Запит на отримання кредиту
ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ЛИСТА
Текст ділового листа має бути простим, розкривати тільки одне питання. Це спрощує реєстрацію листів, контроль за проходженням. Якщо лист містить кілька запитань, що контролюються різними відділами, доводиться робити копії.
Залежно від метилиста складається його план. Ретельно добираються всі факти, на яких треба наголосити. Як правило, структура тексту базується на трьох основних частинах (хоча інколи листи з простими темами можуть складатися тільки з однієї основної частини: "Просимо підтвердити згоду факсом "):
вступ (посилання на попередній лист, стисла констатація факту і т. ін.);
основний зміст (прохання, вказівки, додаткове повідомлення та ін.);
заключна частина (подяка, прохання написати відповідь, якщо щось буде незрозуміле, і т. ін.)
Кожен з розділів листа (згідно з планом) має певні особливості написання. Так, зміст вступної частини залежить від мети написання листа.
• Якщо складається лист-відповідь, у вступі висловлюють подяку за запрошення, повідомляють про те, що адресат інформований у певній галузі знань, і т. п. Наприклад. "Ми дякуємо Вам за брошуру з інформацією про ваші послуги..".
• Якщо лист має інформаційний характер, у вступі розкривають історію створення організації, її розвитку та становлення, суть діяльності в даний момент, наводять статистичні дані і т. ін. Наприклад, "Ми повідомляємо, що наша компанія співпрацює з ..".
• Якщо треба пояснити запитання, поставлені партнером, то крім відповідей на них висловлюється сподівання про можливість подальшого співробітництва або про відсутність такої можливості, викладаються пропозиції. Наприклад "У зв'язку з вашим запитом ми повідомляємо, що могли б надіслати групу спеціалістів".
• Якщо лист має характер реагування на невиконання взятих зобов'язань, недотримання термінів поставки або інші дії, що зачіпають інтереси адресата, оцінка того, що сталося, і повідомлення про розірвання відносин не повинні бути різкими. Наприклад, "Ми з подивом довідались, що ви не підписали наші документи".
Особливої уваги заслуговує написання основної частини ділового листа.
Інформація має подаватися стисло, логічно, зрозуміло. Однак надмірно захоплюватися лаконічністю не варто, оскільки це призводить до додаткових запитань, пояснень і уточнень, а отже, до подальшого листування і затягує практичне вирішення питань.
Якщо в листі наводять інструкції або рекомендації, краще визначити час їх виконання Вирази типу "найближчим часом" небажані.
Під час написання основної частини листа рекомендується дотримуватись таких правил.
• проаналізувати всі аргументи, відкинувши, при можливості, все другорядне;
• згрупувати всі факти за обраним напрямком;
• добрати заголовки для кожного розділу; написати кожний заголовок на окремому аркуші паперу, скласти до нього невеликі запитання;
• обміркувати черговість викладу виходячи з принципу "від невідомого до відомого";
• не зупинятися на банальних речах, пам'ятаючи, що "стислість — сестра таланту";
• використовувати графіки, схеми, таблиці тощо,
• не боятися працювати з чернетками, зробити текст зручним для читання.
Під час написання заключної частини листа також необхідно враховувати особливості існуючих варіантів.
• Традиційно тут викладаються сподівання на розвиток відносин і нате, що наведена в листі інформація буде взаємно корисною. Наприклад: "Сподіваємось, що будемо підтримувати співробітництво , та запевняємо вас ...".
• Якщо лист адресований особі, з якою ще не встановлено ділового контакту, в заключній частині адресант може написати, що сподівається на швидке отримання відповіді та виконання замовлення Наприклад: "Будемо вдячні за термінове виконання нашого замовлення".
• У разі майбутнього можливого розірвання ділових контактів з партнером заключну частину листа можна звести до такої фрази "Одночасно свідчимо про нашу відкритість до ділової співпраці в майбутньому".
Як бачимо, навіть якщо зміст листа негативний, партнерові надається змога в разі зміни його позиції повернутися до ділового співробітництва Така відповідь буде, скоріше, ознакою доброго тону, аніж сподіванням на співробітництво в майбутньому, отже, правил етикету буде дотримано.
• У разі потреби в заключній частині листа повідомляються прізвище, посада, адреса та номер телефону особи, яка може допомогти у вирішенні питань. Це робиться максимально доброзичливим тоном. Наприклад "У разі потреби просимо зв 'язуватись з нашим представником і з'ясовувати всі питання, що виникатимуть".
4. ЕТИКЕТ ДІЛОВОГО ЛИСТУВАННЯ
Фахівці з проблем культури ділового мовлення пропонують під час написання листа дотримуватися таких правил:
І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:
Шановний (ім'я та по батькові)!
Шановний пане/пані... (ім'я, ім'я й прізвище)!
Шановні панове!
Шановні колеги!
Вельмишановний добродію!
Глибокошановний (ім'я та по батькові)!
Високошановний пане...!
Примітка. Слово пан в українській мові вживається щонайменше сім століть і в етикетному сенсі не має ніякої семантичної дотичності до слова пан у розумінні належності до привілейованих класів. Позаяк воно засвідчує пошану до адресата, в офіційних документах форма пан уживається з ім'ям, прізвищем, назвою посади, звання. Ім'я та по батькові зі словом пан не поєднується. Тобто говорити чи писати пан Михайло Петрович, пані Ольга Степанівна або звертатися пане Михайле Івановичу, пані Катерино Василівно є порушенням норм літературної мови й не відповідає українським традиціям.
У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його професію:
Високоповажаний міністре!
Вельмишановний (високоповажний) професоре/
Шановний директоре!
Високоповажний пане прокуроре!
Шановний суддя!
До Президента держави слід звертатися так:
Ваша Високодостойносте Пане Президенте!
Вельмишановний Пане Президенте!
Високоповажний Пане Президенте!
Пане Президенте!
Необхідно запам'ятати й чітко дотримуватися форм звертання до служителів церкви:
Всечесніший Отче Михайле!
Всесвітліший Отче!
Високопреподобний Отче!
Ваше Блаженство!
Блаженніший і дорогий Митрополите!
Високопреосвященний Владико Митрополите!
Ваша Святосте (до Патріарха)!
В українській мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок «Шановна Оксана Дмитрівна!», «Шановний директор!» є ненормативною.
Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.
Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.
II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист – відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.
Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...
Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...
Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...
Цей лист - вияв нашої вдячності за...
Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...
Дозвольте висловити свою вдячність...
Вдячні Вам за запрошення...
Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...
У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...
Підтверджуємо отримання Вашої телеграми...
Ми отримали Вашого листа з повідомленням про... і щиро Вам вдячні...
Поширеними вступними фразами в ділових листах є посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію:
У відповідь на Ваш лист від (дата)...
Відповідно до контракту №... що був підписаний між нашими установами...
Відповідаючи на Ваш запит від (дата)...
Відповідно до Кримінально-процесуального кодексу України, розділу... статті №...
Згідно з нашою домовленістю надсилаємо Вам...
На Ваш запит про... даємо письмову відповідь.
У відповідь на Ваш запит повідомляємо...
Узявши до уваги Ваш запит від (дата), пропонуємо Вам...
Згідно з нашою домовленістю від (дата) повідомляємо...
До інвесторів, керівників установ (організацій, підприємств), клієнтів, партнерів нерідко доводиться звертатися з проханнями. Початковими фразами таких листів можуть бути такі:
Будь ласка, повідомте нас про...
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите свою участь у...
Звертаємося до Вас із проханням про невелику пожертву у фонд...
Просимо Вас терміново оплатити рахунок...
Просимо Вас уважно вивчити наші пропозиції й дати остаточну відповідь...
Просимо надіслати зауваження та доповнення до проекту угоди про...
Просимо прийняти замовлення...
У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так:
Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...
Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...
Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...
Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи...
Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...
Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...
У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати на те, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так:
Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про...
Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про...
Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримати відповіді на лист від (дата).
Змушені нагадати Вам, що й досі не отримали від Вас оплаченого рахунка.
Вибачте, але ми змушені нагадати Вам про необхідність оплатити рахунок за... Гадаємо, що це лише непорозуміння.
Вважаємо за необхідне нагадати Вам...
Дозвольте нагадати Вам, що...
Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так:
Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.
Оскільки Ви, незважаючи на наше настійне прохання погасити заборгованість, і досі не надіслали оплаченого чека, ми змушені припинити виконання всіх Ваших замовлень.
Усі наші намагання змусити Вас сплатити борг були марними, а тому ми подаємо позов до суду.
До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати «ні» слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так:
Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги...
На жаль, ми не можемо прийняти Вашої пропозиції...
Дуже шкода, але ми не маємо згоди задовольнити Ваше прохання з багатьох причин...
Шкода, але з огляду на ускладнення ситуації ми не можемо підтримати Вашого проекту.
Щиро шкодуємо, проте ситуація, що склалася, не дає нам можливості...
Вибачте, але ми не можемо надати (погодитись, направити)...
У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:
Повідомляємо Вас...
Хочемо повідомити про те, що...
З приємністю повідомляємо Вас, що...
На жаль, змушені повідомити Вас, що...
Дозвольте повідомити Вас, що...
Раді повідомити Вас, що...
Цим листом повідомляємо, що...
III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово «дякую» - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини:
Дозвольте ще раз подякувати Вам...
Висловлюємо ще раз вдячність...
Дякуємо за допомогу...
Ще раз дякуємо Вам за все, що Ви зробили для...
Щиро вдячні за...
Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку...
Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...
Дозвольте ще раз подякувати Вам за...
Ще раз дякую за виявлену мені честь...
Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті:
Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.
Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.
Будемо раді співпрацювати з Вами.
Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.
Запевняємо, якщо протягом місяця Ви погасите заборгованість, усі замовлення буде виконано і ми й надалі співпрацюватимемо на попередніх умовах.
Будемо раді допомогти Вам.
Якщо у Вас буде бажання зустрітися з нашим представником - ми до Ваших послуг у будь-який зручний для Вас час.
Запевняємо, що ми робимо все можливе для завершення...
Запевняємо, що є майбутньому ми докладемо максимум зусиль, щоб уникнути таких прикрих непорозумінь.
Будемо раді встановленню взаємовигідних контактів із Вашою фірмою.
Наприкінці листа можна висловити сподівання:
Сподіваємося, що наша пропозиція зацікавить Вас.
Сподіваємося, що Ви правильно зрозумієте нас.
Сподіваємося, наша відмова не образить Вас, і в майбутньому ми ще матимемо нагоду взаємовигідно співпрацювати.
Сподіваємося, що Ви розглянете наші пропозиції найближчим часом і повідомите нас про своє рішення.
Маємо надію, що це піде на користь справі.
Гадаємо, що в майбутньому зможемо стати Вам у пригоді
Розраховуємо на тісне і взаємовигідне співробітництво з Вами.
Маємо надію, що наша співпраця буде плідною.
Сподіваємося, що майбутня співпраця буде плідною, успішною і вигідною для Вас і для нас.
Маємо надію, що Ви не відмовитеся допомогти нам.
Сподіваємося на швидку відповідь і бажаємо успіхів.
Плекаємо надію ще раз зустрітися з Вами,
Висловлюємо надію, що це лише успішний початок нашої співпраці і в майбутньому Ви ще не раз допоможете нам у справах.
Щиро сподіваємося на Вашу подальшу фінансову підтримку.
Маємо надію, що наші нововведення зацікавлять Вас, і розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.
Сподіваємося, що Ви відвідаєте рекламний показ, який відбудеться...
Маємо надію, що всі докладені зусилля не будуть марними.
Сподіваємося, що в майбутньому нам ще раз випаде нагода зустрітися та обмінятися досвідом і думками.
Щиро сподіваємося, що Ви знайдете нас відвідати...
Сподіваємося, що це непорозуміння не вплине на наші подальші стосунки.
Наприкінці листа можна також попросити вибачення за турботи чи ще раз повторити його за затримку з відповіддю або запізнення:
Ще раз просимо вибачення за завдані турботи (клопоти, прикрощі, незручності).
Щиро просимо вибачення за...
Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку.
Дозвольте ще раз попросити вибачення за...
IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми:
З повагою
З повагою і найкращими побажаннями
З удячністю і повагою
З належною до Вас пошаною
Залишаємося з пошаною
Зі щирою повагою (пошаною)
З найщирішою до Вас повагою (пошаною)
З повагою, вдячністю та побажанням успіхів
Із вдячністю і правдивою пошаною
Бажаємо успіхів
Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит «Підпис».
Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.
V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.
Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є «візитною карткою» вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.
VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною.
Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.
ОФОРМЛЮВАННЯ ЛИСТА
Службові листи друкують на комп'ютері, друкарській машинці або пишуть на спеціальному бланку листа лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні - на чистих аркушах. Для зручності з обох боків сторінки залишають береги: лівий - не менш як 30 мм; правий - 10 мм; верхній і нижній - 20 мм.
Нумерація сторінок.У листах, оформлених на двох та більше аркушах паперу, нумерацію сторінок починають із другої. Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега арабськими цифрами на відстані не менш як 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначень.
Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.
Не слід надсилати листа, написаного через копіювальний папір, це свідчить про неповагу до адресата.
Узвичаєно відповідати на листи якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адресатові залежно від змісту листа.
Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист протягом 7-10 днів.
Отримавши лист-запит, що потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити, що лист одержано, й дати остаточну відповідь протягом 30 днів.
Лист-вітання можна надсилати упродовж 8 днів з моменту отримання повідомлення про певну врочистість.
Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.
Не слід відповідати на листа нашвидкуруч, зопалу, одразу після одержання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно заспокойтеся, подумки чітко сформулюйте, що саме ви маєте написати, й лише потім викладайте думки на папері.
Зразок повністю опрацьованого листа, що був оформлений на бланку
ДЕРЖВИДОБУТОКМІНВОД УКРАЇНИ Державний комітет України
УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ з нагляду за охороною
ІНСТИТУГ МІНЕРАЛЬНИХ ВОД водних ресурсів
(УНДІМВ)
вул. Курортна, 28. Київ, 04075, вул. Антонця, 12
тел./факс: (044) 331-22-82. Київ, 01938
тел. 331-10-11
Розрахунковий рахунок № 000296211 Захарову С. В.
Пущанському відділенні банку «Гранд» До виконання
м. Києва. МФО 398170 (підпис) В.М. Харбінський
Е-mаіl: undimd@dvvu.кіеv.uа 2003-08-05
31.07.2009 № 2787/03-15
На №_____від__________
Про направлення на відгук
першої редакції стандарту
Державний комітет України з питань видобування мінеральних вод за замовленням Державного комітету України з питань технічного регулювання і споживчої політики доручив Українському науково-дослідному інституту мінеральних вод розробити проект Національного стандарту України «...»,
До переліку організацій, які мають надати відгук на проект стандарту, внесено Державний комітет України з нагляду за охороною водних ресурсів.
Направляємо на відгук першу редакцію проекту стандарту. Просимо надіслати відповідь до 01 вересня 2003 року.
Додаток: Перша редакція проекту стандарту на 30 арк. у 1 прим.
З повагою
Директор інституту (підпис) О.Г. Панченко
Глей Тамара Сергіївна
331-10-12
До справи № 01-11 УНДІМБ
Відгук відправлено 29.08.2009 № 155/01-11 Вх. № 121/01-11
(підпис) С. В. Захаров 2009-08-05
29.08.2009
РІЗНІ ТИПИ ЛИСТІВ
6. Лист-повідомлення
Це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба сповістити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.
Наприклад:
Шановні панове!
Хочемо повідомити Вас, що виробництво замовлених Вами товарів розпочалось і ми будемо готові відвантажити їх... (термін).
Просимо повідомити про спосіб транспортування, якому Ви віддасте перевагу.
З повагою...
Вельмишановний пане...!
Щиро вдячні Вам за листа від... (дата). На превеликий жаль, маємо повідомити, що ми не виготовляємо товару потрібної Вам якості.
Надсилаємо наші зразки для того, щоб Ви змогли визначити, чи відповідають вони Вашим потребам. Якщо Вас влаштовує лише обумовлена якість, то ми зможемо виготовити і постачити цю продукцію впродовж найближчих... місяців.
Для визначення вартості замовлення надішліть точні відомості щодо обсягу потрібної Вам продукції. Отримавши від Вас необхідну інформацію, ми зможемо підготувати проект угоди.
Очікуємо на швидку відповідь.
Зі щирою пошаною...
Шановні панове!
Упродовж: останніх кількох років наша продукція користувалася високим попитом у... (назва країни, міста), що й зумовило відкриття нами там своєї філії Завдяки цьому ми зможемо обслуговувати Вас більш ефективно й оперативно.
У новій філії працюють консультанти, які завжди будуть раді відповісти на всі технічні питання безкоштовно та без будь-яких зобов'язань з Вашого боку. Ви матимете змогу перевірити якість наших товарів, а також: відремонтувати їх у нашій філії.
Сподіваємося на подальшу плідну співпрацю.
З пошаною...
Шановні панове!
На загальних зборах нашої фірми... (дата) було прийнято рішення змінити назву компанії з... (стара назва) на... (нова назва).
Просимо повідомити про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.
З повагою...
Шановні панове!
Повідомляємо Вас, що пан... (прізвище та ініціали), який був нашим партнером упродовж: багатьох років, з... (дата) залишає компанію за станом здоров'я.
Отже, компанія переходить у цілковиту власність нашого головного партнера, пана... (прізвище та ініціали). Надалі з усіх питань просимо звертатися саме до нього.
З повагою...
Шановні добродії!
З радістю повідомляємо Вас, що нашого шановного колегу, пана... (прізвище та ініціали) з... (дата) призначено директором нашої фірми. Він керуватиме роботою відділів... (назви).
Маємо надію, що призначення пана.., (прізвище та ініціали) сприятиме розвиткові добрих взаємин і плідній співпраці між нашими фірмами.
З повагою і найкращими побажаннями...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Про відкриття фірми
1. Повідомляємо Вас, що... (дата) ми відкриваємо нову фірму в...
2. Користуючись нагодою, повідомляємо Вас про відкриття нової фірми в...
3. Ми хочемо повідомити Вас про відкриття нової фірми в... і сподіваємося, що найближчим часом зможемо запропонувати взаємовигідне співробітництво.
4. Ми відкрили нову фірму в... по вулиці... Маємо надію, що Ви незабаром відвідаєте нас.
5. З радістю повідомляємо про відкриття нашої нової фірми в...
6. Повідомляємо, що відкриття нашої фірми відбудеться... (дата).
7. Маємо приємність оголосити про відкриття нової фірми за адресою...
8... (дата) ми відкриваємо нову фірму в... Запрошуємо до співпраці.
9. Ми хочемо запевнити Вас, що наша нова фірма в м... виконає Ваші замовлення в найкоротший строк.
10. Щиро розраховуємо на початок діалогу між нашими фірмами.
11. Будемо раді встановити взаємовигідні контакти з Вашою компанією.
12. Сподіваємося, що деякі із запропонованих товарів зацікавлять Вас.
Про відкриття філії
1. Ми раді повідомити Вас, що відкрили нову філію у Вашому місті.
2. Ми хочемо повідомити Вас про відкриггя філії нашої фірми поблизу Вашого офісу.
3. Повідомляємо Вас про відкриття філії в...
4. Хочемо повідомити Вас, що... (дата) в... відкриється філія, розташована у зручному для Вас місці. Сподіваємося, що відкриття філії сприятиме підтриманню тісних контактів між нашими фірмами.
5. Наша нова філія відкрилася за адресою... і розташована на... поверсі. Вона має офіс, склад і відділ реалізації. Просимо звертатися до...
6. З усіх питань просимо звертатися до пана...
7. Наша нова філія реалізує весь асортимент продукції.
8. Наша філія має постійний прямий зв'язок із головним офісом. Номер факсу:...
9. Сподіваємося, що наше повідомлення зацікавить Вас. Розраховуємо на встановлення взаємовигідного партнерства.
10. Будемо раді встановленню взаємовигідної співпраці з Вашою компанією.
Про зміну назви фірми
1. Повідомляємо Вас, що ми змінили назву фірми на...
2. Користуючись нагодою, повідомляємо, що ми реорганізували нашу фірму в товариство з обмеженою відповідальністю.
3. Ми хочемо повідомити Вас про деякі зміни, що сталися у структурі нашої фірми. Наша фірма об'єдналася з фірмою...; нова назва:...
4. Відповідно до рішення власників фірми від... (дата) назву нашої фірми змінено на...
5. З огляду на те, що назву нашої фірми нерідко сплутують із назвою іншої, ми вирішили перейменувати нашу фірму на...
Про зміну адреси
1. Повідомляємо Вас, що ми переїхали в нове приміщення. Наша нова адреса:...
2. Хочемо скористатися нагодою і повідомити Вас, що наша адреса змінилася. Просимо надалі надсилати свої пропозиції за адресою:...
3. 3... (дата) наша фірма змінила офіс. Нас можна розшукати за адресою:...
4. Повідомляємо Вас, що значне розширення нашої фірми змусило нас змінити адресу. Тепер фірма розташована за адресою:...
5. Повідомляємо, що від сьогодні наша установа розташована за адресою:...
6. Наше нове приміщення є більшим, зручнішим, воно краще розміщене, що дасть нам змогу підвищити якість послуг.
7. Повідомляємо, що наші складські приміщення розташовані за тією ж адресою, що й офіс.
Про зміну номера телефону, факсу
1. Просимо записати новий номер нашого телефону (факсу):...
2. Повідомляємо, що номер нашого телефону (факсу) змінився. Наш новий номер:...
3. Хочемо повідомити, що ми встановили факс. Наш номер:...
4. Віднедавна у нас з'явився додатковий телефонний номер. Ви можете зателефонувати нам за номерами:...
5. Наш новий номер факсу... дає Вам додаткову змогу швидко зробити замовлення.
6. Повідомляємо, що після... години Ви можете телефонувати нам за номером:... Просимо поінформувати про ці зміни відповідні відділи Вашої фірми.
Про призначення на посаду
1. З радістю повідомляємо Вас, що... (дата) пана... було призначено керівником нашої фірми.
2. Керівництво компанії повідомляє Вас, що директором фірми призначено пана...
3. Повідомляємо, що пан... став членом правління компанії.
4. Враховуючи позитивні результати роботи пана... ми надали йому право підпису документів.
5. Хочемо повідомити, що з... (дата) пана... призначено генеральним директором офісу...
6. З радістю представляємо Вам нашого нового директора (міністра, ректора), пана...
7. Повідомляємо, що з... (дата) пана... призначено керівником нашої філії. Він уже приступив до виконання своїх обов'язків.
8. Наш менеджер із питань експорту в цей регіон зателефонує Вам, щоб особисто відрекомендувати нашого нового представника.
Про зміни, що стосуються власності
1. Хочемо повідомити, що фірма... на сьогодні придбала ... % нашого акціонерного капіталу
2. Ощадний банк України придбав більшу частину акцій нашої фірми.
3. Повідомляємо, що ми збільшили статутний капітал нашої компанії на...
4. Повідомляємо, що в процесі реформування фірми в товариство з обмеженою відповідальністю змінився розподіл акцій. Частину капіталу, що належала панові... нині передано панові...
5. Хочемо повідомити, що капітал нашої фірми значно збільшився і сьогодні він становить до...
Про відкриття виставок
1. З радістю повідомляємо, що презентація товарів нашої фірми відбудеться в...
2. Хочемо скористатися нагодою і запросити Вас на нашу виставку, що відбудеться...
3. На шкільному ярмарку в... у нас буде власна експозиція.
4. Повідомляємо, що з... по... в... відбудеться промислова виставка, де буде представлено нашу літню колекцію.
5. У виставковому комплексі міста... відбудеться універсальна виставка. .. Наша фірма матиме там свої стенди. Про місце розташування наших стендів Ви зможете довідатися з путівника для відвідувачів.
6. Повідомляємо, що з... по... у нашій новій виставковій залі відбудеться показ найкращих робіт...
7. У приміщенні... з... по... буде влаштовано виставку. На ній ми представимо виготовлені нашою фірмою товари найвищого ґатунку.
8. Сподіваємося, що Ви будете задоволені якістю товарів і цінами на них.
9. Щиро сподіваємося, що Ви знайдете час відвідати нашу виставку.
10. Просимо не втратити нагоди й відвідати наш виставковий комплекс.
Про візит
1. Хочемо повідомити про візит нашого юриста пана...
2. Наш юрист відвідає Вас найближчим часом з приводу...
3. Наш представник відвідає Вас наприкінці січня.
4. Повідомляємо, що наш директор незабаром відвідає Вас, щоб домовитися про зміни умов контракту.
5. Через непередбачені труднощі, пов'язані з порушенням остаточних термінів постачання, ми змушені відкласти наш візит до...
6. З прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги відвідати Вас у запланований термін. Просимо визначити іншу дату візиту.
7. Вибачте, але змушені повідомити, що наш представник зможе завітати до Вас не раніше, ніж через... днів після попередньо узгодженого терміну.
8. Ми були б Вам щиро вдячні, якби Ви змогли прийняти директора нашої фірми впродовж наступного тижня.
9. Повідомляємо, що наш експерт з питань... прибуде... (дата). Чи не були б Ви такі люб'язні прийняти його в цей час?
10. Хочемо повідомити, що наш представник перебуватиме в... у Вашому місті. Були б Вам щиро вдячні, якби Ви призначили йому зустріч.
Про зміни в системі роботи
1. Повідомляємо, що для підтримання високого рівня надання послуг та швидкого оформлення рахунків ми прийняли рішення перейти на комп'ютеризовану систему оформлення рахунків клієнта та реєстрації замовлень.
2. Ми сподіваємося, що Ви допоможете нам, коли зазначите Ваш новий номер клієнта, а також номер замовлення, надсилаючи нам кореспонденцію.
3. Внаслідок зміни нашої політики продажу товарів ми не додаватимемо прейскурант до каталогу товарів. Ціни на конкретні позиції визначимо на Вашу вимогу.
4. Хочемо повідомити про нову систему бухгалтерського обліку, що дасть нам змогу швидше виконати Ваші замовлення.
5. Повідомляємо, що нові ціни на наші товари запроваджуються з... (дата).
6. Вам приємно буде довідатися, що віднині ми можемо запропонувати ремонт і технічне обслуговування впродовж 24 годин.
7. Зважаючи на високий рівень інфляції, ми змушені просити Вас про додаткову сплату 15 % до ціни кожного із пропонованих товарів.
8. Зростання цін на енергоносії та сировину змусило нас переглянути ціни, які нам вдавалося зберігати сталими впродовж року.
9. Ми зробили все можливе, щоб ціни на товари, які мають найбільший попит, залишалися прийнятними.
Близьким за змістом та за вживанням типових мовних зворотів до листів-повідомлень є інформаційний лист.
Інформаційний лист- це службовий лист, в якому одна установа, що виступає адресантом, інформує іншу установу або приватну особу, яка є адресатом, про певні події, факти чи заходи. Найчастіше за допомоги інформаційних листів пропагують діяльність установ, що виготовлюють певну продукцію, скажімо, видають літературу тощо. Зазвичай листи цього виду мають узагальненого адресата. Наприклад:
Ректорам
гуманітарних вищих
навчальних закладів
Видавництво «Сучасна література» пропонує вашій увазі навчальні посібники і підручники з педагогіки, психології, філософії, що вийдуть друком на початку 2010 року.
Ознайомитися з виданнями, замовити та придбати їх можна буде за адресою:
Видавництво «Сучасна література», офіс 729
вул. Лісова, 12
м. Київ, 03062
Кількість замовлень не обмежено.
Телефон для довідок: (044) 352-88-07, 352-88-08
7. Гарантійний лист
Це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов'язань. Здебільшого гарантують оплату за певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування - у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій.
Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Гарантійний лист підписують керівник і головний бухгалтер установи. Наприклад:
Просимо виготовити візитні картки для керівників структурних підрозділів нашої компанії за встановленим зразком у кількості 50 шт. для кожного керівника.
Оплату гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок № 132546987 у Печерському відділенні банку «Хрещатик» м. Київ. МФО 203800. Додаток: Зразки візитних карток на 1 арк. в 1 прим.
Генеральний директор (підпис) С. Семенко
Головний бухгалтер (підпис) О. Мірошник
Шановний пане...!
На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові.
Оплату гарантуємо.
З повагою...
Вельмишановний пане...!
Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами і запрошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду.
Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду.... % від вартості рекламних замовлень.
З повагою...
Шановні добродії!
Просимо видати нам зі складу за безготівковим розрахунком 100 (сто) телевізорів «Славутич», а також 200 (двісті) магнітофонів «Україна».
Гарантуємо оплату 100% вартості виданих товарів упродовж: 7 днів після їх отримання.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
1. Гарантуємо оплату рахунків.
2. Ми гарантуємо високу якість (відповідність міжнародним нормам) товарів, що підготовлені до відвантаження.
3. Ми можемо надати Вам абсолютну гарантію якості...
4. Гарантуємо ретельну перевірку якості наших товарів перед їх відвантаженням.
5. Будь ласка, зверніть увагу на якість наших виробів, свідченням якої є додані до листа зразки,
6. Наша гарантія поширюється на діапазон температури від... до... градусів за Цельсієм.
7. Гарантійні зобов'язання не дійсні за умови використання обладнання неналежним чином.
8. За умови дотримання інструкції з експлуатації використання обладнання гарантується впродовж тривалого часу.
9. Зважаючи на високу якість нашої продукції, ми можемо надати гарантію на термін...
10. Ми гарантуємо незмінність покриття (забарвлення, кольору) під дією світла і вологи.
11. Усі наші вироби постачаємо з письмовою гарантією.
12. Гарантію не поширюємо на...
13. Гарантуємо технічну досконалість і надзвичайну зручність нашого обладнання в роботі (під час експлуатації).
14. Гарантуємо Вам стартове зниження в обсязі... %.
15. Ваш представник обов'язково отримає комісійну винагороду ... % від вартості товарів, на постачання яких укладено угоду, а також ... % від замовлень, отриманих з його території.
16. За свою роботу Ваш представник отримає комісійну винагороду в розмірі... % від загальної суми, одержаної за реалізований товар.
17. Комісійна винагорода становитиме... % від загальної суми, отриманої за реалізований товар.
18. Ми гарантуємо Вам зниження в обсязі... % за умови оплати рахунків упродовж... днів після одержання продукції.
19. Гарантуємо відповідність якості товару зразкам, які Ви отримали від нас минулого тижня.
Якщо постала потреба змінити або уточнити умови гарантії, то в пригоді стануть такі фрази:
1. Ми можемо погодитися на Вашу пропозицію від... (дата) лише за умови, що Ви надасте нам загальноприйнятну гарантію. Будемо вдячні, якщо Ви письмово повідомите нас про своє рішення щодо цього питання.
2. У Вашій пропозиції від... (дата) не згадано про жодні гарантії.
3. На превеликий жаль, у нас є кілька зауважень до гарантійних зобов'язань, що перелічені у пропозиції від ... (дата). Просимо Вас переглянути й уточнити їх.
4. Ваша пропозиція від... (дата) не містить жодного пункту про Ваші гарантійні зобов'язання,
5. Будемо вдячні, якщо Ви терміново повідомите нас про гарантійні зобов'язання до Вашої пропозиції від... (дата).
6. Ми згодні прийняти Вашу пропозицію, якщо Ви продовжите термін гарантії до 12 місяців. Просимо Вас відповісти якомога швидше (найближчим часом, упродовж... днів).
7. У Вашій останній пропозиції не визначено ніяких гарантій. Ми були б щиро вдячні, якби Ви повідомили про Ваші гарантійні зобов'язання найближчим часом.
8. Ваша пропозиція не містить жодних гарантійних зобов'язань. Просимо конкретизувати (визначити) їх.
9. Повідомте, будь ласка, про Ваші гарантійні зобов'язання щодо пропозиції від... (дата). Просимо зробити це якомога швидше.
10. Нас зацікавила запропонована Вами продукція. Будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам інформацію про Ваші гарантійні зобов'язання.
Лист-запит
Це - різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.
У листі-запиті обов'язково вказуємо:
• підставу для запиту;
• назву товару (його марку, якість, модель тощо);
• умови й термін постачання; умови оплати.
Наприклад:
Шановні панове!
Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи... Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі
Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також: надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування.
Заздалегідь вдячні Вам.
З повагою...
Шановні панове!
Своїм листом від... (дата) Ви запропонували нам послуги на публікацію рекламних оголошень наших клієнтів у журналах (газетах, тижневиках), що видаються в Україні.
Наші клієнти зацікавилися Вашою пропозицією і хотіли б отримати докладну інформацію про видання, в яких Ви пропонуєте подати рекламні оголошення. Зокрема, вони хотіли б дізнатися про коло та загальну кількість їх читачів, наклад, а також: про розцінки на рекламну площу та публікацію одного оголошення.
Будь ласка, повідомте нам цю інформацію якомога швидше.
З повагою...
Запит комерційної пропозиції
Шановні панове!
Наша компанія є одним із провідних виробників пральних машин. Зважаючи на виробничі потреби, нам необхідно придбати значну кількість електромоторів потужністю...
Чи не змогли б Ви надати нам комерційну пропозицію на постачання таких моторів? У пропозиції просимо повідомити ціни на замовлення.., моторів нарік. Просимо також: вказати вартість транспортування.
Чекаємо на Вашу докладну пропозицію.
З повагою...
Шановні добродії!
Упродовж: останніх трьох років наша фірма розпочала продаж: у... (назва міста, країни) ... (кількість) різноманітних зарубіжних марок автомобілів і створила доволі великий ринок збуту для вітчизняних і закордонних виробників.
Нас зацікавила Ваша нова продукція, що експонувалася на міжнародній виставці в...
Просимо надіслати нам пропозицію на постачання..., а також: технічні характеристики до кожної позиції. Користуючись нагодою, хочемо звернути Вашу увагу на те, що наша фірма пропонує своїм клієнтам якнайкраще сервісне обслуговування і ремонт обладнання.
Сподіваємося одержати Вашу відповідь найближчим часам.
З повагою і найкращими побажаннями.
Шановні панове!
Нам порадив звернутися до Вас пан... (прізвище), наш представник у... (назва міста, країни). Він повідомив нас, що Ви виробляєте різні типи сучасних і якісних лічильних машин.
Ми з великим задоволенням внесли б Ваші машини до нашої програми реалізації.
Якщо Ви зацікавлені в діловому і взаємовигідному співробітництві, просимо Вас надати нам тверду оферту (комерційну пропозицію). Заздалегідь вдячні Вам,
З повагою...
Запит рекомендації від ділового партнера
Шановні панове!
Хочемо висловити Вам вдячність за Ваше замовлення.
Будемо вдячні, якщо Ви надішлете нам кілька рекомендацій Вашої фірми, оскільки ми ще не мали нагоди співпрацювати з Вами.
Таке прохання є звичайною для нас процедурою, Маємо надію, що Ви зрозумієте нас.
З пошаною...
Шановні панове!
Ми плануємо налагодити ділове співробітництво з... (назва фірми). Нам відомо, що Ви впродовж: кількох років співпрацюєте з цією фірмою. Будемо вельми вдячні, якщо Ви повідомите нас про її надійність,
Запевняємо Вас у дотриманні цілковитої конфіденційності. Коли буде потреба, будемо раді надати взаємну послугу.
З повагою...
Запит на відкриття представництва
Шановні...!
Мені порадили звернутися до Вас у консульстві...
Упродовж: багатьох років я працюю в галузі... і був би вельми зацікавлений у реалізації Вашої продукції в... (назва країни). Прошу повідомити мене, чи зацікавлені Ви в експорті... (назва товару) є... (назва країни).
Хотів би звернути Вашу увагу на те, що зараз я репрезентую кілька добре відомих фірм тут і в інших країнах і досяг непоганих результатів. У нашому розпорядженні висококваліфікований персонал, надійні складські приміщення, достатня кількість транспортних засобів.
Якщо Ви зацікавлені у представництві в... (назва країни), сподіваюся, ми зможемо виконати всю пов'язану з цим роботу.
Просимо письмово повідомити про своє рішення.
З повагою...
Запит на бронювання номерів у готелі
Шановні панове!
Наша фірма планує провести нараду рекламних агентів у Вашому готелі... (дата).
У період з... по... нам знадобляться ... номерів на одну особу, а також:... номерів на дві особи. У кожному номері неодмінно має бути ванна кімната або душ.
Просимо надіслати нам розцінки на номери, сніданок, послуги тощо.
Ми плануємо влаштувати офіційний обід... (дата) на... осіб у банкетній залі. Просимо Вас надати інформацію про меню (вартість обіду визначаємо приблизно з розрахунку... на одну особу).
З повагою...
Запит на відкриття рахунка
Шановні панове!
Ми маємо намір відкрити поточний рахунок у Вашому банку. Будемо вдячні, якщо Ви повідомите відсоткові ставки, банківські комісійні, а також; тарифи на операційні послуги.
З повагою...
Запит на отримання кредиту
Шановні добродії!
Згідно з нашою домовленістю від... (дата) просимо повідомити про Ваші умови надання кредиту за поточним рахунком на суму...
Як заставу ми пропонуємо товар, що зберігається у наших складських приміщеннях. Приблизна вартість його становить...
Будемо вдячні Вам за відповідь.
З повагою...
ТИПОВІ МОВНІ ЗВОРОТИ
Загальний запит
1. Просимо надіслати нам прейскуранти (прайси) на всі види Вашої продукції.
2. Ми регулярно здійснюємо закупівлю... (назва товару) і хотіли б знати, що Ви можете ще запропонувати нам.
3. Наша фірма є головним дистриб'ютором... (назва товару) в... (назва країни). Ми хотіли б налагодити з Вами ділову співпрацю. Просимо повідомити, яку продукцію Ви можете запропонувати нам для реалізації в... (назва країни).
4. Повідомте, будь ласка, чи можете Ви постачити нам... (назва товару).
5. Просимо повідомити, яку продукцію Ви виробляєте.
6. Просимо надіслати нам Вашу тверду пропозицію. Ми щойно одержали ліцензію на імпорт... (назва товару).
7. Нині наша фірма формує зимовий асортимент, і ми хотіли б знати, що Ви зможете нам запропонувати. Ми зацікавлені у співпраці з Вами і чекаємо на Ваші пропозиції.
8. Просимо надіслати нам пропозиції на постачання... (назва товару).
9. Ми знайшли Вашу адресу в довіднику. Чи могли б Ви запропонувати нам... (назва товару)? Отримавши Вашу відповідь, ми відразу повідомимо всі подробиці.
10. Нам надали Вашу адресу в посольстві (консульстві, торговій палаті тощо).
11. Ми дізналися про Вашу фірму з комерційного журналу... (назва).
12. Нам порадив звернутися до Вас пан... з...
13. Просимо повідомити, на яких умовах Ви могли б укласти угоду на страхування автомобільних перевезень.
14. Відповідно до нашої домовленості від... (дата) просимо зробити тверду пропозицію на перевезення наших вантажів морем.
15. Для остаточної підготовки пропозиції нам потрібно знати чинні зараз тарифи страхування повітряних перевезень.
16. Якщо Ваші страхові тарифи відповідають нашим сподіванням, ми готові укласти контракт...
17. Ми дізналися з журналу... (назва), що Ви зацікавлені в налагодженні нових контактів. Просимо надіслати нам докладну інформацію для ознайомлення з можливостями Вашої фірми.
18. Надалі ми хотіли б відправляти наші товари в упакуванні одноразового використання. Будемо раді отримати Ваші пропозиції.
19. Просимо надати нам докладну інформацію про Ваші спеціальні транспортні послуги.
20. Для забезпечення високого рівня обслуговування наших клієнтів ми хотіли б співпрацювати з експедиторськими фірмами, що мають досвід роботи, великі обороти й добре відомі на ринку наданням високоякісних послуг. Просимо надіслати нам свої пропозиції.
21. Просимо надіслати нам умови Вашого коносамента.
22. Маємо намір укласти договір про регулярні перевезення з... в... починаючи з... Якщо Ви вважаєте, що зможете виконати наші вимоги, ми з радістю розглянемо Ваші пропозиції.
23. Спираючись на Ваше оголошення в газеті... (назва), просимо надіслати нам пропозицію на...
24. У пропозиції просимо вказати вартість упакування, транспортування, термін постачання та умови оплати.
Запит на отримання рекламних проспектів, прейскурантів (прайсів)
1. Ми зацікавилися продукцією, яку Ви виробляєте, і раді були б отримати Ваші рекламні проспекти.
2. Просимо надіслати нам рекламні проспекти Вашої фірми у кількості... примірників. Вони потрібні різним відділам нашої фірми для роботи.
3. Просимо надіслати ще кілька рекламних проспектів, оскільки ті, що Ви надіслали раніше, надійшли зі значними пошкодженнями.
4. Просимо надіслати нам рекламний проспект українською мовою.
5. Сподіваємося, що у Вашому проспекті зазначено умови постачання товарів.
6. Просимо надіслати нам повний прейскурант.
7. Просимо повідомити найнижчі ціни на Ваші товари.
8. Просимо повідомити ціни нетто (брутто).
9. Визначаючи ціну на послуги, просимо врахувати, що ми сплачуємо велике мито.
10. Просимо повідомити термін дії цього прейскуранта.
11. З огляду на внутрішньогалузеву конкуренцію просимо повідомити Ваші найнижчі ціни на... (назва товару).
Запит на отримання інформації про якість і кількість продукції
1. Просимо надіслати докладну інформацію про якість Ваших товарів.
2. Просимо повідомити, чи є на Вашому складі товари відповідної якості.
3. Ми можемо придбати товари лише високої якості.
4. Просимо повідомити, чи зможете Ви постачати товари, що відповідають міжнародним нормам, упродовж... років.
5. Будь ласка, інформуйте нас про можливі зміни якості Ваших товарів.
6. Для нас якість товару є важливішою, ніж його вартість.
7. Повідомте, будь ласка, чи гарантуєте Ви якість своїх товарів.
8. Ваші товари прийматимуться лише за умови, що вони матимуть належну гарантію.
9. Повідомте, будь ласка, чи можете Ви утривалити термін дії гарантії на Ваші товари.
10. Ми зможемо реалізувати лише продукцію, що має тривалу гарантію.
11. Просимо повідомити точну кількість товарів, які зберігаються у Ваших складських приміщеннях.
12. Просимо повідомити, яку мінімальну партію товару можна замовити.
13. Найближчим часом нам знадобиться велика партія... (назва товару). Чи зможете Ви гарантувати нам їх (його) постачання?
14. Яку кількість зазначеного товару Ви зможете постачати нам регулярно?
15. Просимо надіслати нам зразки Вашої продукції. Зазвичай ми оформляємо замовлення лише після ознайомлення із зразками.
16. Просимо надіслати безкоштовно кілька зразків із Вашої колекції.
17. За Вашими зразками ми отримаємо точну інформацію про якість Вашої продукції.
18. Чи є надіслані до... (дата) зразки частиною Вашого нинішнього асортименту?
19. Чи є у Вас зразки продукції?
Запит на отримання пробної партії товару, закупівлі
1. Ми зацікавлені у придбанні пробної партії Вашої продукції. Будемо вдячні за пропозиції.
2. Просимо повідомити, чи зможете Ви постачити нам пробну партію…. (назва товару).
3. Будь ласка, повідомте про максимальне зниження ціни на пробну партію.
4. Повідомте, будь ласка, яким має бути мінімальний обсяг пробної партії.
5. Якщо пробна партія задовольнить нас, Ви можете розраховувати на великі замовлення.
6. Пробна партія Вашої продукції засвідчить її якість, а також терміни виконання замовлень.
7. Будь ласка, повідомте нас про умови пробної закупівлі.
8. Просимо повідомити, чи зможете Ви постачити... (назва товару) на пробній основі.
9. Зазвичай ми оформляємо замовлення тільки після тестування машин на пробній основі.
10. Будь ласка, повідомте нам точний термін пробного постачання та умови оплати.
11. Чи можете Ви гарантувати, що ми отримаємо пробну партію товару до...(дата)?
12. Просимо повідомити, чи зможемо ми здійснити оплату пробної закупівлі за допомоги безвідкличного акредитива.
13. Чи можете Ви постачити пробну партію замовленого товару за гарантією банку?
14. Ми згодні заплатити додатково... гривень за термінову пробну партію товару.
Запит на отримання рекомендації
1. Нас цікавить досвід Вашої співпраці з фірмою... (назва).
2. Нам відомо, що Ви упродовж кількох років успішно співпрацюєте з компанією... (назва). Чи не могли б Ви дати об'єктивну оцінку цій компанії?
3. Якою є Ваша думка про цю фірму? Як Ви оцінюєте її перспективи?
4. Наскільки нам відомо, Ви співпрацюєте з фірмою... (назва) упродовж тривалого часу. Чи можете Ви порекомендувати нам цю фірму?
5. Ми дізналися, що Ви підтримуєте ділові контакти з установою... (назва).
6. Ми хотіли б дізнатися, чи задоволені Ви якістю товару, якого отримали від компанії... (назва).
7. Ми довідалися, що Ви є клієнтом фірми... (назва), і були б вдячні, якби Ви порадили нам, на що передусім необхідно звернути увагу під час співпраці з нею.
8. Пан... (прізвище) повідомив, що Ви можете порекомендувати його на посаду... (назва).
9. Для нас дуже важливо отримати правдиву інформацію про фірму... (назва).
10. Будь ласка, якщо зможете, поінформуйте нас про компанію... (назва).
11. Ми будемо дуже вдячні, якщо Ви надасте нам об'єктивну інформацію про фірму... (назва).
12. У списку рекомендаторів зазначено, що Ви закуповували (закупили) ... (назва товару) у ... (назва фірми). Хотіли б дізнатися Вашу думку про цю фірму.
13. Звертаємося до Вас із проханням надати інформацію про фірму ... (назва).
14. Ми маємо намір налагодити ділову співпрацю з компанією ... (назва). Тому вважаємо за необхідне отримати таку інформацію:...
15. Оскільки в нас немає досвіду співробітництва з фірмою ... (назва), ми хотіли б отримати від Вас певну інформацію.
16. Нам необхідна інформація про фірму... (назва), щоб вирішити питання про налагодження з нею ділових контактів.
17. Відгуки, отримані від фірми ... (назва), не зовсім задовольняють нас. Тому ми хотіли б отримати від Вас додаткову інформацію.
18. Нас цікавить, насамперед, платоспроможність (практика оплати, кредитоспроможність, використання кредиту, коло клієнтів і ступінь задоволення їхніх потреб, конкурентоспроможність на ринку, перспективи, надійність, збільшення обсягів продукції, питання власності фірми тощо)...
19. Для нас важливо також знати, що саме є власністю фірми.
20. Ми хотіли б знати, наскільки значною є частка продажу цієї компанії на ринку товарів.
21. Просимо повідомити, з ким із наших конкурентів фірма... (назва) підтримувала в минулому ділові стосунки.
22. Ми хотіли б отримати об'єктивну інформацію про власника фірми... (назва).
23. За наявними в нас відомостями пан ... вже оголошував про банкрутство...
24. Чи можете Ви повідомити щось про події, які спричинили виникнення у фірми відомих Вам проблем? Ця інформація потрібна нам для того, щоб мати повне уявлення про зазначену фірму.
25. Будемо вдячні за будь-яку інформацію про фірму... (назва).
26. Ви зробите нам неоціненну послугу, якщо надасте інформацію про компанію ... (назва).
27. У нашому розпорядженні ще недостатньо відомостей для того, щоб оцінити роботу фірми ... (назва). Тому ми хотіли б отримати додаткову інформацію, а саме:
- Якою є репутація цієї фірми на ринку (у бізнесових колах)?
- Яким є її фінансове становище?
- Чи є фірма платоспроможною?
- Чи виконує вона свої фінансові зобов'язання? Заздалегідь вдячні Вам за надану інформацію.
28. Будь ласка, поінформуйте нас щодо надійності фірми... (назва) у виконанні нею своїх фінансових зобов'язань.
Запит на отримання рекомендації безпосередньо від ділового партнера
1. Будь ласка, повідомте назву Вашого банку та надішліть ділові рекомендації.
2. Для підписання нашої угоди просимо Вас надіслати нам ділові рекомендації.
3. Оскільки у нас немає досвіду співпраці з Вашою фірмою, просимо надіслати нам рекомендаційні листи.
4. Будь ласка, надайте нам повну інформацію про Ваших клієнтів.
5. Просимо повідомити про фірми, яким Ви вже постачали свою продукцію.
6. Назвіть когось, хто міг би засвідчити об'єктивність цієї інформації.
Запевнення в дотриманні конфіденційності
1. Запевняємо, що Ваша інформація використовуватиметься конфіденційно,
2. Запевняємо Вас, що надана інформація не потрапить до чужих рук. Будемо раді надати взаємну послугу.
Запит із юридичних питань
1. Нам потрібні послуги адвоката (нотаріуса) в ... . Чи змогли б Ви кого-небудь порекомендувати?
2. Нам порекомендували (порадили) звернутися до Вас наші партнери із фірми ... (назва). Були б Вам щиро вдячні, якби Ви змогли представляти наші інтереси в ...
3. На превеликий жаль, ми змушені подати позов проти ... в .. . Просимо Вас представляти наші інтереси, а також повідомити орієнтовну вартість цієї послуги.
4. Якщо Ви не зможете прийняти цю справу, просимо порекомендувати нам іншу юридичну фірму, з якою ми змогли б співпрацювати (до якої ми змогли б звернутися).
5. У позові, що його наша фірма подала до суду, ми цілковито покладаємося на Вашого юриста.
6. Ми маємо право власності на товари, які закупила, проте повністю не оплатила фірма ... (назва). Яким чином ми можемо скористатися своїм правом?
7. Фірма... (назва) заборгувала нам за товари... грн. Були б Вам дуже вдячні, якби Ви посприяли в інкасуванні цієї заборгованості. Що Ви могли б нам порадити?
8. Просимо повідомити тарифи на юридичні послуги.
Запит із питань маркетингу
1. Ми хотіли б отримати результати маркетингового дослідження ринку щодо попиту на наші товари.
2. Були б Вам дуже вдячні, якби Ви порекомендували нам кілька фірм, що здійснюють маркетингові дослідження...
3. Хочемо висловити свою найщирішу вдячність за лист-підтвердження від ... (дата), а також за згоду провести маркетингове дослідження в .. .Ми хотіли б знати, скільки становитимуть наші витрати.
4. Просимо повідомити, для яких міжнародних (визнаних, добре відомих у діловому світі) фірм Ви вже проводили маркетингове дослідження в...
5. Насамперед ми хотіли б дізнатися, з товарами яких фірм конкуруватимуть наші товари.
6. Чи не могли б Ви провести подібне маркетингове дослідження в сусідньому...?
7. Коли Ви зможете завершити маркетингове дослідження і підготувати письмовий звіт для нашої установи?
9. Лист-відповідь на запит
Лист-запит, безперечно, потребує відповіді; ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні.
Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту.
Оферта- це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції.
Наприклад:
Шановні панове!
Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок... (назва товару), що зацікавив Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах:
пластмасові... (назва) в упакованні по... штук;
доставляння: фрахт оплачується до кордону;
упакування: безкоштовно;
оплата: безвідкличний акредитив.
Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час.
З повагою...
Додаток: зразок в одному примірнику.
Шановні добродії!
У відповідь на Ваш запит від... (дата) повідомляємо, що уважно ознайомилися з Вашими зразками... (назва товару). Хочемо запевнити Вас, що зможемо виготовити вироби належної (потрібної Вам, бажаної) якості.
Щоб задовольнити Ваші щорічні потреби, ми можемо запропонувати Вам такі умови договору:
Ціна за одну одиницю... грн.;
загальна вартість усієї партії... грн.;
оплата: готівкою;
термін пост