Объединения городских библиотек г. Магнитогорска
Последние десятилетия, связанные с началом экономических реформ, внесли в библиотечную деятельность маркетинговые, управленческие, проектные концепции развития, использующие методики паблик рилейшнз, фандрейзинга и проектного развития. Среди управленческих концепций особое место занимает концепция проектного менеджмента.
Термин «проект» в библиотечной практике используется в двух значениях: во-первых, для обозначения цикла работ, направленных на разработку и реализацию идеи-инновации, и, во-вторых, для обозначения пакета документов. В теории и практике библиотечного дела часто можно встретить взаимозаменяемость таких понятий, как «проект» и «программа». Четкого разделения этих форм пока не существует. Чаще всего проект предполагает разовое мероприятие, которое может быть разработано и реализовано отдельными или несколькими организациями в определенный отрезок времени.
Проектотличает локальный характер реализации, краткосрочность и конкретный конечный результат. Обычно реализация проекта ограничивается сроком не более одного года. Больший по времени проект не всегда интересует тех, кто вкладывает средства в осуществление проекта – спонсоров. Программа же более длительна по времени и сложна по составу, она может включать несколько проектов, объединенных тематически. Программа охватывает большую территорию, ее можно пролонгировать, а порой и продублировать.
Именно проектная деятельность сегодня во многом дает импульс развитию информатизации библиотек, определяя стимулы, методы управления, социальные цели библиотечной практики. На основании анализа проектной деятельности российских библиотек можно выделить следующие направления проектирования:
· пополнение фондов библиотек традиционными и электронными документами;
· автоматизация библиотечно-библиографических процессов;
· электронизация информационных ресурсов библиотек;
· проведение конференций, семинаров и других профессиональных мероприятий;
· участие в конференциях, семинарах и стажировках;
· развитие средств доступа пользователей к электронным каталогам отечественных и зарубежных библиотек, а также другим российским и зарубежным информационным ресурсам;
· организация обучения, повышение квалификации кадров и развитие международного сотрудничества библиотек по основным проблемам внедрения и эксплуатации компьютерных библиотечно-информационных и других технологий и др.
В зависимости от масштаба проекты классифицируются на локальные, межрегиональные и международные. Большинство библиотечных проектов носят локальный характер и разрабатываются силами определенного учреждения культуры и решают задачу развития культурной сферы конкретного города.
Отличительной чертой современных культурных, и в том числе библиотечных проектов, независимо от целевых установок, является их партнерский характер. Инициатива, как правило, исходит от конкретного учреждения культуры, но на стадии разработки и реализации в проектную деятельность включаются представители местной администрации, учреждения и организации, а также частные лица, заинтересованные в результативности проекта.
Технология проектирования включает четыре этапа: формирование идеи проекта и его основных целей (разработка концепции проекта); разработка самого проекта (планирование инновационного проекта и оформление проектной документации); реализация проекта (управление ходом проектных работ, контроль и регулирование работ по проекту); завершение проекта (порядок завершения, анализ эффективности, оформление отчетной документации).
Структура проекта как базовый документ имеет сложную структуру и содержит следующие разделы:
Содержание и актуальность проблемы (инновационной идеи), обоснование необходимости ее решения в рамках проекта.
Резюме – краткое содержание проекта, его целей и задач, роли проекта в выполнении стратегических целей библиотеки и проявлении ее миссии, краткая характеристика ресурсных потребностей библиотеки, планируемых результатов. Резюме – это самое первое, что читают при рассмотрении проекта и на основе чего составляется общее представление о предлагаемом проекте. Резюме должно быть максимально ясным, кратким, четко выражающим суть предлагаемой идеи. Обычно резюме не должно превышать пяти-шести предложений.
Введениедает информацию о библиотеке, на базе которой будет осуществляться реализация проекта, ее специфика. Введение должно представить библиотеку как надежного потенциального получателя финансовых средств под будущий проект. Для повышения доверия к библиотеке целесообразно изложить следующие сведения: когда начата конкретная деятельность, ее цели и задачи, на какой стадии находится работа; в чем уникальность данной библиотеки, ее коллектива сотрудников и пользователей; какие наиболее значительные достижения имеются у библиотеки; какую поддержку библиотека получает от других организаций (возможно приложение рекомендательных писем).
Важно постоянно заботиться о сборе информации, подтверждающей деловую состоятельность и общественный престиж конкретной библиотеки, позитивную репутацию и перспективность дальнейшей деятельности. Это могут быть газетные и журнальные статьи, письма поддержки, благодарственные отзывы пользователей и др. В то же время введение должно быть кратким и конкретным (до 1 страницы), понятным, без профессиональных терминов. Необходимо пользоваться общепринятой терминологией и стараться излагать мысли наиболее простым способом.
Постановка проблемы.В этом разделе проекта дается описание конкретных проблем, которые будут решаться в рамках предлагаемого проекта. Излагается ситуация, которая обусловила необходимость разработки идеи проекта, характеризуется состояние дел в обществе, культуре, образовании и т. д. Необходимо пояснить, как кардинально изменится ситуация при получении средств на реализацию проекта. Важно четко описать проблему, которой библиотека будет заниматься. Для обоснования ее реальности и важности нужно использовать результаты ранее проведенных исследований, данные статистики, высказывания компетентных экспертов. Можно подчеркнуть объективный характер проблемы и наличие альтернативных подходов к ее решению. Требуется логичное обоснование того, почему именно данной библиотеке следует поручить решение этой проблемы и почему предлагаемый подход представляется наиболее оптимальным. Рекомендуемый объем раздела – от 1 до 3 страниц.
Цели и задачи проекта.Зачастую в библиотечной практике понятия «цель» и «задача» путаются и взаимозаменяются. Цельдолжна отражать результат деятельности, она формулируется как общая проблема, решаемая в рамках проекта. Задачи – это тактические шаги к достижению цели. Они должны быть конкретными и реальными. Их может быть много – от 3 до 10. Определение целей и задач – достаточно сложный этап создания проекта. Общая схема – от общего к частному, от проблемы к общим целям и конкретным задачам. Объем раздела – не более страницы.
Методы реализации проекта.Основная цель данного раздела – дать ясное представление о том, каким образом предполагается достичь конечных целей и решить поставленные задачи. Необходимо показать механизм организации и осуществления проектной деятельности, охарактеризовать мероприятия, направленные на реализацию проекта, команду исполнителей (проектную группу), их потенциал, круг обязанностей участников при реализации проекта, оперативно-календарные планы и графики работ, осуществление контроля, координации и регулирования выполнения заданий и т. д. Оптимально это может выражаться в алгоритме действий по реализации проекта. Рекомендуемый объем – не более двух страниц.
Экспертное заключение по проекту.Оценка эффективности реализации проекта может осуществляться в двух направлениях – авторами проекта и сторонней организацией. Оценка социальной значимости и экономической обоснованности, проведенная специалистами или независимыми экспертами, способствует повышению объективности и степени доверия к проекту. Объем раздела – до 1 страницы.
Бюджет проекта или смета расходовдолжны быть реальными и обоснованными. Это самая главная составная часть проектных документов. Она может быть разделена на три части: расходы на оплату труда; основные прямые расходы: оборудование и сопутствующие расходы, расходные материалы, командировочные и транспортные расходы, связь и коммуникации, прочие расходы; косвенные расходы.
Руководствуясь данной методикой написания проекта и имея в наличии планы, предложения, идеи, которые интересны и важны для укрепления и развития библиотеки (внутренней среды) и общества (внешней среды), можно надеяться, что проект найдет финансовую поддержку и привлечет дополнительные бюджетные или внебюджетные источники финансирования.
Вот уже более десяти лет слова «инновации» и «проекты» красной нитью проходят через всю деятельность ОГБ г. Магнитогорска. Однако нововведения характерны для библиотек с момента их основания и именно это движет и дает импульс для развития библиотечного дела.
При всем этом важно придерживаться принципа сочетания традиций и инноваций с учетом закона Парето: 80 % традиций и 20 % инноваций. Но именно эти 20 % инноваций дают 80 % успеха, развития и эффективности.
В 2011 г. в ОГБ разработана программа модернизации в двух вариантах – на 3 года и на 5 лет, определяющая стратегию развития библиотечной системы. Основные задачи программы:
· создание специализированных информационных и коммуникативных Центров на базе библиотек – открытие новых эталонных библиотек;
· внедрение новых технологий и создание условий для предоставления библиотечных услуг населению в электронной форме.
Одно из планируемых направлений деятельности ОГБ – это создание библиотеки в формате 2.0 или веб-библиотеки, которая предоставит библиотекарям один из инструментов, позволяющих формировать своего читателя, идти за ним туда, где тот ищет информацию, и возвращать его к себе. При всем этом библиотеки остаются комбинированными по своей сути, сочетая традиционные источники информации и электронные документы.
Для ОГБ главный рычаг модернизации – это человеческий фактор – высокопрофессиональный, творческий, мобильный библиотекарь, адекватно реагирующий на все происходящие изменения, готовый и способный обучаться.
На данном этапе в ОГБ разработана персонал-стратегия, направленная на учет индивидуальных особенностей и профессионального образования каждого члена коллектива, на реализацию его творческого потенциала и карьерный рост. Кроме классической расстановки кадров в ОГБ формируются проектные команды из разных структурных подразделений для решения конкретных творческих задач, создания и подготовки проектов. Данные команды работают в формате фокус-групп, совместно выдвигая идеи, исследуя опыт в данной области и находя пути ее воплощения.
В рамках персонал-стратегии одним из самых важных мероприятий является аттестация сотрудников, которая проходит в различных формах: исследовательская деятельность, творческие отчёты, защита инновационных проектов.
В 2011 г. в связи с переходом на новую оплату труда для всех сотрудников была проведена аттестация, которую также можно назвать инновационным элементом персонал-стратегии. Было представлено 50 творческих работ, которые мы сгруппировали по блокам: инновации в работе с читателями, исследования, профессиональная деятельность и проектирование. Темы подбирались с учетом специфики работы сотрудников:
· флеш мобы и их внедрение в библиотеку;
· молодежное движение «МЫ: история создания и перспективы»;
· «Открытая библиотека»: проект модернизации читального зала;
· исследование «Книга или Net: право выбора»;
· фильм-презентация «Библиотека Крашенинникова»;
· проект по обучению людей «третьего возраста» новым технологиям и другие работы, не менее интересные.
Планируется издать сборник аттестационных работ, которые в широком диапазоне раскрывают инновационную деятельность ОГБ, а также внедрить многоуровневую модульную систему квалификации с учетом готовых разработанных тем под непосредственным кураторством авторов творческих работ. Таким образом, наряду со специализацией библиотек мы внедряем специализацию библиотечного персонала, что позволяет нам выстроить новую модель методической деятельности.
Инновационным элементом персонал-стратегии является молодежное движение «МЫ». Сегодня молодежь ОГБ со свойственной ей энергией, креативом и легкостью заполняет все библиотечное пространство – организует семинары, тренинги, фокус-группы в рамках системы повышения квалификации, проводит корпоративные мероприятия для библиотечных работников, привносит новое в традиции библиотеки, участвует в городских мероприятиях и полностью реализуют свой творческий потенциал. В 2011 г. лидер молодежного движения Ольга Писанникова наравне с артистами театра оперы и балета, драматического театра, педагогом центра эстетического воспитания принимала участие в городском конкурсе работников культуры «Грааль 2011» и стала победителем в номинации «Интеллект».
Молодежное движение и активная позиция молодых библиотечных работников способствуют закреплению кадров, так как появляется мотивация персонала – самореализация, творчество, карьерный рост. И сегодня перед ОГБ уже стоит дилемма – или увеличивать возраст молодых сотрудников, чтобы они, достигнув 35-летнего возраста, не покидали свое сообщество, или трансформировать молодежное движение в лидерское движение или Школу управленческого резерва.
Наряду с традиционными формами работы в библиотеках ОГБ широко применяются и инновационные, это особо характерно в работе с молодыми пользователями. Приведу примеры некоторых форм.
1. «Встречи без галстука» – это форма открытых диалогов VIP с молодежью в стенах «Библиотеки Крашенинникова». Такие встречи прошли со спикером Магнитогорского городского Собрания депутатов, с председателем избирательной комиссии, с кандидатом в депутаты Государственной Думы от партии «Единая Россия», председателем союза молодых металлургов. Несмотря на то, что «непуганое» юное поколение часто задает вопросы, отвечать на которые сложно, этот формат «Встреч без галстука» нашел отклик и у VIP, и заинтересовал студентов, в 2011 г. был организован политический дискуссионный клуб.
2. Торжественное вручение паспортов молодым магнитогорцам в библиотеках совместно с депутатами, главами районных администраций, руководителями управления Федеральной миграционной службы.
Такие церемонии проходят вот уже два года в библиотеке Крашенинникова. Центральная библиотека также включилась в этот проект, и 3 ноября 2011 г. молодые жители Правобережного района в торжественной обстановке в читальном зале получили не только паспорт, но и читательский билет, став полноправными гражданами и читателями «взрослой» библиотеки.
3. Флеш мобы в библиотеке. В рамках общероссийского дня библиотек флеш моб прошел возле Центральной библиотеки. Участники этой акции – студенты колледжа и библиотекари на какое-то время привлекли внимание проходящих и проезжающих мимо людей к «человеку читающему». Такая театрализованная акция заинтересовала и телевидение.
Надо отметить, что акции в последнее время становятся активной формой продвижения чтения. Особенностью этих форм является то, что инициатива идет от молодежного движения «МЫ». Акция «Буккроссинг», организованная в фойе Центральной библиотеки, привлекает особое внимание горожан, книги со стеллажа исчезают с такой скоростью, что трудно говорить о кризисе чтения в Магнитогорске. То же самое подтверждает проведенная акция «Бумажный доктор». Молодые сотрудницы ОГБ организовали в одном из отделений городской больницы безвозмездную передачу книг для пациентов. Это хорошие, добрые дела, которые делает библиотека, поэтому и в дальнейшем планируется расширять эту сферу деятельности.
Очень интересной была акция библиотеки семейного чтения № 5, посвященная общероссийскому дню библиотек. Старшеклассники школы № 59 приняли участие в акции «Молодое поколение выбирает чтение». В ярко написанных плакатах ребята прошли по проспекту Сиреневому, встречным прохожим раздавали визитки с приглашениями: «Пять причин стать читателями нашей библиотеки».
Акция-шествие прошла под громкое чтение креативных речёвок, посвященных чтению и библиотеке:
Брось сигарету, пиво не пей!
В библиотеку беги поскорей!
Мозг свой компьютером ты не суши,
Книгу возьми, почитай для души!
Будь ты маляр, металлург, продавец,
Книги для вас написал Гришковец.
Едешь на дачу? На отдых в Абзаково?
В сумку возьми Пастернака, Булгакова.
Если ты молод, если ты в теме,
Будет нескучно, будешь при деле,
Круче варенного станешь яйца,
Если Толстого прочтешь до конца
Этот праздник не остался без внимания людей и прессы: он был показан по телевидению на нескольких каналах магнитогорского телевидения, а в газете «Магнитогорский металл» от 7 июня 2011 г. напечатана статья «Книга против пива».
Одним из самых крупных инновационных проектов для нас является создание эталонных библиотек. На сегодняшний день их пять: Центр правовой и деловой информации «Библиотека Крашенинникова», библиотека литературы на башкирском и татарском языках, библиотека-филиал № 10, имеющая статус семейного чтения, библиотеки-филиалы № 4 и 12.
Во всех библиотеках прошли капитальные ремонты, установлены компьютеры, ксероксы, сканеры, приобретена новая мебель, обновлены фонды. Но главная особенность эталонных библиотек – это их специализация, так называемая модальность. Сегодня мы идем к тому, что каждая библиотека определяет свою уникальность и работает в этом направлении. В 2011 г. еще две библиотеки идут к статусу эталонных – библиотека-филиал № 2 и библиотека семейного чтения № 5. В рамках программы «Добрые дела» «Единая Россия» оказывает содействие в ремонтах библиотек на общую сумму 725 тыс. рублей.
Специализированные библиотеки становятся брендами Магнитогорска:
· Центральная городская библиотека – центр историко-культурного краеведения. Это старейшая библиотека города, ровесница Магнитогорска, имеющая свои традиции;
· Центр правовой и деловой информации «Библиотека Крашенинникова» – это новый тип библиотеки – современной, востребованной, готовой к постоянной реализации новых идей и проектов;
· Библиотека литературного краеведения № 6 – центр магнитогорской книги.
Все инновационные процессы в ОГБ осуществляется в рамках проектной деятельности. Библиотечные сотрудники достаточно долгое время учились писать проекты, неоднократно проходили семинары, тренинги. На сегодняшний день обязательный элемент годового плана каждого структурного подразделения – проект, готовый к реализации. Ежегодно в ОГБ воплощается более десяти новых идей, которые способствуют развитию и привлечению в библиотеки новых пользователей.
И. Ю. Матвеева, кандидат педагогических наук, доцент ФГБОУ ВПО «Челябинская государственная академия культуры и искусств»