Управление проектными работами
Управление проектированием ЭИС в функциональном аспекте рассматривается как совокупность взаимосвязанных процессов. Под процессом управления понимаются действия и процедуры, связанные с решением с конкретных задач или реализацией функций управления, к которым относятся [47]:
1. Принятые решения о начале выполнения проекта или какого-либо очередного этапа.
2. Планирование – совокупность процедур, определяющих цели, сроки проекта, рабочие планы их достижения.
3. Задачи исполнения или контроля, предназначенные для координации действий специалистов для выполнения плана.
4. Анализ, дающий возможность определить соответствие плана и исполнения работ поставленным целям, критериям.
5. Процесс оперативного управления и регулирования – совокупность процедур, предназначенных для определения необходимых корректирующих воздействий и изменения планирования процесса проектирования.
6. Процесс завершения, т.е. формализация выполнения проекта.
Предложенная классификация представляет контур управления проектами, а процессы могут накладываться друг на друга по различным задачам, подсистемам на всех стадиях проектирования. Кроме того, процессы управления связаны между собой входом и выходом.
Входы – документы или показатели, согласно которым процесс управления выполняется (например, различные планы, технологические сети проектирования для конкретного специалиста).
Выходы – документы или показатели, подтверждающие выполнение процесса управления (например, фактическое выполнение плановых сроков, соответствие выполнения проекта заданным свойствам).
Методы и средства – это механизмы, по которым вход преобразуется в выход.
Рассмотрим содержание процессов управления проектами.
Первый процесс заключается в решении о начале проектирования и является авторитетным.
Процесс планирования имеет большое значение для проекта и включает в себя много процедур. Например, сначала следует определить, из каких работ состоит процесс проектирования, а уже затем рассматривать сроки выполнения, необходимые ресурсы и стоимость проекта.
К основным процедурам процесса планирования относятся [46]:
ü Планирование целей – разработка постановки задачи (проектное обоснование, основные этапы и цели проекта).
ü Декомпозиция целей – разделение этапов проекта на более мелкие и более управляемые компоненты для обеспечения более действенного контроля.
ü Определение состава операций (работ) проекта – составление перечня операций, из которых состоит выполнение различных этапов проекта.
ü Определение взаимосвязей операций – составление и документирование технологических взаимосвязей между операциями.
ü Оценка длительностей или объемов работ – оценка количества рабочих временных интервалов либо объемов работ, необходимых для завершения отдельных операций.
ü Определение ресурсов (людей, оборудования, материалов) проекта – определение общего количества ресурсов всех видов, которые могут быть использованы на работах проекта (ресурсов организации) иих характеристик.
ü Назначение ресурсов – определение ресурсов, необходимых для выполнения отдельных операций проекта.
ü Оценка стоимости – определение составляющих стоимости операций проекта и оценка этих составляющих для каждой операции, ресурса и назначения.
ü Составление расписания выполнения работ – определение последовательности выполнения работ проекта, длительностей операций и распределения во времени потребностей в ресурсах и затрат с учетом наложенных ограничений и взаимосвязей.
ü Оценка бюджета – приложение оценок стоимости к отдельным компонентам проекта (этапам, фазам, срокам).
ü Разработка плана исполнения проекта – интеграция результатов остальных подпроцессов для составления полного документа.
ü Определение критериев успеха – разработка критериев оценки исполнения проекта.
Под исполнением понимается реализация составленного плана. Исполнение проекта должно постоянно подтверждаться определенными параметрами или показателями исполнения. Это необходимо для контроля и затем анализа возникающих отклонений. Контроль исполнения следует производить по всем показателям.
В процессах анализа исполнения проекта большую роль играет анализ плана на втором типе процессов, так как может быть принято решение о необходимости изменения начальных условий или составления новой версии плана. Анализ исполнения проекта предназначен для оценки состояния и прогноза успешности исполнения согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. К ним относятся цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательных показателях анализа принимается решение о необходимости корректирующих воздействий.
Оперативное управление – это определение и применение необходимых управляющих воздействий с целью успешной реализации проекта. Эти процессы в настоящее время называют управлением изменениями процесса проектирования.
Основные процедуры управления изменениями, которые можно встретить в каждом проекте – это:
ü общее управление изменениями – определение, согласование, утверждение и принятие к исполнению корректирующих воздействий и координация изменений по всему проекту;
ü управление ресурсами – внесение изменений в состав и назначение ресурсов на работы проекта;
ü управление целями – корректировка целей проекта по результатам процессов анализа;
ü управление качеством – разработка мероприятий по устранению причин неудовлетворительного исполнения.
Среди вспомогательных процессов управления выделяют:
ü управление рисками – реагирование на события и изменение рисков в процессе исполнения проекта;
ü управление контрактами – координация работы субподрядчиков, корректировка контрактов, разрешение конфликтов.
Завершение проекта сопровождается следующими процессами:
ü закрытием контрактов – завершением и закрытием контрактов, включая разрешение всех возникших споров;
ü административным завершением – подготовкой, сбором и распределением информации, необходимой для формального завершения проекта.
При реализации всех вышеперечисленных процессов управления, образующих контур управления, используются определенные методы и средства, состав и содержание которых будут рассмотрены в следующих разделах.