимость, по каждой записи образования задолженности и ее погашения приводятся номера взаимосвязанных объектов учета. Для погашения задолженности отводятся парные колонки, в которых приводятся записи за два месяца. Если возникшая задолженность будет погашена в третьем месяце, то запись можно сделать во втором месяце с соответствующей отметкой. Если в месяце возникновения сумма задолженности не погашена, то она переносится в остаток по строке основной записи данной расчетной операции и значится в остатки задолженности до момента ее погашения, после чего делается отметка об оплате («опл.»).
Контроль за погашением задолженности, как правило, ведут путем наблюдения по платежным документам, располагаемым в специальной картотеке по срокам погашения. По мере оплаты соответствующие документы изымаются из картотеки и помещаются в отдельную папку погашения задолженности поставщикам.
Отгрузка продукции предприятием-поставщиком покупателям для отражения расчетов с последними требует оперативного учета образования задолженности покупателей и ее погашения в ведомости объекта учета «Товары отгруженные, выполненные работы и услуги». Ведомость является регистром оперативного (аналитического) учета. По мере отгрузки продукции в ведомости по данным платежных документов записываются операции возникновения задолженности с указанием сроков оплаты. После того как покупатель произвел оплату в ведомости против суммы первоначальной записи образования задолженности, делается отметка с указанием даты оплаты. В конце месяца по ведомости подсчитываются обороты сумм образования задолженности покупателей и погашения ее за месяц, и выводится остаток задолженности на начало следующего месяца. Форма ведомости для ведения указанного учета приведена ниже.
По аналогии с учетом расчетов с поставщиками в ведомости отводятся парные колонки для отражения записей погашения задолженности за месяц. В этой ведомости также отражаются номера объектов учета взаимосвязанных с расчетами образования и погашения задолженности за отгруженную продукцию.
