Членування тексту: рубрикація, абзац
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Типовий абзац має три частини:
1) зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);
2) фраза (міститься основна інформація абзацу);
3) коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).
Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення, якщо цьому реченню надається особливого значення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.
Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.
Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.
Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця рубрикація доповнює абзацне членування тексту.
Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання. Н-д, А.Б.В.Г.; 1.2.3.4. і т.д. Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф, глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.
Під час рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:
1) нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;
2) застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;
3) дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;
4) використовувати лаконічні, однозначні заголовки;
5) для системи буквеної рубрикації літери ґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ь не використовують.
Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:
· після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
· номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:
розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;
номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.;
номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.;
номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.
Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних назв і заголовків до частин документа.
| Комбінована (традиційна) | Нова | |
| А. Б. В. | Розділ І | |
| I. II. III. | Частина 1 | 1.1 |
| І. 2. 3. | Частина 2 | 1.2 |
| 1); 2); 3); | пункт 1 | 1.2.1 |
| а); б); в); | §1 | 1.2.2.1 |
| §2 | 1.3 | |
| і т. д. |
Основні технічно-пунктуаційні правила рубрикації тексту документа:
А) для позначення частин переліку використовуються:
Вищий рівень членування – великі літери (А, Б, В та ін.) та римські цифри (І, ІІ, ІІІ тощо).
Середній рівень членування – арабські цифри (1, 2, 3 тощо).
Нижчий рівень членування – арабські цифри з дужками (1) 2) 3) та ін.) та малі літери з дужками (а) б) в) і т.ін.);
Б) після малих літер та арабських цифр з дужками не ставиться крапка, а після великих літер та римських цифр крапка ставиться – а); 1); А.; І.;
В) при рубрикації з дужками частини тексту відокремлюються або комами, або крапками з комами – 1)…, 2)…; Крапка ставиться в кінці рубрики (1.; 2.) при оформленні без дужок;
Г) великі літери розпочинають текст рубрик, оформлених літерами і цифрами з крапками (І. С… ІІ. П…), малі вживаються після рубрик, оформлених цифрами і літерами з дужками (1) о…; 2) б…).
9. Написання цифр та символів. Таблиці.
Записуючи у тексті документа цифри, потрібно дотримуватися правил:
-цифри від слів відокремлюються проміжком, але букви, що входять до складу словесно-цифрових позначень, не відокремлюються від цифр, наприклад квартира 79а , справа 56В;
-багатозначні числа розбиваються на класи по три цифри справа наліво і відокремлюються одна від одної проміжком в один знак. Чотиризначні числа не поділяються на класи: 11 616; 2010.
-із відмінковими закінченнями потрібно писати порядкові числівники, наприклад: 7-а симфонія, 2-е видання, 4-ий том; Але якщо порядкові числівники позначуються римськими цифрами, то вони пишуться без відмінкових закінчень: ІІ ґатунок;
-складні прикметники, першою частиною яких виступає числівник, позначуваний цифрою, пишуться без відмінкових закінчень: 2-ступеневий, 7-поверховий;
-числа до десяти варто писати у текстах словами, а після десяти – цифрами: шість моніторів, 159 студентів;
-десяткові дроби слід записувати через кому, наприклад: 2,8; 8,45;
-прості дроби записуються через скісну риску, наприклад: 3/5; 6/9;8/53; 7/8;
-у змішаних дробах ціле число відділяють від дробової частини інтервалом в один знак: 2 3/5;
-римські цифри від слів відокремлюють проміжком: ХХІ століття;
-знаки № (номер), § (параграф), ° (градус) від цифри відокремлюються інтервалом: № 35, § 15, 43 °. Слід пам’ятати, що знак «за Цельсієм» (С) пишеться разом із знаком «градус»: 37,2 °С;
-знаки % (відсоток), '(хвилина), " (секунда) пишуться із цифрою разом, наприклад: 35%, 4', 56";
- від цифр відокремлюються проміжком в один знак такі знаки: + (плюс),- (мінус), - х (множення). : (ділення), = (дорівнює);
- знак граничного відхилення (±) із цифрою пишуть разом: ±0,53;
- без проміжку від скорочених слів записуються цифри на позначення мір площі та об'єму, показники степеня, наприклад: м3 (метр кубічний), км²: (квадратний кілометр), 104;
-у хімічних формулах інтервал між цифрами і буквами не роблять.
Оформлення таблиць
Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наводяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиця 5.3» — третя таблиця п'ятого розділу).
При посиланні в тексті на таблицю в дужках пишуть скорочене слово «таблиця» і її повний номер: (див. табл. 2.1).
Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, апишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна під час читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.
Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не обмежують.
Заголовки граф і рядків таблиці потрібно писати з великої літери, а підзаголовки граф – з малої літери, якщо вони складають одне речення з заголовком, або з великої літери, якщо вони мають самостійне значення. Наприкінці заголовків і підзаголовків таблиць крапки, інші розділові знаки не ставлять. Заголовки граф наводять переважно в Н. відмінку однини без довільного скорочення слів.
Множину застосовують:
— коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;
— коли значення заголовка передається лише в множині;
— коли слово в однині не вживається.
Залежно від розміру таблиці її розміщують:
— безпосередньо після тексту, до якого вона належить;
— на наступній сторінці;
— у додатку.
Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:
— його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю слів), коли текст уміщується в один рядок;
— його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшого повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;
– і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту — змінна частина, то частину тексту, що повторюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є горизонтальні лінійки, то текст слід повторювати. :
Але не дозволяється заміна лапками:
1) цифр і знаків;
2) позначень одиниць величин;
3) буквених абревіатур;
4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;,
5) скорочених позначень нормативних документів із номерами.
За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відомості; то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозволяється.
Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роблять підтабличні примітки, що можуть бути пов’язані з таблицею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка».